Гербова печатка ставиться на підпис. Печатки та штампи, їх види та призначення

На початку квітня 2015 року вийшов Федеральний закон №82-ФЗ, згідно з яким друк перестає бути обов'язковим атрибутом організацій.

Якою має бути

Незалежно від організаційної форми кліше організації має містити повне її найменування та адреса. Допускається вказівка ​​іноземною мовою. Нормативні акти не регламентують ні розміру кліше, ні його кольору.

Більше того, невідомо, чи можна вказувати скорочену назву компанії, а також доповнювати друк такими реквізитами, як написи «для документів» або «для накладних». Можна зробити висновок, що проставлення скороченого найменування та написів законодавство залишило на розсуд підприємцям.

Загальноприйнятий розмір дорівнює 38-42 мм. Зазвичай штамп компанії синього чи фіолетового кольору. Якщо він втрачений або зносився, то компанія має виготовити новий екземпляр. Те саме стосується і ситуацій, коли в організації змінилися реквізити, зазначені на відбитку (наприклад, адресу або найменування).

Федеральний закон №82-ФЗ припускає можливість, що з організації може бути друку, проте, законодавство зобов'язує застосовувати печатку на бланках суворої звітності, у трудових книжках, соціальній та касових ордерах. З цього випливає, що поки що згадка про обов'язкове проставлення на деякій документації зберігається в нормативних актах, компанія повинна її мати.

Звичайно, є деякі винятки з вищеназваних правил. Так, засвідчувати запис у трудовій книжці працівника можна як синім відбитком компанії, а й штампом кадрової служби.

Застосування печаток є обов'язковим, якщо з якимсь певним контрагентом компанія не прописала в договорі пункт про можливе її невикористання. Якщо такого пункту немає, то правочин може вважатися недійсним.

Штамп ставиться на документах, щоб надати їм юридичної сили. Однак далеко не вся документація цього потребує. На деяких кадрових документахможна упустити проставлення цього реквізиту.

Штампом засвідчуються деякі бухгалтерські папери(наприклад, кошториси та доручення). Обов'язковими є і до завірення вся установча документація, договори, додаткові угоди.

Відбиток ставиться внизу тексту поруч із підписом посадової особи. Штамп у жодному разі не повинен потрапляти на розшифровку підпису. Іноді на місці проставлення друку ставиться позначка «М. П.» або «Місце друку» та відбиток повинен ставитися саме на нього.

Первинні

Первинна документація в компанії відноситься до так званого первинного обліку, що означає перший етап узагальнення операцій у організації. Первинними вважаються документи, що можуть підтвердити факт існування будь-якої господарської операції. Вся інформація, що міститься в «первинці», має бути відображена у бухгалтерському обліку.

Штамп ставиться на первинних паперах, які виконані за уніфікованою формою. Приклад уніфікованого первинного документа - товарна накладна, виконана за . Якщо компанія сама затверджує форму якогось первинного документа, то проставлення відбитка не є обов'язковим.

Накази

Наказ є внутрішнім документом у створенні, тобто. за її межі він не виходить. Отже, проставлення відбитка на наказі перестав бути обов'язковим, й у більшості випадків це опускається. Якщо працівник просить надати копію наказу, копія засвідчується за всіма стандартами, з проставленням друку та інших належних реквізитів.

Штамп не ставиться на жодній внутрішній документації в компанії. Єдиний обов'язковий реквізит, який має бути присутнім на наказі – це підпис керівника.

Фірмові бланки організації

Штамп ставиться на бланку організації залежно від цього, як виготовлений бланк. Так, якщо бланк компанії належить до бланків суворої звітності, то відбиток на такому папері є обов'язковим. Якщо ж бланк організації випущено на різнобарвному папері з логотипом компанії, відбиток не ставиться.

Для засвідчення звичайного інформаційного листа на бланку організації достатньо проставити підпис посадової особи. У деяких випадках відбиток на бланку компанії є обов'язковим до проставлення. Друк ставиться на гарантійних листах, і навіть на довіреності (наприклад, представлення інтересів підприємства у суді чи отримання матеріальних цінностей).

інше

Проставлення штампу на тому документі, на якому він не ставиться, не призведе до жодних розглядів. Однак, якщо ви не проставите цей реквізит на обов'язкових до засвідчення таким чином паперів, то наслідки можуть бути несприятливими.

Незавірений належним чином документ позбавляється юридичної сили і як доказ при судовому розгляді його вже не можна буде розглядати.

Крім вищезгаданих документів, обов'язкові до засвідчення наступні види паперів:

При заповненні трудової книжки слід враховувати такі моменти. Штамп організації повинен обов'язково стояти на титульній стороні книжки. Якщо працівник змінив анкетні дані – на внутрішній стороні обкладинки. При звільненні запис про звільнення має супроводжуватися синьою печаткою організації.

