Nové vypĺňanie formulárov hlásení vopred. Ako vyplniť predbežnú správu zodpovednej osoby

Zodpovedné osoby pomocou predbežnej správy potvrdia vynaložené sumy, ktoré im boli vopred vydané.

Vydávanie zálohových súm sa môže vykonávať iba na základe príkazu vedúceho, v ktorom je uvedený zoznam zodpovedných osôb, podmienky a účely, na ktoré sa prostriedky vydávajú, ako aj ich veľkosť. Pre vyslaných pracovníkov môže byť vydanie peňazí podľa správy uskutočnené na základe alebo schváleného vedúcim.

Tlačivo predbežného hlásenia je obojstranné jednotné tlačivo č. AO-1 a musí ho vyplniť v jednom vyhotovení zodpovedná osoba aj účtovník.

Vyplnenie predbežnej správy

Doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky zamestnanca musia byť uvedené na zadnej strane formulára v stĺpcoch 1-6 s uvedením výšky výdavkov na ne. Tieto dokumenty by mali byť očíslované v súlade s poradím, v akom sú uvedené v správe.

Zodpovedná osoba v stĺpci 1 uvedie poradové číslo priradené zdrojovému dokladu.

V stĺpcoch 2 a 3 je uvedený dátum vyhotovenia prijatého dokumentu a jeho číslo.

V stĺpci 4 sa uvádza druh vynaložených nákladov (napríklad kancelárske výdavky).

Výška vzniknutého výdavku je uvedená v stĺpci 5, ak bol výdavok uskutočnený v rubľoch, alebo v stĺpci 6, ak bol výdavok uskutočnený v cudzej mene.

Celková suma výdavkov zodpovednej osoby je uvedená v riadku „Celkom“ v stĺpci 5 alebo 6.

2) Účtovník.

Zamestnancom vyplnená zálohová správa spolu s podpornými dokladmi sa predkladá účtovnému oddeleniu. Pri preberaní tlačiva č. AO-1 od zodpovednej osoby účtovník podpisuje prijatie dokumentu na overenie s uvedením jeho čísla a dátumu, celkovej sumy výdavkov a počtu priložených dokladov potvrdzujúcich vynaložené výdavky. Na konci potvrdenky je uvedený dátum podania hlásenia, po ktorom sa potvrdenka účtovníka prenesie na zodpovednú osobu.

Účtovník po skontrolovaní správnosti papierovania a vynaloženia finančných prostriedkov vyplní stĺpce 7-8 na zadnej strane formulára, v ktorých uvedie výšku výdavkov prijatých na účtovanie, a stĺpec 9, v ktorom uvedie počet účtovných účtov, ktoré sú účtované na ťarchu výšku výdavkov.

Ďalej účtovník vyplní prednú stranu formulára AO-1, ​​pričom uvedie: zostatok (prečerpanie) predchádzajúcej zálohy, výšku zálohy prijatú z pokladne organizácie, výšku vynaložených prostriedkov, zostatok. alebo prečerpanie súm záloh, účtovných záznamov o operáciách účtujúcich vynaložené výdavky.

Údaje pre vyplnenie tabuľky účtovných zápisov tvoria údaje v stĺpci 9 zadnej strany zálohového výkazu.

Po skontrolovaní správnosti aritmetických výpočtov, papierovania a vynaložených prostriedkov na zamýšľaný účel sa dokument odošle na schválenie vedúcemu organizácie.

Po schválení dokladu účtovné oddelenie odpíše zúčtovateľné prostriedky a vykoná konečné zúčtovanie so zúčtovateľom.

Ak sa záloha nevyčerpá v plnej výške, potom zostatok odovzdá zodpovedná osoba do pokladne organizácie za r.

Účtovný doklad potvrdzujúci vynaloženie finančných prostriedkov vystavený zamestnancovi vopred sa uvádza ako zálohová správa - tlačivo pozostávajúce z dvoch strán: prednej a zadnej.

Formulár tlačiva vyplní zodpovedná osoba, pričom k výkazu priloží doklady potvrdzujúce výdavky.

Účtovník po prijatí súboru dokumentov ich skontroluje a opraví vo formulári predbežnej správy na miestach určených na vyplnenie účtovníkmi.

