Які працівники включаються до середньооблікової чисельності. Облікова кількість працівників

Існує особлива формула для цього розрахунку, вона має наступний вигляд: = (Сумарність спискових чисел за всі дні місяця) / (сума календарних дніву місяці).

Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.

Це швидко та безкоштовно!

Вихідні та святкові днівраховуються як передвихідні та передсвяткові.Облікове число, як ми знаємо, складається внаслідок того, яка сума працівників, що з'явилися і не з'явилися, становить на той чи інший день.

І виходить, що формула вище еквівалентна формулі, поданої нижче:середньооблікова чисельність працівників за місяць = (сума явок + сума неявок)/(сума календарних днів на місяці).

Чисельник представлених формул складається з календарного фонду працівників.

Таким чином, формула спрощується:середньооблікова чисельність працівників = (фонд календарних днів робочих)/(число днів у будь-якому періоді).

Яким чином здійснити розрахунок

Приклад №1

Обліковий склад підприємства налічував 1 березня 105 осіб. З 6 березня на роботу керівник компанії прийняв 15 нових працівників. 16 березня звільнилося 5 людей, з 29 березня прийнято 10 осіб. Умова дана, переходимо до підрахунків: порівн. чисельність = (105 * 5 + 120 + 115 * 13 +125 * 3) / 31 = 82 особи.

Коливання відбувалися для підприємства від 105 до 125 працівників. Якщо перерахувати всі календарні дні, то вийде, що кількість зайнятих з 1 по 31 березня становила близько 82 осіб.

Приклад №2

Існує база середньомісячних показників середньооблікової чисельності, які обчислюються для рахунку середньооблікової чисельності за більш довгі періодиНаприклад, рік.

Умови поставленого завдання такі:

1. Порівн. числ. березня = 213.
2. Порівн. числ. квітня = 218.
3. Порівн. числ. травня = 244.
4. Порівн. числ. червня = 228.
5. Порівн. числ. липня = 223.
6. Порівн. числ. липня = 219.

Середньооблікова чисельність за перше півріччя має два способи обчислення.

Перший спосіб заснований на знаходженні середньоарифметичного числа даних по кварталах:

1. Порівн. числ. 1 кварталу = (213 + 218 + 244) / 3 = 675/3 = 225 співробітників.
2. Порівн. числ. 2 квартали = (228 + 223 + 219) / 3 = 670 / 3 = 224 співробітника.
3. Порівн. числ. за 1 півріччя = (225 + 224) / 2 = 225 співробітників.

Другий спосіб будується на базі даних середньої місячної чисельності:пор. числ. за 1 півріччя = (213 + 218 +244 + 228 + 223 + 219) / 6 = 225 співробітника.

За цією технологією можна обчислити також середньооблікову чисельність за інші періоди. Наприклад, за рік чи 9 місяців.

Приклад №3

Якщо існує інформація про неповний робочий період якоїсь компанії, то розрахунок ведеться за іншим принципом. Реєстрація компанії відбулася на 3 липня. Число працівників на цей день становило 150 осіб. 13 липня директор компанії на роботу прийняв 17 співробітників.

Далі протягом усього місяця не було ні нових, ні звільнених працівників. За серпень на компанію працювало близько 170 людей. Необхідно провести обчислення середньооблікової чисельності в липні, за цей квартал місяців (липень, серпень, вересень), а також за весь рік.

Проводиться це так:

1. Порівн. числ. за липень = (150 * 4 + 167 * 2) / 30 = 32 особи.
2. Порівн. числ. за квартал = (32 + 170) / 3 = 68 осіб.
3. Порівн. числ. за рік = (32 +170) / 12 = 17 осіб.

Перерахувавши все, можна зробити висновок: на компанію, яка працювала трохи більше одного місяця, за весь рік довелося співробітників близько 17 осіб.

Працівники, що існували, також мали можливість вести трудову діяльністьу інших компаніях. Але все-таки при підсумовуванні всіх даних, де працівник не працював протягом усього року, він буде рахований як одиниця на підприємстві якщо його робота на ньому склала період, рівний року.

Але якщо людина в одній компанії пропрацювала не весь рік, а, припустимо, всього 6 місяців, то вона буде врахована, як ½, а не ціла одиниця.

Хто може входити

Варто спершу врахувати, що в облікову чисельність можуть входити ті, хто з якихось обставин не відвідував роботу і також відвідував. Виходячи з цього повідомлення, робимо висновки.

Список тих, хто входить до цієї системи:

1. Люди, які були на роботу, включаючи і тих, хто не відвідував роботу з тих чи інших обставин.
2. Люди, які прибували у відрядженні. Але за умови, що у них зберігається заробітна плата з організації, де вони працюють. Сюди входять і ті працівники, які мають відрядження за кордоном.
3. Працівники, які перебувають тимчасово на лікарняному. Важливо мати довідку про непрацездатність під час хвороби.
4. Співробітники, які виконували державні чи муніципальні обов'язки.
5. Прийняті працювати люди, влаштовані на неповний робочий день чи тиждень.
6. Ті, хто прийнятий до організації, але перебувають на випробувальному терміні.