Типові відбитки

Залежно від організаційної форми підприємства відбитки друку можуть відрізнятися на вигляд. Так, відбиток ІП трохи простіше, ніж у ТОВ чи ЗАТ, і містить менше обов'язкових елементів. Розглянемо типові відбитки штампів залежно від типу та форми компанії.

1. Простий. Містить у середині найменування організації, а окантовці перебуває форма організаційної діяльності, і навіть ОРГН і КПП. Також в окантовку може бути пущена адреса компанії.
2. З мікротекстом. У таких печатках, на відміну від попередніх, складніша окантовка, що проходить по краю в 2 шари. У зовнішньому шарі знаходиться дрібніший текст, яким прописується, наприклад, її реєстровий номер. У внутрішньому шарі окантовки, так само як і в простому друку, знаходиться адреса, ОГРН і , а також організаційна форма компанії.
3. З окантовкою у вигляді орнаменту. Великі компанії вважають за краще використовувати у своїй діяльності фантазійні відбитки, в яких між внутрішнім та зовнішнім шаром окантування йде візерунок.
4. Для ІП. Містить, як правило, ПІБ підприємця в середині, по краю ж пущені такі реквізити, як , адреса, а також ІПН.

На яких документах ставиться друк, можна дізнатися з цього відео.

Особливості проставлення

Друк обов'язковий до проставлення усім договорах, більшості кадрових документах, і навіть на . Гарантійні листи та акти немає юридичної сили, якщо на них не проставлено відбиток. Нічого страшного не станеться, якщо на документі, на якому відбиток є необов'язковим, його проставити. Проте слід завжди проставляти його там, де його присутність може надалі знадобитися при судовому розгляді.

Деякі фірми розробляють спеціальне положення або інструкцію із застосування друку. Як правило, вона затверджується керівником і містить такі розділи, як перелік штампів, що використовуються в організації, місце їх зберігання, а також порядок користування.

Штамп ставиться лише поруч із підписом тієї посадової особи, яка має право підписання цього виду документації. Як правило, це або керівник компанії, або довірена особа.

Юридичний сенс даного реквізиту у тому, щоб завірити підпис того посадової особи, який входить у керівне коло людей, які працюють у компанії, найменування якої зазначено на печати.

Відбиток може бути проставлений поруч із підписом звичайного співробітника компанії. Бажано, щоб друк не заходив на підпис посадової особи, був читабельним і давав можливість розрізнити всю інформацію на ньому.

Отже, оскільки друк повинні мати всі організації, то виникає лише одне питання: на яких документах вона має бути обов'язково присутня? Метою проставлення відбитка печатки є засвідчення достовірності підпису посадової особи на документах. Будь-якого загального порядку, який зобов'язує ставити печатку на всіх документах, де є підпис посадової особи, немає. Проте в окремих випадках законодавство все ж таки передбачає необхідність проставлення друку. Розглянемо деякі з них.

Договір

Цивільне законодавство не потребує обов'язкової наявності печатки на договорах. Проте положення про те, що договір та зміни до нього мають бути скріплені печатками сторін договору, іноді включають до тексту самого договору. У цьому випадку відсутність друку може спричинити:

Визнання письмової форми угоди недотриманої. Отже, сторони не зможуть посилатися при суперечках на показання свідків;

Визнання договору недійсним, якщо таке наслідок прямо зазначено у договорі.

Наведемо витримку з договору, у якому обумовлено умову необхідності друку.

9. Цей договір, а також всі додатки, доповнення та зміни до нього дійсні лише за умови, якщо вони вчинені у письмовій формі, підписані повноважними представниками та скріплені печатками Сторін.

Покупець продавець:

Генеральний директор ТОВ "Альфа" Генеральний директор ТОВ "Гамма"

Іванов Іванов І.І. Петров Петров В.П.

Друк ТОВ "Альфа" Друк ТОВ "Гамма"

Відбиток друку краще проставляти таким чином, щоб він захоплював не весь підпис, а лише його частину.

Доручення

Друк є обов'язковим атрибутом довіреності, що видана від імені юридичної особи. Без неї довіреність є недійсною.

Первинка

Витрати, прийняті з метою оподаткування, і відрахування з ПДВ обов'язково мають бути підтверджені первинними документами. Усі обов'язкові реквізити первинних облікових документів перераховані у Законі про бухоблік. Відбитка печатки серед них немає. Однак якщо для первинного документа затверджено уніфіковану форму (наприклад, для товарної накладної - уніфіковану форму N ТОРГ-12), то застосовувати потрібно саме її. І якщо в ній такий реквізит, як відбиток печатки, передбачений, а його там не буде, то такий документ податківці можуть визнати складеним із порушеннями, що, у свою чергу, може спричинити відмову у відрахуванні ПДВ чи визнанні витрат. Якщо не вистачає відбитка свого друку, організація може виправити це в будь-який момент, поставивши його на документі. А от якщо немає відбитка печатки контрагента, то із проставленням його, особливо після виконання угоди, можуть бути проблеми. І тоді претензії податківців можна зняти у суді. Адже Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації є лише підзаконними актами. І відсутність друку на документах, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), не свідчить про безоплатне їх придбання. Такі суперечки трапляються рідко. І є суди, які постають на бік платників податків.

