ประทับตราอย่างเป็นทางการบนลายเซ็น ซีลและตราประทับ ชนิดและวัตถุประสงค์

เมื่อต้นเดือนเมษายน 2558 ได้มีการออกกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 82-FZ ตามที่ การพิมพ์ไม่ใช่คุณสมบัติบังคับขององค์กรอีกต่อไป.

สิ่งที่ควรจะเป็น

ความคิดโบราณขององค์กรควรมี ชื่อนามสกุลและที่อยู่. อนุญาตให้แสดงภาษาต่างประเทศได้ การกระทำเชิงบรรทัดฐานไม่ได้กำหนดขนาดของความคิดโบราณหรือสีของมัน

นอกจากนี้ ยังไม่ทราบว่าสามารถระบุชื่อย่อของบริษัทได้หรือไม่ รวมทั้งประทับตราด้วยรายละเอียดต่างๆ เช่น คำจารึก "สำหรับเอกสาร" หรือ "สำหรับใบแจ้งหนี้" สรุปได้ว่าการออกกฎหมายใช้ชื่อย่อและคำจารึกตามดุลยพินิจของผู้ประกอบการ

ขนาดทั่วไปคือ 38-42mm. โดยปกติตราประทับของบริษัทจะเป็นสีน้ำเงินหรือสีม่วง หากสูญหายหรือชำรุด บริษัท ต้องทำสำเนาใหม่ เช่นเดียวกับสถานการณ์ที่องค์กรเปลี่ยนแปลงรายละเอียดที่ระบุบนสำนักพิมพ์ (เช่น ที่อยู่หรือชื่อ)

กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 82-FZ อนุญาตให้องค์กรอาจไม่มีตราประทับ อย่างไรก็ตาม กฎหมายกำหนดให้ใช้ตราประทับในแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ในสมุดงาน และในใบสั่งเงินสดด้วย จากนี้ไปตราบใดที่การกล่าวถึงการติดบังคับในเอกสารบางฉบับยังคงอยู่ในข้อบังคับ บริษัท ก็มีพันธะผูกพัน

แน่นอนว่ามีข้อยกเว้นบางประการสำหรับกฎข้างต้น ดังนั้น คุณสามารถรับรองรายการในสมุดงานของพนักงานได้ ไม่เพียงแต่ด้วยตราประทับสีน้ำเงินของบริษัท แต่ยังมีตราประทับจากฝ่ายบริการบุคคลด้วย

การใช้ตราประทับเป็นสิ่งจำเป็นหาก บริษัท ไม่ได้เขียนข้อตกลงในสัญญากับคู่สัญญาเฉพาะเกี่ยวกับการไม่ใช้งานที่เป็นไปได้ หากไม่มีเงื่อนไขดังกล่าว ธุรกรรมดังกล่าวอาจถือเป็นโมฆะ

มีการประทับตราลงบนเอกสารเพื่อให้มีผลบังคับทางกฎหมาย อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารทั้งหมด บางอย่าง เอกสารบุคลากรคุณสามารถข้ามการวางแอตทริบิวต์นี้

บางส่วนประทับตรา เอกสารทางบัญชี(เช่น ค่าประมาณและคำแนะนำ) เอกสารประกอบ สัญญา ข้อตกลงเพิ่มเติมทั้งหมดเป็นข้อบังคับและต้องได้รับการรับรอง

สำนักพิมพ์จะอยู่ที่ด้านล่างของข้อความถัดจากลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ ไม่ว่าในกรณีใด ตราประทับไม่ควรตกอยู่กับการถอดรหัสลายเซ็น บางครั้งเครื่องหมาย “ม. พี" หรือ "สถานที่พิมพ์" และควรวางพิมพ์ไว้

หลัก

เอกสารหลักในบริษัทหมายถึงการบัญชีหลักที่เรียกว่า ซึ่งหมายความว่า ขั้นตอนแรกของการสรุปการดำเนินงานในองค์กร. เอกสารที่สามารถยืนยันการมีอยู่ของธุรกรรมทางธุรกิจใด ๆ ถือเป็นเอกสารหลัก ข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ใน "หลัก" จะต้องสะท้อนให้เห็นในการบัญชี

แสตมป์วางอยู่บนกระดาษหลักที่ทำในรูปแบบรวม ตัวอย่างของเอกสารหลักแบบรวมเป็นใบตราส่งที่ทำขึ้นตาม หากบริษัทอนุมัติแบบฟอร์มเอกสารหลักใดๆ ก็ไม่จำเป็นต้องประทับตรา

คำสั่งซื้อ

คำสั่งซื้อเป็นเอกสารภายในองค์กร กล่าวคือ เขาไม่ได้ไปไกลกว่านั้น ดังนั้น การประทับตราคำสั่งซื้อจึงไม่จำเป็น และในกรณีส่วนใหญ่ จะไม่ดำเนินการนี้ หากพนักงานขอสำเนาคำสั่ง สำเนาจะได้รับการรับรองตามมาตรฐานทั้งหมดพร้อมตราประทับและรายละเอียดอื่น ๆ ที่เหมาะสม

ไม่มีตราประทับบนเอกสารภายในบริษัท ข้อกำหนดบังคับเพียงอย่างเดียวที่จะต้องอยู่ในคำสั่งซื้อคือลายเซ็นของหัวหน้า

หัวจดหมายขององค์กร

ตราประทับจะวางอยู่บนหัวจดหมายขององค์กร ขึ้นอยู่กับวิธีการทำหัวจดหมาย ดังนั้น หากหัวจดหมายของบริษัทอยู่ในรูปแบบการรายงานที่เข้มงวด ก็จำเป็นต้องมีการประทับบนกระดาษดังกล่าว หากหัวจดหมายขององค์กรออกบนกระดาษหลากสีที่มีโลโก้บริษัท จะไม่มีการพิมพ์ตราประทับ

ในการรับรองจดหมายข้อมูลปกติบนหัวจดหมายขององค์กร ก็เพียงพอที่จะลงลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ ในบางกรณี จำเป็นต้องประทับตราบนหัวจดหมายของบริษัท ตราประทับอยู่บนหนังสือค้ำประกัน เช่นเดียวกับหนังสือมอบอำนาจ (เช่น เพื่อเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของบริษัทในศาลหรือเพื่อรับค่าวัสดุ)

อื่น

การประทับตราบนเอกสารที่ไม่ได้ประทับตราจะไม่นำไปสู่การดำเนินการใดๆ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ระบุข้อกำหนดนี้ลงในเอกสารที่ต้องได้รับการรับรองในลักษณะนี้ ผลที่ตามมาอาจเป็นผลเสีย

เอกสารที่ไม่ได้รับการรับรองอย่างถูกต้องจะสูญเสียอำนาจทางกฎหมาย และไม่สามารถถือเป็นหลักฐานในการพิจารณาคดีได้อีกต่อไป

นอกจากเอกสารข้างต้นแล้วยังต้องได้รับการรับรอง กระดาษประเภทต่อไปนี้:

เมื่อกรอกสมุดงานควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ ตราประทับขององค์กรต้องอยู่ด้านชื่อหนังสือ หากข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานมีการเปลี่ยนแปลง - ด้านในของปก เมื่อเลิกจ้าง บันทึกการเลิกจ้างจะต้องแนบตราประทับสีน้ำเงินขององค์กรมาด้วยเสมอ

ความประทับใจทั่วไป

ขึ้นอยู่กับรูปแบบองค์กรขององค์กร ลักษณะการพิมพ์อาจแตกต่างกันไป. ดังนั้น สำนักพิมพ์ของ IP จึงง่ายกว่าของ LLC หรือ CJSC เล็กน้อย และมีองค์ประกอบที่จำเป็นน้อยกว่า พิจารณาการพิมพ์ตราประทับโดยทั่วไปขึ้นอยู่กับประเภทและรูปแบบของบริษัท

