Novo izpolnjevanje obrazcev vnaprejšnjega poročila. Kako izpolniti predhodno poročilo odgovorne osebe

Odgovorne osebe s pomočjo predhodnega poročila potrdijo porabljene zneske, ki so jim bili predhodno izdani.

Izdaja predplačil se lahko izvede le na podlagi naročila vodje, ki navaja seznam odgovornih oseb, pogoje in namene, za katere se izdajajo sredstva, ter njihovo velikost. Za napotene delavce se lahko izdaja denarja po poročilu opravi na podlagi ali odobri predstojnik.

Obrazec za predhodno poročilo je dvostranski enoten obrazec št. AO-1 in ga morata v enem izvodu izpolniti tako odgovorna oseba kot računovodja.

Izpolnjevanje predhodnega poročila

Dokumenti, ki potrjujejo stroške, ki jih ima zaposleni, morajo biti navedeni na hrbtni strani obrazca v stolpcih 1-6, pri čemer je naveden znesek stroškov zanje. Ti dokumenti morajo biti oštevilčeni v skladu z vrstnim redom, v katerem so navedeni v poročilu.

V stolpcu 1 odgovorna oseba navede serijsko številko, dodeljeno izvornemu dokumentu.

V stolpcih 2 in 3 sta navedeni datum priprave prejetega dokumenta in njegova številka.

Stolpec 4 označuje vrsto nastalih stroškov (na primer pisarniški stroški).

Znesek nastalih stroškov je naveden v stolpcu 5, če je bil strošek izveden v rubljih, ali v stolpcu 6, če je bil strošek narejen v tuji valuti.

Skupni znesek stroškov odgovorne osebe je naveden v vrstici "Skupaj" v stolpcu 5 ali 6.

2) Računovodja.

Predhodno poročilo, ki ga izpolni zaposleni, skupaj z dokazili se predloži računovodstvu. Ob prevzemu obrazca št. AO-1 od odgovorne osebe računovodja podpiše sprejem dokumenta v preverjanje, pri čemer navede njegovo številko in datum, skupni znesek stroškov in število priloženih dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške. Na koncu potrdila je naveden datum predložitve poročila, po katerem se račun računovodje prenese na odgovorno osebo.

Računovodja po preverjanju pravilnosti dokumentacije in porabe sredstev na hrbtni strani obrazca izpolni stolpce 7-8, ki navaja znesek izdatkov, sprejetih v računovodstvo, in stolpec 9, ki navaja število računovodskih računov, ki so obremenjeni za znesek stroškov.

Nato računovodja izpolni sprednjo stran obrazca AO-1 in navede: stanje (prekomerno porabo) prejšnjega predujma, znesek predujma, prejetega iz blagajne organizacije, znesek porabljenih sredstev, stanje ali prevelika poraba zneskov akontacije, računovodske evidence poslovanja, ki obračunavajo nastale stroške.

Informacija za izpolnjevanje tabele računovodskih vknjižb se oblikuje iz podatkov v stolpcu 9 na hrbtni strani avansnega poročila.

Po preverjanju pravilnosti aritmetičnih izračunov, dokumentacije in porabe sredstev za predvideni namen se dokument pošlje v odobritev vodji organizacije.

Po potrditvi dokumenta računovodstvo odpiše obračunana sredstva in opravi končni obračun z odgovorno osebo.

Če predujem ni porabljen v celoti, potem odgovorna oseba preostanek izroči na blagajno organizacije za

Računovodski dokument, ki potrjuje porabo sredstev, izdanih zaposlenemu vnaprej, je naveden kot predhodno poročilo - obrazec, sestavljen iz dveh strani: sprednje in zadnje strani.

Obrazec obrazca izpolni odgovorna oseba in poročilu priloži dokumente, ki potrjujejo stroške.

Računovodja, ko prejme komplet dokumentov, jih preveri in popravi v obrazcu vnaprejšnjega poročila na mestih, ki so določena za izpolnjevanje s strani računovodij.

Poročilo mora podpisati vodja, odpisati obračunane zneske

Nato se poročilo umesti v album poenotenih obrazcev, pri čemer se upošteva kot gotovinski promet zmanjšan na en sam obrazec št. AO-1.

Predujmi se izdajo zaposlenim v podjetju, če so načrtovani gostinski ali poslovni stroški.

Za izdajo določenega zneska denarja je potreben ukaz vodje o odgovornih osebah, ki navaja seznam oseb in razlogov za izdajo.

Odgovorna oseba so zaposleni, ki so upravičeni do zneska bodočih stroškov po poročilu.

Obstajajo določeni roki, v katerih je oseba dolžna sestaviti vnaprejšnje poročilo o porabljenih sredstvih.

Sestava predhodnega poročila, primeri

Napišemo vnaprejšnje poročilo na primeru pošiljanja zaposlenega na službeno pot.

Računovodstvo in kadrovska služba zbirata in sestavljata potrebne dokumente za službeno potovanje:

1. potrdilo o napotitvi zaposlenega na službeno pot,
2. servisna naloga.
3. Priporočljivo je sestaviti pogodbo o odgovornosti z odgovorno osebo, če je to odobreno v računovodski politiki organizacije.

Ob predložitvi naloga in ob prisotnosti blagajniškega naloga se odgovorni osebi iz blagajne izročijo sredstva. Za določene stroške mora zaposleni hraniti dokazila.

Ko se delavec vrne s službenega potovanja, mora še isti dan sestaviti predhodno poročilo in ga oddati računovodstvu.

Računovodja po preverjanju poročila, ga prevede v poseben program in odpiše, potrdi veljavnost odpadkov.

Če je neporabljen znesek, delavec preostanek plača blagajni, v nasprotnem primeru pa so sredstva lahko preveč porabljena, se vrne odgovorni osebi.

Preberite tudi Prijava za odmore za nego

Če pride do primanjkljaja iz zadnjega avansnega poročila delavca, je naslednja akontacija prepovedana za izdajo.

Delavec nima pravice prenesti predujma na drugo osebo

Vsi dokumenti morajo biti sestavljeni v skladu z zahtevami, ki jih določa zakon (Zvezni zakon o računovodstvu), da se izognemo zahtevkom davčnih organov in kasnejšim globam.

Obrazci za predhodno poročilo se izpolnjujejo samo v skladu z enotnim obrazcem št. AO-1, ​​prenesete jih lahko iz uradnih virov na internetu.

Navodila za izpolnjevanje predhodnega poročila, primeri

Obstaja več načinov izpolnjevanja: s posebnimi računovodskimi programi ali elektronsko datoteko v formatu (Excel), ki jo lahko prenesete iz interneta. En del sestavi odgovorna oseba, drugega pa računovodja.

Na prvi strani obrazca poročila mora zaposleni navesti zahtevane podatke:

• ime podjetja,
• datum poročila,
• položaj in začetnice.

V stolpcu za namen predplačila so navedeni nameni, za katere so bila sredstva izdana.

Na hrbtni strani je prikazan celoten seznam dokazil. Stolpci, ki jih je treba izpolniti, so od 1 do 6.

Zaporedje določanja seznama se izvaja po vrstnem redu, vključno v samem poročilu, z navedbo dokumentov.