Správu by mal podpísať vedúci, odpísať zúčtovateľné sumy

Následne sa hlásenie uloží do albumu jednotných formulárov, pričom sa zohľadnia hotovostné transakcie zredukované na jeden formulár č. AO-1.

Zálohové fondy sa vydávajú zamestnancom v podniku, ak sa plánujú pohostinské alebo obchodné výdavky.

Na vydanie určitej sumy peňazí je potrebný príkaz od vedúceho zodpovedných osôb, v ktorom je uvedený zoznam osôb a dôvody vydania.

Zodpovednou osobou sú zamestnanci, ktorí majú podľa správy nárok na sumu na budúce výdavky.

Existujú určité termíny, v ktorých je osoba povinná vypracovať zálohovú správu o vynaložených finančných prostriedkoch.

Zostavenie predbežnej správy, príklady

Zálohový výkaz vypisujeme na príklade vyslania zamestnanca na pracovnú cestu.

Účtovné oddelenie a personálne oddelenie zhromažďujú a vyhotovujú potrebné doklady na pracovnú cestu:

1. potvrdenie o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu,
2. služobné pridelenie.
3. Odporúča sa vypracovať dohodu o zodpovednosti so zodpovednou osobou, ak je schválená v účtovnej politike organizácie.

Po predložení objednávky a za prítomnosti pokladničného príkazu na účet sú zodpovednému odovzdané prostriedky z pokladne. Pre určité výdavky si zamestnanec musí uschovať doklady.

Po návrate zamestnanca z pracovnej cesty je potrebné, aby v ten istý deň vyhotovil zálohový výkaz a odovzdal ho učtárni.

Účtovníčka po kontrole výkazu preloží do špeciálneho programu a odpíše, potvrdí platnosť odpadu.

Ak existuje nevyčerpaná suma, zamestnanec zaplatí zostatok pokladníkovi, alebo v opačnom prípade môžu byť prostriedky prečerpané, potom sa vráti zodpovednej osobe.

Prečítajte si tiež Žiadosť o prestávky na dojčenie

Ak vzniknú manká z posledného zálohového hlásenia zamestnanca, ďalší preddavok je zakázaný vydať.

Zamestnanec nemá právo previesť preddavok na inú osobu

Všetky dokumenty musia byť vyhotovené v súlade s požiadavkami stanovenými zákonom (federálny zákon „o účtovníctve“), aby sa predišlo nárokom zo strany daňových úradov a následným pokutám.

Formuláre predbežných správ sa vypĺňajú iba podľa jednotného formulára č. AO-1, ​​možno si ich stiahnuť z oficiálnych zdrojov na internete.

Pokyny na vyplnenie predbežnej správy, príklady

Existuje niekoľko spôsobov vypĺňania: pomocou špeciálnych účtovných programov alebo elektronického súboru vo formáte (Excel), ktorý je možné stiahnuť z internetu. Jednu časť zostavuje zodpovedná osoba a druhú účtovník.

Na prvej strane formulára správy musí zamestnanec uviesť požadované údaje:

• meno spoločnosti,
• dátum správy,
• pozíciu a iniciály.

Účely, na ktoré boli peňažné prostriedky vydané, sú uvedené v stĺpci Účel preddavku.

Na zadnej strane je uvedený celý zoznam podporných dokumentov. Požadované stĺpce na vyplnenie sú od 1 do 6.

Postupnosť špecifikovania zoznamu sa vykonáva v poradí, a to aj v samotnej správe s uvedením dokumentov.

Účtovanie v predbežnej správe: postupne sa uvádza výška nákladov za každú operáciu, debet účtu, podúčty.

Po zadaní všetkých celkových súm sa formulár podpíše a dešifruje. Na prednej strane sú sumy uvedené v stĺpci „vyčerpané“ a sumy, ktoré sú uvedené na predchádzajúcej strane v stĺpci „celkom“.

Po prijatí dokladu na kontrolu zálohovej správy musí účtovník vyhotoviť potvrdenie a odovzdať ho zodpovednej osobe.

