Na podpisu je uradni pečat. Pečati in žigi, njihove vrste in namen

V začetku aprila 2015 je bil izdan zvezni zakon št. 82-FZ, po katerem tisk ni več obvezen atribut organizacij.

Kaj bi moralo biti

Ne glede na organizacijsko obliko mora kliše organizacije vsebovati polno ime in naslov. Dovoljena je navedba v tujem jeziku. Normativni akti ne urejajo niti velikosti klišeja niti njegove barve.

Poleg tega ni znano, ali je mogoče navesti skrajšano ime podjetja, pa tudi dopolniti pečat s takšnimi podrobnostmi, kot so napisi "za dokumente" ali "za račune". Sklepamo lahko, da je zakonodaja prepustila skrajšano ime in napise po presoji podjetnikov.

Skupna velikost je 38-42 mm. Običajno je žig podjetja modre ali vijolične barve. Če je izgubljen ali dotrajan, mora podjetje izdelati novo kopijo. Enako velja za situacije, ko je organizacija spremenila podatke, navedene na odtisu (na primer naslov ali ime).

Zvezni zakon št. 82-FZ dovoljuje možnost, da organizacija morda nima pečata, vendar zakonodaja obvezuje uporabo pečata na obrazcih strogega poročanja, v delovnih knjigah in tudi v blagajniških nalogah. Iz tega izhaja, da dokler je v predpisih ohranjena navedba obveznega pritrjevanja na neko dokumentacijo, jo je družba dolžna imeti.

Seveda obstaja nekaj izjem od zgornjih pravil. Torej lahko vpis v delovno knjižico zaposlenega potrdite ne le z modrim odtisom podjetja, temveč tudi z žigom kadrovske službe.

Uporaba pečatov je obvezna, če podjetje v pogodbi z določeno nasprotno stranko ni zapisalo klavzule o njeni morebitni neuporabi. Če takšne klavzule ni, se transakcija lahko šteje za neveljavno.

Na dokumente se odtisne žig, ki jim daje pravno moč. Vendar tega ne potrebuje vsa dokumentacija. Na nekaterih kadrovski dokumenti lahko preskočite zapisovanje tega atributa.

Nekateri so žigosani računovodski papirji(na primer ocene in navodila). Vsa sestavna dokumentacija, pogodbe, dodatni dogovori so obvezni in jih je treba overiti.

Odtis se namesti na dnu besedila poleg podpisa uradnika. Žig v nobenem primeru ne sme pasti na dešifriranje podpisa. Včasih je oznaka »M. P." ali "Kraj tiskanja" in nanjo je treba namestiti tisk.

Primarni

Primarna dokumentacija v podjetju se nanaša na tako imenovano primarno računovodstvo, kar pomeni prva faza povzemanja delovanja v organizaciji. Za primarne se štejejo dokumenti, ki lahko potrjujejo obstoj kakršne koli poslovne transakcije. Vse informacije, ki jih vsebuje "primarni", se morajo odražati v računovodstvu.

Žig je postavljen na tiste primarne papirje, ki so izdelani v enotni obliki. Primer enotnega primarnega dokumenta je tovorni list, izdelan po . Če podjetje samo odobri obliko katerega koli primarnega dokumenta, žigosanje ni obvezno.

Naročila

Naročilo je interni dokument v organizaciji, t.j. on ne presega tega. Tako žigosanje naročila ni obvezno, v večini primerov pa je to izpuščeno. Če delavec zahteva kopijo naročila, je kopija overjena po vseh standardih, s pečatom in drugimi ustreznimi podatki.

Žiga se ne postavlja na nobeno interno dokumentacijo v podjetju. Edini obvezen pogoj, ki mora biti prisoten na odredbi, je podpis vodje.

Pisemska glava organizacije

Žig je nameščen na pisemski glavi organizacije, odvisno od tega, kako je pisemska glava izdelana. Torej, če pisemska glava podjetja spada v oblike strogega poročanja, je potreben odtis na takem papirju. Če je pisemska glava organizacije izdana na večbarvnem papirju z logotipom podjetja, se odtis ne nanese.

Za potrditev rednega informativnega pisma na pisemski glavi organizacije je dovolj, da podpišete uradnik. V nekaterih primerih je treba na pisemsko glavo podjetja namestiti odtis. Pečat je nameščen na garancijskih listih, pa tudi na pooblastilih (na primer za zastopanje interesov podjetja na sodišču ali za prejemanje materialnih vrednosti).

Drugo

Dajanje žiga na dokument, na katerem ni odtisnjen, ne vodi v noben postopek. Če pa tega rekvizita ne zapišete na papirje, ki jih je treba na ta način overiti, so lahko posledice neugodne.

Listina, ki ni pravilno overjena, izgubi pravno veljavo in se ne more več obravnavati kot dokaz v sojenju.

Poleg zgoraj navedenih dokumentov jih je treba potrditi naslednje vrste papirjev:

Pri izpolnjevanju delovne knjige je treba upoštevati naslednje točke. Žig organizacije mora biti na naslovni strani knjige. Če so se osebni podatki zaposlenega spremenili - na notranji strani ovitka. Ob razrešitvi mora biti zapisniku o razrešitvi vedno priložen modri pečat organizacije.

Tipični vtisi

Odvisno od organizacijske oblike podjetja odtisi se lahko razlikujejo po videzu. Torej je odtis IP-ja nekoliko preprostejši kot odtis LLC ali CJSC in vsebuje manj obveznih elementov. Upoštevajte tipične odtise žigov glede na vrsto in obliko podjetja.