Якщо ж уніфікованої форми документа немає, і ви застосовуєте самостійно розроблену форму первинного документа - друк тим більше можна не ставити. Але тоді не включайте до цієї форми реквізит "Місце друку".

Щодо уніфікованих форм первинки з обліку праці та її оплати, проставляти друк обов'язково лише на наступних документах:

Посвідчення про відрядження (форма N Т-10). Друками у ньому засвідчуються відмітки про прибуття відрядженого працівника на місце відрядження та вибуття з нього. Посвідчення про відрядження, в яких не проставлено печатку організації, в яку працівники відправлені у відрядження, одного разу були визнані судом оформленими неналежним чином і внаслідок цього не підтверджують витрати на відрядження;

Акті про прийняття робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи (форма N Т-73). Друкуванням засвідчується підпис керівника організації, який затвердив акт, або уповноваженого ним цього особи.

У інших уніфікованих формах первинних кадрових документів (наказах, табелях обліку робочого дня, розрахунково-платіжних відомостях) печатку ставити зайве.

Рахунок-фактура

НК РФ не вимагає наявності печатки на рахунку-фактурі.

Але коли в рахунок-фактуру вносяться виправлення, їх потрібно завірити підписом керівника і печаткою продавця із зазначенням дати їх внесення.

РАХУНОК-ФАКТУРА N -- від "-" ----------------------- (1)

Нікітін (Нікітін В.А.) Алексєєва (Алексєєва Т.П.)

Керівник організації (підпис) (ф.в.о.) Головний бухгалтер (підпис) (ф.в.о.)

Виправлено: у графі 4 – 40 на 45

у графі 5 - 2000 на 2250

у графі 8 - 360 на 405

у графі 9 - 2360 на 2655

Керівник цієї організації Нікітін Нікітін В.А.

Друк ТОВ "Волошка"

Документи, що подаються до податкових органів

На звітності, заявах, супровідних листах, що подаються в ІФНС, відбиток печатки обов'язково має бути, інакше податківці просто не ухвалять ці документи.

При проведенні перевірок податкові органи мають право вимагати у вас документи, що підтверджують правильність обчислення та своєчасність сплати податків. Оскільки в ІФНС подаються не оригінали, а копії документів, їх також обов'язково потрібно завірити підписом керівника і печаткою.

Трудова книжка

Відбиток печатки є обов'язковим реквізитом трудової книжки. Проставляти її необхідно:

При оформленні трудової книжки – на першій сторінці (титульному листі), що містить відомості про працівника;

При зміні прізвища, імені, по батькові або дати народження працівника – на внутрішній стороні обкладинки, де зазначаються документи, на підставі яких вносяться такі зміни.

Причому у випадках може бути як друк самої організації, і штамп кадрової служби.

Крім того, при звільненні працівника всі записи, внесені до трудової книжки за час його роботи в організації, засвідчуються печаткою роботодавця.

Ось так засвідчуються записи під час роботи у організації.

Відомості про роботу

Якщо документ складає підприємець

На відміну від організацій, підприємці мати власну печатку не зобов'язані. Адже ні ДК РФ, ні Федеральний закон від 08.08.2001 N 129-ФЗ "Про державну реєстрацію юридичних осіб та індивідуальних підприємців" не висуває такої вимоги до підприємців. Але законодавство і не забороняє підприємцям завести власний друк, якщо вони захочуть його використати. Суди також підтверджують, що мати печатку чи ні – це особиста справа кожного підприємця. Наприклад, часто буває, що підприємцю доводиться заводити печатку через те, що контрагенти хочуть бачити її на документах, що складаються ним. І йому простіше та вигідніше виконати таке прохання, ніж втрачати цих контрагентів та шукати нових. Та й деякі нормативно-правові акти передбачають обов'язкову наявність печатки на певних документах, які складаються підприємцями. Однак те, що будь-яким нормативно-правовим актом, який затвердив форму документа, передбачено такий реквізит, як відбиток печатки, не означає обов'язку підприємця її мати.

Якщо виникають сумніви, чи потрібна на документі друк, краще її поставити. Адже навіть якщо законодавство не передбачає проставлення печатки на документі, а ви це зробите, то ви нічого не порушите.

Олена ШИРИМОВА,
юрист, провідний експерт журналу "Кадрова справа"

Ще зі шкільної лави ми засвоїли: документ без печатки недійсний. Ось і ставимо друк чи не на всіх паперах – каші олією не зіпсуєш. Але чи це так необхідно? На яких кадрових документах справді потрібно ставити відбиток печатки, а які можуть обійтися без нього?