1. เรียบง่าย. มันมีชื่อขององค์กรอยู่ตรงกลาง และที่ชายแดนก็มีรูปแบบของกิจกรรมขององค์กร เช่นเดียวกับ ORGN และ CPT นอกจากนี้ยังสามารถใส่ที่อยู่ของบริษัทลงในขอบได้
2. ด้วยไมโครเท็กซ์. ในแมวน้ำดังกล่าวซึ่งแตกต่างจากก่อนหน้านี้มีขอบที่ซับซ้อนกว่าวิ่งไปตามขอบเป็น 2 ชั้น ในชั้นนอกจะมีข้อความขนาดเล็กกว่าซึ่งเขียนไว้ เช่น หมายเลขรีจิสทรี ในเลเยอร์ด้านในของขอบเช่นเดียวกับในตราประทับง่าย ๆ มีที่อยู่ PSRN และรวมถึงรูปแบบองค์กรของ บริษัท
3. มีขอบเป็นรูปเครื่องประดับ. บริษัทขนาดใหญ่ชอบที่จะใช้ภาพพิมพ์แฟนตาซีในกิจกรรม ซึ่งมีลวดลายระหว่างชั้นในและชั้นนอกของขอบ
4. สำหรับ IP. ตามกฎแล้วจะมีชื่อเต็มของผู้ประกอบการอยู่ตรงกลางพร้อมรายละเอียดเช่นที่อยู่และ TIN

พิมพ์เอกสารอะไร หาได้จากวิดีโอนี้

คุณสมบัติของการติด

ตราประทับจะต้องติดอยู่กับสัญญาทั้งหมด เอกสารบุคลากรส่วนใหญ่ ตลอดจนถึง หนังสือค้ำประกันและการกระทำไม่มีอำนาจตามกฎหมายหากไม่มีการประทับ จะไม่มีอะไรเลวร้ายเกิดขึ้นหากคุณใส่ลงในเอกสารที่สามารถเลือกพิมพ์ได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรวางมันลงในตำแหน่งที่อาจจำเป็นต้องใช้ในอนาคตในระหว่างการทดลองใช้

บางบริษัทพัฒนาข้อกำหนดหรือคำแนะนำพิเศษสำหรับการใช้การพิมพ์ ตามกฎแล้วจะได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าและมีส่วนต่างๆเช่นรายการแสตมป์ที่ใช้ในองค์กรสถานที่จัดเก็บและขั้นตอนการใช้งาน

ตราประทับจะอยู่ถัดจากลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ที่มีสิทธิ์ลงนามในเอกสารประเภทนี้เท่านั้น ตามกฎแล้วนี่คือหัวหน้า บริษัท หรือผู้ดูแลผลประโยชน์

ความหมายทางกฎหมายของข้อกำหนดนี้คือการรับรองลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ซึ่งอยู่ในกลุ่มผู้นำของผู้ที่ทำงานในบริษัทซึ่งมีชื่อระบุไว้บนตราประทับ

ประทับประทับไว้ข้างลายเซ็นของพนักงานสามัญของบริษัทไม่ได้ เป็นที่พึงปรารถนาที่ตราประทับจะไม่เข้าสู่ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่สามารถอ่านได้และทำให้สามารถแยกแยะข้อมูลทั้งหมดได้

ดังนั้นเนื่องจากทุกองค์กรต้องมีตราประทับ จึงมีคำถามเพียงข้อเดียวคือ ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง? จุดประสงค์ในการประทับตราเพื่อรับรองความถูกต้องของลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ในเอกสาร ไม่มีขั้นตอนทั่วไปที่ต้องประทับตราในเอกสารทั้งหมดที่มีลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี กฎหมายยังคงกำหนดให้ต้องประทับตรา ลองพิจารณาบางส่วนของพวกเขา

สนธิสัญญา

กฎหมายแพ่งไม่ต้องการการมีอยู่ของตราประทับในสัญญา อย่างไรก็ตาม บทบัญญัติที่ว่าสนธิสัญญาและข้อแก้ไขเพิ่มเติมต้องถูกปิดผนึกโดยคู่สัญญาในสนธิสัญญานั้น บางครั้งก็รวมอยู่ในเนื้อความของสนธิสัญญาเองด้วย ในกรณีนี้ การไม่พิมพ์อาจส่งผลให้:

การรับรู้ถึงรูปแบบเป็นลายลักษณ์อักษรของธุรกรรมที่ไม่มีการสังเกต ซึ่งหมายความว่าคู่กรณีจะไม่สามารถอ้างถึงหลักฐานในข้อพิพาทได้

การรับรู้ของสัญญาเป็นโมฆะหากมีการระบุไว้อย่างชัดแจ้งในสัญญา

นี่คือข้อความที่ตัดตอนมาจากสัญญาซึ่งกำหนดเงื่อนไขเกี่ยวกับความจำเป็นในการพิมพ์

9. ข้อตกลงนี้ รวมทั้งภาคผนวก เพิ่มเติม และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด จะมีผลใช้ได้ก็ต่อเมื่อทำเป็นลายลักษณ์อักษร ลงนามโดยตัวแทนที่ได้รับอนุญาตและปิดผนึกโดยคู่สัญญา

ผู้ซื้อ: ผู้ขาย:

CEO ของ Alfa LLC CEO ของ Gamma LLC

อีวานอฟ Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

บริษัทโรงพิมพ์ "อัลฟ่า" บริษัทโรงพิมพ์ "แกมมา"

เป็นการดีกว่าที่จะประทับตราในลักษณะที่ไม่จับลายเซ็นทั้งหมด แต่เพียงบางส่วนเท่านั้น

หนังสือมอบอำนาจ

ตราประทับเป็นคุณลักษณะบังคับของหนังสือมอบอำนาจที่ออกให้ในนามของนิติบุคคล หากไม่มีหนังสือมอบอำนาจก็ถือเป็นโมฆะ

หลัก

ค่าใช้จ่ายที่ยอมรับเพื่อวัตถุประสงค์ในการเสียภาษีและการหักภาษีมูลค่าเพิ่มต้องได้รับการยืนยันจากเอกสารหลัก รายละเอียดบังคับทั้งหมดของเอกสารทางบัญชีหลักมีระบุไว้ในกฎหมายการบัญชี ไม่มีรอยพิมพ์ในหมู่พวกเขา อย่างไรก็ตาม หากแบบฟอร์มรวมได้รับการอนุมัติสำหรับเอกสารหลัก (เช่น สำหรับใบตราส่ง - แบบฟอร์มรวม N TORG-12) ก็จำเป็นต้องใช้ และหากมีข้อกำหนดเช่นตราประทับไว้ แต่ไม่มีอยู่เจ้าหน้าที่ภาษีอาจพิจารณาเอกสารดังกล่าวที่มีการละเมิดซึ่งอาจนำไปสู่การปฏิเสธการหักภาษีมูลค่าเพิ่มหรือ รับรู้ค่าใช้จ่าย หากมีตราประทับไม่เพียงพอ องค์กรสามารถแก้ไขได้ทุกเมื่อโดยใส่ลงในเอกสาร แต่ถ้าไม่มีการพิมพ์ตราประทับของคู่สัญญาอาจมีปัญหาในการประทับตราโดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากการทำธุรกรรม จากนั้นการเรียกร้องของหน่วยงานด้านภาษีสามารถลบออกได้ในศาล ท้ายที่สุดแล้ว คำแนะนำสำหรับการสมัครและการกรอกแบบฟอร์มของเอกสารทางบัญชีหลักนั้นเป็นข้อบังคับเท่านั้น และการไม่มีตราประทับในเอกสารยืนยันการซื้อสินค้า (งานบริการ) ไม่ได้บ่งชี้ว่าได้มาโดยเปล่าประโยชน์ ข้อพิพาทดังกล่าวหายาก และมีศาลที่เข้าข้างผู้เสียภาษี