1. Preprosto. V sredini vsebuje ime organizacije, na meji pa oblika organizacijske dejavnosti ter ORGN in CPT. V robnik lahko vpišete tudi naslov podjetja.
2. Z mikrobesedilom. Pri takšnih tesnilih je za razliko od prejšnjih bolj zapleten rob, ki poteka vzdolž roba v 2 slojih. V zunanjem sloju je manjše besedilo, v katerem je zapisana na primer njegova registrska številka. V notranji plasti robnika, kot tudi v preprostem pečatu, je naslov, PSRN in organizacijska oblika podjetja.
3. Z obrobo v obliki ornamenta. Velika podjetja pri svojih dejavnostih raje uporabljajo domišljijske odtise, pri katerih je vzorec med notranjo in zunanjo plastjo robov.
4. Za IP. Praviloma vsebuje polno ime podjetnika na sredini, ob robu pa se zaženejo podatki, kot so naslov, pa tudi TIN.

Na kateri dokumenti so natisnjeni, lahko izveste iz tega videoposnetka.

Značilnosti pritrjevanja

Pečat je treba pritrditi na vse pogodbe, večino kadrovskih dokumentov, pa tudi na. Garancijska pisma in akti nimajo pravne veljave, če niso odtisnjeni. Nič strašnega se ne bo zgodilo, če ga postavite na dokument, na katerem je odtis neobvezen. Vendar ga morate vedno odložiti tam, kjer bo morda potrebna njegova prisotnost v prihodnosti med preskušanjem.

Nekatera podjetja razvijejo posebno določbo ali navodila za uporabo tiska. Praviloma ga odobri vodja in vsebuje razdelke, kot so seznam žigov, ki se uporabljajo v organizaciji, njihova lokacija shranjevanja in postopek njihove uporabe.

Žig se postavi le ob podpis uradne osebe, ki ima pravico podpisati tovrstno dokumentacijo. Praviloma je to bodisi vodja podjetja bodisi skrbnik.

Pravni pomen tega pogoja je overiti podpis uradnika, ki je del vodstvenega kroga ljudi, ki delajo v podjetju, katerega ime je navedeno na pečatu.

Odtiska ni mogoče pritrditi poleg podpisa navadnega zaposlenega v podjetju. Zaželeno je, da pečat ne vpiše podpis uradnika, da je berljiv in omogoča razlikovanje vseh podatkov na njem.

Torej, ker morajo imeti vse organizacije pečat, se postavlja samo eno vprašanje: na katerih dokumentih mora biti prisoten? Namen pritrjevanja pečata je potrditev verodostojnosti uradnikovega podpisa na dokumentih. Ni splošnega postopka, ki bi obvezoval pečatiranje vseh dokumentov, kjer je podpis uradne osebe. Vendar v nekaterih primerih zakonodaja še vedno določa potrebo po pritrditvi pečata. Razmislimo o nekaterih od njih.

Pogodba

Civilno pravo ne zahteva obvezne prisotnosti pečata na pogodbah. Vendar pa je določba, da morajo pogodbeni sporazum in njegove spremembe zapečatiti pogodbene stranke, včasih vključena v samo besedilo sporazuma. V tem primeru lahko pomanjkanje tiska povzroči:

Priznanje pisne oblike posla kot neopažene. To pomeni, da se stranke v sporih ne bodo mogle sklicevati na dokaze;

Priznanje pogodbe kot neveljavne, če je taka posledica v pogodbi izrecno navedena.

Tukaj je izvleček iz pogodbe, ki določa pogoj o nujnosti tiska.

9. Ta pogodba, kot tudi vse njene priloge, dopolnitve in spremembe, so veljavne le, če so sklenjene v pisni obliki, podpisane s strani pooblaščenih zastopnikov in zapečatene s strani strank.

Kupec: Prodajalec:

Izvršni direktor družbe Alfa LLC, izvršni direktor družbe Gamma LLC

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

Tiskarno "Alfa" Tiskarno "Gamma"

Pečat je bolje žigosati tako, da ne zajame celotnega podpisa, ampak le del.

Pooblastilo

Pečat je obvezen atribut pooblastila, izdanega v imenu pravne osebe. Brez tega je pooblastilo neveljavno.

primarni

Odhodki, sprejeti za davčne namene, in odbitek DDV morajo biti potrjeni s primarnimi dokumenti. Vse obvezne podrobnosti primarnih računovodskih listin so navedene v Zakonu o računovodstvu. Med njimi ni tiskanega odtisa. Če pa je za primarni dokument odobren poenoten obrazec (na primer za tovorni list - enoten obrazec N TORG-12), ga je treba uporabiti. In če je v njem predviden tak rekvizit, kot je odtis pečata, vendar ga ne bo, potem lahko davčni organi obravnavajo tak dokument, sestavljen s kršitvami, kar lahko privede do zavrnitve odbitka DDV ali priznavajo stroške. Če ni dovolj odtisa njegovega pečata, ga lahko organizacija kadarkoli popravi tako, da ga namesti na dokument. Če pa ni natisnjenega pečata nasprotne stranke, lahko pride do težav z njegovo pritrjevanjem, zlasti po izvedbi posla. In potem je mogoče zahtevke davčnih organov odstraniti na sodišču. Navsezadnje so Navodila za prijavo in izpolnjevanje obrazcev primarne računovodske dokumentacije le podzakonski akt. In odsotnost pečata na dokumentih, ki potrjujejo nakup blaga (del, storitev), ne kaže na njihovo brezplačno pridobitev. Takšni spori so redki. In obstajajo sodišča, ki se postavijo na stran davkoplačevalcev.

Če enotne oblike dokumenta ni in uporabljate samostojno razvito obliko primarnega dokumenta, ga niti ne morete natisniti. Toda potem v ta obrazec ne vključite rekvizitov "Kraj tiskanja".

