پر کردن فرم های پیش گزارش جدید. نحوه پر کردن گزارش قبلی یک فرد پاسخگو

افراد پاسخگو با کمک گزارش پیش پرداخت مبالغ خرج شده را که قبلاً برای آنها صادر شده است تأیید می کنند.

صدور مبالغ پیش پرداخت فقط بر اساس دستور رئیس با ذکر لیست افراد پاسخگو، شرایط و اهداف صدور وجوه و همچنین اندازه آنها قابل انجام است. برای کارگران اعزامی، صدور وجه تحت گزارش می تواند بر اساس یا تایید رئیس انجام شود.

فرم پیش گزارش یک فرم یکپارچه دو طرفه به شماره AO-1 است و باید در یک نسخه هم توسط مسئول حسابداری و هم توسط مسئول حسابداری تکمیل شود.

تکمیل گزارش اولیه

اسنادی که هزینه های انجام شده توسط کارمند را تأیید می کند باید در پشت فرم در ستون های 1-6 ذکر شود که میزان هزینه های آنها را نشان می دهد. این اسناد باید مطابق با ترتیبی که در گزارش درج شده اند شماره گذاری شوند.

در ستون 1، شخص پاسخگو شماره سریال اختصاص داده شده به سند منبع را نشان می دهد.

در ستون های 2 و 3 به ترتیب تاریخ تنظیم سند دریافتی و شماره آن مشخص شده است.

ستون 4 نوع هزینه انجام شده را نشان می دهد (مثلاً هزینه های دفتر).

مقدار هزینه انجام شده در ستون 5 در صورتی که هزینه به روبل انجام شده باشد یا در ستون 6 اگر هزینه به ارز خارجی انجام شده باشد نشان داده شده است.

مجموع هزینه های شخص حسابدار در ردیف "کل" در ستون 5 یا 6 درج شده است.

2) حسابدار

پیش گزارش پر شده توسط کارمند همراه با اسناد پشتیبان به بخش حسابداری ارسال می شود. هنگام پذیرش فرم شماره AO-1 از یک شخص حسابدار، حسابدار برای تأیید سند برای تأیید، شماره و تاریخ آن، مبلغ کل هزینه ها و تعداد اسناد پیوست تأیید کننده هزینه های انجام شده را امضا می کند. در پایان رسید تاریخ ارائه گزارش قید شده و پس از آن فیش حسابدار به حسابدار منتقل می شود.

حسابدار پس از بررسی صحت اسناد و مدارک و مصرف وجوه، ستون های 7-8 پشت فرم را با ذکر میزان هزینه های پذیرفته شده برای حسابداری و ستون 9 را با ذکر تعداد حساب های حسابداری که برای حسابداری بدهکار شده است پر می کند. مقدار هزینه ها

در مرحله بعد، حسابدار قسمت جلوی فرم AO-1 را پر می کند و نشان می دهد: موجودی (مصرف بیش از حد) پیش پرداخت قبلی، میزان پیش پرداخت دریافتی از صندوق نقدی سازمان، میزان وجوه صرف شده، موجودی. یا بیش از حد هزینه کردن مبالغ پیش پرداخت، سوابق حسابداری عملیات حسابداری برای هزینه های انجام شده.

اطلاعات مربوط به پر کردن جدول ورودی های حسابداری از داده های ستون 9 سمت عقب پیش گزارش تشکیل می شود.

پس از بررسی صحت محاسبات حسابی، کاغذبازی و صرف وجوه برای هدف مورد نظر، سند برای تایید به رئیس سازمان ارسال می شود.

پس از تایید سند، حسابداری وجوه ذی ربط را حذف و تسویه حساب نهایی را با حسابدار انجام می دهد.

در صورت عدم استفاده کامل از پیش پرداخت، موجودی توسط شخص ذی حساب به صندوق سازمان تحویل داده می شود.

یک سند حسابداری که هزینه وجوه صادر شده برای یک کارمند را از قبل تأیید می کند به عنوان گزارش پیش ثبت شده است - فرمی متشکل از دو طرف: جلو و عقب.

فرم فرم توسط شخص پاسخگو پر می شود و اسنادی که هزینه ها را تأیید می کند به گزارش پیوست می کند.

حسابدار با دریافت مجموعه ای از اسناد ، آنها را بررسی می کند و آنها را در فرم پیش گزارش در مکان های تعیین شده برای پر کردن توسط حسابداران ثابت می کند.

گزارش باید توسط رئیس امضا شود، مبالغ حساب شده را حذف کنید

متعاقباً، گزارش در آلبومی از فرم‌های یکپارچه قرار می‌گیرد، با در نظر گرفتن تراکنش‌های نقدی به یک فرم واحد شماره AO-1.

در صورت برنامه ریزی هزینه های مهمان نوازی یا تجاری، وجوه پیش پرداخت برای کارکنان شرکت صادر می شود.

برای صدور مقدار معینی وجه، دستوری از طرف رئیس در مورد اشخاص ذی‌حساب لازم است که فهرستی از افراد و دلایل صدور را نشان دهد.

شخص پاسخگو کارکنانی هستند که طبق گزارش مشمول دریافت مبلغی برای هزینه های آتی هستند.

شرایط خاصی وجود دارد که در آن شخص موظف است گزارشی از وجوه هزینه شده تهیه کند.

تدوين گزارش پيشرفته، نمونه

ما با استفاده از مثال فرستادن کارمند به یک سفر کاری یک گزارش پیشاپیش می نویسیم.

بخش حسابداری و بخش پرسنل اسناد لازم برای یک سفر کاری را جمع آوری و تنظیم می کند:

1. تایید اعزام کارمند به سفر کاری،
2. واگذاری خدمات
3. توصیه می شود در صورت تایید در خط مشی حسابداری سازمان، توافق نامه مسئولیت با یک فرد پاسخگو تنظیم شود.

با ارائه سفارش و در صورت وجود ضمانت نامه نقدی حساب، وجوهی از صندوق به حسابدار تعلق می گیرد. برای هزینه های خاص، کارمند باید مدارک پشتیبانی را نگه دارد.

پس از بازگشت کارمند از یک سفر کاری، باید در همان روز یک گزارش قبلی تهیه و به بخش حسابداری ارائه کند.

حسابدار پس از بررسی گزارش، آن را به یک برنامه خاص تبدیل می کند و آن را می نویسد، اعتبار ضایعات را تأیید می کند.

اگر مبلغی خرج نشده باشد، کارمند موجودی را به صندوقدار می پردازد، یا در غیر این صورت ممکن است وجوه بیش از حد خرج شود، پس از آن بازپرداخت به شخص پاسخگو انجام می شود.

همچنین بخوانید درخواست وقفه پرستاری

در صورت وجود کمبود از آخرین گزارش پیش پرداخت کارمند، پیش پرداخت بعدی برای صدور ممنوع است.

کارمند حق انتقال پیش پرداخت را به شخص دیگری ندارد

کلیه اسناد باید مطابق با الزامات تعیین شده توسط قانون (قانون فدرال "در مورد حسابداری") اجرا شود تا از ادعاهای مقامات مالیاتی و جریمه های بعدی جلوگیری شود.

فرم های گزارش پیشرفته فقط طبق فرم یکپارچه شماره AO-1 پر می شود، آنها را می توان از منابع رسمی در اینترنت بارگیری کرد.

دستورالعمل تکمیل پیش گزارش، نمونه

روش های مختلفی برای پر کردن وجود دارد: استفاده از برنامه های حسابداری خاص یا یک فایل الکترونیکی با فرمت (اکسل) که از اینترنت قابل دانلود است. یک قسمت توسط یک فرد حسابدار و دیگری توسط یک حسابدار تنظیم می شود.

در صفحه اول فرم گزارش، کارمند باید جزئیات مورد نیاز را ذکر کند:

• نام شرکت،
• تاریخ گزارش،
• موقعیت و حروف اول

اهدافی که وجوه برای آن صادر شده است در ستون به منظور پیش پرداخت مشخص شده است.

سمت عقب کل لیست اسناد پشتیبان را نشان می دهد. ستون های مورد نیاز برای پر کردن از 1 تا 6 می باشد.

دنباله تعیین لیست به ترتیب انجام می شود، از جمله در خود گزارش، با ذکر اسناد.