Knjižitve v predračunu: zaporedoma so navedeni znesek izdatka za posamezno operacijo, breme računa, podračuni.

Po določitvi vseh skupnih zneskov se obrazec podpiše in dešifrira. Na sprednji strani so zneski vpisani v stolpec »porabljeni«, tisti, ki so navedeni na prejšnji strani v stolpcu »skupaj«.

Po prejemu dokumenta za preverjanje predhodnega poročila mora računovodja sestaviti potrdilo in ga dati odgovorni osebi.

Preberite tudi Obvestilo davčnega inšpektorata o odsotnosti razlogov za predložitev davčne napovedi po ZN

Računovodja preveri knjižbe in sprejete zneske, številke računov, za katere se vodi breme stroškov, in jih navede na hrbtni strani obrazca.

Če so bila ugotovljena prekoračitev ali zaostanka iz predhodno prejetega ali tekočega predplačila in za njihovo računovodsko poslovanje, računovodja označi na prvi strani obrazca poročila.

V primeru porabe sredstev za gospodinjske potrebe je priporočljivo izpolniti ločeno predhodno poročilo

Dokumenti v tujem jeziku morajo biti prevedeni v ruski jezik v skladu z uredbo o računovodstvu in računovodskem poročanju v Ruski federaciji.

Po vseh potrebnih formalnostih in preverjanjih računovodje se predhodno poročilo predloži v odobritev vodji organizacije.

Predstojnik predpiše položaj na sprednji strani obrazca, podpiše s prepisom in datumom odobritve. Šele po tem bo poročilo sprejeto v računovodstvo.

Neupoštevanje rokov za oddajo predhodnega poročila

Če predhodni zapisnik ni pravočasno predložen, se ugotovi kršitev denarne discipline.

Če želite preučiti morebitne primere neupoštevanja rokov za predložitev predhodnega poročila, lahko poiščete pomoč iz člena 15.1 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije.

Opozoriti je treba, da odgovornost za predhodno poročilo ni ugotovljena, se pa kršitev evidentira. Zato organizacija morda ne pričakuje kazni od davčnih organov.

Nadzor dodeljenih sredstev za stroške je naloga organizacije, saj gre za izključno notranjo kontrolo vodstva.

Če odgovorna oseba zneska ne vrne, jih ima organizacija pravico odpisati iz plače zaposlenega, le obstajajo omejitve glede zneska odbitka (člen 137 delovnega zakonika Ruske federacije). Če se delavec ne strinja z ukrepi delodajalca, se stanje reši na sodišču.

Ker je direktor odgovorna oseba za vsa sredstva blagajne, se dolg za nepovratna sredstva ne sme pripisati delavcu, temveč direktorju. In potem je računovodja na izgubi: kaj storiti z akontacijo, za katero direktor ni dal poročila?

Avansna poročila - spadajo v kategorijo primarnih računovodskih dokumentov, ki se uporabljajo v računovodstvu za obračunavanje finančnih stroškov, ki jih ima zaposleni v podjetju med službenim potovanjem. Ta dokument se uporablja tudi v primeru porabe materialnih sredstev podjetja s strani najetega osebja. V tem članku predlagamo, da razmislimo o pravilih za izpolnjevanje predhodnega poročila.

Namen dokumenta

Zadevni obrazec ima enoten obrazec št. "АО-1". Opozoriti je treba, da imajo pravne osebe zakonsko pravico do uporabe samostojno razvitih obrazcev. Vendar pa je uporaba papirjev ob upoštevanju enotne oblike bolj zaželena. Naloga vodstva organizacije je izdelati nalog, ki vsebuje podatke o uradnikih, ki so upravičeni do odgovornih finančnih sredstev. Do leta 2018 so taka pooblastila lahko imeli le tisti zaposleni v podjetju, s katerimi so bile sklenjene delovne pogodbe.

Danes je dovoljeno izdajati odgovorna sredstva osebam, s katerimi je bila sklenjena civilnopravna pogodba.

Omeniti je treba, da mora biti v vsebini naročila razviden namen porabe prejetih sredstev, njihov najvišji znesek in določeno časovno obdobje. V primeru, da je delavec podjetja napoten na službeno potovanje, se izdaja materialnih sredstev izvede v skladu z nalogom za službeno potovanje ali na podlagi službenega lista.

Delavec, ki je prejel sredstva za pokritje stroškov celotne službene poti, se mora javiti v računovodstvo. Rok za predložitev predhodnega poročila je tri dni po izteku roka, določenega na straneh naročila vodstva podjetja. Ta dokument je ena od utemeljitev smotrnosti porabe finančnih sredstev podjetja, kar pomeni, da je treba priložiti dokumente, ki potrjujejo ciljno naravo porabe odgovornih sredstev.

Nianse in tankosti

Za potrditev izvedljivosti uporabe obračunanih zneskov mora zaposleni izpolniti vnaprejšnje poročilo. Tak dokument se izpolni na obeh straneh, nato pa se pošlje v računovodstvo v preverjanje. Preverjeno poročilo se pošlje vodstvu organizacije v potrditev. V skladu z veljavnim predlogom zakona se ta primarni računovodski dokument izpolni v enem izvodu.

Opozoriti je treba, da je bila v letu 2015 spremenjena številka vnaprejšnjega poročila v OKUD (vseruska klasifikacija dokumentacije za upravljanje). Prej je ta obrazec nosil številko "0504049". Ministrstvo za finance Ruske federacije je 30. marca 2015 izdalo ukaz številka dvainpetdeset, s katerim je temu obrazcu dodelilo novo številko. Do danes je številka predhodnega poročila OKUD "0504505". Spodaj si lahko ogledate, kako izgleda obrazec predhodnega poročila po OKUD 0504505. Ta dokument ima odlomni del, ki ga je treba po računovodski reviziji prenesti na zaposlenega v podjetju.

Postopek za sestavo obrazca AO-1

V skladu z veljavno zakonodajo ima vsako podjetje polno pravico, da samostojno sestavi zadevni dokument. Obstaja pa jasna uredba, ki določa obvezne podatke, ki morajo biti prisotni v takih dokumentih. Ti rekviziti vključujejo:

• registrska številka in datum sestavljanja;
• ime podjetja;
• znesek prejetih in porabljenih sredstev;
• seznam prilog k glavnemu dokumentu.

Predhodno poročanje se izpolni v rokopisni ali strojno napisani obliki (na računalniku). Eno od pomembnih meril je overitev dokumenta s podpisom uradne osebe s potrebnim pooblastilom. V primeru elektronske različice dokumenta je potreben digitalni podpis vodje. Ta vrsta priprave primarne dokumentacije je dovoljena le, če se v podjetju uporablja sistem elektronskega upravljanja z dokumenti.

Pri odločanju o izdaji obračunskega zneska zaposlenemu v podjetju mora vodja izdati ustrezen ukaz. Ena od pomembnih stopenj pisanja poročila je preverjanje vrstice "Dodelitev predplačila". Ta vrstica se mora natančno ujemati z besedilom v vrstnem redu vodstva družbe.

Spodaj je predhodno poročilo, vzorec polnjenja.