Kar zadeva enotne oblike primarnega obračunavanja dela in njegovega plačila, je obvezno žigosati le naslednje dokumente:

Potovalno potrdilo (obrazec N T-10). Žigi v njej potrjujejo oznake prihoda napotenega delavca na kraj službenega potovanja in odhoda z njega. Potniška potrdila, ki nimajo pečata organizacije, kamor so bili zaposleni napoteni na službeno pot, je sodišče nekoč priznalo, da so nepravilno izvedena in posledično ne potrjujejo potnih stroškov;

Akt o prevzemu opravljenega dela po pogodbi o zaposlitvi za določen čas, sklenjeni za čas določenega dela (obrazec N T-73). Pečat potrjuje podpis vodje organizacije, ki je akt potrdil, ali osebe, ki jo pooblasti.

V drugih enotnih oblikah primarnih kadrovskih dokumentov (naročil, urnik, plačilne liste) vam ni treba žigosati.

Račun

Davčni zakonik Ruske federacije ne zahteva žiga na računu.

Ko pa so na računu narejeni popravki, morajo biti potrjeni s podpisom upravitelja in pečatom prodajalca, ki navaja datum njihove uvedbe.

RAČUN N -- od "-" ----------------------- (1)

Nikitin (Nikitin V.A.) Aleksejeva (Alekseeva T.P.)

Vodja organizacije (podpis) (polno ime) Glavni računovodja (podpis) (polno ime)

Popravljeno: v stolpcu 4 - 40 krat 45

v stolpcu 5 - 2000 do 2250

v stolpcu 8 - 360 do 405

v stolpcu 9 - 2360 do 2655

Vodja organizacije Nikitin Nikitin V.A.

Pečat LLC "Vasilek"

Dokumenti, predloženi davčnim organom

Na izjavah, izjavah, spremnih pismih, predloženih IFTS, mora biti odtis pečata, sicer davčni organi teh dokumentov preprosto ne bodo sprejeli.

Pri izvajanju revizij imajo davčni organi pravico zahtevati, da predložite dokumente, ki potrjujejo pravilen izračun in pravočasno plačilo davkov. Ker se na IFTS ne predložijo izvirniki, temveč kopije dokumentov, morajo biti tudi overjeni s podpisom vodje in pečatom.

Zaposlitvena zgodovina

Odtis pečata je obvezen rekvizit delovne knjižice. Objaviti ga je treba:

Pri prijavi delovne knjižice - na prvi strani (naslovni strani), ki vsebuje podatke o zaposlenem;

Pri spremembi priimka, imena, očeta ali datuma rojstva zaposlenega - na notranji strani ovitka, kjer so navedeni dokumenti, na podlagi katerih se takšne spremembe izvajajo.

Poleg tega je v teh primerih lahko pritrjen tako pečat same organizacije kot tudi žig kadrovske službe.

Poleg tega so ob odpustu zaposlenega vsi vpisi v delovno knjižico med njegovim delom v organizaciji potrjeni s pečatom delodajalca.

Tako se potrjuje evidenca o času dela v organizaciji.

Podrobnosti o delu

Če dokument pripravi podjetnik

Za razliko od organizacij, podjetnikom ni treba imeti lastnega pečata. Navsezadnje niti Civilni zakonik Ruske federacije niti Zvezni zakon z dne 08.08.2001 N 129-FZ "O državni registraciji pravnih oseb in samostojnih podjetnikov" ne nalagata takšne zahteve podjetnikom. A zakonodaja podjetnikom ne prepoveduje lastnega pečata, če ga želijo uporabljati. Sodišča tudi potrjujejo, da je to, ali imeti pečat ali ne, zasebna stvar vsakega podjetnika. Pogosto se na primer zgodi, da mora podjetnik zagnati pečat, ker ga nasprotne stranke želijo videti na dokumentih, ki jih sestavi. In zanj je lažje in bolj donosno izpolniti takšno zahtevo kot izgubiti te nasprotne stranke in iskati nove. Da, in nekateri regulativni pravni akti predvidevajo obvezno prisotnost pečata na nekaterih dokumentih, ki jih sestavijo podjetniki. Vendar dejstvo, da kateri koli regulativni pravni akt, ki je odobril obliko dokumenta, predvideva takšen rekvizit, kot je pečat, ne pomeni, da ga je podjetnik dolžan imeti.

Če dvomite, ali dokument potrebuje pečat, je bolje, da ga postavite. Dejansko tudi če zakonodaja ne predvideva pritrditve pečata na dokument in to storite, potem ne boste ničesar kršili.

Elena ŠIRIMOVA,
pravnik, vodilni strokovnjak revije "Kadrovoe delo"

Iz šole smo se naučili: dokument brez pečata je neveljaven. Tako damo pečat na skoraj vse papirje - kaše ne morete pokvariti z maslom. Toda ali je res potrebno? Katere kadrovske dokumente je res treba žigosati in katere lahko brez tega?

V naše uredništvo pogosto prihajajo pisma z vprašanji, ki so nekako povezana s pravilno uporabo odtisa pečata. "Ali potrebujem pečat na pogodbi o zaposlitvi?" vpraša podjetnik iz Samare. "Kje lahko najdem seznam dokumentov, ki jih je treba žigosati?" - zanima moskovski kadrovski vodja. "V delovno knjižico zaposlenega sem pomotoma dal pečat druge organizacije. Kaj naj zdaj naredim?" - Pritožuje se kadrovnik iz Stavropola. Danes bomo rešili te in številne druge težave.

Spoznajte Print

Najprej se pogovorimo o tem, kaj je tisk. To je kliše iz trde gume za vtiskovanje na papir za potrditev pristnosti dokumenta. Tehnične zahteve za uradne pečate - njihova oblika, velikost, besedilo in simboli, nameščeni na njih - so določene v državnem standardu GOST R 51511-2001 *.