ارسال در پیش گزارش: میزان هزینه برای هر عملیات، بدهی حساب، حساب های فرعی به ترتیب نشان داده شده است.

پس از تعیین تمام مبالغ، فرم امضا و رمزگشایی می شود. در سمت جلو، مبالغ در ستون "صرف شده" وارد می شود، آنهایی که در سمت قبلی در ستون "کل" نشان داده شده است.

پس از دریافت سند بررسی پیش گزارش، حسابدار باید رسیدی را تنظیم و به حسابدار بدهد.

همچنین بخوانید اطلاع از بازرسی مالیاتی در مورد عدم وجود دلیل برای ارائه اظهارنامه مالیاتی طبق سازمان ملل متحد

حسابدار ارسال ها و مبالغ پذیرفته شده، شماره حساب هایی که بدهی هزینه ها برای آنها نگهداری می شود را بررسی می کند و آنها را در پشت فرم نشان می دهد.

اگر مازاد یا موجودی، از پیش پرداخت های دریافتی قبلی یا جاری و برای عملیات حسابداری آنها شناسایی شده باشد، حسابدار علامت هایی را در صفحه اول فرم گزارش قرار می دهد.

در صورت صرف وجوه برای نیازهای خانوار توصیه می شود پیش گزارش جداگانه تکمیل شود

اسناد به زبان خارجی باید مطابق با مقررات حسابداری و گزارش مالی در فدراسیون روسیه به روسی ترجمه شوند.

پس از انجام کلیه تشریفات و بررسی های لازم از سوی حسابدار، گزارش پیش پرداخت جهت تایید به رئیس سازمان ارائه می شود.

رئیس موقعیت را در جلوی فرم تعیین می کند، امضایی را با رونوشت و تاریخ تأیید می گذارد. فقط پس از آن گزارش برای حسابداری پذیرفته می شود.

عدم رعایت مهلت های ارسال پیش گزارش

در صورت عدم ارائه به موقع گزارش، تخلف از انضباط نقدی محرز می شود.

برای در نظر گرفتن موارد احتمالی عدم رعایت مهلت های ارسال گزارش قبلی، می توانید از ماده 15.1 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه کمک بگیرید.

لازم به ذکر است که مسئولیت گزارش اولیه محرز نیست، اما تخلف ثبت می شود. بنابراین، سازمان ممکن است انتظار جریمه از مقامات مالیاتی نداشته باشد.

کنترل وجوه تخصیص یافته برای هزینه ها وظیفه ای برای سازمان است، زیرا این یک کنترل صرفاً داخلی مدیریت است.

در صورت عدم بازگشت مبلغ توسط شخص حسابدار، سازمان حق دارد آنها را از حقوق کارمند حذف کند، فقط محدودیت هایی در میزان کسر وجود دارد (ماده 137 قانون کار فدراسیون روسیه). اگر کارمند با اقدامات کارفرما موافق نباشد، وضعیت از طریق دادگاه حل می شود.

از آنجایی که مدیر مسئول کلیه وجوه صندوق است، بدهی عدم استرداد وجوه حساب شده ممکن است به کارمند منتسب نباشد، بلکه به مدیر مربوط باشد. و سپس حسابدار ضرر می کند: با پیش پرداختی که مدیر گزارشی برای آن ارائه نکرده است چه باید کرد؟

گزارشات اولیه - متعلق به دسته اسناد حسابداری اولیه است که در حسابداری برای محاسبه هزینه های مالی متحمل شده توسط کارمند یک شرکت در طول یک سفر کاری استفاده می شود. همچنین این سند در صورت صرف منابع مادی شرکت توسط پرسنل استخدامی مورد استفاده قرار می گیرد. در این مقاله، ما پیشنهاد می کنیم قوانین تکمیل یک گزارش اولیه را در نظر بگیریم.

هدف سند

فرم مورد نظر دارای فرم یکپارچه شماره "АО-1" است.لازم به ذکر است که اشخاص حقوقی حق قانونی استفاده از فرم های توسعه یافته مستقل را دارند. با این حال، استفاده از کاغذ، با در نظر گرفتن فرم یکپارچه، ارجحیت بیشتری دارد. وظیفه مدیریت سازمان ایجاد دستوری حاوی اطلاعات مقاماتی است که حق دریافت منابع مالی پاسخگو را دارند. تا سال 2018، چنین اختیاراتی فقط می توانست به آن دسته از کارمندان شرکتی که قراردادهای کار با آنها منعقد شده است، واگذار شود.

امروزه صدور وجوه حسابداری برای اشخاصی که قرارداد قانون مدنی با آنها منعقد شده است مجاز است.

لازم به ذکر است در محتوای سفارش باید هدف از مصرف وجوه دریافتی، حداکثر مبلغ و مدت زمان مشخص مشخص شود. در صورتی که کارمند شرکت به یک سفر کاری ارجاع شود، صدور منابع مادی مطابق دستور سفر کاری یا بر اساس برگه سفر کاری انجام می شود.

کارمندی که برای پوشش هزینه های کل سفر کاری وجه دریافت کرده است باید به بخش حسابداری گزارش دهد. مهلت ارسال پیش گزارش سه روز پس از انقضای مدت تعیین شده در صفحات سفارش از سوی مدیریت شرکت است. این سند یکی از توجیهات مصلحت هزینه کردن منابع مالی شرکت است که به معنای لزوم ضمیمه اسناد تایید کننده هدفمندی استفاده از وجوه حسابدار است.

نکات ظریف و ظریف

به منظور تأیید امکان استفاده از مبالغ حساب شده، کارمند باید گزارش های قبلی را تکمیل کند. چنین سندی از هر دو طرف پر می شود و پس از آن برای تأیید به بخش حسابداری ارسال می شود. گزارش تایید شده برای تایید به مدیریت سازمان ارسال می شود.طبق پیش نویس قانون فعلی، این سند اولیه حسابداری در یک نسخه تکمیل می شود.

لازم به ذکر است که شماره پیش گزارش در OKUD (طبقه بندی اسناد مدیریت تمام روسیه) در سال 2015 تغییر کرد. قبلاً این فرم دارای شماره "0504049" بود. در 30 مارس 2015، وزارت دارایی فدراسیون روسیه دستور شماره پنجاه و دو را صادر کرد و شماره جدیدی را به این فرم اختصاص داد. تا امروز، شماره گزارش اولیه OKUD "0504505" است. در زیر می‌توانید ببینید که فرم گزارش پیش‌پرداخت طبق OKUD 0504505 چگونه است. این سند دارای یک قسمت پاره‌کننده است که باید پس از حسابرسی حسابداری به یکی از کارکنان شرکت منتقل شود.

روش تدوین فرم AO-1

طبق قانون فعلی، هر شرکت حق کامل دارد که به طور مستقل سند مورد نظر را تنظیم کند. با این حال، مقررات روشنی وجود دارد که جزئیات اجباری را که باید در چنین مقالاتی وجود داشته باشد، ارائه می کند. این لوازم شامل:

• شماره ثبت و تاریخ تدوین؛
• نام شرکت؛
• میزان وجوه دریافتی و هزینه شده؛
• لیست پیوست های سند اصلی

گزارش گیری از قبل به صورت دست نویس یا تایپی (روی رایانه) تکمیل می شود. یکی از ضوابط مهم تصدیق سند با امضای مقام رسمی با اختیارات لازم است. در مورد نسخه الکترونیکی سند، امضای دیجیتالی سر مورد نیاز است. این نوع تهیه اسناد اولیه فقط در صورت استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت مجاز است.

هنگام تصمیم گیری در مورد صدور مبلغ حسابداری به یک کارمند شرکت، مدیر باید دستور مناسب را صادر کند. یکی از مراحل مهم گزارش نویسی بررسی خط "تکالیف پیش پرداخت" است.. این خط باید دقیقاً با عبارت در ترتیب مدیریت شرکت مطابقت داشته باشد.

در زیر یک گزارش اولیه، پر کردن نمونه است.