Knjiženje v računovodstvu

V knjigovodski knjigi stroškov, ki jih je delavec v podjetju opravil v času službenega potovanja, se uporabljajo obračuni z zaposlenimi, obračuni stroškov in druge vrste dokumentov. V primeru, da je znesek izdan v gotovini, je treba narediti tole opombo: “Dt sch.71 Kt sch.50”. Takšne oznake se določijo na podlagi pravilno sestavljenega potrdila o gotovini.

V primeru, da so sredstva knjižena na bančno kartico zaposlenega v podjetju, se v knjigovodski knjigi vpiše naslednja opomba: “Dt sch.71 Kt sch.51”. Za izvedbo takšnih operacij mora računovodja izpolniti plačilni nalog za finančno institucijo. Po vrnitvi delavca s službene poti je njegova dolžnost predložiti računovodski službi pravilno izdelano predhodno poročilo.

Na podlagi tega lista in pripadajočih prilog se v knjigovodsko knjigo evidentirajo naslednji vpisi:

1. "Dt sch.10 Kt sch.71"- v primeru, ko je bil obračunani znesek porabljen za pridobitev zalog.
2. "Dt sch.41 Kt sch.71"- v primeru pridobitve inventarnih postavk.
3. "Dt sch.20, 23, 25,26 Kt sch.71"- v primeru porabe za potrebe strukturnih oddelkov podjetja.
4. "Dt sch.44 Kt sch.71"- v primeru, ko je stroške opravilo trgovsko podjetje.

V primeru, ko ima zaposleni v podjetju neporabljena sredstva, jih mora prenesti na vodstvo podjetja. Ob vrnitvi na blagajno se prikaže koda: “Dt sch.50 Kt sch.71”. V primeru povratnega prenosa z bančne kartice na bančni račun podjetja je koda fiksna: “Dt sch.51 Kt sch.71”. V primeru, da obračunski znesek ni zadostoval za opravljanje določenih poslov, podjetje zaposlenemu povrne finančne odhodke. V primeru plačila preko blagajne je navedena šifra “Dt sch.71 Kt sch.50”, z nakazilom pa “Dt sch.71 Kt sch.51”.

V nekaterih primerih zaposleni ne more predložiti potrebnih dokumentov, ki potrjujejo smotrnost stroškov. Takšna situacija lahko nastane, ko se dokumentacija izgubi ali pa računov ni mogoče predložiti zaradi stroškov za osebne potrebe. V tem primeru se uporablja kodna številka 94. V knjigovodstvu se naredi oznaka »Dt sch. 71«, kar odraža pomanjkanje sredstev. Nadalje se znesek primanjkljaja odšteje od plače zaposlenega v skladu s knjižno številko "Dt sch.70 Kt sch.94".

Uporabljeni izrazi:

1. Dt (bremenitev)- akt o prenosu sredstev.
2. ct (posojilo)- akt o polnem ali delnem vračilu obračunanega zneska.
3. sredi- preveri.

Spremna dokumentacija

Pri obdelavi stroškov v zvezi s službenim potovanjem mora računovodja temeljiti na Odloku št. 749 z dne 13.10.2008. Ta dokument pravi, da mora delavec, ki gre na službeno pot, pridobiti potovalno potrdilo. Opozoriti je treba, da obstaja predpis glede oblike potrdila. V njem morajo biti navedeni pogoji službenega potovanja, podpisan in žigosan pa mora biti tudi vodstvo družbe.

Znesek stroškov se upošteva glede na čeke, liste in potrdila, ki jih posreduje računovodstvu. Podatki, ki potrjujejo dokumente, so sestavni del predhodnega poročila. Ob vrnitvi s službenega potovanja mora delavec izročiti izdano potrdilo. Po tem se pripravijo poročila za predložitev poslovodstvu v potrditev. Da bi zmanjšali tveganje terjatev od davčnih organov, je treba k izpolnjevanju dokumentacije pristopiti s povečano odgovornostjo. V primeru napačno izpolnjenega poročila ima računovodja pravico zavrniti sprejem dokumentacije.

Naloga zaposlenega je zbiranje vseh gotovinskih in prodajnih računov ter druge oblike strogega poročanja. Vsi zgoraj navedeni dokumenti so priloženi na list papirja A4. Takšna dejanja zmanjšajo tveganje izgube pomembnih prilog k predhodnemu poročilu. Nekateri računovodje priporočajo, da zaposleni naredijo fotokopijo vsakega dokumenta, da zmanjšajo tveganje izgube evidence zaradi bledenja črnila. Takšne priloge k poročilu omogočajo podjetju, da dokaže smotrnost finančnih izdatkov med službenim potovanjem, v času revizij s strani davčnih organov.

Potankosti pri izpolnjevanju poročila

Glede na vprašanje, kako pravilno izdati vnaprejšnje poročilo, je treba opozoriti na nekatere tankosti, povezane s postopkom pošiljanja zaposlenega na poslovno potovanje zunaj Ruske federacije. V tem primeru potnega potrdila ni treba izdati, saj so vsi potrebni datumi zabeleženi na straneh tujega potnega lista.

Po izbiri uradnika za tuje službeno potovanje postane naloga vodstva podjetja priprava potrebnega naročila, v katerem so zapisani namen službenega potovanja, položaj, priimek in začetnice zaposlenega ter cilj. Dovoljeno je samostojno določanje dnevnih stroškov. Po statističnih podatkih dnevni izdatki ne presegajo zneska, ki je predmet dohodnine. Podjetje plača let do cilja. Naloga uradnika, poslanega na službeno potovanje, je pripraviti dokumente, ki potrjujejo stroške nastanitve, leta, plačila državnih pristojbin in prevajalskih storitev.

Pravila za izpolnjevanje predhodnega poročila

Poglejmo si torej primer izpolnjevanja predhodnega poročila o službenem potovanju. Na glavnem listu obrazca morate navesti ime podjetja in oddelka, kjer se opravlja delo zaposlenega, ki se je vrnil s službenega potovanja. Nadalje so navedeni položaj, namen potovanja, registrska številka obrazca in datum izpolnjevanja dokumentov.

Tabelarni del odraža podatke o finančnih sredstvih, ki so bila izdana uradniku. V njem se evidentira tudi znesek prejete akontacije in finančni stroški, ki so nastali na službenem potovanju. Nato se izvede seštevek, kjer se razkrije, ali ostanejo neporabljena sredstva. Na hrbtni strani zadevnega dokumenta je naveden povzetek informacij o primarni dokumentaciji, ki potrjuje dejstvo, da so obstoječi stroški usmerjeni. Ta vrsta dokumentov vključuje prodajne in gotovinske prejemke, prejemke, akte in račune. Pomembno je omeniti, da morajo biti podatki sistematizirani in evidentirani v kronološkem vrstnem redu. Po organiziranju informacij se priložijo glavnemu dokumentu.

Po izpolnitvi vseh potrebnih dokumentov se končano poročanje prenese v računovodstvo, da preveri ustreznost porabe zneska. Upošteva se tudi pravilnost izpolnjevanja dokumentacije. Po reviziji računovodja popravi račune, ki so priloženi poročilu o stroških. Po tem dokumente podpiše odgovorna oseba, ki se nato predložijo v potrditev vodstvu družbe.