* Državni standard Ruske federacije "Pečati z reprodukcijo grba Ruske federacije. Oblika, dimenzije in tehnične zahteve" (odobren z Odlokom Državnega standarda Rusije z dne 25. decembra 2001 št. 573-st. ).

Tehnične zahteve za pečate brez grba še niso bile določene v državnem standardu. Zakonodaja o pravilih uporabe pečatov ne govori skoraj nič. Ni jasno, na primer, kakšne plombe bi morale biti v organizaciji, v katerih primerih jih je treba postaviti, kdo je odgovoren za njihovo varnost, koliko pečatov mora imeti podjetje itd. Vsa ta vprašanja so prepuščena presoji vodenje organizacije.
Obstajajo tri vrste pečatov: uradni, izenačeni z uradnimi in preprosti.
Uradni pečati(s podobo grba Ruske federacije) se uporabljajo samo v državnih organih in državnih institucijah. Poleg tega uradni pečat prejmejo organizacije, ki so obdarjene z državnimi pooblastili. Na primer, zasebne notarske pisarne.

Delniška družba mora imeti okrogel pečat, ki vsebuje polno firmo in naslov

Poslovna podjetja uporabljajo pečati, ki so enakovredni žigom. Prikazujejo emblem podjetja, logotip ali pa preprosto napisano ime podjetja. TIN pravne osebe in številka potrdila o državni registraciji sta navedena tako na žigih kot na enakovrednih pečatih.
Svoje pečate imajo tudi zasebni podjetniki. Po statusu se štejejo za izenačene z znamkami. Toda na takem pečatu je namesto grba in emblema priimek, ime in patronim samostojnega podjetnika ter njegova lokacija, TIN in registrska številka.

Žigi, datumi, faksimile
Žig- To je vrsta tiska pravokotne oblike z nekaj besedila. Najpogosteje se žigi uporabljajo za vpis podrobnosti organizacije na dokument. Obstajajo žigi, ki potrjujejo določeno dejanje. Na primer "Plačano", "Izdano vložek".
Dater- Naprava za žigosanje za samodejno žigosanje datuma. Postopek uporabe žigov in datumov v zakonodaji ni urejen, zato ga mora organizacija določiti sama.
Faksimil- To je pečat ali kliše, s katerim se reproducira podpis osebe. V skladu s 260. členom Civilnega zakonika se faksimile lahko uporabljajo le po postopku, določenem z zakonom. Vendar takšen red še ne obstaja. Na kadrovsko in računovodsko dokumentacijo je nemogoče postaviti faksimil - tam je potreben le lastnoročni podpis uradnika. Toda glede pisem, pisem, čestitk - je povsem sprejemljivo.

Žigosani in izenačeni pečati so nameščeni na dokumentih, ki zahtevajo posebno potrditev pristnosti - pogodbe, pisma in potrdila, delovne knjižice, servisna potrdila itd.
Preprosto upoštevajo se pečati strukturnih oddelkov podjetja, pečati za nekatere vrste dokumentov, žigi. Na voljo so v različnih oblikah - okrogle, trikotne, pravokotne, kvadratne. Postavljeni so na tiste dokumente, ki ne zahtevajo posebne overitve (potrdila, prepustnice, kopije itd.).

Tehnične zahteve za pečate brez grba v državnem standardu še niso določene

Kam postaviti odtis?

Odtis pečata naj bo na dnu dokumenta, poleg podpisa uradnika. Upoštevajte: pečat je postavljen tako, da delno prekriva besedo, ki označuje položaj, ne pade pa na podpis in dešifriranje podpisa.

Na nekaterih dokumentih je posebna oznaka "M. P." (kraj tiska). Če je, ena skrb manj: dajte odtis neposredno nanjo. Črke "M.P." so prisotni na naslovni strani delovne knjižice, na računovodskih listih, obrazcih potrdil.

Čemu je tisk?

Pečat daje dokumentu pravno moč - potrjuje pristnost uradnega podpisa. Vendar tega pogoja ne potrebujejo vsi kadrovski dokumenti. Na žalost veljavna zakonodaja ne določa jasno, na katere papirje je treba postaviti pečat in kakšen pečat. Na podlagi ustaljene prakse smo sestavili seznam kadrovskih dokumentov, overjenih s pečatom v gospodarskih organizacijah. Predstavljeno je v tabeli na strani 33.

Pečat potrjuje ne le kadrovske dokumente, temveč tudi računovodske dokumente (naročila, registre, ocene), pa tudi ustanovne dokumente organizacije, kolektivno pogodbo in različne pogodbe. Dokumentov, ki niso navedeni na tem seznamu, ni treba zapečatiti.

Dopisov na obrazcih (razen garancijskih) ni treba žigosati

Na katere dokumente, kakšne žige dati

Dokumente overjamo po pravilih

Seveda se ne bo zgodilo nič slabega, če pomotoma žigosate kadrovski ukaz ali pismo. Če pa ne zapečatite dokumenta, ki ga resnično potrebuje (na primer pogodbe), so lahko posledice zelo hude. Tak dogovor ne bo imel pravne veljave in ga sodišče najverjetneje ne bo štelo za dokaz.
Da bi se izognili takšnim težavam, vam svetujemo, da jasno opredelite postopek uporabe tiska na lokalni ravni. Najprej morate opredeliti pomikajte dokumenti podjetja, ki jih boste morali žigosati. Potem morate narediti navodila za uporabo pečati, v katere napišemo, kdaj je pečat postavljen, enačen z žigom, in ko preprost, kako se žigi uporabljajo, če so v organizaciji. Ločeno navedite, kje bo pečat shranjen in kdo je odgovoren za njegovo shranjevanje (običajno o tem odloča vodja organizacije).