หากไม่มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียวของเอกสาร และคุณใช้รูปแบบที่พัฒนาขึ้นโดยอิสระของเอกสารหลัก คุณจะไม่สามารถพิมพ์ออกมาได้ แต่ไม่รวมถึงอุปกรณ์ประกอบฉาก "สถานที่พิมพ์" ในรูปแบบนี้

สำหรับรูปแบบการบัญชีหลักแบบครบวงจรสำหรับแรงงานและการชำระเงินจำเป็นต้องประทับตราในเอกสารต่อไปนี้เท่านั้น:

ใบรับรองการเดินทาง (แบบฟอร์ม N T-10) ตราประทับในนั้นรับรองเครื่องหมายการมาถึงของคนงานที่สอง ณ สถานที่เดินทางไปทำธุรกิจและออกเดินทาง ใบรับรองการเดินทางที่ไม่มีตราประทับขององค์กรที่พนักงานถูกส่งไปการเดินทางเพื่อธุรกิจเคยถูกศาลยอมรับว่าถูกดำเนินการอย่างไม่เหมาะสมและเป็นผลให้ไม่ยืนยันค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

พระราชบัญญัติว่าด้วยการยอมรับงานที่ดำเนินการภายใต้สัญญาจ้างงานระยะยาวที่สรุปไว้สำหรับระยะเวลาของงานบางอย่าง (แบบฟอร์ม N T-73) ตราประทับรับรองลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรที่อนุมัติการกระทำหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขา

ในรูปแบบรวมอื่นๆ ของเอกสารบุคลากรหลัก (คำสั่ง ใบบันทึกเวลา เงินเดือน) คุณไม่จำเป็นต้องประทับตรา

ใบแจ้งหนี้

รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียไม่ต้องประทับตราบนใบแจ้งหนี้

แต่เมื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้จัดการและตราประทับของผู้ขายที่ระบุวันที่แนะนำ

ใบแจ้งหนี้ N -- จาก "-" ------------------------ (1)

Nikitin (Nikitin V.A. ) Alekseeva (Alekseeva T.P. )

หัวหน้าองค์กร (ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม) หัวหน้าฝ่ายบัญชี (ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม)

แก้ไขแล้ว: ในคอลัมน์ 4 - 40 โดย 45

ในคอลัมน์ 5 - 2000 คูณ 2250

ในคอลัมน์ 8 - 360 คูณ 405

ในคอลัมน์ 9 - 2360 ถึง 2655

หัวหน้าองค์กร Nikitin Nikitin V.A.

ตราประทับของ LLC "Vasilek"

เอกสารที่ส่งไปยังหน่วยงานด้านภาษี

ในใบแจ้งยอด, ใบแจ้งยอด, จดหมายปะหน้าที่ส่งไปยัง IFTS จะต้องมีตราประทับมิฉะนั้นหน่วยงานด้านภาษีจะไม่ยอมรับเอกสารเหล่านี้

เมื่อทำการตรวจสอบหน่วยงานภาษีมีสิทธิ์ขอให้คุณจัดเตรียมเอกสารยืนยันการคำนวณที่ถูกต้องและการชำระภาษีในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากไม่ใช่ต้นฉบับ แต่ส่งสำเนาเอกสารไปยัง IFTS พวกเขาจะต้องได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นของหัวหน้าและตราประทับ

ประวัติความเป็นมาการจ้างงาน

ตราประทับของตราประทับเป็นข้อกำหนดบังคับของสมุดงาน จำเป็นต้องโพสต์:

เมื่อลงทะเบียนสมุดงาน - ในหน้าแรก (หน้าชื่อเรื่อง) ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน

เมื่อเปลี่ยนนามสกุล ชื่อ นามสกุล หรือวันเดือนปีเกิดของพนักงาน - ที่ด้านในของปกซึ่งระบุเอกสารตามการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

นอกจากนี้ในกรณีเหล่านี้สามารถติดทั้งตราประทับขององค์กรและตราประทับของบริการบุคลากรได้

นอกจากนี้เมื่อเลิกจ้างพนักงานรายการทั้งหมดที่ทำในสมุดงานระหว่างที่เขาทำงานในองค์กรจะได้รับการรับรองโดยตราประทับของนายจ้าง

นี่เป็นวิธีที่บันทึกเวลาทำงานในองค์กรได้รับการรับรอง

รายละเอียดงาน

หากเอกสารจัดทำโดยผู้ประกอบการ

ต่างจากองค์กร ผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องมีตราประทับของตนเอง ท้ายที่สุดทั้งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียหรือกฎหมายของรัฐบาลกลางที่ 08.08.2001 N 129-FZ "ในการจดทะเบียนนิติบุคคลและผู้ประกอบการรายบุคคล" ไม่ได้กำหนดข้อกำหนดดังกล่าวสำหรับผู้ประกอบการ แต่กฎหมายไม่ได้ห้ามผู้ประกอบการไม่ให้มีตราประทับของตนเองหากต้องการใช้ ศาลยังยืนยันว่าจะมีตราประทับหรือไม่นั้นเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับผู้ประกอบการแต่ละราย ตัวอย่างเช่น มักเกิดขึ้นที่ผู้ประกอบการต้องประทับตราเนื่องจากคู่สัญญาต้องการดูในเอกสารที่เขาวาดขึ้น และง่ายกว่าและให้ผลกำไรมากกว่าสำหรับเขาในการปฏิบัติตามคำขอดังกล่าวมากกว่าที่จะสูญเสียคู่สัญญาเหล่านี้และมองหาคู่ใหม่ ใช่ และการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบบางอย่างกำหนดให้ต้องมีการประทับตราในเอกสารบางฉบับที่ร่างขึ้นโดยผู้ประกอบการ อย่างไรก็ตาม ข้อเท็จจริงที่ว่ากฎหมายกำกับดูแลใดๆ ที่อนุมัติแบบฟอร์มของเอกสารนั้นกำหนดให้มีข้อกำหนดดังกล่าวเป็นตราประทับไม่ได้หมายความว่าผู้ประกอบการจำเป็นต้องได้รับ

หากคุณมีข้อสงสัยว่าเอกสารจำเป็นต้องมีตราประทับหรือไม่ก็ควรใส่ไว้ ท้ายที่สุดแม้ว่ากฎหมายจะไม่ได้กำหนดตราประทับบนเอกสารและคุณทำเช่นนี้คุณจะไม่ละเมิดสิ่งใด

เอเลน่า ชิริโมว่า
ทนายผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของนิตยสาร "Kadrovoe delo"

เราเรียนรู้จากโรงเรียน: เอกสารที่ไม่มีตราประทับถือเป็นโมฆะ ดังนั้นเราจึงประทับตราบนกระดาษเกือบทั้งหมด - คุณไม่สามารถทำให้โจ๊กเน่าเสียด้วยน้ำมัน แต่มันจำเป็นจริงๆเหรอ? เอกสารบุคลากรใดบ้างที่จำเป็นต้องประทับตรา และเอกสารใดบ้างที่สามารถทำได้หากไม่มี

จดหมายมักมาถึงกองบรรณาธิการของเราพร้อมคำถามที่เกี่ยวข้องกับการใช้ตราประทับที่ถูกต้อง "ฉันจำเป็นต้องมีตราประทับในสัญญาจ้างงานหรือไม่" ถามผู้ประกอบการจาก Samara "ฉันจะหารายการเอกสารที่ต้องประทับตราได้ที่ไหน" - ผู้จัดการฝ่ายบุคคลของมอสโกสนใจ "ฉันเผลอใส่ตราประทับขององค์กรอื่นในสมุดงานของพนักงาน ฉันควรทำอย่างไรตอนนี้" - ร้องเรียนเจ้าหน้าที่บุคลากรจาก Stavropol วันนี้เราจะแก้ปัญหาเหล่านี้และปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย

พบกับการพิมพ์

ขั้นแรก มาพูดกันเล็กน้อยเกี่ยวกับการพิมพ์คืออะไร นี่คือความคิดโบราณของยางแข็งสำหรับการพิมพ์บนกระดาษเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับตราประทับอย่างเป็นทางการ - รูปร่างขนาดข้อความและสัญลักษณ์ที่วางไว้ - กำหนดไว้ในมาตรฐานของรัฐ GOST R 51511-2001 *

* มาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "ตราประทับที่มีการทำซ้ำเสื้อคลุมแขนของสหพันธรัฐรัสเซียรูปแบบขนาดและข้อกำหนดทางเทคนิค" (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียเมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 2544 ฉบับที่ 573-st ).

ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับซีลที่ไม่มีเสื้อคลุมแขนยังไม่ได้รับการแก้ไขในมาตรฐานของรัฐ กฎหมายระบุว่าแทบไม่มีกฎเกี่ยวกับการใช้ซีล ไม่ชัดเจน เช่น ตราประทับใดควรอยู่ในองค์กร ในกรณีใด จำเป็นต้องใส่ ผู้รับผิดชอบด้านความปลอดภัย จำนวนตราประทับที่บริษัทควรมี ฯลฯ ทั้งหมดนี้อยู่ในดุลพินิจ ของการจัดการองค์กร
ตราประทับมีสามประเภท: เป็นทางการ เท่ากับเป็นทางการ และเรียบง่าย
ตราอย่างเป็นทางการ(พร้อมรูปแขนเสื้อของสหพันธรัฐรัสเซีย) ใช้ในหน่วยงานของรัฐและสถาบันของรัฐเท่านั้น นอกจากนี้องค์กรที่ได้รับมอบอำนาจรัฐยังได้รับตราประทับอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น สำนักงานทนายความส่วนตัว

บริษัทร่วมทุนต้องมีตราประทับกลมที่มีชื่อเต็มของบริษัทและที่อยู่

บริษัทธุรกิจใช้ ตราประทับเทียบเท่าแสตมป์. พวกเขาแสดงสัญลักษณ์ของบริษัท โลโก้ หรือเพียงแค่ชื่อของบริษัทที่เขียนไว้ TIN ของนิติบุคคลและหมายเลขใบรับรองการจดทะเบียนของรัฐระบุไว้ทั้งบนตราประทับและตราประทับที่เทียบเท่า
ผู้ประกอบการเอกชนก็มีตราประทับของตัวเองเช่นกัน ตามสถานะจะถือว่าเทียบเท่าแสตมป์ แต่บนตราประทับดังกล่าว แทนที่จะเป็นตราแผ่นดินและตราสัญลักษณ์ มีนามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้ประกอบการแต่ละราย เช่นเดียวกับที่ตั้งของเขา TIN และหมายเลขทะเบียน

แสตมป์ daters โทรสาร
ประทับ- เป็นการพิมพ์รูปทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้าพร้อมข้อความบางส่วน ส่วนใหญ่มักใช้แสตมป์เพื่อใส่รายละเอียดขององค์กรลงในเอกสาร มีตราประทับยืนยันการกระทำบางอย่าง ตัวอย่างเช่น "ชำระเงินแล้ว" "ออกส่วนแทรก"
Dater- เครื่องปั๊มวันที่อัตโนมัติ ขั้นตอนการใช้ตราประทับและวันที่ไม่ได้ควบคุมในกฎหมาย ดังนั้นองค์กรต้องกำหนดด้วยตัวเอง
โทรสาร- นี่คือตราประทับหรือความคิดโบราณที่ทำซ้ำลายเซ็นของบุคคล ตามมาตรา 260 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง สามารถใช้โทรสารได้ตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ยังไม่มีคำสั่งดังกล่าว เป็นไปไม่ได้ที่จะส่งแฟกซ์ให้กับเจ้าหน้าที่และเอกสารทางบัญชี - มีเพียงลายเซ็นลายมือของเจ้าหน้าที่เท่านั้นที่จำเป็น แต่สำหรับตัวอักษร จดหมาย ขอแสดงความยินดี - ค่อนข้างเป็นที่ยอมรับ

ตราประทับและตราประทับที่เท่ากันจะติดอยู่บนเอกสารที่ต้องมีการยืนยันความถูกต้องเป็นพิเศษ เช่น สัญญา จดหมายและใบรับรอง สมุดงาน ใบรับรองการบริการ ฯลฯ
เรียบง่ายพิจารณาตราประทับของแผนกโครงสร้างของ บริษัท ตราประทับสำหรับเอกสารบางประเภทแสตมป์ พวกมันมาในรูปทรงต่างๆ - กลม, สามเหลี่ยม, สี่เหลี่ยม, สี่เหลี่ยม จะถูกวางไว้ในเอกสารที่ไม่ต้องการการตรวจสอบพิเศษ (ใบรับรอง ผ่าน สำเนา ฯลฯ)

ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับซีลที่ไม่มีเสื้อคลุมแขนในมาตรฐานของรัฐยังไม่ได้รับการแก้ไข

จะวางตราประทับที่ไหน?

ตราประทับของตราประทับควรอยู่ที่ด้านล่างของเอกสาร ถัดจากลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ โปรดทราบ: ตราประทับถูกวางไว้ในลักษณะที่จะครอบคลุมคำที่แสดงถึงตำแหน่งบางส่วน แต่ไม่ได้รับบนลายเซ็นและถอดรหัสของลายเซ็น

ในเอกสารบางฉบับมีเครื่องหมายพิเศษ "M. P." (สถานที่พิมพ์). ถ้าใช่ ก็ไม่ต้องกังวลไป: ประทับตราโดยตรง ตัวอักษร "M.P." มีอยู่ในหน้าชื่อเรื่องของสมุดงาน ในเอกสารทางบัญชี แบบฟอร์มใบรับรอง

พิมพ์เพื่ออะไร?

ตราประทับให้อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร - เป็นการยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ แต่ไม่ใช่ว่าเอกสารบุคลากรทั้งหมดจำเป็นต้องมีข้อกำหนดนี้ น่าเสียดายที่กฎหมายปัจจุบันไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าเอกสารใดจำเป็นต้องประทับตราและตราประทับประเภทใด จากการปฏิบัติที่จัดตั้งขึ้น เราได้รวบรวมรายชื่อเอกสารบุคลากรที่ได้รับการรับรองโดยตราประทับในองค์กรการค้า แสดงในตารางหน้า 33

ตราประทับรับรองไม่เพียง แต่เอกสารบุคลากร แต่ยังรวมถึงเอกสารการบัญชี (คำสั่งการลงทะเบียนการประเมิน) เช่นเดียวกับเอกสารส่วนประกอบขององค์กรข้อตกลงร่วมและข้อตกลงต่างๆ เอกสารที่ไม่ได้ระบุไว้ในรายการนี้ไม่จำเป็นต้องปิดผนึก

จดหมายที่ดำเนินการในแบบฟอร์ม (ยกเว้นหนังสือค้ำประกัน) ไม่จำเป็นต้องประทับตรา

เอกสารอะไรติดแสตมป์อะไรบ้าง

เรารับรองเอกสารตามกฎ

แน่นอนว่าจะไม่มีอะไรเลวร้ายเกิดขึ้นหากคุณประทับตราคำสั่งหรือจดหมายของบุคลากรโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่ถ้าคุณไม่ประทับตราเอกสารที่จำเป็นจริงๆ (เช่น สัญญา) ผลที่ตามมาอาจเลวร้ายมาก ข้อตกลงดังกล่าวจะไม่มีผลบังคับทางกฎหมาย และศาลมักจะไม่ถือว่าเป็นหลักฐาน
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว เราขอแนะนำให้คุณกำหนดขั้นตอนการใช้การพิมพ์ในระดับท้องถิ่นให้ชัดเจน ก่อนอื่นคุณต้องกำหนด เลื่อนเอกสารของบริษัทที่คุณจะต้องประทับตรา จากนั้นคุณต้องทำ คำแนะนำในการใช้งานตราประทับที่จะเขียนเมื่อมีการประทับตรา เท่ากับตราประทับ และเมื่อประทับตราธรรมดา ตราประทับจะถูกใช้อย่างไรหากอยู่ในองค์กร ระบุตำแหน่งที่จะจัดเก็บตราประทับแยกต่างหากและผู้ที่ได้รับแต่งตั้งให้รับผิดชอบในการจัดเก็บ (โดยปกติหัวหน้าองค์กรจะเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องนี้)