До нас до редакції часто надходять листи з питаннями, які так чи інакше пов'язані з правильним використанням відбитка печатки. "Чи потрібна печатка на трудовому договорі?" - Запитує підприємець із Самари. "Де знайти перелік документів, на яких обов'язково ставити відбиток печатки?" - Цікавиться московський менеджер з персоналу. "Я випадково поставила у трудовій книжці працівника печатку іншої організації. Що ж тепер робити?" - Нарікає кадровик зі Ставрополя. Сьогодні ми вирішимо ці та багато інших проблем.

Знайомтесь: друк

Спочатку трохи розповімо про те, що є друком. Це кліше з твердої гуми для нанесення відбитків на папір для підтвердження справжності документа. Технічні вимоги до гербових печаток – їхній формі, розмірам, що розміщується на них тексту та символам – викладено у державному стандарті ГОСТ Р 51511-2001*.

* Державний стандарт РФ "Друку з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги" (затверджений постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 р. No 573-ст).

Технічні вимоги до печаток без герба у державному стандарті поки що не закріплені. У законодавстві майже нічого не йдеться про правила використання печаток. Неясно, наприклад, які печатки повинні бути в організації, в яких випадках їх потрібно ставити, хто несе відповідальність за їх збереження, скільки у фірми має бути печаток і т. п. Усі ці питання залишаються на розсуд керівництва організації.
Печатки бувають трьох видів: гербові, прирівняні до гербових та прості.
Гербові печатки(З зображенням герба РФ) використовуються лише в органах державної влади та державних установах. Крім того, гербову печатку отримують організації, які мають державні повноваження. Наприклад, приватні нотаріальні контори.

Акціонерне товариство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування та адресу

Комерційні фірми використовують друку, прирівняні до гербових. На них зображено фірмову емблему, логотип або просто написано назву компанії. Як на гербових, так і на прирівняних до них печатках зазначається ІПН юридичної особи та номер свідоцтва про державну реєстрацію.
Є свої печатки і приватні підприємці. За своїм статусом вони вважаються прирівняними до гербових. Але на такому друку замість герба та емблеми розташовується прізвище, ім'я та по батькові індивідуального підприємця, а також вказується його місцезнаходження, ІПН та реєстраційний номер.

Штампи, датери, факсиміле
Штамп– це вид друку прямокутної форми з будь-яким текстом. Найчастіше штампи використовують, щоб нанести на документ реквізити організації. Бувають штампи, що підтверджують певну дію. Наприклад "Оплачено", "Видано вкладку".
Датер– штемпель для автоматичного проставлення дат. Порядок використання штампів та датерів у законодавстві не врегульований, тому організація має визначити його самостійно.
Факсиміле– це друк чи кліше, з допомогою якого відтворюється підпис людини. Відповідно до статті 260 Цивільного кодексу факсиміле можна використовувати лише у встановленому законом порядку. Однак такого порядку поки що не існує. На кадровій та бухгалтерській документації факсимілі ставити не можна – там потрібний лише власноручний підпис посадової особи. А ось на листах, грамотах, привітаннях – цілком припустимо.

Гербові та прирівняні до них печатки ставлять на документи, що вимагають особливого підтвердження справжності, – договори, грамоти та свідоцтва, трудові книжки, службові посвідчення тощо.
Простимивважаються печатки структурних підрозділів підприємства, печатки окремих видів документів, штампи. Вони бувають різної форми – круглі, трикутні, прямокутні, квадратні. Ставляться ті документи, які вимагають особливого підтвердження справжності (довідки, пропуску, копії тощо. п.).

Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки що не закріплені

Де розташувати відбиток друку?

Відбиток печатки повинен розташовуватися внизу документа поруч із підписом посадової особи. Зверніть увагу: друк ставиться таким чином, щоб частково закрити слово, яке означає посаду, але не потрапити на підпис та розшифровку підпису.

На деяких документах стоїть спеціальна позначка "М. П." (місце друку). Якщо вона є однією турботою менше: ставте відбиток прямо на неї. Літери "М. П." присутні на титульному аркуші трудової книжки, бухгалтерських паперах, бланках посвідчень.

Навіщо потрібна друк?

Друк надає документу юридичної сили – вона підтверджує справжність підпису посадової особи. Але далеко не всі кадрові документи потребують цього реквізиту. На жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити друк та який саме друк. На основі практики, що склалася, ми склали список кадрових документів, що засвідчуються відбитком друку в комерційних організаціях. Він представлений у таблиці на сторінці 33.

Друкуванням засвідчуються як кадрові документи, а й бухгалтерські папери (доручення, реєстри, кошторису), і навіть установчі документи організації, колективний договір, різні угоди. Документи, що не згадані в цьому переліку, засвідчення печаткою не вимагають.