Priporočljivo je, da to navodilo skupaj s seznamom naredite kot prilogo k splošnemu navodilu o pisarniškem delu vašega podjetja, če ga ni, pa v samostojni dokument ali dodatek k listini. V prihodnosti, če je treba s pečatom potrditi dokument, ki ni določen v lokalnem aktu, vodja organizacije izda posebno odredbo o tem. Seznam dokumentov, potrjenih s pečatom, se lahko sčasoma dopolnjuje.

V navodilih za uporabo tesnil je treba predpisati postopek uničenja zastarelih tesnil

Tisk v delovno knjižico

Ločeno je treba povedati o odtisu pečata v delovni knjižici zaposlenega. Postopek izpolnjevanja delovnih knjižic je jasno določen v dveh predpisih - Pravilniku za vodenje in hrambo delovnih knjižic * in Navodilu za izpolnjevanje delovnih knjižic **, ki ju je treba dosledno upoštevati. Po preučitvi teh dokumentov sklepamo: obstajajo le trije primeri, ko je organizacija ali kadrovska služba vtisnjena v delovno knjižico zaposlenega (lahko uporabite katerega koli od njih):

• ob prvi registraciji knjige - na naslovni strani;
• ob spremembi osebnih podatkov zaposlenega - na notranji strani ovitka;
• ob odpustu - po zapisu o odpovedi v rubriki "Podatki o delu".

* Odobreno z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 št. 225.
** Odobreno z Odlokom Ministrstva za delo in socialni razvoj Ruske federacije z dne 10. oktobra 2003 št. 69.

Poleg tega obstaja en primer, ko je treba v delovno knjižico dati žig - če je bil zaposlenemu izdan vložek. Ta žig je odtisnjen na notranji strani ovitka knjige ali na naslovni strani in je pravokoten odtis z napisom »Vložek izdan«.

Larisa SANKINA,
Izredni profesor Oddelka za upravljanje dokumentov Ruske državne univerze za humanistiko:

- Na žalost noben od predpisov, ki ureja delo z delovno knjižico, ne govori o tem, kako razveljaviti napačno postavljen pečat (na primer pečat druge organizacije). Medtem pa lahko taka napaka pri organih pokojninskega sklada sproži vprašanja pri dodelitvi pokojnine zaposlenemu. Menimo, da jo je mogoče popraviti v enakem vrstnem redu kot napačen vpis v rubriko »Podatki o delu« delovne knjižice. Po zadnjem vpisu vpišite naslednjo zaporedno številko in napišite, da je bil pečat takšne in drugačne organizacije pomotoma postavljen. Na primer: "Napačno je bil postavljen pečat odprte delniške družbe "Gloria". Nato postavite pravega poleg tega pečata.
Možno je, da bo moral zaposleni s takšno oznako v delovni knjižici še vedno potrditi obdobje dela v vaši organizaciji s kopijami naročil. Zato dajte zaposlenemu potrebne kopije, ko odide.

Več informacij najdete v reviji

Podpis in pečat (kot tudi žig odobritve dokumenta) sta glavni detajli, ki se nanašajo na sestavo potrdila o dokumentu, t.j. zagotoviti njegovo pravno veljavnost. Odtis pečata resnično potrjuje pristnost podpisa uradnika organizacije (tistega, ki ima pravico opravljati organizacijske, administrativne in finančno-gospodarske dejavnosti v imenu pravne osebe). Odtis pečata se namesti na dokumente, ki potrjujejo pravice oseb, ugotavljajo dejstva o prejemu ali porabi finančnih in materialnih sredstev, pa tudi na druge dokumente v primerih, ko zakonodajni ali drugi regulativni pravni akti določajo obveznost pritrditve pečata.

Tehnično je odtis pečata pritrjen na mestu brez besedila na ravni naslova položaja osebe, ki je podpisala dokument, delno ga zajema. Trenutno ni priporočljivo zajemati dela osebnega podpisa (osebne poteze) uradne osebe z odtisom pečata. Ampak pravni pomen pritrjevanja pečata ostaja enak: uradnik, katerega osebna poteza (podpis) je sestavljena na tem dokumentu, resnično zaseda ta položaj v organizaciji, katere ime je izrezano na pečatu, in ima pravico podpisati ta dokument. V nekaterih primerih je na listu papirja dodeljeno posebno območje za izdelavo odtisa, ki je označeno kot "MP" ("tiskovno mesto").

"Najboljše prakse" organizacij priporočajo pripravo posebne uredbe o pečatih in žigih, ki naj bi določila vrste uporabljenih pečatov, postopek njihovega obračunavanja, izdaje itd. Organizacija ima en "glavni" pečat in morda imajo odtisi za posebne namene:

• tesnila strukturnih oddelkov z navedbo njihovih imen, vključno s podružnicami in oddaljenimi strukturnimi enotami;
• znamke, ki označujejo poseben namen njihove uporabe za potrjevanje podpisov (»Za pogodbe«; »Za pogodbe o opravljanju storitev«; »Za račune« itd.). Včasih je njegova številka navedena na pečatu, na primer "Za pogodbe št. 3", če so izdelani trije pečati za potrjevanje pogodb, ki se uporabljajo v treh strukturnih oddelkih, katerih uradniki na podlagi pooblastil imajo pravico sklepati pogodbe določene vrste v imenu celotne pravne osebe.