Хто не включений до списку

Умови, за яких деякі особи не враховуються в середньообліковій чисельності:

1. Так звані «домашні працівники». За договором вони ведуть роботу вдома.
2. Співробітники та співробітниці, які мають особливе за фахом звання.
3. Особи, які перебувають на підвищенні кваліфікації. Це можуть бути різні курси для отримання іншої професії.
4. Ті, хто короткостроково направлений із іншої компанії. За умови, що їхня заробітна плата перебуває у повній безпеці.
5. Студенти та учні, які перебувають на службовій практиці у цій організації.
6. Ті, хто навчається в освітньому закладі, які перебувають у відпустці. Їхня заробітна плата може зберігатися частково.
7. Люди, які щорічно перебувають у відпустках на якийсь період часу. Це зазвичай надається трудовим договором.
8. Ті, хто має вихідний за умовою організації, де вони працюють.
9. Особи, яким допускається мати вихідний день за те, що вони працювали у святкові, передсвяткові чи вихідні дні.
10. Жінки, які перебувають у зв'язку з вагітністю у відпустці.
11. Прийняті працівники як заміщення інших;
12. Громадяни іншої країни, прийняті до цієї організації.

Хто такі зовнішні та внутрішні сумісники

Зовнішні сумісники є особами, які перебувають у кількох організаціях. Точніше, вони перебувають у списковому складі одного підприємства, а на іншому згідно трудовому законодавствувони проводять роботу близько півставки (приблизно 4 години на день і не більше).

До внутрішніх сумісників відносять ту категорію людей, яка виконує роботу понад основну встановлену роботу, і отримують за це оплату.

У середній чисельності вони фігурують залежно від часу відпрацьованого.

Визначаємо середньооблікову чисельність зовнішніх сумісників

1. Порядок дій операції з обчислення:
2. Підсумовуємо календарні дні, і скільки людей було зайнято в ці дні за формулою, яка була дана вище. Визначаємосередню чисельність

тих, хто був відсутній для підприємства у робочі дні. Тобто проводимо підсумовування тих, хто був не повністю зайнятий під час підрахунку. Варто врахувати той фактор, що говорить про те, що люди, які перебувають у період хвороби чи чогось іншого, а також інваліди враховуються на підприємстві в середньообліковій чисельності як цілі одиниці.Приклад:

Інші четверо робітників працювали по 4 години відповідно 22, 10 та 5 робочих днів. Їх враховують як ½ працівника за одну добу. Полічуємо середньооблікову чисельність не повністю зайнятих робітників:((5/8)*22*2 + ½*22 + ½ *10 + ½ *5)/(22 робочих дні) = 2, 2 працівника.

Слід звернути увагу на те, що при підрахунку до середньої чисельності працівників не входять індивідуальні підприємці, які уклали з компанією договір на основі цивільно-правового характеру.

Особлива примітка:Люди, перекладені адміністрацією підприємства на неповний робочий день (без оформлення документа письмово), ведуться з обліку у цій компанії як цілі одиниці.

Який порядок розрахунку кількості людей, які працюють неповний день

Порядок дій, розрахованих те що, щоб скласти базу співробітників, цілком аналогічний порядку підрахунку числа зовнішніх сумісників. Тут все залежить від відпрацьованого часу.

Формула розрахунку середньооблікової чисельності не повністю зайнятих людейу компанії протягом місяця матиме таку форму: (час робочого дня)/(число робочих днів).

Що таке середньооблікова чисельність працівників підприємства і навіщо її рахувати?

Якими є правила її розрахунку, як і за який період її слід розраховувати.

Давайте докладно розглянемо усі ці нюанси у нашій статті.

Навіщо це потрібно?

Середньооблікова чисельність працівників потрібна не тільки для статистичної мети, але і для того, щоб правильно розрахувати податки. Це перший звіт, який необхідно подати у новому році. Як то кажуть, як рік почнеш, так його й проведеш. Чинним законодавством для звіту передбачено спеціальну форму, затверджену наказом ФНР від 29.03.2007 року. Здати дані про середньооблікову чисельність необхідно до 20 січня. Ця норма міститься у статті 80 таки Податкового кодексу РФ.

Зверніть увагу, що звіт надається незалежно від наявності на підприємстві, організації або в індивідуального підприємцянайманих робітників. На підтвердження цього надано роз'яснювальний лист Мінфіну. Також важливо пам'ятати і про те, що всі компанії, у яких середньооблікова чисельність співробітників більша за 100 осіб, повинні подавати податкову декларацію в електронній формі. Якщо менше 100, можна вибрати електронну чи паперову форму звітності.

Розрахунками чисельності працівників займається бухгалтер. Саме бухгалтерам потрібно уважно ознайомитися з нашою статтею, щоб правильно зробити розрахунок та подати податковий звіт.

Якщо це зробити, то компанії загрожує штраф, а головбуху чи керівнику підприємства за адміністративне правопорушення також буде виписаний штраф. Розмір його невеликий, але неприємностями загрожує інше. Податкові органи, які не отримали цей звіт, мають повне право перерахувати податки та позбавити фірму податкових пільг. Вам можуть донарахувати податки, стягнути штраф чи пеню. Важливо й те, що сплата штрафу не звільняє з обов'язку здати звіт. Так що ви не зможете уникнути необхідності розраховувати середньооблікову чисельність, тому краще це зробити відразу, ніж чекати нарахування штрафних санкцій.

Виконати необхідні розрахункина великих підприємствах може бути автоматизована система обліку персоналу. На її основі існують програмні засоби, які можуть самостійно підрахувати потрібний показник, який потім вноситься до звіту.

Порядок розрахунку

Розрахунок середньооблікової кількості ведеться на основі щоденного обліку облікової чисельності працівників. Чисельність за списками має обов'язковому порядкувідповідати даним, що містяться в табелі обліку робочого часу. Для цього передбачено спеціальні форми Т-12 та Т-13, де й реєструється, хто прийшов на роботу, а хто ні.

При цьому слід враховувати і дані наступних документів: наказів про прийом на роботу, про перебування у відпустці, про переведення на іншу роботу, про розірвання договору із співробітником. Деякі відомості знаходяться в особистій картіпрацівника, розрахунково-платіжної відомості чи інших робочих документах.