Листи, що виконуються на бланках (крім гарантійних), завіряти печаткою не потрібно

На яких документах які печатки ставити

Завіряємо документи за правилами

Звичайно, нічого страшного не станеться, якщо ви помилково поставите друк на кадровому наказі або листі. Але якщо ви не запевните печаткою документ, який дійсно цього потребує (наприклад, договір), наслідки можуть бути дуже плачевними. Такий договір не матиме юридичної сили, а суд швидше за все не розглядатиме його як доказ.
Щоб уникнути подібних неприємностей, радимо чітко прописати порядок використання друку на локальному рівні. Спочатку потрібно визначити списокдокументів компанії, на яких ви обов'язково ставитимете друк. Потім необхідно скласти інструкцію щодо використанняпечаток, у якій написати, коли ставиться друк, прирівняна до гербової, а коли – проста, як використовуються штампи, якщо вони є в організації. Окремо обмовте, де зберігатиметься друк і хто призначається відповідальним за її зберігання (зазвичай це питання вирішує керівник організації).

Цю інструкцію разом із переліком доцільно зробити додатком до загальної інструкції з діловодства вашої компанії, а якщо такої немає – самостійним документом чи доповненням до статуту. Надалі, якщо знадобиться завірити печаткою документ, не зазначений у локальному акті, керівник організації видає спеціальний наказ. Список документів, які засвідчуються печаткою, можна згодом доповнювати.

В інструкції з використання печаток необхідно прописати порядок знищення застарілих печаток

Друк у трудовій книжці

Окремо треба сказати про відбиток печатки у трудовій книжці працівника. Порядок заповнення трудових книжок чітко прописаний у двох нормативних актах – Правилах ведення та зберігання трудових книжок* та Інструкції із заповнення трудових книжок**, яких слід дотримуватися неухильно. Вивчивши ці документи, робимо висновок: існує лише три випадки, коли у трудовій книжці співробітника ставиться печатка організації або кадрової служби (можна використовувати будь-яку з них):

• при первинному оформленні книжки – на титульному аркуші;
• у разі зміни анкетних даних співробітника – на внутрішній стороні обкладинки;
• при звільненні – після запису про звільнення у розділі "Інформація про роботу".

* Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. No 225.
** Затверджено постановою Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 10 жовтня 2003 р. No 69.

Крім того, є один випадок, коли у трудовій книжці потрібно поставити штамп – якщо працівнику видано вкладку. Проставляється цей штамп на внутрішній стороні обкладинки книжки або на титульному листі і є прямокутним відбитком зі словами "Виданий вкладиш".

Лариса САНКІНА,
доцент кафедри документознавства Російського державного гуманітарного університету:

– На жаль, жоден із нормативних актів, що регламентують роботу з трудовою книжкою, не говорить про те, як анулювати неправильно поставлений друк (наприклад, друк іншої організації). А тим часом така помилка може викликати питання у органів Пенсійного фонду при призначенні працівнику пенсії. Вважаємо, що виправити її можна в тому ж порядку, що й неправильний запис у розділі "Відомості про роботу" трудової книжки. Після останнього запису поставте наступний порядковий номер і напишіть, що друк такої організації поставлено помилково. Наприклад: "Друк відкритого акціонерного товариства "Глорія" поставлена ​​помилково". Потім поставте поруч із цією печаткою правильну.
Не виключено, що співробітнику з такою відміткою в трудовій книжці доведеться підтверджувати період роботи у вашій організації копіями наказів. Тому видайте співробітнику необхідні копії, коли він звільнятиметься.

Докладніше з матеріалом можна познайомитись у журналі

Підпис і друк (і навіть гриф затвердження документа) є основними реквізитами, які стосуються складу посвідчення документа, тобто. забезпечують його юридичну силу. Відбиток печатки дійсно засвідчує справжність підпису посадової особи організації (того, хто має право від імені юридичної особи здійснювати організаційно-розпорядчу та фінансово-господарську діяльність). Відбиток печатки проставляється на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти отримання чи витрачання фінансових та матеріальних засобів, а також на інших документах у випадках, коли законодавчими чи іншими нормативними правовими актами встановлюється обов'язковість проставляння печатки.

Технічно відбиток друку проставляється на вільному від тексту місці на рівні найменування посади особи, яка підписала документ, частково захоплюючи її. В даний час не рекомендується захоплювати відбитком печатки частину особистого підпису (особистого розчерку) посадової особи. Але юридичний сенс проставлення відбитка печатки залишається тим самим: посадова особа, чий особистий розчерк (підпис) оформлений на даному документі, дійсно обіймає цю посаду в організації, найменування якої вирізане на печатці, і має право підписувати цей документ. У деяких випадках для проставлення відбитка друку на аркуші паперу виділяється спеціальна площа, яка позначається як МП (місце друку).