V primeru, da ima oseba, ki se je vrnila s službenega potovanja, neporabljena sredstva, je treba preostali znesek vrniti blagajni ali računovodstvu. V primeru prekoračitve stroškov mora podjetje nadomestiti izgubo zaposlenega. V primeru, ko delavec zamuja s predhodno izdanim predujmom, se osebni stroški ne povrnejo. Postopek izpolnjevanja takšnih obrazcev je precej preprost, vendar je treba upoštevati različne nianse.

Da bi se izognili napakam pri pripravi dokumenta, se posvetujte z računovodjo.

Predhodno poročanje izpolnjujeta oseba, ki je prispela s službenega potovanja, in predstavnik računovodstva. Naloga inšpektorja je analizirati pravilnost posredovanih informacij. Poleg tega je treba zaposlenemu izdati računovodsko potrdilo, ki potrjuje dejstvo, da je bilo poročilo registrirano. Potrdilo o prejemu je odtrgni del obrazca, na katerem so navedena registrska koda, datum pisanja poročila, priimek in začetnice uradne osebe, ki je prejela obračunska sredstva. V nadaljevanju je navedena višina upoštevanih finančnih odhodkov in število dodatnih naložb v poročilo.

V primeru, da je poročanje napačno, ima računovodstvo pravico zavrniti sprejem dokumentov. V tem primeru uradnik postane dolžnik podjetja. V primeru zavrnitve vračila dolga ima vodstvo organizacije polno pravico, da od plače zaposlenega zadrži potrebna sredstva v skladu s sto sedemintridesetim členom delovnega zakonika Ruske federacije. Treba je opozoriti, da se odbitek sredstev izvede s soglasjem zaposlenega. To dejstvo je treba dokumentirati. V primeru, da delavec noče kriti zneska stroškov, se spor, ki je nastal, rešuje na sodišču.

V stiku z

Pogosto mora podjetje plačati stroške iz gotovine, ki se izda strogo določenim uradnikom. V predpisanih rokih morajo predložiti obrazec, kot je predhodno poročilo, ki mu je priložena dokazila o nastalih stroških. Slednje je treba navesti v vlogi pri izdaji denarja. Razmislite, kako izpolniti vnaprejšnje poročilo v obliki AO-1.

Na začetku vsakega leta je zaželeno, da podjetje izda nalog za odgovorne osebe, torej osebe, ki lahko prejemajo sredstva za izdatke za proizvodne namene. Opredeljuje tudi cilje in trajanje časa, v katerem se poraba izvaja.

Denar se lahko izda tako zaposlenim v podjetju kot osebam, ki jih pritegnejo od zunaj po civilnih pogodbah. Možno jih je prenesti na kartico računovodje.

Bodite pozorni! Obveznost sestave predhodnega poročila je določena s postopkom za vodenje blagajniškega poslovanja. Ni ga mogoče sestaviti samo za podjetnike, ki vodijo računovodstvo v poenostavljeni obliki.

Ta normativni akt strogo opredeljuje seznam navodil za izdajo sredstev na račun. Sem spadajo nakup goriva, pisalne potrebščine, gospodinjski in reprezentančni stroški itd. Za nekatere transakcije je na voljo samo negotovinsko naročilo. Obstaja tudi omejitev za gotovinske poravnave med podjetji po eni pogodbi, ki znaša 100 tisoč rubljev.

Obliko predhodnega poročila določi Državni odbor za statistiko. Podjetja imajo pravico, da na njeni podlagi razvijejo svojo obliko v skladu z značilnostmi gospodarske dejavnosti.

Zaposleni, ki je prejel denar v podporočilu, ga lahko izpolni sam ali pa ga nakaže odgovornemu računovodji, ki bo samodejno sestavil predhodno poročilo Obrazec AO-1 z uporabo dokazilnih primarnih dokumentov.

Na podlagi odobrenega obrazca bo moral zaposleni v podjetju vrniti neporabljen denar. Če želite to narediti, se prijavite.

Pomembno! Ob vrnitvi od napotena oseba mora v 3 delovnih dneh po vrnitvi od nje poročati o porabljenem znesku.

Predhodno izpolnjevanje vzorca poročila

Predhodno poročilo v obliki AO-1 - sprednja stran

Oglejmo si podrobneje, kako izpolniti predhodno poročilo.

Na vrhu obrazca sta navedena ime podjetja in njegova šifra po imeniku OKPO.

Spodaj na levi strani morate za imenom dokumenta napisati njegovo serijsko številko in datum sestavljanja. Desni del, ki se začne za besedami "Soglašam", izpolni vodja podjetja. Tam z besedami navede skupni znesek poročila, postavi stališče, podpis, datum odobritve.

Pomembno! Ne smemo pozabiti, da v skladu z regulativnimi dokumenti osebi ni mogoče dati računa, če ni v celoti poročal o prejšnjem predplačilu. Nekateri davčni inšpektorji med revizijo za to naložijo globo.

Po tem se obrazec razdeli v dve tabeli, ki ju izpolni računovodja. Na levi strani je zabeleženo gibanje sredstev - stanje ali prekomerna poraba, prejeti znesek, porabljen znesek, končno stanje.

V desno tabelo računovodja vpiše korespondenco računov in zneske, ki jim ustrezajo.

Spodaj zaposleni navede, koliko dokumentov zagotovi in ​​koliko listov vzame.

Po preverjanju računovodja z besedami in številkami navede njen znesek in ga podpiše. Dokument potrdi tudi glavni računovodja.

Če ima zaposleni stanje ali preveliko porabo, morate zapisati številko in datum gotovinskega dokumenta ter znesek transakcije.

Za vpis v dnevnik je potrebno izpolniti tudi odcepni del predhodnega poročila.

Predhodno poročilo v obliki AO-1 - hrbtna stran

Na tej strani je tabela, v katero odgovorna oseba vnese podatke o predloženih dokumentih. Vsak od njih mora ustrezati eni vrstici.

Stolpec 1 vsebuje številko vrstice. V stolpcih 2 in 3 se zapišeta datum in številka spremne listine, v stolpcu 4 - njeno ime.

V stolpcu 5 zaposleni vnese znesek dokumenta v rubljih ali v stolpcu 6 - v tuji valuti.

Vse prazne stolpce je treba prečrtati. Na koncu tabele v vrstici "Skupaj" je zabeležen skupni znesek. Po izpolnjevanju odgovorna oseba s svojim podpisom potrdi pravilnost navedenih podatkov.

Po preverjanju pravilnosti podatkov in veljavnosti odhodkov računovodja izpolni stolpca 7 in 8, kjer vpiše dejansko upoštevan znesek, v stolpcu 9 pa navede ustrezni račun. V prihodnosti se posplošeni podatki iz teh stolpcev prenesejo na sprednjo stran dokumenta.

Nianse

V skladu s poročilom lahko izdate zneske, ki presegajo 100 tisoč rubljev - ta omejitev ne velja za obračune z zaposlenimi. Toda znesek za katerega koli od predloženih dokumentov ne sme presegati te omejitve.