Розрахунок провадиться відповідно до вказівок, які містяться в наказі Росстату. Вони є формула розрахунку. Для того щоб знайти річну середньооблікову чисельність, застосовують таку формулу:

Середньооблікова чисельність за рік = середньооблікова чисельність за січень + за лютий + за березень + … + за грудень / 12

Якщо ваша фірма почала вести свою діяльність не з початку календарного року, а в середині, то суму, отриману за робочі місяці, все одно необхідно ділити на 12.

Для розрахунку за місяць потрібно застосовувати таку формулу:

Середньооблікова чисельність за місяць = середньооблікова чисельність працівників, які відпрацювали повний робочий день цього місяця + середньооблікова чисельність працівників, які відпрацювали неповний робочий день цього місяця.

Виникає питання, як дізнатися кількість співробітників, які зайняті повний день. Зробити це легко за формулою: облікова кількість працівників за перше число місяця + облікова кількість працівників за друге число + ... + облікова кількість працівників за останнє числомісяця/кількість днів на місяці.

Розрахунок за квартал ведеться просто: складається середньооблікова чисельність за кожен із місяців кварталу, а потім ділиться на 3 (число місяців у кварталі). Поквартальна звітність зазвичай потрібна для подання до позабюджетних фондів.

Таким чином, в основу середньооблікової чисельності покладено чисельність працівників, причому включаються всі працівники за трудовим договором, що працюють постійно, тимчасово або сезонно. Враховують і співробітників, які фактично працюють, і тих, хто відсутній, крім тих осіб, які не включаються до середньооблікової чисельності (про це ми розповімо в наступному розділі статті). У цю чисельність входять і надомники і працівники з випробувальним терміном. Якщо людина працює і за трудовим, і за цивільно-правим договором, його враховують як одну людину.

Облікову чисельність за вихідні та святкові дні беруть виходячи з попереднього робочого дня.

Формула для розрахунку чисельності працівників, які зайняті неповний робочий день виглядає так: загальна кількість відпрацьованих людино-годин на місяць / тривалість робочого дня, встановленого для даної категорії осіб / кількість робочих днів на місяць. Що стосується тривалості робочого дня, то за 36-годинного тижня для п'ятиденки він дорівнює 7,2 години, при 24-годинному – 4,8. Кількість годин у робочому тижні потрібно поділити на кількість днів у робочому тижні – 36/5 = 7,2.

• особи віком до 18 років;
• жінки, які годують грудьми;
• інваліди;
• зайняті на роботах з шкідливими умовамипраці.

Ще раз про здачу цього звіту — на наступному відео:

Теорію ми розглянули, давайте перейдемо до практики.

Приклад розрахунку протягом місяця

У січні кількість працівників була такою: з 1 по 15 – 17 осіб, з 16 січня 4 особи звільнилося, а 20 січня прийшов новий співробітник. Вважаємо: (17*15) + (13*4) + (14*12)/31 = 15,3. Відповідно до правил округлення у січні середня кількість зайнятих працівників дорівнює 15 осіб. Підрахувавши кількість за інші місяці, ми зможемо розрахувати і поквартальну чисельність. Припустимо, що у лютому чисельність дорівнює 18 осіб, а березні 21 людина. У кварталі середнє значення дорівнює 15+18+21/3 = 18 осіб.

Якщо наймані робітники відсутні, а є тільки директор, то формула значно спрощується. Будь-яке значення дорівнює одиниці.

Ми показали розрахунок на невеликій кількості працівників, для великих підприємств він робиться аналогічно, тільки числа будуть більшими.

Спробуймо ускладнити завдання і додамо працівників, які зайняті неповний робочий день. Якщо 2 людини працюють на півставки, їх можна приймати за одну одиницю. Але бувають і більше складні ситуації. Тоді розрахунок ведеться не щодня, а за людино-годинник. Підраховуємо кількість відпрацьованих годин людиною на місяць і ділимо на тривалість робочого дня та на кількість днів у місяці.

Розрахуємо середньооблікову кількість зайнятих на рік. З 1 січня по 30 квітня працювало 153 особи за трудовим договором на повну ставку, з 1 по 31 травня у зв'язку з додатковою роботоювзято на роботу ще 12 осіб із робочим днем ​​о 6 годині. З 1 червня звільнилося 3 працівники.

За січень-квітень середньооблікова чисельність дорівнює 153. У травні додалося (6 * 12 * 31) / 8 / 31 = 9. З червня середня кількість дорівнює 150. Середньооблікова чисельність за рік = (153 * 4 місяці) + (153 +9) * 1 міс + 150 * 7 міс = 1824 / 12 = 152.

Розрахунки провести досить просто, потрібно лише уважно врахувати всіх працівників та відпрацьований ними час.

Як правильно округлити?

Досить часто відбувається ситуація, коли в результаті підрахунків виходить не ціле число, а дробове. Як бути у цьому випадку? Не можна ж сказати, що на фірмі працює 2 цілих та 3/10 людини. Потрібно округлити. Зробити це потрібно за звичайними правилами математики.

Згадуємо шкільні уроки: якщо після коми йде цифра 5 і більше, то до числа додається одиниця, якщо ж після коми коштує 1, 2, 3 або 4, то число до коми не змінюється. Усі знаки, які стоять після коми, просто опускаються.

Розрахунок зовнішніх сумісників

Зовнішні сумісники не включаються до розрахунку середньооблікової чисельності, їх враховують на основному місці роботи. При цьому не забувайте, що один працівник, який працює менше однієї ставки або дві ставки, або оформлений внутрішнім сумісником, враховується лише один раз.