«Найкращі практики» організацій рекомендують розробляти окреме положення про печатки та штампи, в якому мають бути встановлені види застосовуваних печаток, порядок їх обліку, видачі тощо. Організація має один «головний» друкі може мати печатки спеціального призначення:

• друку структурних підрозділівз позначенням їх найменувань, включаючи філії та віддалені структурні підрозділи;
• друку з позначенням конкретної мети їх застосуваннядля посвідчення підписів («Для договорів»; «Для договорів надання послуг»; «Для рахунків-фактур» тощо). Іноді на пресі вказується її номер, наприклад, «Для договорів № 3», якщо виготовлено три печатки для посвідчення договорів, що застосовуються у трьох структурних підрозділах, посадові особи яких на підставі довіреностей мають право укладати договори конкретного різновиду від імені усієї юридичної особи.

Як додаток до положення про печатки та штампи, а краще - як самостійного класифікатора, що підлягає затвердженню наказом першого керівника організації, рекомендується розробляти перелік документів, що підлягають посвідченню відбитком печатки організації («головного» або основного друку). До цього переліку (класифікатор) зазвичай включаються:

• акти про виконання договорів (здавання-приймання робіт; надання послуг);
• довіреності (генеральні, спеціальні та разові, так звані «бухгалтерські» на отримання товарно-матеріальних цінностей);
• договори (практично всі основні види - трудові, про матеріальну відповідальність, оренду, виконання робіт тощо. Виняток можуть становити клієнтські договори про надання послуг широкому колу споживачів, які укладаються в рамках регламентів надання тих чи інших споживчих послуг та мають масовий характер) ;
• завдання (технічні);
• заявки на участь у конкурсах та тендерах;
• посвідчення про відрядження;
• норми витрати пального та паливно-мастильних матеріалів, що затверджуються наказами керівника організації;
• картка зразків підписів та відбитка печатки;
• подання та клопотання до вищих організацій, уповноважені державні органи та органи місцевого самоврядування;
• листи гарантійні;
• доручення (насамперед платіжні);
• положення про філії та представництва;
• положення про структурні підрозділи;
• протоколи розбіжностей (у процесі виконання договорів);
• кошторису витрат;
• довідки з особового складу (про місце роботи, розмір заробітної плати, про доходи форми 2-ПДФО);
• специфікації продукції;
• тарифи на послуги;
• установчі документи, статути та зміни до них;
• штатні розклади.

Розробка конкретного списку (класифікатора) має значення у зв'язку з регламентацією застосування видів електронних підписів у створенні, т.к. посилений кваліфікований підпис замінює у тому числі й відбиток «головного» (основного) друку.

Зауважте, йдеться про посвідчення відбитком друку видів документів, тобто. печатка ставиться на документ, створений юридичною особою. А ось питання про те, хто з посадових осіб має право підписувати ці види документів, вирішується шляхом делегування повноважень. Воно фіксується у:

• статуті організації: у ньому закріплюється факт того, що організація має печатку із зображенням свого найменування та (або) інших реквізитів, які конкретно перераховуються;
• наказ про розподіл повноважень (відповідальності) між керівництвом (керівниками) організації, в якому на першому рівні встановлюються та делегуються повноваження підписання тих чи інших документів першим керівником організації та його заступниками;
• положенні про систему делегування повноважень, в якому докладно розробляються та перераховуються питання, що перебувають у зонах відповідальності керівника, його заступників, головного бухгалтера та інших «головних» спеціалістів (наприклад, керівника контрольного управління, який є «головним контролером», відповідальних за роботу зі зверненнями) громадян, за претензійну роботу з клієнтами тощо) із зазначенням видів документів з кожного питання, право підписання яких делегується відповідному заступнику чи співробітнику;
• положенні про структурні підрозділи за умови делегування повноважень підписання документів керівникам цих підрозділів;
• положенні про посади, службові посадові регламенти або посадові інструкції, в яких також закріплюються делеговані права підписання документів;
• конкретні регламенти, інструкції та інші технологічні та інші документи. Вони встановлюються процеси, види та різновиди документів, які забезпечують конкретні процеси, права підписання цих документів і посвідчення їх відбитками печаток певного виду; саме на цьому рівні здійснюється конкретна регламентація застосування печаток спеціального призначення;
• довірено, у яких підтверджуються (передаються повіреному) права на підписання документів (наприклад, за новим Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ керівник може делегувати право підписання бухгалтерської (фінансової) звітності головному бухгалтеру організації).

Припустимо, у положенні про систему делегування повноважень та у посадовій інструкції заступника головного бухгалтера з податкової звітності зафіксовано його право підписувати довідки про доходи працівників організації (форма 2-ПДФО). Тому на цьому документі буде проставлено відбиток «головного» друку організації, що підтверджує підпис (делеговане право підписання) заступника головного бухгалтера.

Отже, під час аналізу юридичної сили документа у разі сумніву його справжності, і навіть у випадках перевірок і ревізій перевіряється передусім право підписання документа з урахуванням організаційних і розпорядчих документів, які забезпечують систему делегування повноважень, а чи не просто відбиток печатки.