Kot dodatek k položaju o pečatih in žigih, in bolje - kot neodvisni klasifikator Priporočljivo je, da se razvije po odobritvi prvega vodje organizacije seznam dokumentov, ki jih je treba potrditi s pečatom organizacije ("glavni" ali glavni pečat). Ta seznam (klasifikator) običajno vključuje:

• akti o izvajanju pogodb (dostava in prevzem del; opravljanje storitev);
• pooblastila (splošna, posebna in enkratna, tako imenovana "računovodska" za prejem inventarnih predmetov);
• pogodbe (skoraj vse glavne vrste - delovna, odškodninska, najemna, delo itd. Izjema so lahko naročnikove pogodbe o opravljanju storitev širokemu krogu potrošnikov, ki se sklepajo v okviru predpisov za opravljanje določenih potrošnikov). storitve in so množične narave);
• naloge (tehnične);
• prijave za sodelovanje na natečajih in razpisih;
• potovalna potrdila;
• stopnje porabe goriva in goriv in maziv, ki jih odobri vodja organizacije;
• kartica vzorcev podpisov in odtisa pečata;
• vloge in peticije višjim organizacijam, pooblaščenim državnim organom in lokalnim samoupravam;
• garancijska pisma;
• nalogi (predvsem plačilni nalogi);
• predpisi o podružnicah in predstavništvih;
• predpisi o strukturnih delitvah;
• protokoli nesoglasij (med izvajanjem pogodb);
• ocene stroškov;
• potrdila o osebju (o kraju dela, plači, dohodku obrazec 2-NDFL);
• specifikacije izdelka;
• tarife za opravljene storitve;
• ustanovne listine, listine in njihove spremembe;
• urniki osebja.

Razvoj posebnega seznama (klasifikatorja) je pomemben v zvezi z ureditvijo uporabe vrst elektronskih podpisov v organizaciji, saj okrepljen kvalificiran podpis med drugim nadomešča odtis »glavnega« (glavnega) pečata.

Upoštevajte, da govorimo o certificiranju s pečatom vrst dokumentov, t.j. pečat je nameščen na dokumentu, ki ga ustvari pravna oseba. Toda o vprašanju, kdo od uradnikov ima pravico podpisati te vrste dokumentov, odloča prenos pooblastil. Fiksiran je v:

• statut organizacije: določa dejstvo, da ima organizacija pečat s podobo svojega imena in (ali) drugih podrobnosti, ki so posebej navedene;
• odredba o porazdelitvi pristojnosti (odgovornosti) med vodstvo (vodje) organizacije, v kateri na prvi stopnji pooblastilo za podpisovanje določenih dokumentov vzpostavi in ​​prenese prvi vodja organizacije in njegovi namestniki;
• uredba o sistemu prenosa pooblastil, ki podrobno obravnava in navaja vprašanja, ki so v pristojnosti vodje, njegovih namestnikov, glavnega računovodje in drugih »glavnih« strokovnjakov (npr. kdo je "glavni kontrolor", odgovoren za delo s pritožbami državljanov, za delo s strankami itd.) z navedbo vrst dokumentov o posameznem vprašanju, pravica do podpisa je prenesena na ustreznega namestnika ali zaposlenega;
• predpisi o strukturnih oddelkih, za katere velja prenos pooblastil za podpisovanje dokumentov na vodje teh oddelkov;
• predpisi o delovnih mestih, uradni delovni predpisi ali opisi delovnih mest, ki določajo tudi prenesene pravice do podpisovanja dokumentov;
• posebne predpise, navodila in druge tehnološke in druge dokumente. Vzpostavljajo postopke, vrste in vrste dokumentov, ki zagotavljajo posebne postopke, pravice do podpisovanja teh dokumentov in jih overjajo s pečati določene vrste; prav na tej ravni se izvaja posebna ureditev uporabe pečatov za posebne namene;
• pooblastila, ki potrjujejo (prenesejo na odvetnika) pravico do podpisa dokumentov (na primer po novem zveznem zakonu "o računovodstvu" št. 402-FZ lahko vodja prenese pravico do podpisa računovodskih (finančnih) izkazov na glavni računovodja organizacije).

Na primer, v uredbi o sistemu prenosa pooblastil in v opisu delovnega mesta namestnika glavnega računovodje za davčno poročanje je določena njegova pravica do podpisa potrdil o dohodkih zaposlenih v organizaciji (obrazec 2-NDFL). Zato bo ta dokument žigosan z "glavnim" pečatom organizacije, ki potrjuje podpis (pooblaščena pravica podpisa) namestnika glavnega računovodje.

Torej, pri analizi pravne veljave dokumenta, v primeru dvoma o njegovi verodostojnosti, pa tudi v primerih preverjanj in revizij, se najprej preveri pravica do podpisa dokumenta na podlagi organizacijskih in administrativnih dokumentov, ki zagotoviti sistem prenosa pooblastil in ne le pečat.

Rekviziti 25 "Odtis pečata". Trenutno se v ruskem pisarniškem delu uporabljata dve vrsti pečatov za potrditev pristnosti dokumentov in overitev kopij dokumentov v organizaciji:

· doma (žig oz blagovno znamko ) tesnilo,

· preprosta tesnila strukturnih pregrade (10).

Glavni pečat organizacije potrjuje podpise vodje, njegovih namestnikov, vodje finančne službe, glavnega računovodje, njegovega namestnika, pa tudi drugih uradnikov, ki so s pooblastilom ali ukazom vodje dobili ustrezna pooblastila. .