ارسال در حسابداری

در دفتر حسابداری هزینه هایی که توسط یکی از کارکنان شرکت در طول یک سفر کاری انجام شده است، از حساب های تسویه حساب با کارکنان، حساب های هزینه و سایر اسناد استفاده می شود. در صورتی که مبلغ به صورت نقدی صادر می شود، لازم است این نکته را ذکر کنید: “Dt sch.71 Kt sch.50”. چنین علائمی بر اساس یک رسید نقدی به درستی تنظیم شده است.

در صورتی که وجوه به کارت بانکی یکی از کارکنان شرکت واریز شود، یادداشت زیر در دفتر حسابداری ذکر می شود: "Dt sch.71 Kt sch.51". برای انجام چنین عملیاتی، یک حسابدار باید دستور پرداخت یک موسسه مالی را پر کند. پس از بازگشت کارمند از یک سفر کاری، این مسئولیت اوست که یک گزارش پیش از اجرای صحیح را به بخش حسابداری ارائه دهد.

بر اساس این برگه و پیوست های مربوطه، موارد زیر در دفتر حسابداری ثبت می شود:

1. "Dt sch.10 Kt sch.71"- در شرایطی که مبلغ حساب شده برای دستیابی به موجودی ها هزینه شده است.
2. "Dt sch.41 Kt sch.71"- در صورت دستیابی به اقلام موجودی.
3. "Dt sch.20, 23, 25.26 Kt sch.71"- در مورد هزینه های مربوط به نیازهای بخش های ساختاری شرکت.
4. "Dt sch.44 Kt sch.71"- در شرایطی که هزینه ها توسط یک شرکت تجاری انجام شده است.

در شرایطی که کارمند یک شرکت دارای وجوه مصرف نشده است، باید آنها را به مدیریت شرکت منتقل کند. هنگام بازگشت به صندوق، کد نشان داده شده است: "Dt sch.50 Kt sch.71". در صورت انتقال معکوس از کارت بانکی به حساب بانکی شرکت، کد ثابت می شود: "Dt sch.51 Kt sch.71". در صورتی که مبلغ حساب شده برای انجام برخی عملیات کافی نباشد، شرکت هزینه های مالی را به کارمند جبران می کند. در صورت پرداخت از طریق صندوق، کد "Dt sch.71 Kt sch.50" و با حواله بانکی "Dt sch.71 Kt sch.51" درج شده است.

در برخی موارد، کارمند نمی تواند مدارک لازم مبنی بر مصلحت هزینه ها را ارائه دهد. چنین وضعیتی ممکن است زمانی ایجاد شود که اسناد از بین برود یا رسیدها به دلیل هزینه های مربوط به نیازهای شخصی ارائه نشود. در این مورد از کد شماره 94 استفاده می شود که در کتاب حسابداری علامت “Dt sch. 71» که نشان دهنده کمبود بودجه است. همچنین مبلغ کسری طبق کد پستی "Dt sch.70 Kt sch.94" از حقوق کارمند کسر می شود.

اصطلاحات استفاده شده:

1. Dt (بدهی)- عمل انتقال وجوه.
2. ct (وام)- عمل بازگشت کامل یا جزئی مبلغ حساب شده.
3. اواسط- بررسی.

اسناد پشتیبانی

در طول رسیدگی به هزینه های مربوط به سفر کاری، حسابدار باید بر اساس مصوبه شماره 749 مورخ 22 مهرماه 1387 باشد. این سند می گوید که کارمندی که به یک سفر کاری می رود باید گواهی سفر دریافت کند. لازم به ذکر است در رابطه با فرم گواهینامه آیین نامه ای وجود دارد. باید شرایط سفر کاری را مشخص کند و همچنین توسط مدیریت شرکت امضا و مهر شده باشد.

میزان هزینه ها با توجه به چک، بلیط و رسید ارائه شده به حسابداری در نظر گرفته می شود.داده هایی که اسناد را تأیید می کنند، بخشی جدایی ناپذیر از گزارش اولیه هستند. پس از بازگشت از سفر کاری، کارمند باید گواهی صادر شده را تحویل دهد. پس از آن، گزارشات برای ارائه به مدیریت برای تایید آماده می شود. به منظور کاهش خطر مطالبات از مقامات مالیاتی، باید با افزایش مسئولیت به پر کردن مدارک نزدیک شود. در صورت تکمیل نادرست گزارش، حسابدار حق دارد از پذیرش اسناد خودداری کند.

وظیفه کارمند جمع آوری کلیه وجوه نقد و رسیدهای فروش و همچنین سایر اشکال گزارش دهی دقیق است. تمامی مدارک فوق به یک برگه کاغذ A4 پیوست شده است.چنین اقداماتی خطر از دست دادن ضمیمه های مهم گزارش اولیه را کاهش می دهد. برخی از حسابداران توصیه می کنند که کارمندان از هر سند یک فتوکپی تهیه کنند تا خطر از بین رفتن سوابق به دلیل محو شدن جوهر کاهش یابد. چنین ضمیمه های گزارش به شرکت اجازه می دهد تا مصلحت هزینه های مالی را در طول یک سفر کاری در طول دوره حسابرسی توسط مقامات مالیاتی اثبات کند.

ظرافت های پر کردن گزارش

با توجه به این سوال که چگونه می توان به درستی گزارش اولیه را صادر کرد، باید به برخی از ظرافت های مرتبط با روند اعزام کارمند به یک سفر کاری به خارج از فدراسیون روسیه اشاره کرد. در این صورت نیازی به صدور گواهی سفر نیست، زیرا تمام تاریخ های لازم در صفحات گذرنامه خارجی ثبت شده است.

پس از انتخاب یک مقام رسمی برای یک سفر کاری خارجی، وظیفه مدیریت شرکت تهیه دستور لازم است که هدف از سفر کاری، سمت، نام خانوادگی و حروف اول کارمند و همچنین مقصد را ثبت می کند. خود تنظیم هزینه های روزانه مجاز است. طبق آمار، هزینه های روزانه بیش از مبلغ مشمول مالیات بر درآمد شخصی نیست. هزینه پرواز تا مقصد را شرکت پرداخت می کند. وظیفه یک مقام اعزامی به سفر کاری تهیه اسناد تأیید کننده هزینه های اقامت، پرواز، پرداخت هزینه های دولتی و خدمات ترجمه است.

قوانین پر کردن یک گزارش قبلی

بنابراین، بیایید به نمونه ای از پر کردن گزارش قبلی در یک سفر کاری نگاه کنیم. در برگه اصلی فرم، باید نام شرکت و بخشی را که کار کارمندی که از سفر کاری برگشته در آنجا انجام می شود را مشخص کنید. در ادامه، موقعیت، هدف سفر، شماره ثبت فرم و تاریخ پر کردن مدارک ذکر شده است.

بخش جدولی منعکس کننده اطلاعات مربوط به منابع مالی است که برای مقام رسمی صادر شده است. همچنین میزان پیش پرداخت دریافتی و هزینه های مالی انجام شده در طول سفر کاری را ثبت می کند. در مرحله بعد ، جمع بندی انجام می شود ، جایی که مشخص می شود آیا وجوه مصرف نشده باقی مانده است یا خیر. در سمت عقب سند مورد نظر، خلاصه ای از اطلاعات در مورد اسناد اولیه ارائه شده است که واقعیت هدفمندی هزینه های موجود را تأیید می کند. این نوع اسناد شامل فیش های فروش و نقدی، قبض ها، قبض ها و فاکتورها می باشد. توجه به این نکته ضروری است که داده ها باید به ترتیب زمانی منظم و ثبت شوند.پس از سازماندهی اطلاعات، آنها به سند اصلی پیوست می شوند.

پس از پر کردن کلیه اوراق لازم، گزارش تکمیل شده برای بررسی مناسب بودن هزینه به حسابداری منتقل می شود. صحت پر کردن مدارک نیز در نظر گرفته شده است. پس از حسابرسی، حسابدار صورتحساب هایی را که ضمیمه گزارش هزینه شده است را اصلاح می کند. پس از آن اسناد توسط شخص ذی حساب امضا می شود و سپس برای تایید به مدیریت شرکت ارائه می شود.

در صورتی که فردی که از سفر کاری بازگشته است دارای وجوه مصرف نشده باشد، لازم است مابقی مبلغ را به صندوق یا حسابداری عودت دهد. در صورت افزایش هزینه، شرکت باید خسارت کارمند را جبران کند. در شرایطی که یک کارمند بابت پیش پرداختی که قبلا صادر شده است معوق است، هزینه های شخصی جبران نمی شود. فرآیند پر کردن چنین فرم هایی بسیار ساده است، اما لازم است تفاوت های ظریف مختلف را در نظر بگیرید.