Реквізит 25 «Відбиток печатки». В даний час у російському діловодстві для посвідчення справжності документів і засвідчення копій документів в організації використовуються печатки двох видів:

· головна (гербова або фірмова ) печатка,

· прості печатки структурних підрозділів (10).

Головною печаткою організації засвідчуються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким довіреністю чи наказом керівника надано відповідні повноваження.

Право на зображення Державного герба Російської Федерації на пресі організації визначено ст. 4 Федерального конституційного закону від 25 грудня 2000 р. № 2-ФЗ «Про державний герб РФ». Правила оформлення гербового друку встановлені у ГОСТ Р 51511-2001. Печатки із відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги (із змін. № 1 від 26.12.2002).

Головним елементом гербовий друку є зображення двоголового орла. Гербовою печаткою засвідчуються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким надано відповідні повноваження.

Гербові печатки ставляться на документах, що вимагають особливого посвідчення: пов'язаних з отриманням грошей або матеріальних цінностей, на документах, що засвідчують особу, на гарантійних та договірних листах.

Гербовий друк використовується також при засвідченні копій низки документів, наприклад: копії положень, статутів, що надсилаються до державних організацій, копії судових рішень та деяких інших документів. Існує перелік документів, на яких проставляється гербовий друк.

У недержавних організаціях використовується фірмова друк, який прирівняний до гербової. У центрі друку розміщується емблема організації або абревіатура її найменування, а по колу вказується повне найменування організації та номер її державної реєстрації (ОГРН).

Розташування відбитка головного друку стосовно назви посади та особистого підпису посадової особи визначено в Типовій інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджено Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536 та зареєстровано Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 р. № 418). Відбиток друку повинен бути добре читаним і захоплювати лише закінчення найменування посадової особи, яка підписала документ. Накладення друку на особистий підпис є неприпустимим (11).

Прості печаткизастосовуються для внутрішньої документації установи, на розмножених екземплярах розпорядчих документів, на довідках, перепустках, при опечатуванні бандеролей, пакетів. Найпростіших печаток в установі, організації, підприємстві може бути кілька. І тут друку відтворюються два найменування - організації та структурного підрозділи: «секретаріат», «канцелярія», «управління справами», «відділ кадрів», «протокольний сектор», «адміністративний відділ» тощо. На відміну від гербових печаток, що мають круглу форму і стандартні розміри, прості печатки можуть бути різної величини, а формою - не тільки круглими, але також квадратними, трикутними, овальними та ін.

За характером матеріалів, з яких виготовлені печатки, вони поділяються на каучукові та металеві.

Для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, проходження та виконання документів, а також інших позначок довідкового характеру застосовуються відповідні мастичні штампи .

18.5. Позначки на документах як відображення етапів

їх проходження та виконання

Реквізит 26 "Відмітка про засвідчення копії"використовується під час засвідчення відповідності копії документа його оригіналу. Позначку мають нижче реквізиту «Підпис» від лівого поля документа. Реквізит складається із завірювального напису Правильно(з великої літери, без лапок), найменування посади особи, яка засвідчила копію; особистого підпису, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дати засвідчення.

Копії документів засвідчуються керівником організації або уповноваженими ним посадовими особами (заступником, керівником служби кадрів, діловодства та ін.).

Начальник Протокольного сектора Особистий підпис Л. І. Іванов

На копії вихідного листа, що залишається у справах підприємства, дату її засвідчення, найменування посади особи, яка засвідчила копію, можна не вказувати.

При пересиланні копії до інших організацій засвідчувальну копію засвідчують печаткою організації. При розсиланні документів підвідомчим організаціям їх копії засвідчують печаткою відділу (сектору), де зберігається справжній документ. На таких копіях у місці, де передбачено підпис керівника, розміщується печатка управління справами, канцелярії, протокольного сектора тощо.

Реквізит 27 « Відмітка про виконавця»вказує на особу, яка склала документ. У ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендується лише один спосіб оформлення реквізиту: ініціали та прізвище виконавця, номер його телефону:

В.А. Петров

Реквізит призначений для здійснення оперативного телефонного зв'язку з виконавцем з метою отримання роз'яснень та уточнень із порушених у документі питань. Діловий етикет наказує звернення до незнайомої посадової особи або на ім'я та по батькові, або на прізвище у поєднанні зі словом «пан» або «пані». Пропонований ГОСТом спосіб оформлення реквізиту унеможливлює перший варіант звернення (ініціали не несуть необхідної інформації). Другий варіант звернення (тільки на прізвище) не завжди зручний, якщо прізвище виконавця не схиляється (Чорних, Ломінаго, Шевченка та ін.). Тому в реквізиті допустимо замість ініціалів вказати повністю ім'я та по батькові виконавця (12).