Če gre zaposleni na službeno pot v tujino, mu lahko daste odgovorne zneske v tuji valuti. Njeno podjetje samostojno menja na banki. V tem primeru je ta znesek naveden po menjalnem tečaju, ki je bil določen na dan izdaje.

Od leta 2015 je dovoljeno poročanje izvajalcem. Po porabi sredstev je dolžan predložiti tudi predhodno poročilo. Vendar se v tem primeru stolpec "Številka osebja" ne izpolni, v stolpcu "Položaj" pa je naveden "izvajalec".

Obračunski znesek se lahko nakaže na zaposlenega na kartici. Za to mora oddati vlogo, podrobnosti operacije (datum in številka plačilnega naloga) pa so navedene v stolpcu »Prejeto predplačilo«.

Zakaj potrebujete predhodno poročilo?

Predhodno poročilo je pogoj za postopek izdaje denarja. Na ta način mora delavec poročati o stroških.

Ta dokument se nanaša na obvezno poročanje institucije, zato ga je treba izpolniti. Njegov glavni cilj je popoln nadzor nad finančno porabo v proračunski organizaciji. S pomočjo takega dokumenta ne morete samo preveriti gibanja izdatnih sredstev, izdanih za izpolnjevanje potreb institucije, temveč tudi odpisati nastale stroške.

Rok

V tekočem poslovnem letu je rok za oddajo predhodnega poročila odgovorne osebe in postopek za njegovo izpolnjevanje ostal enak.

Določbe točke 6.3.

Navodila za izpolnjevanje predhodnega poročila

Navodila Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 št. 3210-U zakonsko določajo roke za predložitev predhodnega poročila s strani odgovorne osebe. Sestaviti ga je treba in predložiti računovodstvu v 3 dneh po vrnitvi delavca na delo.

Splošna pravila

Ne obstaja enotna, zakonsko urejena formalna oblika. Računovodja lahko vodi vnaprejšnje poročanje v enotnem obrazcu št. AO-1 ali samostojno razvije obliko z izdajo ustreznega naročila.

Dokumentacijo je mogoče hraniti v papirni in elektronski obliki. Če je izpolnjevanje institucije zagotovljeno v elektronski obliki, je JSC podpisan z elektronskim podpisom vsakega od udeležencev v odgovornem postopku.

Obstaja več splošno sprejetih pravil za izpolnjevanje (Resolucija Državnega odbora za statistiko št. 55 z dne 01.08.2001):

1. Poročanje se oblikuje v treh dneh od izteka obdobja, za katerega so bila izdana obračunska sredstva (določeno mora z odredbo ali navodilom), vrnitve delavca s službenega potovanja ali odhoda delavca po bolniški odsotnosti, pod pogojem, da navedeni dan vračila poročila je padel na čas nezmožnosti za delo.
2. V primeru kršitve roka za vračilo predujma lahko delodajalec za zaposlenega uporabi sankcije, vključno z materialnimi.
3. Računovodja odgovorni osebi nudi popolno pomoč pri izpolnjevanju.
4. Dokument, ki je izpolnjen in izveden v skladu z vsemi pravili, podpiše vodja organizacije.
5. Poročilu je priložena primarna dokumentacija, ki potrjuje nastale stroške (čeki, vozovnice, izpiski, računi).

Obrazec poročila po enotnem obrazcu št. AO-1

Postopek sestavljanja

Navesti morate podatke:

• podatke o ustanovi, številki in datumu dokumenta, ki se sestavlja;
• o delavcu, ki je prejel akontacijo;
• znesek izdanih sredstev in njihov namen;
• dejanski stroški (priloženi so vsi spremni dokumenti).

V sprednjem delu so tudi podatki o gibanju in odpisu predujma ter o analitičnih kontih, ki odražajo obračunavanje sredstev v organizaciji. Vsi izpolnjeni podatki so potrjeni s podpisi odgovornega računovodje, ki je izdal denar in sprejel vračilo obračunanih zneskov po predračunu, ter glavne računovodje in osebe, ki je prejela zahtevani znesek za poročilo.

Računovodja izpolni potrdilo o odtrganju, ki potrjuje preverjanje primarnih dokumentov. Po registraciji in ločitvi ostane pri odgovorni osebi.

Na hrbtni strani delavec vpiše podrobno razčlenitev stroškov poročila, odgovorna računovodja pa navede znesek, ki ga je treba obračunati, in konto, preko katerega bodo stroški knjiženi.

Predhodno poročanje se oblikuje v enem izvirniku. Ker je vključena v nomenklaturo notranjega dokumentarnega toka ustanove, ni treba pečatirati.

Popravki so izključeni! Če naredite pike in še bolj napake, boste morali sestaviti nov obrazec.

Potovalno poročilo

V primeru, da delavec izpolni v zvezi s službenim potovanjem, ostane postopek prijave enak. Poročilo je treba oddati tudi v treh dneh od vrnitve delavca na delovno mesto, potne (letalske in železniške) vozovnice, računi za hotelske storitve, čeki pa bodo primarne dokumente za službeno potovanje. Brez potrditve ostanejo samo dnevnice.

Sestavljen je v enem izvodu in podpisan s strani vseh odgovornih oseb.

Vzorec izpolnjevanja predhodnega poročila 2018 s strani odgovorne osebe

Predhodno poročilo: navodila za izpolnjevanje

Najverjetneje je vsak zaposleni v proračunski ustanovi vsaj enkrat prejel denar v okviru poročila. Zavod izdaja gotovino iz blagajne za gospodinjske potrebe in stroške v zvezi s službenimi potovanji zaposlenih. Za izdajo iz blagajne se izpolni račun za gotovinski nalog (obrazec N KO-2, odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 18. 8. 1998 N 88). Po registraciji dokument podpišejo vodja, glavni računovodja ali pooblaščene osebe.

Institucija lahko sredstva nakaže tudi negotovinsko, na primer na račun, odprt za zaposlenega v banki v okviru »plačnega projekta«. Da pa bi se izognili konfliktom z inšpekcijskimi organizacijami, je bolje, da se za odgovorne osebe izdajo posebni kartični računi v banki.

Odgovorna oseba je pri vseh možnostih za izdajo sredstev zanj (za gospodinjske potrebe, za pridobitev materialnih sredstev, ob pošiljanju na službeno potovanje itd.) dolžna izpolniti predhodno poročilo o porabljenih sredstvih. V skladu z odstavkom 11 Postopka za opravljanje gotovinskih transakcij v Ruski federaciji, odobrenega s sklepom upravnega odbora Centralne banke Ruske federacije dne 22. septembra 1993 N 40, so osebe, ki so prejele gotovino na račun, dolžne najkasneje več kot tri delovne dni po izteku obdobja, za katerega so bili izdani, ali od dneva vrnitve teh oseb s službenega potovanja, predložiti računovodski službi organizacije poročilo o porabljenih zneskih in opraviti končni obračun njim. Hkrati obdobje, za katero se izdajo sredstva za poročilo, določi vodja organizacije. Za proračunske institucije je to obdobje praviloma določeno s pravilnikom o vodenju proračunske evidence, ki ga potrdi višji vodja, proračunska institucija sama.