ขอแนะนำให้จัดทำคำสั่งนี้พร้อมกับรายการภาคผนวกของคำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับงานในสำนักงานของ บริษัท ของคุณและหากไม่มีเอกสารอิสระหรือส่วนเพิ่มเติมของกฎบัตร ในอนาคตหากจำเป็นต้องรับรองเอกสารที่ไม่ได้ระบุไว้ในพระราชบัญญัติท้องถิ่นด้วยตราประทับหัวหน้าองค์กรจะออกคำสั่งพิเศษเกี่ยวกับเรื่องนี้ รายการเอกสารที่รับรองโดยตราประทับสามารถเพิ่มเติมได้เมื่อเวลาผ่านไป

ในคำแนะนำการใช้ตราประทับ จำเป็นต้องกำหนดขั้นตอนในการทำลายตราประทับที่ล้าสมัย

พิมพ์ลงในสมุดงาน

ต้องพูดถึงตราประทับในสมุดงานของพนักงานแยกต่างหาก ขั้นตอนการกรอกสมุดงานระบุไว้อย่างชัดเจนในข้อบังคับสองข้อ - กฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน * และคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน ** ซึ่งต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด เมื่อศึกษาเอกสารเหล่านี้แล้ว เราสรุปได้ว่า: มีเพียงสามกรณีที่ประทับตราองค์กรหรือบริการบุคลากรเข้ากับสมุดงานของพนักงาน (คุณสามารถใช้กรณีใดก็ได้):

• เมื่อลงทะเบียนหนังสือครั้งแรก - บนหน้าชื่อ;
• เมื่อเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน - ด้านในของปก
• เมื่อเลิกจ้าง - หลังจากบันทึกการเลิกจ้างในส่วน "ข้อมูลเกี่ยวกับงาน"

* อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225
** อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานและการพัฒนาสังคมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69

นอกจากนี้ยังมีกรณีหนึ่งที่ต้องใส่ตราประทับในสมุดงาน - หากพนักงานได้รับการแทรก แสตมป์นี้ติดอยู่ที่ด้านในของปกหนังสือหรือที่หน้าชื่อเรื่อง และเป็นตราประทับสี่เหลี่ยมที่มีคำว่า "ส่วนแทรกที่ออกแล้ว"

ลาริสา ซังคินา,
รองศาสตราจารย์ ภาควิชาการจัดการบันทึก Russian State University for the Humanities:

- น่าเสียดายที่ไม่มีข้อบังคับว่าด้วยการทำงานกับสมุดงานบอกวิธียกเลิกตราประทับที่ตั้งค่าไว้ไม่ถูกต้อง (เช่น ตราประทับขององค์กรอื่น) ในขณะเดียวกันข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจทำให้เกิดคำถามจากหน่วยงานกองทุนบำเหน็จบำนาญเมื่อมอบหมายเงินบำนาญให้กับพนักงาน เราเชื่อว่าสามารถแก้ไขได้ในลำดับเดียวกับรายการที่ไม่ถูกต้องในส่วน "ข้อมูลเกี่ยวกับงาน" ของสมุดงาน หลังจากรายการสุดท้าย ให้ใส่หมายเลขซีเรียลถัดไปและเขียนว่าตราประทับขององค์กรดังกล่าวและองค์กรดังกล่าวได้รับการตั้งค่าอย่างไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น: "ตราประทับของ บริษัท ร่วมทุนแบบเปิด "กลอเรีย" ถูกวางไว้อย่างไม่ถูกต้อง จากนั้นใส่อันที่ถูกต้องถัดจากตราประทับนี้
เป็นไปได้ว่าพนักงานที่มีเครื่องหมายดังกล่าวในสมุดงานจะยังคงต้องยืนยันระยะเวลาทำงานในองค์กรของคุณด้วยสำเนาคำสั่ง ดังนั้นให้สำเนาที่จำเป็นแก่พนักงานเมื่อเขาจากไป

ข้อมูลเพิ่มเติมสามารถพบได้ในนิตยสาร

ลายเซ็นและตราประทับ (รวมถึงตราประทับการอนุมัติของเอกสาร) เป็นรายละเอียดหลักที่เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบของใบรับรองเอกสาร กล่าวคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีผลบังคับตามกฎหมาย. ตราประทับของตราประทับรับรองความถูกต้องของลายเซ็นอย่างเป็นทางการขององค์กร (ผู้ที่มีสิทธิ์ดำเนินกิจกรรมขององค์กรการบริหารและการเงินและเศรษฐกิจในนามของนิติบุคคล) ตราประทับประทับอยู่บนเอกสารรับรองสิทธิของบุคคล แก้ไขข้อเท็จจริงของการรับหรือใช้ทรัพยากรทางการเงินและวัสดุ ตลอดจนเอกสารอื่น ๆ ในกรณีที่นิติบัญญัติหรือการกระทำทางกฎหมายอื่น ๆ กำหนดภาระผูกพันในการประทับตรา

ในทางเทคนิคแล้ว ตราประทับของตราประทับจะติดอยู่กับที่ที่ไม่มีข้อความในระดับชื่อตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสารโดยจับบางส่วน ปัจจุบันไม่แนะนำให้จับส่วนหนึ่งของลายเซ็นส่วนตัว (จังหวะส่วนบุคคล) ของเจ้าหน้าที่ที่มีตราประทับ แต่ ความหมายทางกฎหมายของการประทับตรายังคงเหมือนเดิม: เจ้าหน้าที่ซึ่งมีการขีดเขียน (ลายเซ็น) ส่วนตัวในเอกสารนี้ดำรงตำแหน่งนี้ในองค์กรจริง ๆ ชื่อที่ถูกตัดออกจากตราประทับและมีสิทธิ เพื่อลงนามในเอกสารนี้. ในบางกรณี พื้นที่พิเศษจะถูกจัดสรรบนกระดาษแผ่นหนึ่งสำหรับติดสำนักพิมพ์ ซึ่งถูกกำหนดให้เป็น “MP” (“สถานที่พิมพ์”)

“แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด” ขององค์กรแนะนำให้พัฒนากฎระเบียบแยกต่างหากเกี่ยวกับตราประทับและตราประทับ ซึ่งควรกำหนดประเภทของตราประทับที่ใช้ ขั้นตอนสำหรับการบัญชี การออก ฯลฯ องค์กรมี ตราประทับ "ปรมาจารย์" หนึ่งตัวและอาจมี พิมพ์วัตถุประสงค์พิเศษ:

• ซีลของแผนกโครงสร้างด้วยการกำหนดชื่อรวมถึงสาขาและหน่วยโครงสร้างระยะไกล
• ตราประทับระบุวัตถุประสงค์ในการใช้งานโดยเฉพาะเพื่อรับรองลายเซ็น ("สำหรับสัญญา"; "สำหรับสัญญาสำหรับการให้บริการ"; "สำหรับใบแจ้งหนี้" ฯลฯ ) บางครั้งหมายเลขของมันถูกระบุไว้บนตราประทับเช่น "สำหรับสัญญาหมายเลข 3" หากมีการทำตราสามดวงเพื่อรับรองสัญญาที่ใช้ในแผนกโครงสร้างสามส่วนซึ่งเจ้าหน้าที่มีสิทธิ์บนพื้นฐานของหนังสือมอบอำนาจ เพื่อสรุปสัญญาประเภทเฉพาะในนามของนิติบุคคลทั้งหมด