Хто не входить до середньооблікової чисельності?

У спискову чисельність не включають такі категорії осіб:

• зовнішні сумісники;
• працівники, прийняті за цивільно-правовим договором;
• ті, хто вже подав заяву про звільнення;
• адвокати;
• працівники, котрі припинили роботу без відповідного попередження.

У розрахунок середньооблікової чисельності не слід брати наступних працівників:

• жінок, які перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
• осіб у відпустці щодо усиновлення новонародженого з пологового будинку;
• осіб у додатковій відпустціз догляду за дитиною;
• працівників, які перебувають у відрядженні за кордоном;
• власників чи засновників компанії, які не отримують заробітну плату;
• тих, хто навчається або вступає до навчальні заклади, у зв'язку з чим знаходиться у додатковій безкоштовній відпустці.

Сподіваємося, що наша стаття допоможе вам правильно розрахувати середньооблікову чисельність штатних співробітників та вчасно здати відповідний звіт.

Дані про середньооблікову чисельність працівників необхідні для розрахунку податків, тому це значення необхідно розрахувати станом на кінець календарного року для внутрішніх розрахунків, а також вказати у звіті для податкової інспекції. Ці відомості необхідно надати до 20 січня.

Розрахунок цього фактора також визначає форму подання звітності до податкову інспекцію, оскільки якщо середня кількість співробітників організації перевищує 100, вона має подавати звітність електронному вигляді.

Порядок розрахунку за різними проміжками часу

Оскільки звітні періоди з різних податків, сплачуваних організацією, можуть бути різними, то й середньооблікова чисельність працівників повинна бути розрахована за відповідні відрізки часу, виходячи з потреб оподаткування.

Принцип розрахунку середньооблікової чисельності за конкретний період досить простий.

Розрахунок за місяцьпровадиться шляхом складання облікової чисельності за кожен день місяця та поділу отриманої суми на кількість днів у місяці. Середньооблікова чисельність працівників за вихідний день береться за станом на попередній робочий день.

Наприклад: на 1 березня в організації було працевлаштовано 28 працівників. 5 березня один із них звільнився. З 10 березня було прийнято нового співробітника, 12 березня ще одного. На період з 20 по 25 березня було залучено 3 тимчасових співробітників через пікове навантаження.

Розрахунок середньооблікової чисельності буде виглядати так:

• З 1 по 4 березня включно 28 співробітників (28+28+28+28=112)
• З 5 по 9 березня 27 співробітників (27+27+27+27+27=135)
• 10 та 11 знову 28 співробітників (28+28 = 56)
• Далі з 12 по 19 було 29 співробітників (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
• З 20 по 25 було 32 співробітники (32+32+32+32+32+32=192)
• З 26 по 31 березня знову 29 співробітників (29+29+29+29+29+29=174)

Для того, щоб дізнатися середнє значення за місяць, складемо кількість усіх співробітників за кожен день (112+135+56+232+192+174=901) та розділимо на число днів на місяць – 31 (901/31=29,06) . Таким чином, середньооблікова чисельність за березень вийде 29.

Розрахунок за кварталпровадиться підсумовуванням чисельності за кожен місяць кварталу та поділу отриманої суми на три.

Розрахунок за ріканалогічний квартальному, але ділити треба вже на дванадцять. При цьому якщо початок роботи організації не збігається з початком календарного року і, відповідно, термін роботи становить неповний рік, ділити потрібно все одно на дванадцять. Цей принцип застосовується і до неповного місяця – незалежно від дати початку роботи, ділити потрібно на фактичне число календарних днів на місяці.

Наприклад: чисельність у березні -29, у квітні – 34, у травні – 40. Тоді середнє значення дорівнюватиме (29+34+40)/3=34 співробітника за квартал.

Припустимо, що організація розпочала роботу з 15 червня. Спочатку в ній працювали 2 особи. Через 3 місяці – з 15 вересня – їхня кількість збільшилася до 5. З 1 грудня співробітників стало 20.

Разом співробітників протягом року: 1+2+2+4+5+5+20=39.

Середньообліковий за рік: 39 / 12 = 3.

У даному прикладіслід звернути увагу на те, що дія множення застосовується лише тому, що протягом кожного місяця кількість працівників практично не змінюється. Тому замість підсумовування розуміння принципу простіше помножити кількість днів. Насправді ці значення виходять підсумовуванням за кожен день числа працівників, що взято з документації з обліку праці.

Детальний порядок та правила розрахунку представлені у наступному відеоматеріалі:

Нюанси та особливості проведення обчислень

У розрахунок чисельності повинні включатисявсі фактично зайняті співробітники, у тому числі сезонні, працюючі віддалено, тимчасові та співробітники на випробувальному терміні.

Не враховуютьсяза підрахунку чисельності адвокати, працівники, працевлаштовані на підставах зовнішнього сумісництва, а також ті, з ким трудові відносини оформлені цивільно-правовим договором.

Окремо слід зазначити ті категорії працівників, які можуть бути враховані або не враховані, Залежно від певних факторів:

• Сумісники – як говорилося, якщо це зовнішній сумісник, не входить у звітність, якщо сумісництво внутрішнє, такий співробітник враховується один раз (як одна людина), а чи не за кількістю ставок чи людино-годин;
• Засновники – враховуються, якщо їм нараховується вести. Якщо засновник веде на підприємстві будь-яку трудову діяльність, але зарплата йому при цьому не виплачується (отримання дивідендів не належить до цього пункту), то до облікової чисельності він не увійде;
• Відряджені зарубіжних країн – враховуються залежно від тривалості відрядження. Якщо вона короткострокова, такий співробітник включається до загальної чисельності, якщо відрядження тривале – то ні;
• Навчання, що проходять (у тому числі, якщо вони спрямовані від організації та отримують від неї стипендію) – облік залежить від того, чи збережена за співробітником заробітна плата. Якщо так, то навіть якщо навчання відбувається з відривом від роботи, такий працівник враховується.