Izdaja gotovine po poročilu se opravi samo osebi, ki je v delovnem razmerju z organizacijo, ob upoštevanju popolnega poročila določene odgovorne osebe o predhodno izdanem predplačilu. Prepovedan je prenos denarja, ki ga na podlagi poročila izda ena oseba na drugo.

Torej so zaposleni, ki so prejeli gotovino na podlagi poročila, dolžni najkasneje v treh delovnih dneh po poteku roka, za katerega so bili izdani, oziroma od dneva vrnitve s službenega potovanja, predložiti poročilo o porabljenih zneskih na računovodstvo podjetja in na njih opraviti končni obračun.

Za obračunavanje sredstev, izdanih odgovornim osebam, se uporablja predhodno poročilo. Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 01.08.2001 št. 55 je odobril obrazec predhodnega poročila (obrazec N AO-1) za obračunavanje sredstev, izdanih na podlagi poročila za administrativne in poslovne stroške. Obrazec N AO-1 od 1. januarja 2002 uporabljajo pravne osebe vseh oblik lastnine, razen proračunskih institucij.

Obrazec vnaprejšnjega poročila za proračunske institucije je bil odobren z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 23. septembra 2005 N 123n. Tako se za proračunske institucije uporablja vnaprejšnje poročilo - obrazec 0504049. Ta članek se bo osredotočil na izpolnjevanje predhodnega poročila s strani proračunskih institucij.

Splošna pravila za izpolnjevanje predhodnega poročila

Predračun se uporablja za obračunavanje obračunov z odgovornimi osebami. Obrazec vnaprejšnjega poročila je dvostranski dokument. Odgovorne osebe podajajo podatke o sebi na sprednji strani poročila o stroških in izpolnijo stolpce 1-6 na hrbtni strani dejansko porabljenih zneskov, pri čemer priložijo dokumente, ki potrjujejo nastale stroške. V računovodstvu se preverjajo predhodna poročila za pravilno izvedbo in razpoložljivost dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške, ciljno porabo sredstev in izpolnijo stolpce 7-10 na hrbtni strani avansnega poročila, ki vsebujejo podatke o izdatkih, ki jih je sprejel računovodstvo za računovodstvo. Preverjena predhodna poročila potrdi predstojnik zavoda.

Zneski, plačani v tuji valuti, se obračunavajo tako v tuji valuti kot v rubljih po menjalnem tečaju Centralne banke Ruske federacije. Odplačilo zneska dolga v tuji valuti s strani odgovornih oseb in odraz tega zneska v predhodnem poročilu v rubljih se izvedeta po menjalnem tečaju Centralne banke Ruske federacije na dan odobritve predhodnega poročila. s strani vodje zavoda.

Zneski prejetih predplačil so navedeni z navedbo datuma prejema in šifre ustreznih analitičnih računov proračunskega računovodstva.

Postopek sprejema predhodnega poročila v računovodstvo

1. Izdaja denarja po poročilu.

Osnova za izdajo denarja po poročilu je v vsakem primeru vloga za izdajo denarja, v kateri je odgovorna oseba dolžan navesti konkreten namen prejema predujma, rok za prejem denarja. Vloga se pošlje vodji zavoda. Po ustrezni odobritvi vodje vstopi v računovodstvo za izdajo denarja. Hkrati je računovodja dolžan preveriti odsotnost stanja na prejšnjem predplačilu (ki je na vlogi označeno z ustrezno oznako) in vpisati ustrezen analitični račun računa 0 20800 000 "Poravnave z odgovornimi osebami ".

Opomba. V postopku za vodenje gotovinskega poslovanja, ki določa pravila za izdajo gotovine po poročilu, ni omejitev glede višine izdanih zneskov. Zato lahko organizacija izda kateri koli znesek v okviru poročila. Vendar je treba upoštevati, da ob upoštevanju omejitev najvišjega zneska gotovinskih poravnav med pravnimi osebami (100 tisoč rubljev) v primerih, ko odgovorna oseba na primer kupi blago od tretje osebe strankarska organizacija, medtem ko deluje v imenu svojega podjetja, velikost enega plačila ne sme presegati določene omejitve.

Pri pošiljanju na službeno potovanje je osnova za izdajo denarja ustrezen ukaz vodje, po branju katerega zaposleni sestavi vlogo s predhodnim izračunom sredstev, ki jih bo potreboval na službenem potovanju.

Obstajajo tudi značilnosti sestavljanja izjav v različnih situacijah.

1. Ko nastanejo stroški.

Ob vrnitvi zaposlenega s službenega potovanja (ali po pridobitvi inventarja, prejemu storitev itd.) Sestavi predračun v enotni obliki, ki ga predloži računovodstvu. Opozarjamo vas, da je treba to storiti najkasneje v treh dneh po vrnitvi s službenega potovanja.

Če je bilo porabljeno manj, kot je bilo prejeto, se stanje neporabljenih zneskov vrne blagajni po vhodnem blagajniškem nalogu.

Če je bilo porabljenega več, kot je bilo prejetega, se prekoračitev porabe na predračunu izda delavcu na izdatki.

1. Računovodja preverja ciljno porabo sredstev, izdanih zaposlenemu.
2. Preverjeno poročilo o stroških potrdi poslovodja ali pooblaščena oseba.

O primarnih dokumentih

V skladu s čl. 9 zveznega zakona z dne 21. novembra 1996 N 129-FZ "O računovodstvu" (v nadaljnjem besedilu - zakon N 129-FZ) morajo biti vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, dokumentirane z dokazili. Ti dokumenti služijo kot primarni računovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo. Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v obliki, ki jo vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne dokumentacije. Dokumenti, katerih oblika ni predvidena v teh albumih, morajo vsebovati obvezne podatke, navedene v 2. odstavku čl. 9 zakona N 129-FZ.

Predhodno poročilo

Po izteku določenega obdobja je uslužbenec organizacije, ki je prejel sredstva po poročilu, dolžan računovodstvu predložiti vnaprejšnje poročilo z vsemi dokazili, ki potrjujejo nastale stroške.

Spremna dokumentacija, priložena predhodnemu poročilu, mora izpolnjevati naslednje osnovne zahteve:

• dokazila se predložijo v izvirniku;
• v obliki morajo izpolnjevati sprejete zahteve za obdelavo in izpolnjevanje primarnih dokumentov;
• glede na naravo transakcij je treba ugotoviti povezavo dokazil s predvidenim namenom gotovinskega predujma, izdanega odgovorni osebi.

Če ne želijo vrniti preostalega denarja

Kot smo zapisali zgoraj, če je zaposleni porabil manj, kot je prejel, mora preostanek neporabljenih zneskov vrniti na blagajno zavoda po vhodnem blagajniškem nalogu.

Iz takih ali drugačnih razlogov lahko zaposleni odloži vračilo preostalih zneskov ali jih sploh ne vrne. Če delavec preostanka neporabljenih sredstev ni pravočasno vrnil na blagajno, velja čl. 137 delovnega zakonika Ruske federacije, ki predvideva primere odbitkov od plače zaposlenega za poplačilo dolga do delodajalca. Zlasti se lahko odštejejo za poplačilo neporabljenega in nepravočasno vrnjenega predplačila, izdanega v zvezi s službenim potovanjem. V tem primeru mora delodajalec odločiti o odbitku najkasneje v enem mesecu od dneva izteka roka, določenega za vračilo predujma, in pod pogojem, da delavec ne izpodbija razlogov in zneskov odbitka.