برای جلوگیری از اشتباه در تهیه سند، باید با یک حسابدار مشورت کنید.

گزارش قبلی توسط شخصی که از یک سفر کاری وارد شده است و نماینده بخش حسابداری پر می شود.وظیفه بازرس تجزیه و تحلیل صحت اطلاعات ارائه شده است. علاوه بر این، باید یک رسید حسابداری برای کارمند صادر شود که تأیید کننده این واقعیت است که گزارش ثبت شده است. رسید قسمت پاره شده فرم است که کد ثبت نام، تاریخ نگارش گزارش، نام خانوادگی و حروف اول مقام مسئول دریافت کننده وجوه حساب شده را نشان می دهد. علاوه بر این، میزان هزینه های مالی حساب شده و تعداد سرمایه گذاری های اضافی در گزارش نشان داده شده است.

در صورت نادرست بودن گزارش، بخش حسابداری این حق را برای خود محفوظ می دارد که از پذیرش اسناد خودداری کند. در این شرایط، مقام مسئول بدهکار بنگاه می شود. در صورت امتناع از بازپرداخت بدهی، مدیریت سازمان حق کامل دارد که طبق ماده یکصد و سی و هفت قانون کار فدراسیون روسیه، وجوه لازم را از حقوق کارمند خودداری کند. لازم به ذکر است که کسر وجوه با رضایت کارمند انجام می شود. این واقعیت باید مستند باشد. در صورت امتناع کارمند از پرداخت مبلغ هزینه ها، تعارض ایجاد شده در دادگاه حل می شود.

در تماس با

اغلب یک شرکت مجبور است هزینه های خود را از طریق نقدینگی انجام دهد که به طور دقیق برای مقامات خاصی صادر می شود. در موعد مقرر، آنها باید فرمی مانند پیش گزارش را ارائه دهند که مدارک پشتیبان هزینه هایی که انجام داده اند به آن پیوست می شود. مورد دوم باید در هنگام صدور پول در برنامه ذکر شود. نحوه پر کردن یک گزارش اولیه در قالب AO-1 را در نظر بگیرید.

در ابتدای هر سال، مطلوب است که شرکت برای افراد پاسخگو، یعنی افرادی که مجاز به دریافت وجوه برای هزینه های تولید هستند، دستور صادر کند. همچنین اهداف و مدت زمانی که در طی آن هزینه انجام می شود را مشخص می کند.

پول می تواند بر اساس کارمندان شرکت و افرادی که از خارج تحت قراردادهای مدنی جذب شده اند صادر شود. امکان انتقال آنها به کارت حسابدار وجود دارد.

توجه کن!الزام به تهیه گزارش قبلی توسط روش انجام عملیات صندوقدار تعیین می شود. این را نمی توان فقط برای کارآفرینانی که حسابداری را به شکل ساده شده نگه می دارند، جمع آوری کرد.

این قانون هنجاری به شدت فهرستی از دستورالعمل ها را برای صدور وجوه به حساب تعریف می کند. اینها شامل خرید سوخت، لوازم التحریر، هزینه های خانه و تفریح ​​و غیره است. برای برخی از معاملات فقط سفارش غیر نقدی ارائه می شود. همچنین محدودیتی برای تسویه نقدی بین شرکت ها تحت یک قرارداد وجود دارد که 100 هزار روبل است.

فرم گزارش اولیه توسط کمیته آمار دولتی ایجاد می شود. شرکت ها حق دارند شکل خود را بر اساس آن مطابق با ویژگی های فعالیت اقتصادی توسعه دهند.

کارمندی که در یک گزارش فرعی پول دریافت کرده است می تواند آن را به تنهایی پر کند یا آن را به حسابدار مسئول منتقل کند که به طور خودکار فرم AO-1 را با استفاده از اسناد اصلی پشتیبانی تهیه می کند.

بر اساس فرم تایید شده، کارمند شرکت باید پول خرج نشده را برگرداند. برای انجام این کار، درخواست دهید.

مهم!پس از بازگشت از فرد اعزام شده، باید مبلغ هزینه شده را ظرف 3 روز کاری پس از بازگشت از آن گزارش دهید.

پر کردن نمونه گزارش از قبل

گزارش پیشبرد در قالب AO-1 - سمت جلو

بیایید نگاهی دقیق‌تر به نحوه پر کردن گزارش اولیه بیندازیم.

در بالای فرم نام شرکت و کد آن مطابق دایرکتوری OKPO درج شده است.

در پایین سمت چپ، بعد از نام سند، باید شماره سریال و تاریخ تدوین آن را بنویسید. قسمت سمت راست که بعد از عبارت تایید می کنم شروع می شود توسط رئیس شرکت پر می شود. در آنجا او مبلغ کل گزارش را با کلمات نشان می دهد، موقعیت، امضا، تاریخ تصویب را قرار می دهد.

مهم!لازم به یادآوری است که طبق اسناد نظارتی، در صورتی که به طور کامل از پیش پرداخت قبلی گزارشی ارائه نکرده باشد، نمی توان حسابی به او داد. برخی از بازرسان مالیاتی در حین بازرسی جریمه ای برای این کار تعیین می کنند.

پس از آن فرم به دو جدول تقسیم می شود که توسط حسابدار پر می شود. در سمت چپ، حرکت وجوه ثبت می شود - مانده یا بیش از حد، مبلغ دریافتی، مبلغ صرف شده، مانده نهایی.

در جدول سمت راست، حسابدار مطابقت حساب ها و مبالغ مربوط به آنها را نشان می دهد.

در زیر، کارمند نشان می دهد که چند سند ارائه می دهد و چند برگه را اشغال می کند.

پس از تأیید، حسابدار مبلغ آن را با کلمات و اعداد مشخص می کند و آن را امضا می کند. این سند نیز توسط حسابدار اصلی تأیید شده است.

اگر کارمند موجودی یا بیش از حد خرج کرده باشد، باید شماره و تاریخ سند نقدی و مبلغ معامله را ذکر کنید.

همچنین پر کردن قسمت پاره شدن پیش گزارش برای ثبت آن در مجله ضروری است.

گزارش پیشبرد در قالب AO-1 - سمت معکوس

این سمت جدولی است که شخص حسابدار اطلاعات مدارک ارائه شده را در آن وارد می کند. هر یک از آنها باید با یک خط مطابقت داشته باشد.

ستون 1 شامل شماره خط است. در ستون 2 و 3، تاریخ و شماره سند پشتیبان، در ستون 4 - نام آن ثبت شده است.

در ستون 5، کارمند مبلغ سند را به روبل، یا در ستون 6 - به ارز خارجی قرار می دهد.

تمام ستون های خالی باید خط کشیده شوند. در انتهای جدول در خط "کل" مبلغ کل ثبت می شود. پس از پر کردن، شخص پاسخگو صحت داده های مشخص شده را با امضای خود تأیید می کند.

پس از بررسی صحت داده ها و اعتبار هزینه ها، حسابدار ستون های 7 و 8 را پر می کند و در آنجا مبلغ واقعی در نظر گرفته شده را درج می کند و در ستون 9 حساب مربوطه را نشان می دهد. در آینده، داده های تعمیم یافته از این ستون ها به سمت جلوی سند منتقل می شود.

تفاوت های ظریف

تحت این گزارش، می توانید مبالغی بیش از 100 هزار روبل صادر کنید - این محدودیت برای تسویه حساب با کارمندان اعمال نمی شود. اما مبلغ برای هیچ یک از مدارک ارسالی نباید از این حد بیشتر شود.

اگر کارمندی به یک سفر کاری به خارج از کشور رفت، می توانید مبالغ ارزی را به او بدهید. شرکت او به طور مستقل در بانک مبادله می کند. در این حالت، این مبلغ با نرخ ارزی که در تاریخ صدور تعیین شده است، نشان داده می شود.

از سال 1394 اجازه گزارش به پیمانکاران داده شد. همچنین موظف است پس از صرف وجوه، پیش گزارش خود را ارائه دهد. اما در این مورد ستون "شماره پرسنل" پر نمی شود و در ستون "مقام" "پیمانکار" مشخص می شود.