Позначку про виконавця розміщують на лицьовій стороні останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку. Телефон позначається трьома групами цифр за відсутності креслень між ними.

У листах у відповідь можна вказати не тільки номер телефону, а й номер кабінету, якщо одержувач листа виявить бажання особисто зустрітися з людиною, яка підготувала документ. У міжміських листах перед номером службового телефону позначається у дужках код міста.

Реквізит 28 «Відмітка про виконання документа та направлення його у справу»проставляється на виконаних документах, що підлягають списанню у справу для подальшого зберігання та використання у довідкових цілях.

Відмітка про виконання проставляється на першому аркуші документа нижче відмітки про виконавця. До складу реквізиту включаються такі дані: посилання на дату та номер документа, що свідчить про його виконання, а за відсутності такого документа – короткі відомості про виконання, а також слова У справу №із зазначенням номера справи, у якій зберігатиметься документ; підпис виконавця та дата проставлення позначки.

Результати виконання можуть формулюватися таким чином: «Направлена ​​відповідь, дата, №»; «Дана усна відповідь»; "Враховано при складанні заявки"; «Питання вирішено по телефону» та ін.

Реквізит 29 "Відмітка про надходження документа в організацію"проставляється від руки або за допомогою спеціального нумератора у правій нижній частині лицьової сторони першого аркуша документів, що входять. Можливе проставлення позначки на зворотному боці аркуша.

Реквізит складається із назви організації (або структурного підрозділу), куди надійшов документ; дати його отримання та вхідного реєстраційного номера. Позначка часу надходження при необхідності може містити вказівку на години і хвилини. Найменування організації вказується, зазвичай, у скороченому вигляді.

03.01.2008 № 001

Реквізит 30 "Ідентифікатор електронної копії документа"є відміткою (колонтитулом), яка проставляється в нижній частині кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, код оператора, дату та інші пошукові дані, які встановлюються в організації.

Зазвичай у імені файлу відображається його зміст, а також є відомості про імена та дати. Довжина імені файлу (кількість знаків) визначається параметрами операційної комп'ютерної системи.

Контрольні питання для самоперевірки:

1) Які документи підписують керівник організації та/або його заступники? У якому разі підписуються всі екземпляри документів, що надсилаються?

2) У якому разі підписується лише перший екземпляр документа, що надсилається? Яка відмітка проставляється в інших примірниках документа?

3) Розкажіть про правила оформлення реквізиту «Підпис».

4) Який порядок підписання документа у разі, якщо посадова особа, підпис якої заготовлена ​​на проекті документа, відсутня?

5) У якому разі потрібні два або більше підписів у документі? Наведіть приклади документів, які засвідчуються двома підписами.

6) Чи можна використовувати факсимільний підпис у оригіналу документа? Якими нормативними документами регламентується застосування факсимільного та електронного підписів у документах?

7) Що означає узгодження документа? Назвіть способи узгодження.

8) Як узгоджується документ, якщо зовнішніх інстанцій є кілька?

9) Чи припустимо відмову від узгодження? Як оформляється реквізит «Віза погодження документа» у разі незгоди посадової особи із змістом документа?

10) Які печатки застосовують у російському діловодстві посвідчення справжності документів?

11) Розкажіть про правила оформлення реквізиту "Відбиток друку".

12) Як може бути оформлений реквізит «позначка виконавця»? Мотивуйте свою відповідь.

Література

· Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис».

· Федеральний закон від 27 липня 2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації».

· ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М: Держстандарт, 1998.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Держстандарт, 2003.

· Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 № 536 і зареєстрована Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 № 418.

· Басаков М.І. Діловодство [Документаційне забезпечення управління]: Підручник/М.І. Басаков, О.І. Замицькова. - 5-те вид., Випр. та дод. – Ростов н/Д: Фенікс, 2007. – 352 с.

· Березіна Н.М., Воронцова Є.П., Лисенко Л.М. Сучасне діловодство. – СПб.: Пітер, 2004. – 256 с.

· Дьомін Ю.М. Діловодство. Підготовка службових документів/Ю.М. Дьомін. – СПб.: Пітер, 2003. – 220 с.

· Крюкова Н.П. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – М.: ІНФРА-М, 2008. – 268 с.

· Кугушева Т.В. Діловодство: Навч. посібник/Т.В. Кугушова. – Ростов н/Д.: Фенікс, 2007. – 256 с.

· Новосьолов В.І. Юридична сила документа // Радянські архіви. 1971. № 1. С. 57-63.

· Пшенко А.В., Дороніна Л.А. Діловодство: Практичний посібник. – М.: Юрайт-Іздат, 2004. – 182 с.

· Роздорожний А.А. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – М.: ІНФРА-М, 2008. – 304 с.

· Співак В.А. Документування управлінської діяльності (Діловодство). – СПб.: Пітер, 2005. – 240 с.

· Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». - М: Вид. «Проспект», 2004. – 216 с.