Delodajalec sestavi sprejeto odločitev praviloma v obliki odredbe ali navodila, čeprav enotne oblike takega naročila, določene z regulativnimi pravnimi akti, ni. V tem primeru mora zavod najprej pridobiti pisno soglasje delavca za odbitek zneskov od plače. Skupni znesek odtegljaja ne sme presegati 20 % zneska plače, ki pripada delavcu (po odtegnjenem dohodnini).

Izpolnjevanje predhodnega poročila

Predhodno poročilo v enem izvodu sestavi odgovorna oseba.

Na naslovnem delu obrazca predhodnega poročila odgovorna oseba navede:

• ime organizacije, ki ga je poslala na službeno potovanje;
• strukturna enota (oddelek, sektor), v kateri delavec dela;
• njegov priimek, ime in patronim (stolpec "Odgovorna oseba");
• položaj;
• določitev predujma (nabava dragocenosti, plačilo storitev, potni stroški ipd.).

Računovodja za izvajanje nadzora na naslovnem delu obrazca avansnega poročila navede podatke o izdaji denarja (navede številko in datum dokumenta, na katerem je bil denar izdan, ter pripadajočo številko računa) in podatke o prisotnosti stanja ali prevelike porabe prejšnjega predplačila.

Na naslovnem delu obrazca avansnega poročila je tudi tabela »Knjigovodski vnos«, v katero računovodja nakazuje zneske, ki jih je treba evidentirati s hrbtne strani avansnega poročila po pripadajoči korespondenci računov.

Na dnu avansnega poročila je razdelek - potrdilo računovodje, da je poročilo sprejeto v preverjanje z vsemi priloženimi dokumenti. V potrdilu so navedeni priimek, ime, patronim odgovorne osebe, številka in datum predhodnega poročila, z besedami znesek dokumentiranih stroškov, število priloženih dokumentov in število listov v teh dokumentih. Po izpolnitvi celotnega poročila računovodja odtrga potrdilo vzdolž linije reza in ga da odgovorni osebi.

Pred izpolnjevanjem hrbtne strani predhodnega poročila mora odgovorna oseba sistematizirati primarne dokumente (vozovnice, prevozne račune, potrdila o prtljagi, račune hotelov ali drugih oseb, ki opravljajo nastanitvene in nastanitvene storitve za posameznika, potrdila o nakupu, račune, tovorne liste). itd.). d.). Dokumenti morajo biti oblikovani v kronološkem vrstnem redu, oštevilčeni. Majhne dokumente (na primer vozovnico za vlak) je treba praviloma prilepiti na list A4.

Hrbtna stran predhodnega poročila je izpolnjena v naslednjem vrstnem redu v stolpcih:

Če število dokazil presega število vrstic v obrazcu vnaprejšnjega poročila, odgovorna oseba prejme drugi zadnji list obrazca, po potrebi tretji ipd. obrazce poročil in sestavi vnaprejšnje poročilo na več obrazcih. Na koncu prvega obrazca poročila je navedeno: "Za konec obračuna glej nadaljevanje (nadaljevanja N) predhodnega poročila." Na vrhu druge in naslednjih obrazcev poročil je navedeno: "Nadaljevanje predhodnega poročila ... Polno ime N ...".

Izpolnjen obrazec predhodnega poročila mora podpisati odgovorna oseba.

Predhodnega poročila odgovorne osebe, ki ne izpolnjuje zgoraj navedenih zahtev, računovodstvo ne sprejema v preverjanje in računovodstvo. Odgovorna oseba v tem primeru ostaja dolžnik podjetja v višini sredstev, prejetih po poročilu, dokler znesek teh sredstev ni poplačan.

Preverjanje predhodnega poročila s strani računovodje

Ko od odgovorne osebe prejme izpolnjeno predhodno poročilo in dokumente, ki so mu priloženi, računovodja preveri te dokumente in pravilnost izpolnjevanja predhodnega poročila. Preverjanje se izvaja:

• glede na obrazec - prisotnost vseh dokazil in njihovih prilog, izpolnjevanje podatkov in pravilnost predhodnega poročila, pravilnost prenosa podatkov iz dokumentov v predhodno poročilo, prisotnost podpisa odgovorne osebe oseba;
• vsebinsko - skladnost predloženih dokumentov z namenom prejete naloge, njihova zanesljivost, prisotnost v njih izpolnjenih podatkov, ustrezne oznake v potnem potrdilu, datumi stroškov do realnega časa dodelitev se določi;
• aritmetično preverjanje - preverja pravilnost izračuna skupnega zneska sredstev, ki se odplačujejo po tem poročilu itd.

Preverja se tudi popolnost poročila odgovorne osebe o prejetih sredstvih, to je, da ta oseba vrne stanje neporabljenih sredstev.

Kršitve izpolnjevanja predhodnega poročila, ki jih je razkril računovodja, navede on na obrazcu tega dokumenta, ki ga izpolni odgovorna oseba. Računovodja ima pravico, da jih v primeru neskladnosti z uveljavljenimi zahtevami za pripravo predhodnega poročila in dokumentov vrne odgovorni osebi v ustrezno obdelavo.

Refleksija v proračunskem računovodstvu

V tem delu podajamo računovodske vknjižbe v zvezi z izdajo sredstev za poročilo.

1. Iz blagajne je bila zaposlenemu izdana akontacija za službeno potovanje:

Debet 0 20805 560 Kredit 0 20104 610;

Debet 0 20802 560 Kredit 0 20104 610;

• za hotelsko nastanitev

Debet 0 20809 560 Kredit 0 20104 610.

1. Delavec je vrnil preostala sredstva (neporabljena), izdana za hotelsko nastanitev:

Debet 0 20104 510 Kredit 0 20809 660.

1. Zaposlenemu so bila iz blagajne dodeljena sredstva, ki presegajo porabljene (pretirane) zneske za potovanje:

Debet 0 20805 560 Kredit 0 20104 510.

O.V. Šedina

računovodja,

Svetovalec, Založba "Računovodski svetovalec"

Domov — Dokumenti

Predhodno poročilo: obrazec, izpolnjevanje, izdaja denarja

Obrazec vnaprejšnjega poročila

Za pripravo vnaprejšnjega poročila lahko uporabite:

• enoten obrazec (št. AO-1), odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 1. avgusta 2001 št. 55;
• samorazvit obrazec vnaprejšnjega poročila, odobren z ukazom vodje potovalnega podjetja ali prilogo k računovodski politiki. To pravilo velja od 1. januarja 2013 (člen 4, člen 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu"). Hkrati morajo biti v neodvisno razvitem dokumentu prisotne vse podrobnosti, ki jih določa zakon;
• elektronski obliki. Ministrstvo za finance Rusije je podjetjem omogočilo shranjevanje vnaprejšnjih poročil v elektronski obliki. V tem primeru mora biti predračun podpisan s kvalificiranim elektronskim podpisom (elektronski digitalni podpis) (dopis z dne 12. 4. 2013 št. 03-03-07/12250).