Якщо є працівники, які працюють неповний робочий день, вони також повинні враховуватися при розрахунку середньооблікової чисельності. Наприклад, якщо два співробітники працюють на півставки, то врахувати їх можна як одну людину (цей варіант підходить для будь-якої парної кількості працівників, які працюють рівно половину робочого дня). Але якщо кількість таких співробітників більша і час, відпрацьований ними за день відрізняється, то знадобиться розрахунок людино-годин.

При такому способі обліку слід підрахувати загальну кількість годин, відпрацьованих протягом дня всіма співробітниками, які працюють неповний день. Далі розрахунок провадиться в залежності від тривалості робочого дня в організації та кількості робочих днів у тижні. Якщо графік роботи стандартний - восьмигодинний робочий день при п'ятиденному тижні, загальна кількість людино-годин за день ділиться на 8. Таким чином досягається сумісність числа співробітників, які працюють неповний день.

Наприклад, якщо в організації працює 10 співробітників зі стандартним графіком та 4 особи працюють по 6 годин на день, то шляхом наведених вище розрахунків отримаємо:

• 4 * 6 = 24 людино-години на день
• 24/8 = 3

Таким чином усі співробітники, які працюють неповний день, відповідають 3 співробітникам, оформленим на повну ставку.

У такому разі облікова чисельність за один день становитиме 10 + 3 = 13 осіб.

Якщо при розрахунку людино-годин сума працівників у перерахунку на один день вийшла дробовою, у звіт зазначається ціле число, отримане відповідно до правил округлення.

Необхідно пам'ятати, що крім працівників, яким надано графік із неповним робочим днем ​​на підставі обопільної угоди або за умовами трудового договору, є окрема категорія осіб, яким роботодавець у будь-якому випадку зобов'язаний надати можливість працювати неповний день.

Особливості та нюанси процедури обчислення розглянуто у наступному відеоролику:

Якщо розрахунок середньооблікової чисельності потрібен для подання звітностіу ПФР і ФСС за формами РСВ-1 і 4-ФСС відповідно, до того значення, яке було розраховано за вказаними вище принципами, потрібно додатково обчислити середні значення чисельності за звітний період за тими категоріями співробітників, які в це значення не включаються, а саме вже згадані зовнішні сумісники та співробітники, оформлені за цивільно-правовими договорами.

Багато підприємців, які ведуть свою діяльність на законних підставах, змушені зіштовхуватися з поняттям середньооблікової чисельності співробітників. Для тих, хто не має спеціальних програмна кшталт 1С, питання, як порахувати середньооблікову чисельність працівників протягом року, залишається актуальним.

Як рахувати середньооблікову чисельність за місяць на прикладі

1. Підрахунок працівників на повній зайнятості.
2. Підрахунок працівників із неповною зайнятістю.
3. Підсумковий розрахунок та округлення.

На початок місяця в організації працювало 50 працівників на повному робочому дні.
20 травня 5 працівників звільнилися.
Також в організації працювали 10 працівників на неповному робочому дні (4 години на день).

Крок 1 - вважаємо чисельність на повному графіку

Виходячи з наших умов, виходить, що 50 співробітників відпрацювали повний місяць, а 5 працювали 20 днів.

Формула проста:

• Загальна сума всіх значень облікової чисельності на кожен день / Кількість днів на місяць за календарем

Застосуємо формулу та отримаємо наступний розрахунок:

• (50*31 + 5*20) / 31 = 55,22

Це і є середньооблікова чисельність співробітників на місяць з повною зайнятістю.

Крок 2 - підрахунок із неповною зайнятістю

Визначимося з формулою:

• Загальна сума відпрацьованих годин / Тривалість робочого дня / Кількість робочих за виробничим календарем

Параметр "Тривалість робочого дня" вважається як кількість годин у робочому тижні, розділена на кількість днів. Наприклад:

• годин/5 = 8;
• 36 годин/5 = 7,2;
• 32 години / 5 = 6,4 і так далі.

Фактично, середньооблікова чисельність дорівнює сумі повністю відпрацьованих днів такими працівниками.

Припустимо, що в березні було 22 робочі дні, і наші 5 працівників працювали по 4 години. Робочий день у компанії восьмигодинний.

Застосуємо формулу:

• (5*4*22) / 8 / 22 = 2,5

Що виходить вірно, якщо врахувати, що наших співробітників п'ятеро, а вони працюють половину робочого дня.

Крок 3 - підсумовуємо показники та округляємо середньооблікову чисельність

У результаті проводимо підсумовування показників з кроку 1 та 2:

• 55,22 + 2,5 = 57,72

А потім виконуємо округлення:

• 57,72 = 58 - це і є кінцева середньооблікова чисельність.

Варто зауважити, що округлення середньооблікової чисельності проводиться до цілого числа за арифметичними правилами. Також важливо проводити округлення саме на останньому етапі. В іншому випадку ми можемо отримати спотворені дані.

У нашому випадку, якби ми округлили відразу, на 1 і 2 кроці, ми отримали значення на 1 людини менше.