เป็นภาคผนวกของตำแหน่ง เกี่ยวกับซีลและแสตมป์และดีกว่า - as ลักษณนามอิสระทั้งนี้ต้องได้รับอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรชุดแรกจึงแนะนำให้พัฒนา รายการเอกสารที่อยู่ภายใต้การรับรองโดยตราประทับขององค์กร ("หลัก" หรือตราประทับหลัก). รายการนี้ (ลักษณนาม) ​​มักจะรวมถึง:

• ดำเนินการตามสัญญา (การส่งมอบและการรับงาน การให้บริการ);
• หนังสือมอบอำนาจ (ทั่วไป, พิเศษและครั้งเดียว, ที่เรียกว่า "การบัญชี" เพื่อรับรายการสินค้าคงคลัง);
• สัญญา (เกือบทุกประเภทหลัก - แรงงาน, ความรับผิด, สัญญาเช่า, งาน ฯลฯ ข้อยกเว้นอาจเป็นสัญญาของลูกค้าสำหรับการให้บริการแก่ผู้บริโภคที่หลากหลายซึ่งสรุปได้ภายในกรอบของข้อบังคับสำหรับข้อกำหนดของผู้บริโภคบางราย บริการและมีลักษณะใหญ่) ;
• งาน (เทคนิค);
• การสมัครเข้าร่วมการแข่งขันและการประกวดราคา
• ใบรับรองการเดินทาง;
• อัตราการใช้เชื้อเพลิงและเชื้อเพลิงและสารหล่อลื่นซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของหัวหน้าองค์กร
• บัตรตัวอย่างลายเซ็นและตราประทับ;
• การยื่นและคำร้องต่อองค์กรระดับสูง หน่วยงานของรัฐที่ได้รับอนุญาต และรัฐบาลท้องถิ่น
• หนังสือค้ำประกัน;
• คำสั่งซื้อ (คำสั่งชำระเงินหลัก);
• ระเบียบสาขาและสำนักงานตัวแทน
• ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง
• โปรโตคอลของความขัดแย้ง (ในระหว่างการทำสัญญา);
• ประมาณการต้นทุน
• ใบรับรองบุคลากร (เกี่ยวกับสถานที่ทำงาน, เงินเดือน, แบบฟอร์มรายได้ 2-NDFL);
• ข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์;
• อัตราค่าบริการสำหรับการให้บริการ;
• เอกสารประกอบ กฎบัตรและการแก้ไขเพิ่มเติม;
• ตารางพนักงาน

การพัฒนารายการเฉพาะ (ลักษณนาม) ​​เป็นสิ่งสำคัญที่เกี่ยวข้องกับกฎระเบียบของการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรตั้งแต่ ลายเซ็นที่ผ่านการรับรองที่ได้รับการปรับปรุงจะแทนที่ความประทับใจของตราประทับ "หลัก" (หลัก)

โปรดทราบว่าเรากำลังพูดถึงการรับรองโดยประทับตราประเภทเอกสารเช่น ตราประทับอยู่ในเอกสารที่สร้างโดยนิติบุคคล แต่คำถามที่เจ้าหน้าที่มีสิทธิ์ลงนามในเอกสารประเภทนี้จะถูกตัดสินโดยการมอบอำนาจ ได้รับการแก้ไขใน:

• กฎบัตรขององค์กร: แก้ไขความจริงที่ว่าองค์กรมีตราประทับที่มีภาพชื่อและ (หรือ) รายละเอียดอื่น ๆ ที่ระบุไว้โดยเฉพาะ
• คำสั่งในการกระจายอำนาจ (ความรับผิดชอบ) ระหว่างผู้บริหาร (หัวหน้า) ขององค์กรซึ่งในระดับแรกผู้มีอำนาจลงนามในเอกสารบางอย่างได้รับการจัดตั้งขึ้นและมอบหมายโดยหัวหน้าคนแรกขององค์กรและเจ้าหน้าที่ของเขา
• ระเบียบว่าด้วยการมอบหมายระบบอำนาจหน้าที่ ซึ่งอธิบายรายละเอียดและระบุประเด็นที่อยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้า เจ้าหน้าที่ หัวหน้าฝ่ายบัญชี และผู้เชี่ยวชาญ "หัวหน้า" อื่นๆ (เช่น หัวหน้าแผนกควบคุม ใครเป็น "หัวหน้าผู้ควบคุม" ที่รับผิดชอบในการทำงานกับพลเมืองอุทธรณ์, งานเรียกร้องกับลูกค้า, ฯลฯ ) ระบุประเภทของเอกสารในแต่ละประเด็น, สิทธิในการลงนามซึ่งมอบหมายให้รองหรือพนักงานที่เกี่ยวข้อง;
• ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้างภายใต้การมอบอำนาจให้ลงนามในเอกสารต่อหัวหน้าหน่วยงานเหล่านี้
• ระเบียบเกี่ยวกับตำแหน่ง ระเบียบงานของทางราชการ หรือลักษณะงาน ซึ่งกำหนดสิทธิ์ในการลงนามในเอกสารของผู้รับมอบอำนาจด้วย
• ข้อบังคับเฉพาะ คำแนะนำ และเอกสารทางเทคโนโลยีและเอกสารอื่นๆ พวกเขาสร้างกระบวนการ ประเภทและความหลากหลายของเอกสารที่ให้กระบวนการเฉพาะ สิทธิในการลงนามในเอกสารเหล่านี้และรับรองด้วยตราประทับบางประเภท อยู่ในระดับนี้ที่มีการดำเนินการกฎระเบียบเฉพาะของการใช้ซีลวัตถุประสงค์พิเศษ;
• หนังสือมอบอำนาจซึ่งยืนยัน (โอนไปยังทนายความ) สิทธิ์ในการลงนามในเอกสาร (เช่นภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลางใหม่ "ในการบัญชี" ฉบับที่ 402-FZ หัวหน้าสามารถมอบสิทธิ์ในการลงนามในใบแจ้งยอดบัญชี (การเงิน) ให้กับ หัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร)

ตัวอย่างเช่นในข้อบังคับเกี่ยวกับการมอบหมายระบบอำนาจและในรายละเอียดงานของรองหัวหน้าฝ่ายบัญชีสำหรับการรายงานภาษี สิทธิของเขาในการลงนามในใบรับรองรายได้ของพนักงานขององค์กร (แบบฟอร์ม 2-NDFL) จะถูกบันทึก ดังนั้นเอกสารนี้จะถูกประทับตรา "หลัก" ขององค์กรเพื่อยืนยันลายเซ็น (สิทธิ์การลงนามที่ได้รับมอบหมาย) ของรองหัวหน้าฝ่ายบัญชี

ดังนั้นเมื่อวิเคราะห์อำนาจทางกฎหมายของเอกสารในกรณีที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องเช่นเดียวกับในกรณีของการตรวจสอบและแก้ไขก่อนอื่นสิทธิในการลงนามในเอกสารจะถูกตรวจสอบตามเอกสารขององค์กรและการบริหารที่ จัดให้มีระบบการมอบอำนาจ ไม่ใช่เพียงตราประทับ

อุปกรณ์ประกอบฉาก 25 "ตราประทับ". ปัจจุบันในงานสำนักงานของรัสเซียมีการใช้ตราประทับสองประเภทเพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสารและรับรองสำเนาเอกสารในองค์กร:

· บ้าน (ประทับ หรือ ตราสินค้า ) ผนึก,

· เรียบง่าย ซีลของแผนกโครงสร้าง (10)

ตราประทับหลักขององค์กรรับรองลายเซ็นของหัวหน้า, เจ้าหน้าที่, หัวหน้าฝ่ายการเงิน, หัวหน้าฝ่ายบัญชี, รองของเขา, เช่นเดียวกับเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่ได้รับอำนาจที่เหมาะสมโดยหนังสือมอบอำนาจหรือคำสั่งของหัวหน้า .

สิทธิในการพรรณนาถึงตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียบนตราประทับขององค์กรนั้นกำหนดโดย Art 4 แห่งกฎหมายรัฐธรรมนูญของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 2543 ฉบับที่ 2-FZ "ในสัญลักษณ์แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย" กฎสำหรับการออกแบบตราประทับอย่างเป็นทางการนั้นกำหนดไว้ใน GOST R 51511-2001 ซีลพร้อมการทำสำเนาตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย รูปร่าง ขนาด และข้อกำหนดทางเทคนิค (แก้ไขโดย No. 1 ของ 12/26/2002)

องค์ประกอบหลัก ประทับ พิมพ์เป็นภาพนกอินทรีสองหัว ตราประทับอย่างเป็นทางการรับรองลายเซ็นของหัวหน้า, เจ้าหน้าที่, หัวหน้าฝ่ายการเงิน, หัวหน้าฝ่ายบัญชี, รองของเขา, เช่นเดียวกับเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่ได้รับอำนาจที่เหมาะสม

ตราประทับอย่างเป็นทางการจะอยู่บนเอกสารที่ต้องมีการรับรองพิเศษ: ที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินหรือค่าวัสดุ บนเอกสารแสดงตน ในหนังสือค้ำประกันและสัญญา

ตราประทับยังใช้รับรองสำเนาเอกสารจำนวนหนึ่ง เช่น สำเนาข้อบังคับ กฎบัตรที่ส่งไปยังหน่วยงานของรัฐ สำเนาคำตัดสินของศาล และเอกสารอื่นๆ มีรายการเอกสารที่ติดแสตมป์

ใช้โดยองค์กรพัฒนาเอกชน ตราสินค้า ตราประทับซึ่งเท่ากับตราประทับ ตราสัญลักษณ์ขององค์กรหรือตัวย่อของชื่อถูกวางไว้ที่กึ่งกลางของตราประทับ และระบุชื่อเต็มขององค์กรและหมายเลขทะเบียนของรัฐ (OGRN) ตามเส้นรอบวง

ตำแหน่งของการพิมพ์ตราประทับหลักที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของตำแหน่งและลายเซ็นส่วนตัวของเจ้าหน้าที่ถูกกำหนดไว้ในคำแนะนำมาตรฐานสำหรับเอกสารในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมและสื่อสารมวลชนของ สหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 หมายเลข 536 และจดทะเบียนโดยกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 มกราคม 2549 หมายเลข 418) ตราประทับจะต้องสามารถอ่านได้ชัดเจนและเฉพาะส่วนท้ายของชื่อเจ้าหน้าที่ที่ลงนามในเอกสารเท่านั้น การประทับตราลายเซ็นส่วนบุคคลเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ (11)

ซีลธรรมดาใช้สำหรับเอกสารภายในของสถาบัน, สำเนาเอกสารการบริหารที่ซ้ำกัน, ใบรับรอง, ผ่าน, เมื่อปิดผนึกพัสดุ, บรรจุภัณฑ์ สามารถมีตราประทับง่ายๆ ได้หลายแบบในสถาบัน องค์กร องค์กร ในกรณีนี้ มีการสร้างชื่อซ้ำสองชื่อบนตราประทับ - องค์กรและหน่วยโครงสร้าง: "สำนักเลขาธิการ", "สำนักงาน", "การจัดการกรณี", "ฝ่ายบุคคล", "ภาคโปรโตคอล", "ฝ่ายบริหาร" ฯลฯ ต่างจากซีลอย่างเป็นทางการที่มีรูปร่างกลมและขนาดมาตรฐาน ซีลธรรมดาสามารถมีหลายขนาดและมีรูปร่าง ไม่เพียงแต่กลม แต่ยังรวมถึงสี่เหลี่ยม สามเหลี่ยม วงรี เป็นต้น

โดยธรรมชาติของวัสดุที่ใช้ทำซีลจะแบ่งออกเป็นยางและโลหะ

ติดเครื่องหมายบนใบเสร็จรับเงิน การลงทะเบียน ทางเดินและการดำเนินการของเอกสาร ตลอดจนเครื่องหมายอ้างอิงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง แสตมป์สีเหลืองอ่อน .

18.5. ทำเครื่องหมายบนเอกสารเป็นภาพสะท้อนของขั้นตอน

ทางเดินและการดำเนินการของพวกเขา

อุปกรณ์ประกอบฉาก 26 "หมายเหตุสำเนารับรอง"ใช้เพื่อรับรองว่าสำเนาเอกสารตรงกับต้นฉบับ เครื่องหมายถูกวางไว้ใต้ "ลายเซ็น" ที่จำเป็นจากระยะขอบด้านซ้ายของเอกสาร อุปกรณ์ประกอบฉากประกอบด้วยจารึกยืนยัน ถูกต้อง(ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่โดยไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ตำแหน่งของผู้รับรองสำเนา ลายเซ็นส่วนตัว, การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ, นามสกุล), วันที่รับรอง

สำเนาเอกสารได้รับการรับรองโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตจากเขา (รองหัวหน้าฝ่ายบริการบุคลากรงานสำนักงาน ฯลฯ )

หัวหน้าภาคส่วนโปรโตคอล ลายเซ็นส่วนตัว L.I. Ivanov

ในสำเนาจดหมายขาออกที่เหลืออยู่ในกิจการของวิสาหกิจนั้นไม่อาจระบุวันที่รับรองชื่อตำแหน่งของผู้รับรองสำเนาได้

เมื่อส่งสำเนาให้หน่วยงานอื่นรับรองสำเนาถูกต้องโดยตราประทับขององค์กร เมื่อส่งเอกสารไปยังองค์กรรอง สำเนาจะได้รับการรับรองโดยประทับตราของแผนก (ภาค) ที่จัดเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ ในสำเนาดังกล่าว ในตำแหน่งที่ให้ลายเซ็นของหัวหน้า ตราประทับของฝ่ายบริหาร สำนักงาน ภาคส่วนโปรโตคอล ฯลฯ จะถูกวางไว้

อุปกรณ์ประกอบฉาก27 « บันทึกของศิลปิน »หมายถึงบุคคลที่สร้างเอกสาร GOST R 6.30-2003 แนะนำวิธีเดียวเท่านั้นในการออกแบบอุปกรณ์ประกอบฉาก: ชื่อย่อและนามสกุลของนักแสดง หมายเลขโทรศัพท์ของเขา:

วีเอ Petrov

ข้อกำหนดนี้มีไว้สำหรับการสื่อสารทางโทรศัพท์ในการปฏิบัติงานกับผู้รับเหมาเพื่อให้ได้รับคำชี้แจงและคำชี้แจงเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นในเอกสาร มารยาททางธุรกิจกำหนดให้ต้องพูดกับเจ้าหน้าที่ที่ไม่คุ้นเคย โดยใช้ชื่อและนามสกุล หรือโดยใช้นามสกุลร่วมกับคำว่า "นาย" หรือ "มาดาม" วิธีการลงทะเบียนข้อกำหนดที่เสนอโดย GOST ไม่รวมความเป็นไปได้ของการรักษาแบบแรก (ชื่อย่อไม่มีข้อมูลที่จำเป็น) ที่อยู่รุ่นที่สอง (เฉพาะนามสกุล) ไม่สะดวกเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากนามสกุลของนักแสดงไม่ถูกปฏิเสธ (Chernykh, Lominago, Shevchenko เป็นต้น) ดังนั้นในอุปกรณ์ประกอบฉาก อนุญาตให้ระบุชื่อเต็มและนามสกุลของนักแสดงแทนชื่อย่อ (12)

เครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดงจะอยู่ที่ด้านหน้าของแผ่นงานสุดท้ายของเอกสารที่มุมล่างซ้าย โทรศัพท์จะแสดงด้วยตัวเลขสามกลุ่มโดยไม่มีขีดคั่นระหว่างกัน