مبلغ حساب شده را می توان به کارمند در کارت منتقل کرد. برای انجام این کار، او باید درخواست ارسال کند و جزئیات عملیات (تاریخ و شماره دستور پرداخت) در ستون "پیش پرداخت دریافت شده" مشخص شده است.

چرا به گزارش قبلی نیاز دارید؟

پیش‌گزارش پیش‌نیاز روند صدور پول است. کارمند باید هزینه های انجام شده از این طریق را گزارش کند.

این سند به گزارش اجباری موسسه اشاره دارد و بنابراین باید پر شود. هدف اصلی آن کنترل کامل بر مخارج مالی در یک سازمان بودجه است. با کمک چنین سندی می توانید نه تنها حرکت وجوه مصرفی صادر شده برای رفع نیازهای موسسه را بررسی کنید، بلکه هزینه های انجام شده را نیز بنویسید.

ضرب الاجل

در سال مالی جاری مهلت ارائه پیش گزارش توسط شخص ذی حساب و همچنین نحوه تکمیل آن به همین صورت باقی ماند.

مفاد بند 6.3.

دستورالعمل پر کردن گزارش اولیه

دستورالعمل های بانک مرکزی فدراسیون روسیه در تاریخ 11 مارس 2014 به شماره 3210-U به طور قانونی مهلت های ارسال گزارش قبلی توسط یک شخص پاسخگو را تعیین می کند. باید ظرف 3 روز پس از بازگشت کارمند به کار تنظیم و به حسابداری ارائه شود.

قوانین عمومی

هیچ فرم رسمی واحد و قانونی وجود ندارد. یک حسابدار می‌تواند گزارش‌های قبلی را به شکل یکپارچه شماره AO-1 حفظ کند یا به طور مستقل با صدور دستور مناسب، قالبی را توسعه دهد.

اسناد را می توان به دو صورت کاغذی و الکترونیکی نگهداری کرد. اگر پر کردن مؤسسه به صورت الکترونیکی ارائه شود، JSC توسط هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند پاسخگو با امضای الکترونیکی امضا می شود.

تعدادی از قوانین پر کردن عمومی پذیرفته شده وجود دارد (قطعنامه کمیته آمار دولتی شماره 55 مورخ 08/01/2001):

1. گزارش در یک دوره سه روزه از انقضای دوره ای که وجوه حسابرسی صادر شده است (باید طبق دستور یا دستورالعمل تعیین شود)، بازگشت کارمند از سفر کاری یا خروج کارمند پس از مرخصی استعلاجی ایجاد می شود، مشروط بر اینکه روز مشخص شده بازگشت گزارش مربوط به زمان ناتوانی برای کار است.
2. در صورت تخطی از مدت استرداد وجه پیش پرداخت، کارفرما می تواند تحریم هایی از جمله موارد مادی را برای کارمند اعمال کند.
3. حسابدار کمک کاملی به فرد پاسخگو در پرکردن می کند.
4. سندی که مطابق با کلیه قوانین تکمیل و اجرا می شود توسط رئیس سازمان امضا می شود.
5. اسناد اولیه تأیید هزینه های انجام شده (چک، بلیط، صورتحساب، صورتحساب) به گزارش پیوست شده است.

فرم گزارش طبق فرم یکپارچه شماره AO-1

روال تالیف

شما باید اطلاعاتی را ارائه دهید:

• اطلاعات مربوط به موسسه، شماره و تاریخ سند در حال تنظیم؛
• در مورد کارمندی که پیش پرداخت را دریافت کرده است.
• مقدار وجوه صادر شده و هدف مورد نظر آنها؛
• هزینه های واقعی (همه اسناد اولیه پشتیبان پیوست شده است).

قسمت جلویی همچنین حاوی داده هایی در مورد حرکت و حذف پیش پرداخت و حساب های تحلیلی است که منعکس کننده حسابداری وجوه در سازمان است. کلیه اطلاعات تکمیل شده با امضای حسابدار مسئولی که پول را صادر کرده و استرداد مبالغ حساب شده تحت گزارش پیش پرداخت را پذیرفته است و همچنین حسابدار ارشد و شخصی که مبلغ مورد نیاز گزارش را دریافت کرده است تأیید می شود.

حسابدار یک رسید پارگی را پر می کند که تأیید صحت اسناد اولیه را تأیید می کند. پس از ثبت و تفکیک نزد مسئول می ماند.

در طرف مقابل، کارمند یک تفکیک دقیق از هزینه های گزارش را وارد می کند و مسئول حسابداری مبلغ مورد نظر و حسابی را که هزینه ها از طریق آن ارسال می شود را نشان می دهد.

گزارش اولیه در یک نسخه اصلی تشکیل می شود. از آنجایی که در جریان اسناد داخلی نامگذاری مؤسسه گنجانده شده است، نیازی به مهر و موم نیست.

اصلاحات حذف شد! اگر لکه‌ها و حتی بیشتر از آن اشتباه کنید، باید یک فرم جدید تهیه کنید.

گزارش سفر

در صورت پر کردن کارمند در رابطه با یک سفر کاری، روش ثبت نام به همان صورت باقی می ماند. گزارش همچنین باید ظرف سه روز از لحظه بازگشت کارمند به محل کار ارائه شود و بلیط های مسافرتی (هوایی و راه آهن)، صورت حساب های خدمات هتل، چک ها اسناد اولیه سفر کاری را پشتیبانی می کنند. بدون تایید، فقط کمک هزینه روزانه باقی می ماند.

در یک نسخه تنظیم شده و به امضای کلیه افراد مسئول می رسد.

نمونه ای از پر کردن پیش گزارش 2018 توسط یک فرد پاسخگو

پیش گزارش: دستورالعمل برای پر کردن

به احتمال زیاد، هر کارمند یک موسسه بودجه حداقل یک بار تحت گزارش پول دریافت کرده است. مؤسسه برای نیازهای خانوار و هزینه های مربوط به سفرهای کاری کارکنان خود وجه نقد را از میز نقدی صادر می کند. برای صدور از میز نقدی، ضمانت نامه نقدی حساب پر می شود (فرم N KO-2، تصویب شده توسط فرمان کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 1998/08/18 N 88). پس از ثبت، سند توسط رئیس، حسابدار ارشد یا افراد مجاز امضا می شود.

یک موسسه همچنین می تواند وجوه را به صورت غیر نقدی منتقل کند، به عنوان مثال، به حسابی که برای یک کارمند در بانک به عنوان بخشی از "پروژه حقوق و دستمزد" افتتاح شده است. اما برای جلوگیری از درگیری با سازمان های بازرسی، بهتر است برای افراد حسابدار، حساب های کارت ویژه ای در بانک صادر شود.

شخص پاسخگو در تمام گزینه های صدور وجوه برای او (برای نیازهای خانوار، برای تحصیل دارایی های مادی، هنگام اعزام به سفر کاری و غیره) موظف است گزارش پیش پرداختی را در مورد وجوه هزینه شده پر کند. طبق بند 11 روش انجام معاملات نقدی در فدراسیون روسیه که با تصمیم هیئت مدیره بانک مرکزی فدراسیون روسیه در 22 سپتامبر 1993 N 40 تصویب شده است، افرادی که وجه نقد را به صورت علی الحساب دریافت کرده اند موظفند حداکثر تا زمان دیگر. بیش از سه روز کاری پس از انقضای مدتی که برای آن صادر شده است یا از روز بازگشت این افراد از سفر کاری، گزارش مبالغ هزینه شده را به حسابداری سازمان ارائه و تسویه حساب نهایی را انجام دهید. آنها در عین حال، مدت زمان صدور وجوه برای گزارش توسط رئیس سازمان تعیین می شود. برای مؤسسات بودجه ای، این دوره، به عنوان یک قاعده، توسط قوانین نگهداری سوابق بودجه مصوب توسط مدیر بالاتر، خود مؤسسه بودجه تعیین می شود.

صدور وجه نقد ذیل گزارش صرفاً برای شخصی که در رابطه استخدامی با سازمان است، مشروط به گزارش کامل شخص ذی حساب از پیش پرداختی که قبلاً برای وی صادر شده است، صورت می گیرد. انتقال پول صادر شده تحت گزارش توسط یک شخص به دیگری ممنوع است.