Як вважати середньооблікову чисельність працівників за рік

Якщо в нас вже є всі показники по місяцях, то підрахувати чисельність за рік не важко. Вважається вона за формулою для обчислення середньої арифметичної. Для цього потрібно звернутися до формули:

• (Середнесп. чисельність Місяця 1 + Середньосп. чисельність Місяця 2 + …. + Середньосп. чисельність Місяця 12) / 12

приклад. Маємо наступну картину по місяцях:

• Січень - 66
• Лютий - 65
• Березень -
• Квітень - 69
• Травень -
• Червень - 76
• Липень - 69
• Серпень - 80
• Вересень - 81
• Жовтень - 79
• Листопад -
• Грудень -

Вважаємо середньооблікову чисельність за роком:

(66+65+70+69+70+76+69+80+81+79+77+70) / 12 = 72,66

Округлюємо та отримуємо 73 .

Аналогічно, показник вважається і для кварталу. Тільки ділити, звичайно, необхідно на 3.

Кого рахувати?

Співробітники, які мають повну зайнятістьу сфері діяльності, а точніше, їх кількість береться з показників облікової чисельності. Цей показникберуть із форми з обліку явки працювати найманих співробітників. Головною підставою для включення до облікової чисельності є наказ керівництва про прийом на роботу, що базується на підписанні трудового договору.

Вважають лише тих працівників, які прийшли фактично, ті, хто не прийшов на роботу з якоїсь причини, хто оформлений на роботу за сезоном чи просто тимчасово, а також особи, які замінюють відсутніх людей.

Хто не підлягає обліку

• Сумісники зовнішньої категорії.
• Прийняті виходячи з цивільно-правових договорів.
• Ті особи, які подають заяву, бажаючи звільнитися.
• Особи, які надають адвокатські послуги.
• Особи, які перебувають на навчанні у неоплачуваній відпустці.
• Співробітниці, що вийшли у відпустку, пов'язану з вагітністю та пологами.
• Відпускники, які здійснили усиновлення новонародженого.
• Засновники, яким не нараховується вести, і т.д.

Необхідність показника

Потрібно знати, які типи працівників враховуються при розрахунку, а які – ні.

Дані з середньоспискового обліку вносяться до безлічі відомостей, розглядаються визначення права на пільги, нарешті, подаються до ФНС. Це перший звіт, який подається у новому році.

Крім того, при пошуку сум податків з більшості систем оподаткування приватному підприємцю також доведеться зіткнутися з цим показником.

Складові формули

Існує певна формула, що диктується Росстатом.

Вважається середньооблікова чисельність працівників за рік як сумове значення знайденого показника чисельностей за складові його місяці, поділена на кількість, тобто 12 місяців на рік.

Характерно, що навіть якщо підприємство не виконувало діяльність цілий рік, щоб порахувати цей показник, необхідно буде показники всіх місяців, що пропрацювали, підсумувати і розділити на 12.

Періодичні дані щодо чисельності, наприклад, за півроку чи квартал, можуть використовуватись для подання звітності до Фондів.

Оскільки показник, що перебуває, впливатиме на коректність податків, що розраховуються до сплати, необхідна впевненість у правильності веденого обліку по співробітниках.

Отже, ми розглянули основні тези, пов'язані з тим, як вважається середньооблікова чисельність працівників. Варто враховувати, що визначення цієї чисельності за працівниками, які пропрацювали неповний день, проводять за окремою формулою, а не звичайним підсумовуванням показників, як у випадку з показником чисельності повноцінно зайнятих співробітників.

Дуже важливо робити всі розрахунки правильно, оскільки за помилки чи несвоєчасне подання звіту за чисельністю загрожує штраф відповідальній особі, а також адміністративна відповідальність керівнику підприємства.

Порядок розрахунку чисельності працівників визначено законодавчо та встановлено у Постанові Росстату від 20.11.2006 N 69 (далі – Постанова).

Облікова чисельність

Повний перелік працівників, які обліковуються у списковому складі, містить п. 88 Постанови. Представимо його нижче, а поки що запропонуємо запам'ятати кілька правил розрахунку облікової чисельності:

1. До облікової чисельності включаються всі працівники, які перебувають у трудових відносинахз роботодавцем. Простіше кажучи, ті, з якими укладено трудовий договір (як терміновий, так і безстроковий) та які виконували постійну, тимчасову чи сезонну роботу один день і більше.

2. При розрахунку показника враховуються власники організацій, які працювали та одержували заробітну плату у своїй фірмі.

3. У списковій чисельності працівників за кожен календарний місяць враховуються як фактично працюючі, так і відсутні на робочому місці з будь-яких причин (наприклад, хворі або прогули).

4. Облікова чисельність за кожен день повинна співпадати з даними табеля обліку робочого часу працівників.

Фрагмент документа. Пункт 88 Постанови Росстату від 20.11.2006 р. N 69.

Працівники, які не включаються до спискового складу, перераховані до п. 89 Постанови. Їх не так багато, тому радимо всіх запам'ятати:

• зовнішні сумісники;
• які виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру;
• працюючі за спеціальними договорами з державними організаціямина надання робочої сили (військовослужбовці та особи, які відбувають покарання у вигляді позбавлення волі) та враховуються у середньообліковій чисельності працівників;
• переведені на роботу в іншу організацію без збереження заробітної плати, а також спрямовані на роботу за кордон;
• спрямовані на навчання з відривом від роботи, які одержують стипендію за рахунок коштів цих організацій;
• які подали заяву про звільнення та припинили роботу до закінчення строку попередження або припинили роботу без попередження адміністрації. Такі працівники виключаються із облікової чисельності з першого дня невиходу на роботу;
• власники організації, які не одержують заробітну плату;
• адвокати;
• військовослужбовці.