Postopek izdaje sredstev po poročilu

Postopek izplačila sredstev na podlagi poročila je določen s točko 4.4 Uredbe o postopku opravljanja gotovinskih transakcij z bankovci in kovanci Banke Rusije na ozemlju Ruske federacije (ki jo je Banka Rusije odobrila 12. 2011 št. 373-P).

V skladu z navedenim pravilnikom se izdaja gotovine delavcu za stroške v zvezi z dejavnostjo pravne osebe, samostojnega podjetnika, izvaja po izdatkovnem obračunu na podlagi pisne vloge odgovorne osebe. Vloga je sestavljena v poljubni obliki in vsebuje lastnoročni napis predstojnika o višini gotovine in obdobju, za katero se gotovina izda, podpis in datum predstojnika.

Odgovorna oseba je dolžna v roku, ki ni daljše od treh delovnih dni po izteku roka, za katerega je bila izdana gotovina za poročilo, oziroma od dneva začetka dela predložiti glavnemu računovodji oziroma računovodji (v njuni odsotnosti pa poslovodja) predhodno poročilo s priloženimi dokazili. Preverjanje predhodnega poročila s strani glavnega računovodje ali računovodje (vodje), njegovo odobritev s strani vodje in končni obračun vnaprejšnjega poročila se izvedejo v roku, ki ga določi vodja.

Izdaja gotovine po poročilu se izvede pod pogojem, da odgovorna oseba v celoti poplača dolg za znesek gotovine, ki je bil prej prejet po poročilu.

Če je delavec porabil manj denarja, kot mu je bilo dano, torej je stanje po predračunu, potem mora neporabljena sredstva vrniti na blagajno naslednji delovni dan po izteku roka (naveden v prijavi) oz. na dan, ko se po službenem potovanju vrne na delo.

Če je delavec porabil več denarja, kot mu je bilo dano po poročilu, torej poročilo o izdatkih odraža prekomerno porabo, potem se po odobritvi poročila o izdatkih s strani vodje presežna poraba vrne delavcu po blagajniškem nalogu, katere podrobnosti so vpisane v poročilo o izdatkih.

Na podlagi podatkov potrjenega avansnega poročila računovodstvo odpiše obračunane zneske denarja.

Izpolnjevanje predhodnega poročila

Predhodno poročilo sestavita v enem izvodu odgovorna oseba in računovodja.

Na sprednji strani akontacijskega poročila je treba navesti: naziv podjetja (podjetnika), pododdelka, ime zaposlenega, njegovo delovno mesto in namen akontacije.

Na hrbtni strani obrazca odgovorna oseba zapiše številko, datum, ime in seznam dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške (potrdila, prevozne listine, čeki KKM, prodajni računi, potna potrdila in druga dokazila). Zneski nastalih stroškov so prikazani v stolpcu 5. Če je bil denar izdan v tuji valuti (za službena potovanja v tujino), potem zaposleni v stolpcu 6 odraža tudi znesek valute. Dokumente, ki so priloženi predhodnemu poročilu, oštevilči odgovorna oseba po vrstnem redu, kot so evidentirani v poročilu.

Če so dokumenti v tujem jeziku, je potreben njihov po vrstici prevod v ruski jezik (člen 9 Uredbe o računovodstvu in računovodstvu Ruske federacije, odobren z Odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 29. 1998 št. 34n).

Takšen prevod lahko opravi tako profesionalni prevajalec kot strokovnjaki same potovalne agencije (pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 20. marca 2006 št. 03-02-07 / 1-66).

Računovodstvo potovalne agencije preverja namensko porabo sredstev, razpoložljivost dokazil, ki potrjujejo nastale stroške, pravilnost njihove registracije in izračun zneskov.

V stolpcih 7-8 (zadnja stran obrazca) navedite znesek stroškov, sprejetih za računovodstvo.

Računi (podračuni), ki so obremenjeni za te zneske, so navedeni v stolpcu 9.

Napake pri pripravi predhodnih poročil

Če je vnaprejšnje poročilo napačno pripravljeno, lahko pride do situacije, ko davčni organi ne bodo sprejeli v njem navedenih stroškov.

Oglejmo si najpogostejše napake.

1. Predstojnega poročila ne potrdi vodja družbe.

V skladu s pododstavkom 5 odstavka 7 člena 272 Davčnega zakonika Ruske federacije se datum neposlovnih in drugih odhodkov prizna kot datum odobritve predhodnega poročila. Torej, če predstojnega poročila ne odobri vodja, je pripoznavanje stroškov na njem sporno.

2. Odsotnost obveznih rekvizitov pri samostojnem razvoju obrazca vnaprejšnjega poročila.

Kot smo že omenili, se od 1. januarja 2013 lahko dokumentacija obračunov z odgovornimi osebami izvaja na podlagi neodvisno razvitih obrazcev, če vsebujejo obvezne podatke, določene z odstavkom 2 9. člena zakona št. 402-FZ.

Kako izpolniti predhodno poročilo

Tako se prisotnost obveznih podrobnosti nanaša na dokumentarna dokazila o stroških. V skladu s členom 252 Davčnega zakonika Ruske federacije se razumni in dokumentirani stroški, ki jih ima (nastane) davčni zavezanec, priznajo kot odhodki. Enaka zahteva (prisotnost obveznih podatkov) velja za primarne dokumente, priložene predhodnemu poročilu, ki potrjujejo nastale stroške.

3. Odsotnost imen blaga v gotovini in na potrdilih o prodaji.

Pogosto se zgodi, ko odgovorna oseba prijavi samo gotovinski prejem (manjkajo potrdilo o prodaji, račun) s skupnim zneskom stroškov. Po mnenju davčnih organov se takšni zneski ne morejo šteti za razumne stroške, če ni gotovine in potrdil o prodaji, ki bi navedli ime blaga.

4. Odsotnost dokazil pri uporabi "poenostavitve" s predmetom obdavčitve "dohodka".

V dopisu Ministrstva za finance Rusije z dne 30. oktobra 2013 št. 03-11-11 / 46198 regulativni organi poročajo naslednje.

Kljub dejstvu, da se stroški ne upoštevajo pri določanju davčne osnove za organizacije in samostojne podjetnike, ki uporabljajo poenostavljen sistem obdavčitve s predmetom "dohodek", ostaja trenutni postopek za opravljanje gotovinskih transakcij (člen 4 člena 346.11 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Odgovorna oseba je dolžna v roku, ki ne presega treh delovnih dni od dneva izteka roka, za katerega je bila izdana gotovina za poročilo, oziroma od dneva odhoda na delo, predložiti glavnemu računovodji oziroma računovodji ( v njihovi odsotnosti pa vodji) predhodno poročilo s priloženimi dokazili . Na podlagi tega morajo organizacije ali samostojni podjetniki, ki uporabljajo poenostavljen sistem obdavčitve s ciljem v obliki dohodka, sestaviti vnaprejšnja poročila in dokumente, ki potrjujejo stroške na splošno določen način.