بنابراین کارکنانی که طبق گزارش وجه نقد دریافت کرده اند موظفند حداکثر تا سه روز کاری پس از انقضای مدتی که برای آن صادر شده است یا از روز بازگشت از سفر کاری گزارشی از مبالغ هزینه شده ارائه دهند. بخش حسابداری شرکت و تسویه حساب نهایی در مورد آنها.

برای حسابداری وجوه صادر شده برای اشخاص حسابدار، از پیش گزارش استفاده می شود. فرمان کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 01.08.2001 N 55 فرم پیش گزارش (فرم N AO-1) را برای حسابداری وجوه صادر شده تحت گزارش هزینه های اداری و تجاری تصویب کرد. فرم N AO-1 از 1 ژانویه 2002 توسط اشخاص حقوقی با تمام اشکال مالکیت، به استثنای موسسات بودجه اعمال شده است.

فرم گزارش قبلی برای مؤسسات بودجه با دستور وزارت دارایی روسیه مورخ 23 سپتامبر 2005 N 123n تأیید شد. بنابراین، برای مؤسسات بودجه ای، از «پیش گزارش» استفاده می شود - فرم 0504049. این مقاله بر تکمیل گزارش پیش پرداخت توسط مؤسسات بودجه تمرکز دارد.

قوانین کلی برای پر کردن گزارش قبلی

پیش گزارش برای محاسبه تسویه حساب با افراد پاسخگو استفاده می شود. فرم پیش گزارش یک سند دو طرفه است. افراد حساب‌دار اطلاعات مربوط به خود را در قسمت جلوی گزارش هزینه ارائه می‌کنند و ستون‌های 1-6 را در سمت عقب مبالغی که واقعاً خرج شده‌اند پر می‌کنند و اسنادی را که هزینه‌های انجام شده را تأیید می‌کنند، پیوست می‌کنند. در بخش حسابداری، پیش گزارشات از نظر اجرای صحیح و در دسترس بودن مدارک تأیید هزینه های انجام شده، مصرف هدفمند وجوه بررسی می شود و ستون های 7-10 سمت عقب پیش گزارش پر می شود که حاوی اطلاعات مربوط به هزینه های پذیرفته شده توسط بخش حسابداری برای حسابداری گزارش های تایید شده پیش از تایید توسط رئیس موسسه تایید می شود.

مبالغ پرداخت شده به ارز خارجی هم به ارز خارجی و هم به روبل به نرخ مبادله بانک مرکزی فدراسیون روسیه محاسبه می شود. بازپرداخت مبلغ بدهی به ارز خارجی توسط افراد حسابدار و انعکاس این مبلغ در گزارش پیش پرداخت بر حسب روبل به نرخ ارز بانک مرکزی فدراسیون روسیه در تاریخ تصویب گزارش پیش پرداخت انجام می شود. توسط رئیس موسسه

مبالغ پیش پرداخت دریافتی با ذکر تاریخ دریافت و کدهای حساب های تحلیلی مربوطه حسابداری بودجه ارائه می شود.

روش پذیرش پیش گزارش برای حسابداری

1. صدور وجه تحت گزارش.

مبنای صدور وجه تحت گزارش در هر صورت درخواست صدور وجه است که در آن شخص حسابدار موظف است هدف خاص از دریافت پیش پرداخت، مدت دریافت وجه را مشخص کند. درخواست به رئیس موسسه ارسال می شود. پس از تایید مقتضی توسط رئیس برای صدور وجه وارد حسابداری می شود. در عین حال، حسابدار موظف است عدم وجود موجودی در پیش پرداخت قبلی (که در برنامه با علامت مربوطه نشان داده شده است) را بررسی کند و حساب تحلیلی مناسب حساب 0 20800 000 "تسویه حساب با افراد حسابدار را ثبت کند. ".

توجه داشته باشید.در رویه انجام معاملات نقدی که قوانین صدور وجه نقد علی الحساب را تعیین می کند، محدودیتی در میزان مبالغ صادر شده وجود ندارد. بنابراین سازمان می تواند هر مبلغی را تحت گزارش صادر کند. با این حال، باید در نظر داشت که با در نظر گرفتن محدودیت های حداکثر میزان تسویه نقدی بین اشخاص حقوقی (100 هزار روبل)، در مواردی که شخص حسابدار، به عنوان مثال، خرید کالا از شخص ثالث را انجام می دهد. سازمان حزب، در حالی که از طرف شرکت خود عمل می کند، اندازه یک پرداخت نباید از حد تعیین شده تجاوز کند.

هنگام ارسال به یک سفر کاری ، مبنای صدور پول دستور مربوطه رئیس است که پس از خواندن آن کارمند درخواستی را با محاسبه اولیه وجوهی که در یک سفر کاری به آن نیاز دارد تهیه می کند.

همچنین ویژگی های تنظیم بیانیه ها در موقعیت های مختلف وجود دارد.

1. زمانی که هزینه ها انجام می شود.

پس از بازگشت کارمند از یک سفر کاری (یا پس از دستیابی به موجودی، دریافت خدمات و غیره)، او گزارشی را به صورت یکپارچه تهیه می کند که باید به بخش حسابداری ارسال شود. یادآوری می کنیم که این کار باید حداکثر تا سه روز پس از بازگشت از سفر کاری انجام شود.

اگر کمتر از دریافتی خرج شده باشد، مانده مبالغ خرج نشده طبق دستور نقدی دریافتی به صندوقدار بازگردانده می شود.

اگر بیش از دریافتی خرج شده باشد، پس از آن هزینه بیش از حد در گزارش پیش پرداخت برای کارمند در حکم ضمانت نقدی هزینه صادر می شود.

1. حسابدار مصرف هدفمند وجوه صادر شده به کارمند را بررسی می کند.
2. گزارش هزینه تایید شده توسط مدیر یا شخص مجاز تایید می شود.

درباره اسناد اولیه

مطابق با هنر. 9 قانون فدرال 21 نوامبر 1996 N 129-FZ "در مورد حسابداری" (از این پس - قانون N 129-FZ)، تمام معاملات تجاری انجام شده توسط سازمان باید با اسناد پشتیبان مستند شود. این اسناد به عنوان اسناد اولیه حسابداری عمل می کنند که بر اساس آنها حسابداری نگهداری می شود. اسناد حسابداری اولیه در صورتی برای حسابداری پذیرفته می شود که به شکل مندرج در آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد اولیه تنظیم شوند. اسنادی که فرم آنها در این آلبوم ها پیش بینی نشده است، باید حاوی جزئیات اجباری مندرج در بند 2 هنر باشد. 9 قانون N 129-FZ.

گزارش قبلی

پس از انقضای مدت تعیین شده، کارمند سازمانی که وجوه تحت گزارش را دریافت کرده است موظف است گزارش پیش پرداخت را با کلیه اسناد و مدارک تأیید کننده هزینه های انجام شده به حسابداری ارائه کند.

اسناد پشتیبان ضمیمه شده به پیش گزارش باید دارای شرایط اساسی زیر باشد:

• اسناد پشتیبان در اصل ارائه می شود.
• در فرم، آنها باید با الزامات پذیرفته شده برای پردازش و تکمیل اسناد اولیه مطابقت داشته باشند.
• با توجه به ماهیت معاملات، ارتباط اسناد پشتیبان با هدف مورد نظر پیش پرداخت نقدی صادر شده برای شخص حسابدار باید برقرار شود.

اگر نخواهند پول باقیمانده را برگردانند

همانطور که در بالا نوشتیم، اگر کارمندی کمتر از دریافتی خرج کرده باشد، باید باقی مانده مبالغ خرج نشده را طبق دستور فیش نقدی به صندوق موسسه برگرداند.