• надомники,
• внутрішні сумісники,
• працівники, оформлені в одній організації на дві, півтори або менше однієї ставки,
• особи, прийняті на роботу на неповний робочий день, неповний робочий тиждень або половину ставки.

Середньооблікова чисельність

Сама назва показника говорить нам про те, що середньооблікова чисельність - це середня облікова чисельність працівників за якийсь період часу. Як правило, за місяць, квартал та рік. Квартальний та річний розрахунок спиратиметься на місячний. Далі ми на прикладах покажемо усі розрахунки. Але насамперед звертаємо вашу увагу на важливий момент. У середньооблікову чисельність включають не всіх працівників із спискового складу (п. 89 Постанови). До неї не увійдуть:

• жінки, які перебували у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами;
• особи, які перебували у відпустках у зв'язку з усиновленням новонародженої дитини безпосередньо з родового будинку, а також у додатковій відпустці для догляду за дитиною;
• працівники, які навчаються в освітніх установах та перебували у додатковій відпустці без збереження заробітної плати;
• працівники, які вступають до освітніх установ та перебувають у відпустці без збереження заробітної плати для складання вступних іспитів.

• Наказ про прийом працювати (форма N Т-1),
• Наказ про переведення працівників на іншу роботу (форма N Т-5),
• Наказ про надання відпустки (форма N Т-6),
• Наказ про розірвання трудового договору (форма N Т-8),
• Наказ про направлення працівника у відрядження (форма N Т-9),
• Особиста картка працівника (форма N Т-2),
• Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (форма N Т-12),
• Табель обліку робочого часу (форма N Т-13),
• Розрахунково-платіжна відомість (форма N Т-49).

Перейдемо до розрахунків

Середньооблікова чисельність працівників за місяць дорівнює сумі облікової чисельності за кожен календарний день місяця, поділеної на кількість календарних днів у місяці.

Майте на увазі: у розрахунку враховуються святкові (неробочі) та вихідні дні. Чисельність працівників за ці дні дорівнює обліковій чисельності за попередній робочий день. Причому якщо вихідні чи святкові дні становлять кілька днів, то облікова кількість працівників за кожен цей день буде однаковою та рівною чисельності облікового складу за робочий день, що передує вихідним чи святам. Така умова міститься у п. 87 Постанови.

Приклад 1. У ТОВ "Кадри плюс" за трудовими договорами працюють 25 осіб. Встановлений графік роботи – 40-годинна п'ятиденна робочий тиждень. Облікова чисельність на 30 листопада – 25 осіб.

З 3 по 16 грудня включно працівник Іванов пішов у чергову щорічну оплачувану відпустку.

5 грудня бухгалтер Петрова пішла у відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами. Для заміщення цієї посади з 10 грудня на підставі термінового трудового договору було прийнято працівника Сидорова.

З 10 по 14 грудня включно до компанії для проходження виробничої практики було направлено студента Кузнєцова. Трудовий договір із ним не укладали.

18, 19 та 20 грудня на роботу за трудовим договором було прийнято 3 особи (Олексєєва, Бортякова та Вікулов) з випробувальним терміном два місяці.

24 грудня водій Горбачов подав заяву про звільнення наступного дняне вийшов працювати.

Вихідними та святковими днямиу грудні були 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Тому в ці дні спискова чисельність працівників дорівнюватиме списковому складу за попередні робочі дні. Тобто цей показник на 1 та 2 грудня дорівнюватиме облікової чисельності за 30 листопада, 8 та 9 грудня - за 7 грудня і так далі.

З перерахованих вище працівників до спискового складу за грудень увійдуть:

• Іванов – з 1 по 31 грудня,
• Петрова – з 1 по 31 грудня,
• Сидорів – з 10 по 31 грудня,
• Алексєєва – з 18 по 31 грудня,
• Бортякова – з 19 по 31 грудня,
• Вікулов - з 20 по 31 грудня,
• Горбачов – з 1 по 24 грудня.

У середньообліковій чисельності не враховується бухгалтер Петрова (з 5 грудня). А студент Кузнєцов взагалі не включається до облікової чисельності, оскільки він не обіймає жодної посади у фірмі.

Для наочності складемо таблицю, в якій визначено обліковий склад працівників за грудень 2007 р.:

Облікова чисельність працівників ТОВ "Кадри плюс" у грудні 2007 року

Розрахуємо середньооблікову чисельність за грудень:

802 чол.-дн. : 31 дн. = 25,87 чол.

У цілих одиницях вона становитиме 26 осіб.

Правила розрахунку середньооблікової чисельності за квартал, рік чи інший період такі: необхідно скласти середньооблікову чисельність працівників за кожний місяць періоду та розділити на кількість місяців. Допустимо, якщо потрібно дізнатися показник за квартал, то ділити потрібно на 3, якщо за рік, - на 12. При цьому показник, отриманий за місяць, не слід округлювати до цілих одиниць. Округлення підлягає лише кінцевий результат середньооблікової чисельності за розрахунковий період.

Чотири нюанси при розрахунку середньооблікової чисельності працівників

Нюанс 1.Якщо організація неповний місяць здійснювала підприємницьку діяльність, то розраховувати середньооблікову чисельність працівників цей період вона має так. Суму працівників облікового складу за всі дні роботи слід поділити (як не дивно) на загальну кількість календарних днів на місяць (п. 90.8 Постанови). Подібна ситуаціяможе виникнути у новоствореної фірми (не з початку місяця) або в організації із сезонним характером роботи. Якщо такої організації потрібно розрахувати показник за квартал або за рік, то незалежно від тривалості роботи в періоді необхідно складати середньооблікову чисельність за місяці роботи та ділити на повну кількість місяців у періоді. Наприклад, якщо фірма, утворена у листопаді 2007 р., хоче розрахувати показник за весь 2007 р., то вона має скласти середньооблікову чисельність працівників за листопад та грудень та отримане значення розділити на 12.