Pravica do upodobitve državnega grba Ruske federacije na pečatu organizacije je določena s čl. 4 Zveznega ustavnega zakona z dne 25. decembra 2000 št. 2-FZ "O državnem grbu Ruske federacije". Pravila za oblikovanje uradnega pečata so določena v GOST R 51511-2001. Pečati z reprodukcijo državnega grba Ruske federacije. Oblika, mere in tehnične zahteve (s spremembami št. 1 z dne 26. 12. 2002).

glavni element žig tisk je podoba dvoglavega orla. Uradni pečat potrjuje podpise predstojnika, njegovih namestnikov, vodje finančne službe, glavnega računovodje, njegovega namestnika ter drugih uradnikov, ki so prejeli ustrezna pooblastila.

Uradni pečati so nameščeni na dokumentih, ki zahtevajo posebno overitev: v zvezi s prejemom denarja ali materialnih vrednosti, na osebnih dokumentih, na garancijskih in pogodbenih dopisih.

Žig se uporablja tudi za overitev kopij številnih dokumentov, na primer: kopij predpisov, listin, poslanih vladnim organizacijam, kopij sodnih odločb in nekaterih drugih dokumentov. Obstaja seznam dokumentov, na katere je odtisnjen žig.

Uporabljajo ga nevladne organizacije blagovno znamko pečat, ki je izenačen z žigom. Emblem organizacije ali okrajšava njenega imena je postavljena na sredino pečata, polno ime organizacije in njena državna registrska številka (OGRN) pa sta navedena vzdolž oboda.

Lokacija odtisa glavnega pečata glede na naziv delovnega mesta in osebni podpis uradnika je opredeljena v Standardnih navodilih za papirologijo v zveznih izvršilnih organih (potrjenih z Odredbo Ministrstva za kulturo in množične komunikacije z dne Ruske federacije z dne 8. novembra 2005 št. 536 in registrirano s strani Ministrstva za pravosodje Ruske federacije 27. januarja 2006 št. 418). Odtis pečata mora biti dobro berljiv in vsebovati samo konec imena uradne osebe, ki je podpisala dokument. Žigosanje osebnega podpisa je nesprejemljivo (11).

Preprosta tesnila se uporabljajo za interno dokumentacijo zavoda, na podvojenih kopijah upravnih dokumentov, na potrdilih, prepustnicah, pri zapečatenju paketov, paketov. V ustanovi, organizaciji, podjetju je lahko več preprostih pečatov. V tem primeru sta na pečatu reproducirani dve imeni - organizacije in strukturne enote: "sekretariat", "urad", "vodenje zadev", "kadrovska služba", "sektor za protokol", "upravni oddelek" itd. Za razliko od uradnih pečatov, ki imajo okroglo obliko in standardne velikosti, so preprosti pečati lahko različnih velikosti in oblike - ne le okrogle, ampak tudi kvadratne, trikotne, ovalne itd.

Po naravi materialov, iz katerih so izdelana tesnila, jih delimo na gumo in kovino.

Za pritrditev oznak o prejemu, registraciji, prehodu in izvedbi dokumentov ter drugih referenčnih oznak je potrebno štampiljke iz mastike .

18.5. Oznake na dokumentih kot odraz stopenj

njihov prehod in izvedbo

Rekviziti 26 "Opis overjene kopije" uporablja za potrditev, da se kopija dokumenta ujema z izvirnikom. Oznaka je postavljena pod zahtevanim "Podpisom" z levega roba dokumenta. Rekviziti so sestavljeni iz potrditvenega napisa Prav(z veliko začetnico, brez narekovajev), naziv delovnega mesta osebe, ki je overila kopijo; osebni podpis, dešifriranje podpisa (inicialke, priimek), datum overitve.

Kopije dokumentov overi vodja organizacije ali od njega pooblaščeni uradniki (namestnik, vodja kadrovske službe, pisarniško delo itd.).

Vodja sektorja za protokol Osebni podpis L. I. Ivanov

Na kopiji odhodnega pisma, ki ostane v zadevah podjetja, ni mogoče navesti datuma njegovega potrdila, imena delovnega mesta osebe, ki je potrdila kopijo.

Pri pošiljanju kopije drugim organizacijam je overjena kopija overjena s pečatom organizacije. Pri pošiljanju dokumentov podrejenim organizacijam so njihove kopije overjene s pečatom oddelka (sektorja), kjer je originalni dokument shranjen. Na takih kopijah je na mestu, kjer je podpisan predstojnik, odtisnjen pečat uprave, urada, protokolarnega sektorja itd.

Rekviziti 27 « Opomba umetnika » označuje osebo, ki je ustvarila dokument. GOST R 6.30-2003 priporoča samo en način oblikovanja rekvizitov: začetnice in priimek izvajalca, njegovo telefonsko številko:

V.A. Petrov

Rekvizit je namenjen operativni telefonski komunikaciji z izvajalcem za pridobitev pojasnil in pojasnil o vprašanjih iz dokumenta. Poslovni bonton predpisuje nagovarjanje neznanega uradnika bodisi z imenom in patronimom bodisi s priimkom v kombinaciji z besedo "gospod" ali "gospa". Metoda registracije zahteva, ki jo predlaga GOST, izključuje možnost prve različice zdravljenja (začetnice ne vsebujejo potrebnih informacij). Druga možnost naslavljanja (samo po priimku) ni vedno priročna, še posebej, če se priimek izvajalca ne zavrne (Chernykh, Lominago, Shevchenko itd.). Zato je v rekvizitih dovoljeno namesto začetnic (12) navesti polno ime in patronimik izvajalca.

Oznaka o izvajalcu je postavljena na sprednji strani zadnjega lista dokumenta v spodnjem levem kotu. Telefon je označen s tremi skupinami številk brez pomišljajev med njimi.

V odgovornih pismih lahko navedete ne samo telefonsko številko, temveč tudi številko pisarne, če prejemnik pisma izrazi željo, da se osebno sreča z osebo, ki je pripravila dokument. V medkrajevnih črkah je koda mesta navedena v oklepaju pred telefonsko številko službe.