ในจดหมายตอบกลับ คุณสามารถระบุได้ไม่เพียงแค่หมายเลขโทรศัพท์ แต่ยังระบุหมายเลขสำนักงานด้วย หากผู้รับจดหมายแสดงความปรารถนาที่จะพบกับบุคคลที่เตรียมเอกสารเป็นการส่วนตัว ในตัวอักษรทางไกล รหัสเมืองจะระบุไว้ในวงเล็บก่อนหมายเลขโทรศัพท์สำนักงาน

อุปกรณ์ประกอบฉาก 28 "หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและทิศทางในกรณี"ติดอยู่กับเอกสารที่ดำเนินการเพื่อตัดออกจากไฟล์เพื่อการจัดเก็บในภายหลังและใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการอ้างอิง

เครื่องหมายการแสดงจะวางลงบนแผ่นงานแรกของเอกสารด้านล่างเครื่องหมายของศิลปิน ข้อกำหนดประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้: การอ้างอิงถึงวันที่และจำนวนของเอกสารที่พิสูจน์การดำเนินการและในกรณีที่ไม่มีเอกสารดังกล่าวข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับการดำเนินการเช่นเดียวกับคำ ในกรณีที่หมายเลขระบุหมายเลขคดีที่จะจัดเก็บเอกสาร ลายเซ็นของนักแสดงและวันที่ประทับตรา

ผลลัพธ์ของการดำเนินการสามารถกำหนดได้ดังนี้: "ส่งคำตอบแล้ว, วันที่, ไม่ใช่"; "ให้คำตอบด้วยวาจา"; “ นำมาพิจารณาเมื่อร่างใบสมัคร”; “ปัญหาได้รับการแก้ไขทางโทรศัพท์” ฯลฯ

ข้อกำหนด 29 "หมายเหตุการรับเอกสารโดยองค์กร"ติดด้วยมือหรือใช้ตัวเศษพิเศษที่ส่วนล่างขวาของด้านหน้าของเอกสารขาเข้าแผ่นแรก สามารถใส่เครื่องหมายที่ด้านหลังของแผ่นงานได้

ข้อกำหนดประกอบด้วยชื่อขององค์กร (หรือหน่วยโครงสร้าง) ที่ได้รับเอกสาร วันที่ได้รับและหมายเลขทะเบียนที่เข้ามา การประทับเวลาที่มาถึง หากจำเป็น อาจมีการบ่งชี้ชั่วโมงและนาที ตามกฎแล้วชื่อขององค์กรจะถูกระบุในรูปแบบย่อ

03.01.2008 № 001

บังคับ 30 "ID ของสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร"เป็นเครื่องหมาย (ส่วนหัว) ที่วางไว้ที่ด้านล่างของแต่ละหน้าของเอกสารและประกอบด้วยชื่อไฟล์บนสื่อเครื่อง รหัสผู้ปฏิบัติงาน วันที่ และชุดข้อมูลการค้นหาอื่นๆ ในองค์กร

โดยปกติ ชื่อไฟล์จะสะท้อนถึงเนื้อหา และยังมีข้อมูลเกี่ยวกับชื่อและวันที่ด้วย ความยาวของชื่อไฟล์ (จำนวนอักขระ) ถูกกำหนดโดยลักษณะของระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์

คำถามควบคุมสำหรับการตรวจสอบตนเอง:

1) หัวหน้าองค์กรและ / หรือเจ้าหน้าที่ของเขาลงนามในเอกสารอะไรบ้าง? สำเนาเอกสารที่ส่งทั้งหมดลงนามในกรณีใด?

2) เฉพาะสำเนาแรกของเอกสารที่ส่งแล้วมีลายเซ็นในกรณีใดบ้าง? สำเนาอื่น ๆ ของเอกสารมีการทำเครื่องหมายอะไรไว้บ้าง?

3) บอกเราเกี่ยวกับกฎสำหรับการออกแบบอุปกรณ์ประกอบฉาก "ลายเซ็น"

4) ขั้นตอนการลงนามในเอกสารหากไม่มีเจ้าหน้าที่ที่เตรียมลายมือชื่อในร่างเอกสารมีขั้นตอนอย่างไร?

5) ต้องมีลายเซ็นสองลายเซ็นขึ้นไปในเอกสารเมื่อใด ยกตัวอย่างเอกสารที่รับรองโดยสองลายเซ็น

6) อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นแฟกซ์ในเอกสารต้นฉบับได้หรือไม่? เอกสารข้อบังคับใดบ้างที่ควบคุมการใช้โทรสารและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสาร

7) การอนุมัติเอกสารหมายความว่าอย่างไร ตั้งชื่อวิธีการของข้อตกลง

8) เอกสารจะประสานกันอย่างไรถ้ามีกรณีภายนอกหลายกรณี?

9) เป็นที่ยอมรับหรือไม่ที่จะปฏิเสธการอนุมัติ? จะออก "วีซ่าอนุมัติเอกสาร" ที่จำเป็นอย่างไรในกรณีที่เจ้าหน้าที่ไม่เห็นด้วยกับเนื้อหาของเอกสาร?

10) ตราประทับใดที่ใช้ในสำนักงานของรัสเซียเพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสาร?

11) บอกเราเกี่ยวกับกฎสำหรับการออกแบบอุปกรณ์ประกอบฉาก "Imprint of the seal"

12) จะออก "เครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง" ที่จำเป็นได้อย่างไร? กระตุ้นคำตอบของคุณ

วรรณกรรม

· กฎหมายของรัฐบาลกลาง 10.01.2002 หมายเลข 1-FZ "ในลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์"

· กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 ฉบับที่ 149-FZ “ว่าด้วยข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล”

· GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ - ม.: Gosstandart, 1998.

· GOST R 6.30-2003 ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร - ม.: Gosstandart, 2546.

คำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมและสื่อสารมวลชนของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536 และจดทะเบียนโดยกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 มกราคม 2549 ไม่ใช่ . 418.

Basakov M.I. งานสำนักงาน [เอกสารสนับสนุนการจัดการ] : หนังสือเรียน / M.I. Basakov O.I. ซามิตสคอฟ. - ครั้งที่ 5 รายได้ และเพิ่มเติม - Rostov n / a: Phoenix, 2007. - 352 p.

Berezina N.M. , Vorontsova E.P. , Lysenko L.M. งานสำนักงานที่ทันสมัย - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์ 2547 - 256 หน้า

เดมิน ยูเอ็ม งานสำนักงาน. จัดทำเอกสารบริการ /ยุ.ม. เดมิน. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์ 2546 - 220 หน้า

Kryukova N.P. เอกสารกิจกรรมการจัดการ: Proc. เบี้ยเลี้ยง. - ม.: INFRA-M, 2551. - 268 น.

· คูกูชีวา โทรทัศน์ งานสำนักงาน: Proc. เบี้ยเลี้ยง /T.V. คูกูเชฟ. - Rostov n / D.: Phoenix, 2007. - 256 p.

โนโวเซลอฟ V.I. อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร //เอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียต 2514 ลำดับที่ 1 ส. 57-63

Pshenko A.V. , โดโรนินา แอล.เอ. งานในสำนักงาน: คู่มือปฏิบัติ - M.: Yurayt-Izdat, 2004. - 182 p.

Razdorozhny A.A. เอกสารกิจกรรมการจัดการ: Proc. เบี้ยเลี้ยง. - ม.: INFRA-M, 2551. - 304 น.

สปิวัก วี.เอ. เอกสารกิจกรรมการจัดการ (งานสำนักงาน) - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์ 2548 - 240 หน้า

Chukovenkov A.Yu. , Yankovaya V.F. กฎสำหรับการร่างเอกสาร: ความเห็นเกี่ยวกับ GOST R 6.30-2003 "ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร - ม.: เอ็ด. "อนาคต", 2547 - 216 น.