Приклад 2. Новостворене ТОВ "Любава" почало провадити діяльність з 25 жовтня 2007 р. На цю дату облікова чисельність працівників становила 4 особи. 30 жовтня ще з трьома людьми було ув'язнено трудові договори. До кінця 2007 р. жодного руху кадрів не відбувалося.

Графік роботи – 40-годинний п'ятиденний робочий тиждень.

Розрахуємо середньооблікову чисельність працівників компанії за 2007 р.

1. Обліковий склад працівників за жовтень наведено у таблиці 2:

Облікова чисельність працівників ТОВ "Любава" у жовтні 2007 року

2. Визначимо середньооблікову чисельність працівників за місяцями.

За жовтень вона дорівнює 1,1 чол. (34 чол.-дн.: 31 дн.).

Оскільки в наступних місяцях обліковий склад працівників за кожен день не змінювався, то середньооблікова чисельність за листопад становитиме 7 чол. (210 чол.-дн.: 30 дн.) та за грудень також 7 чол. (217 чол.-дн.: 31 дн.).

3. Розрахуємо середньооблікову чисельність працівників за 2007 р.:

(1,1 чол. + 7 чол. + 7 чол.): 12 міс. = 1,26 чол.

У цілих одиницях вона становитиме 1 чол.

Нюанс 2.Якщо організація утворилася внаслідок реорганізації чи ліквідації підприємства або з урахуванням відокремлених чи несамостійних підрозділів, при розрахунку середньооблікової чисельності працівників вона повинна враховувати дані своїх попередників.

Нюанс 3.Організації, які тимчасово призупинили роботу з причин виробничо-економічного характеру, визначають середньооблікову чисельність загальним правилам.

Нюанс 4.Якщо працівники організації з власної ініціативи переведені на неповний робочий день (неповний робочий тиждень) або працюють на половину ставки (окладу), слід пам'ятати таке. У списковій чисельності такі особи враховуються за кожен календарний день як цілі одиниці, тоді як у середньообліковій - пропорційно до відпрацьованого часу (п. п. 88 та 90.3 Постанови). Алгоритм розрахунку наведено у прикладі 3.

Врахуйте: якщо скорочений (неповний) робочий день (робочий тиждень) наданий працівникам відповідно до законодавства або з ініціативи роботодавця, їх слід враховувати як цілі одиниці за кожен день. До таких категорій працівників відносять неповнолітніх, осіб, зайнятих на роботах із шкідливими умовами праці, жінок, яким надано додаткові перерви у роботі для годування дитини або які працюють у сільській місцевості, інвалідів І та ІІ груп.

Приклад 3. У компанії "Люкс" встановлено 5-денний 40-годинний робочий тиждень. Обліковий склад - 2 особи, які з власної ініціативи працюють неповне робочий час. Так, у грудні Лебедєва працювала 13 днів по 5 годин на день, Саніна – 17 днів по 7 годин. У грудні 2007 р. 21 робочий день.

Необхідно визначити середньооблікову чисельність працівників за грудень.

1. Визначаємо загальну кількість людино-днів, відпрацьованих даними особами (у нашому випадку – Лебедєвою та Саніною).

Для цього загальне числовідпрацьованих людино-годин у потрібному місяці (у грудні) ділимо на тривалість робочого дня. Кількість відпрацьованих людино-годин Лебедєвої становить 65 чол.-год (13 дн. x 5 год), а Саніної - 119 чол.-ч (17 дн. x 7 год). Щоб визначити тривалість робочого дня, потрібно кількість робочих годин на тиждень поділити на кількість робочих годин на день. У нашому випадку вона дорівнюватиме 8 годин (40 год: 5 год). Загальна кількістьлюдино-днів становитиме 23 чол.-дн. ((65 чол.-ч + 119 чол.-ч): 8 год).

2. Наступною дією ми розраховуємо середню чисельність не повністю зайнятих працівників протягом місяця у перерахунку повну зайнятість. Для цього ділимо отриманий результат на кількість робочих днів на місяць (у грудні їх 21). Отримуємо 1,1 чол. (23 чол.-дн.: 21 дн.).

3. Для визначення середньооблікової чисельності працівників за місяць слід скласти попередній показник та середньооблікову чисельність інших працівників. Тобто необхідно проводити окремий облік таких співробітників.

У нашому випадку в компанії числиться всього 2 працівники з неповним робочим часом, тому середньооблікова чисельність за грудень дорівнюватиме 1,1 чол. У цілих одиницях – 1 чол.

Середня чисельність

Для розрахунку цього показника нам залишилося визначити середню чисельність зовнішніх сумісників та осіб, які виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру.

Алгоритм розрахунку середньої чисельності зовнішніх сумісників такий самий, як і при розрахунку середньооблікової чисельності працівників, трудящих неповний робочий час.

А середня чисельність осіб, які виконують роботу за цивільно-правовими договорами, визначається за загальними правилами розрахунку середньооблікової чисельності працівників. Але свої особливості все ж таки існують. Так, якщо співробітник, що перебуває у списковому складі фірми, уклав з нею договір цивільно-правового характеру, він враховується тільки в обліковій чисельності і лише один раз (як ціла одиниця). Також до середньої чисельності працюючих за цивільно-правовими договорами не включаються індивідуальні підприємці.

Таким чином, склавши всі три показники, ми зможемо визначити середню чисельність працівників. Зауважимо: її треба заокруглювати до цілих одиниць.