Rekviziti 28 "Opomba o izvedbi dokumenta in njegovi usmeritvi v zadevi" je pritrjen na izvršene dokumente, ki se odpišejo v datoteko za kasnejšo hrambo in uporabo za referenčne namene.

Ocena izvedbe se odpiše na prvi list dokumenta pod oznako umetnika. Zahtevek vsebuje naslednje podatke: navedbo datuma in številke dokumenta, ki dokazuje njegovo izvršitev, in če takega dokumenta ni, kratke podatke o izvršitvi ter besede V primeru št. navedba številke zadeve, v kateri bo dokument shranjen; podpis izvajalca in datum pritrditve znaka.

Rezultate izvedbe je mogoče oblikovati na naslednji način: "Odgovor je bil poslan, datum, št."; "Podan ustni odgovor"; "Upoštevano pri sestavi vloge"; »Težava rešena po telefonu« itd.

Zahtevek 29 "Opomba o prejemu dokumenta s strani organizacije" ročno ali s posebnim števcem v spodnjem desnem delu sprednje strani prvega lista vhodnih dokumentov. Na hrbtni strani lista je mogoče postaviti oznako.

Zahtevek je sestavljen iz imena organizacije (ali strukturne enote), kjer je bil dokument prejet; datum njegovega prejema in vhodno registrsko številko. Časovni žig prihoda lahko po potrebi vsebuje navedbo ur in minut. Ime organizacije je praviloma navedeno v skrajšani obliki.

03.01.2008 № 001

Zahtevek 30 "ID elektronske kopije dokumenta" je oznaka (glava), ki je nameščena na dnu vsake strani dokumenta in vsebuje ime datoteke na strojnem mediju, operatersko kodo, datum in druge iskalne podatke v organizaciji.

Običajno ime datoteke odraža njeno vsebino, vsebuje pa tudi informacije o imenih in datumih. Dolžino imena datoteke (število znakov) določajo značilnosti operacijskega računalniškega sistema.

Kontrolna vprašanja za samopregled:

1) Katere dokumente podpišejo vodja organizacije in / ali njegovi namestniki? V katerem primeru so vse kopije poslanih dokumentov podpisane?

2) V katerem primeru je podpisan samo prvi izvod poslanega dokumenta? Kakšna oznaka je zapisana v drugih izvodih dokumenta?

3) Povejte nam o pravilih oblikovanja rekvizitov "Signature".

4) Kakšen je postopek za podpis dokumenta, če ni uradnika, katerega podpis je pripravljen na osnutku dokumenta?

5) Kdaj sta na dokumentu potrebna dva ali več podpisov? Navedite primere dokumentov, ki so potrjeni z dvema podpisoma.

6) Ali je v izvirnem dokumentu dovoljeno uporabiti faksimilni podpis? Kateri regulativni dokumenti urejajo uporabo faksimila in elektronskih podpisov v dokumentih?

7) Kaj pomeni odobritev dokumenta? Poimenujte načine dogovora.

8) Kako je dokument usklajen, če obstaja več zunanjih instanc?

9) Ali je sprejemljivo zavrniti odobritev? Kako se izda zahtevan »vizum za odobritev dokumenta« v primerih nestrinjanja uradnika z vsebino dokumenta?

10) Kateri pečati se uporabljajo v ruskem pisarniškem delu za potrditev pristnosti dokumentov?

11) Povejte nam o pravilih oblikovanja rekvizitov »Odtis pečata«.

12) Kako se lahko izda zahtevana "oznaka o izvajalcu"? Motivirajte svoj odgovor.

Literatura

· Zvezni zakon z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu".

· Zvezni zakon z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ "O informacijah, informacijskih tehnologijah in zaščiti informacij".

· GOST R 51141-98. Pisarniško delo in arhiviranje. Pogoji in definicije. - M.: Gosstandart, 1998.

· GOST R 6.30-2003. Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo. - M.: Gosstandart, 2003.

Standardna navodila za pisarniško delo v zveznih izvršilnih organih, odobrena z odredbo Ministrstva za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije z dne 8. novembra 2005 št. 536 in registrirana na Ministrstvu za pravosodje Ruske federacije 27. januarja 2006 št. 418.

Basakov M.I. Pisarniško delo [Dokumentarna podpora vodenju]: Učbenik / M.I. Basakov, O.I. Zamytskov. - 5. izd., Rev. in dodatno - Rostov n/a: Phoenix, 2007. - 352 str.

Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. Sodobno pisarniško delo. - Sankt Peterburg: Peter, 2004. - 256 str.

Demin Yu.M. Pisarniško delo. Priprava servisne dokumentacije /Yu.M. Demin. - Sankt Peterburg: Peter, 2003. - 220 str.

Kryukova N.P. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti: Proc. dodatek. - M.: INFRA-M, 2008. - 268 str.

· Kuguševa T.V. Pisarniško delo: Proc. dodatek /T.V. Kugušev. - Rostov n/D .: Phoenix, 2007. - 256 str.

Novoselov V.I. Pravna veljavnost dokumenta //Sovjetski arhivi. 1971. št. 1. S. 57-63.

Pšenko A.V., Doronina L.A. Pisarniško delo: praktični vodnik. - M.: Yurayt-Izdat, 2004. - 182 str.

Razdorozhny A.A. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti: Proc. dodatek. - M.: INFRA-M, 2008. - 304 str.

Spivak V.A. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti (Pisarniško delo). - Sankt Peterburg: Peter, 2005. - 240 str.

Čukovenkov A.Yu., Yankovaya V.F. Pravila za sestavo dokumentov: Komentar GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo. - M.: Ed. "Prospekt", 2004. - 216 str.