به هر دلیلی ممکن است یک کارمند بازپرداخت مبالغ باقیمانده را به تعویق بیندازد یا اصلاً آنها را پس ندهد. اگر کارمند موجودی وجوه استفاده نشده را به موقع به صندوق نقدی برنگرداند، هنر. 137 قانون کار فدراسیون روسیه، که مواردی را برای کسر از حقوق کارمند برای پرداخت بدهی خود به کارفرما پیش بینی می کند. به طور خاص، ممکن است کسرهایی برای بازپرداخت پیش پرداختی که در رابطه با یک سفر کاری صادر شده است، پرداخت نشده و به موقع بازگردانده نشود. در این صورت کارفرما باید حداکثر یک ماه از تاریخ انقضای مهلت مقرر برای استرداد پیش پرداخت و مشروط بر اینکه کارمند نسبت به مبانی و مبالغ کسر اختلافی نداشته باشد در مورد کسر تصمیم گیری کند.

کارفرما تصمیم گرفته شده را به عنوان یک قاعده در قالب یک دستور یا دستورالعمل تهیه می کند ، اگرچه هیچ شکل واحدی از چنین دستوری وجود ندارد که توسط اقدامات قانونی نظارتی ایجاد شده باشد. در این صورت، موسسه ابتدا باید رضایت کتبی کارمند را برای کسر مبالغی از دستمزد دریافت کند. کل مبلغ کسر نباید از 20% مبلغ دستمزد به کارمند تجاوز کند (پس از کسر مالیات بر درآمد شخصی).

تکمیل گزارش قبلی

پیش گزارش در یک نسخه توسط شخص پاسخگو تنظیم می شود.

در قسمت عنوان فرم پیش گزارش، فرد پاسخگو نشان می دهد:

• نام سازمانی که او را به یک سفر کاری فرستاده است.
• واحد ساختاری (بخش، بخش) که کارمند در آن کار می کند.
• نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی او (ستون "فرد پاسخگو")؛
• موقعیت؛
• تعیین پیش پرداخت (خرید اشیاء با ارزش، پرداخت خدمات، هزینه های سفر و غیره).

حسابدار برای اعمال کنترل، اطلاعات مربوط به صدور پول (شماره و تاریخ سندی که پول در آن صادر شده و شماره حساب مربوطه را نشان می‌دهد) و اطلاعات مربوط به حضور را در قسمت عنوان فرم گزارش پیش‌پرداخت درج می‌کند. موجودی یا صرف بیش از حد در پیش پرداخت قبلی.

در قسمت عنوان فرم پیش گزارش نیز جدول "ورود حسابداری" وجود دارد که حسابدار مبالغی را که باید از طرف عقب گزارش پیش‌پرداخت طبق مکاتبات مربوط به حساب‌ها ثبت شود، به آن منتقل می‌کند.

در پایین پیش گزارش یک بخش وجود دارد - رسید حسابدار مبنی بر اینکه گزارش برای تأیید با تمام اسناد پیوست پذیرفته شده است. در فیش، نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی مسئول، شماره و تاریخ پیش‌گزارش، مبلغ هزینه‌های مستند، تعداد اسناد ضمیمه و همچنین تعداد برگه‌های این اسناد ذکر شده است. حسابدار پس از پرکردن کل گزارش، رسید را در امتداد خط برش پاره می کند و به حسابدار می دهد.

قبل از پر کردن سمت عقب گزارش قبلی، شخص پاسخگو باید اسناد اولیه (بلیت، فاکتورهای حمل و نقل، رسید چمدان، فاکتورها از هتل ها یا سایر افراد ارائه دهنده خدمات اقامتی و اقامتی برای یک فرد، گواهی خرید، فاکتورها، بارنامه ها) را سیستماتیک کند. و غیره) د.). اسناد باید به ترتیب زمانی، شماره گذاری شوند. به عنوان یک قاعده، اسناد کوچک (به عنوان مثال، بلیط قطار) باید روی یک برگه A4 چسبانده شوند.

سمت عقب گزارش پیش‌فرض به ترتیب زیر در ستون‌ها پر می‌شود:

در صورتی که تعداد مدارک پشتیبان از تعداد خطوط فرم پیش گزارش بیشتر باشد، فرد پاسخگو برگه پشتی دوم فرم و در صورت لزوم فرم سوم و غیره را دریافت می کند و در چند فرم پیش گزارش تهیه می کند. در انتهای فرم اول گزارش مشخص شده است: «برای پایان محاسبه به ادامه (ادامه N) پیش گزارش مراجعه کنید. در بالای فرم دوم و بعدی گزارش ها مشخص شده است: «ادامه گزارش پیش ... نام کامل ن ...».

فرم تکمیل شده پیش گزارش باید توسط شخص پاسخگو امضا شود.

گزارش قبلی یک فرد حسابدار که شرایط فوق را نداشته باشد برای تأیید و حسابداری توسط واحد حسابداری پذیرفته نمی شود. شخص حسابدار در این مورد تا زمانی که مبلغ این وجوه بازپرداخت نشود، به میزان وجوه دریافتی تحت گزارش، بدهکار مؤسسه باقی می ماند.

بررسی پیش گزارش توسط حسابدار

حسابدار پس از دریافت پیش گزارش تکمیل شده توسط وی و اسناد ضمیمه آن از سوی حسابدار، این گونه اسناد و صحت پرکردن پیش گزارش را بررسی می کند. تأیید انجام می شود:

• مطابق فرم - وجود کلیه مدارک پشتیبان و ضمائم آنها، تکمیل مشخصات و صحت پیش گزارش، صحت انتقال داده ها از اسناد به پیش گزارش، وجود امضای پاسخگو. شخص؛
• از نظر محتوا - انطباق مدارک ارائه شده با هدف تکلیف دریافتی، قابلیت اطمینان آنها، وجود جزئیات پر شده در آنها، علائم مربوطه در گواهی سفر، تاریخ هزینه ها تا زمان واقعی تکلیف مشخص می شود؛
• چک حسابی - صحت محاسبه کل وجوهی که باید تحت این گزارش بازپرداخت شود و غیره را تأیید می کند.

همچنین کامل بودن گزارش حسابدار از وجوه دریافتی، یعنی برگشت مانده وجوه مصرف نشده توسط این شخص بررسی می شود.

تخلفات پر کردن پیش گزارشی که توسط حسابدار آشکار می شود توسط وی در فرم این سند که توسط شخص حسابدار پر شده است نشان داده می شود. حسابدار این حق را دارد که در صورت عدم رعایت الزامات تعیین شده برای تهیه پیش گزارش و اسناد، آنها را برای پردازش مناسب به یک فرد پاسخگو بازگرداند.

بازتاب در حسابداری بودجه

در این بخش، ثبت های حسابداری مربوط به صدور وجوه گزارش را ارائه می کنیم.

1. پیش پرداخت برای یک سفر کاری از میز نقدی برای کارمند صادر شد:

بدهکار 0 20805 560 اعتبار 0 20104 610;

بدهکار 0 20802 560 اعتبار 0 20104 610;

• برای اقامت در هتل

بدهکار 0 20809 560 اعتبار 0 20104 610.

1. کارمند باقی مانده وجوه (خرج نشده) صادر شده برای اقامت در هتل را برگرداند:

بدهکار 0 20104 510 اعتبار 0 20809 660.

1. به کارمند بیش از مبالغی که برای سفر خرج شده بود (بیش از حد) وجوهی از میز نقدی داده شد:

بدهکار 0 20805 560 اعتبار 0 20104 510.

او.وی.شدینا

حسابدار،

مشاور، انتشارات «مشاور حسابدار»

صفحه اصلی - اسناد

گزارش پیش پرداخت: فرم، پر کردن، صدور پول

فرم گزارش قبلی

برای تهیه گزارش اولیه می توانید از:

• فرم یکپارچه (شماره AO-1)، تصویب شده توسط فرمان کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 1 اوت 2001 شماره 55.
• فرم گزارش پیش ساخته خود ساخته که به دستور رئیس شرکت مسافرتی یا ضمیمه خط مشی حسابداری تأیید شده است. این قانون از 1 ژانویه 2013 (بند 4، ماده 9 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری") قابل اجرا است. در عین حال، تمام جزئیات پیش بینی شده توسط قانون باید در سند توسعه یافته مستقل وجود داشته باشد.
• فرم الکترونیکی وزارت دارایی روسیه به شرکت ها اجازه داد تا گزارش های قبلی را به صورت الکترونیکی ذخیره کنند. در این صورت، پیش گزارش باید با امضای الکترونیکی واجد شرایط (امضای دیجیتال الکترونیکی) امضا شود (نامه مورخ 12 آوریل 2013 شماره 03-03-07/12250).

روش صدور وجوه تحت گزارش

روش پرداخت وجه در مقابل گزارش توسط بند 4.4 آیین نامه رویه انجام معاملات نقدی با اسکناس و سکه بانک روسیه در قلمرو فدراسیون روسیه تعیین می شود (تصویب بانک روسیه در 12 اکتبر، 2011 شماره 373-P).

مطابق مقررات مذکور، صدور وجه نقد به کارمند برای هزینه های مربوط به فعالیت های یک شخص حقوقی، یک کارآفرین انفرادی، بر اساس درخواست کتبی یک شخص حسابدار، بر اساس حکم وجه نقد هزینه انجام می شود. درخواست به هر شکلی تنظیم می شود و حاوی کتیبه دست نویس سر در مورد میزان وجه نقد و مدت صدور وجه نقد، امضای سر و تاریخ است.

حسابدار موظف است ظرف مدت حداکثر سه روز کاری پس از تاریخ انقضا که وجه نقد برای گزارش صادر شده است یا از روز شروع به کار به حسابدار اصلی یا حسابدار (و در غیاب آنها به مدیر) یک گزارش قبلی با اسناد پشتیبان پیوست شده. بررسی پیش گزارش توسط حسابدار ارشد یا حسابدار (مدیر)، تایید آن توسط رئیس و تسویه نهایی پیش گزارش در بازه زمانی تعیین شده توسط رئیس انجام می شود.

صدور وجه نقد تحت گزارش مشروط به بازپرداخت کامل بدهی توسط شخص حسابدار برای مبلغ نقدی که قبلاً تحت گزارش دریافت شده است انجام می شود.

اگر کارمند کمتر از آنچه به او داده شده است خرج کرده باشد، یعنی طبق گزارش پیش‌فرض، موجودی وجود داشته باشد، باید وجوه مصرف‌نشده را در روز کاری بعدی پس از مهلت (که در درخواست ذکر شده است) به صندوق بازگرداند یا در روزی که پس از یک سفر کاری به سر کار باز می گردد.

اگر کارمند بیش از مبلغی که در گزارش داده شده هزینه کرده باشد، یعنی گزارش هزینه منعکس کننده مازاد هزینه است، پس از تایید گزارش هزینه توسط مدیر، مازاد هزینه طبق دستور نقدی به کارمند بازگردانده می شود. که جزئیات آن در گزارش هزینه درج شده است.

بر اساس داده های پیش گزارش تایید شده، حسابداری مبالغ حساب شده را حذف می کند.

تکمیل گزارش اولیه

پیش گزارش در یک نسخه توسط مسئول حسابداری و مسئول حسابداری تنظیم می شود.

در قسمت جلوی پیش گزارش باید موارد زیر قید شود: نام شرکت (کارآفرین)، زیرمجموعه، نام کارمند، سمت وی ​​و هدف از پیش پرداخت.

در سمت عقب فرم، شخص حسابدار شماره، تاریخ، نام و فهرست اسنادی که هزینه های انجام شده را تایید می کند (رسید، اسناد حمل و نقل، چک KKM، رسید فروش، گواهی سفر و سایر اسناد پشتیبانی) را یادداشت می کند. مبالغ هزینه های انجام شده در ستون 5 منعکس شده است. اگر پول به ارز خارجی (برای سفرهای کاری به خارج از کشور) صادر شده است، در ستون 6 کارمند نیز مقدار ارز را منعکس می کند. اسناد ضمیمه پیش گزارش به ترتیبی که در گزارش ثبت می شود توسط شخص ذی حساب شماره گذاری می شود.

اگر اسناد به زبان خارجی باشد، ترجمه خط به خط آنها به روسی مورد نیاز است (بند 9 مقررات مربوط به حسابداری و حسابداری در فدراسیون روسیه، مصوب 29 ژوئیه وزارت دارایی روسیه، 1998 شماره 34n).

چنین ترجمه ای می تواند هم توسط یک مترجم حرفه ای و هم توسط متخصصان خود آژانس مسافرتی انجام شود (نامه وزارت دارایی روسیه مورخ 20 مارس 2006 شماره 03-02-07 / 1-66).

بخش حسابداری آژانس مسافرتی استفاده مورد نظر از وجوه، در دسترس بودن اسناد پشتیبان تأیید هزینه های انجام شده، صحت ثبت نام آنها و محاسبه مبالغ را بررسی می کند.

در ستون های 7-8 (سمت پشت فرم) میزان هزینه های پذیرفته شده برای حسابداری را مشخص کنید.

حسابهای (حسابهای فرعی) که برای این مبالغ بدهکار می شوند در ستون 9 نشان داده شده است.

اشتباهات در تهیه گزارشات اولیه

اگر گزارش هزینه به درستی تنظیم نشده باشد، ممکن است وضعیتی ایجاد شود که مقامات مالیاتی هزینه های ذکر شده در آن را نپذیرند.

بیایید نگاهی به رایج ترین اشتباهات بیندازیم.

1. پیش گزارش مورد تایید رئیس شرکت نمی باشد.

مطابق بند 5 بند 7 ماده 272 قانون مالیات فدراسیون روسیه، تاریخ هزینه های غیرعملیاتی و سایر هزینه ها به عنوان تاریخ تأیید گزارش قبلی شناخته می شود. بنابراین، اگر پیش‌گزارش مورد تأیید رئیس قرار نگیرد، تشخیص هزینه روی آن بحث‌برانگیز است.

2. عدم وجود شرایط اجباری برای خودسازی فرم پیش گزارش.

همانطور که قبلا ذکر شد، از 1 ژانویه 2013، در صورتی که حاوی جزئیات اجباری تعیین شده توسط بند 2 ماده 9 قانون شماره 402-FZ باشد، اسناد تسویه حساب با افراد پاسخگو می تواند بر اساس فرم هایی که به طور مستقل توسعه یافته است انجام شود.

نحوه پر کردن گزارش قبلی

بنابراین، وجود جزئیات اجباری به شواهد مستند هزینه ها اشاره دارد. مطابق ماده 252 قانون مالیات فدراسیون روسیه، هزینه های معقول و مستندی که توسط مالیات دهنده انجام شده است به عنوان هزینه شناسایی می شود. همین شرط (وجود جزئیات اجباری) در مورد اسناد اولیه پیوست شده به پیش گزارش که هزینه های انجام شده را تأیید می کند، اعمال می شود.

3. عدم وجود نام کالا در وجه نقد و قبض فروش.

اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که فرد حساب‌دار فقط یک رسید نقدی (قبض فروش، مفقود شدن فاکتور) با کل هزینه‌ها اعمال می‌کند. طبق اعلام سازمان امور مالیاتی، در صورت عدم وجود وجه نقد و قبض فروش با قید نام کالا، این مبالغ را نمی توان هزینه منطقی تلقی کرد.

4. عدم وجود اسناد تاییدی در هنگام اعمال "ساده سازی" با موضوع مالیات "درآمد".

در نامه وزارت دارایی روسیه به تاریخ 30 اکتبر 2013 به شماره 03-11-11 / 46198، مقامات نظارتی موارد زیر را گزارش می دهند.

علیرغم این واقعیت که هنگام تعیین پایه مالیاتی برای سازمان ها و کارآفرینان فردی با استفاده از سیستم مالیاتی ساده شده با موضوع "درآمد" هزینه ها در نظر گرفته نمی شود، رویه فعلی برای انجام معاملات نقدی باقی می ماند (بند 4 ماده 346.11 قانون مالیات). فدراسیون روسیه).

شخص حسابدار موظف است ظرف مدت حداکثر سه روز کاری پس از تاریخ انقضای مدتی که وجه نقد برای گزارش صادر شده است یا از تاریخ شروع به کار به حسابدار اصلی یا حسابدار ارائه کند. و در غیاب آنها به مدیر) گزارشی پیش از آن به همراه اسناد پشتیبان پیوست. بر این اساس، سازمان ها یا کارآفرینان فردی که از سیستم مالیاتی ساده استفاده می کنند با هدفی در قالب درآمد، باید گزارش های قبلی و اسنادی را که هزینه ها را تأیید می کند به روشی عمومی تهیه کنند.