Prečítajte si tiež Oznámenie daňového inšpektorátu o absencii dôvodov na podanie daňového priznania podľa VZN

Účtovník skontroluje zaúčtovania a prijaté sumy, čísla účtov, na ktorých sa vedie ťarcha nákladov, a uvedie ich na zadnej strane tlačiva.

Ak boli zistené prekročenia alebo zostatky z predtým prijatej alebo aktuálnej zálohovej platby a pre ich účtovné operácie, potom účtovník umiestni značky na prvú stranu formulára správy.

V prípade čerpania finančných prostriedkov na potreby domácnosti sa odporúča vyplniť samostatnú správu vopred

Dokumenty v cudzom jazyku musia byť preložené do ruštiny v súlade s nariadením o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii.

Po všetkých potrebných formalitách a kontrolách účtovníka sa zálohová správa predkladá na schválenie vedúcemu organizácie.

Vedúci predpíše polohu na prednej strane formulára, podpíše sa s prepisom a dátumom schválenia. Až potom bude správa prijatá do účtovníctva.

Nedodržanie lehôt na podanie zálohovej správy

Ak zálohové hlásenie nie je podané včas, dochádza k porušeniu peňažnej disciplíny.

Ak chcete zvážiť možné prípady nedodržania lehôt na predloženie predbežnej správy, môžete požiadať o pomoc podľa článku 15.1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie.

Je potrebné poznamenať, že zodpovednosť za predbežné hlásenie nie je stanovená, ale porušenie sa zaznamenáva. Preto organizácia nemusí očakávať sankcie od daňových úradov.

Kontrola pridelených prostriedkov na výdavky je úlohou organizácie, keďže ide o čisto vnútornú kontrolu manažmentu.

Ak zodpovedná osoba sumu nevráti, organizácia má právo ju odpísať z platu zamestnanca, existujú iba obmedzenia týkajúce sa výšky odpočtu (článok 137 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ak zamestnanec s opatreniami zamestnávateľa nesúhlasí, situácia sa rieši súdnou cestou.

Keďže za všetky peňažné prostriedky pokladne zodpovedá riaditeľ, dlh za nevrátenie zúčtovateľných prostriedkov nemôže byť pripísaný zamestnancovi, ale riaditeľovi. A potom je účtovníčka bezradná: čo robiť s preddavkom, ku ktorému riaditeľ nedal prehľad?

Zálohové výkazy - patria do kategórie prvotných účtovných dokladov, ktoré sa v účtovníctve používajú na účtovanie finančných nákladov zamestnanca podniku pri pracovnej ceste. Tento dokument sa používa aj v prípade vynaloženia materiálnych zdrojov podniku najatým personálom. V tomto článku navrhujeme zvážiť pravidlá vyplnenia predbežnej správy.

Účel dokumentu

Predmetný formulár má jednotnú formu č. „АО-1.“ Je potrebné poznamenať, že právnické osoby majú zákonné právo používať samostatne vyvinuté formuláre. Výhodnejšie je však použitie papierov s prihliadnutím na jednotnú formu. Úlohou vedenia organizácie je vytvoriť objednávku obsahujúcu informácie o funkcionároch oprávnených na príjem zúčtovateľných finančných prostriedkov. Do roku 2018 mohli byť takéto právomoci zverené iba tým zamestnancom podniku, s ktorými boli uzatvorené pracovné zmluvy.

Dnes je povolené vydávať zúčtovateľné prostriedky osobám, s ktorými bola uzavretá občianskoprávna dohoda.

Je potrebné spomenúť, že obsah objednávky by mal obsahovať informácie o účele vynaloženia prijatých prostriedkov, ich maximálnej výške a konkrétnej lehote. V prípade, že je zamestnanec podniku vyslaný na pracovnú cestu, vydávanie vecných prostriedkov sa vykonáva podľa objednávky na pracovnú cestu alebo na základe výkazu pracovnej cesty.

Zamestnanec, ktorý obdržal finančné prostriedky na úhradu nákladov na celú pracovnú cestu, musí podávať výkazy učtárni. Lehota na predloženie zálohovej správy je tri dni po uplynutí lehoty stanovenej na stránkach objednávky od vedenia podniku. Tento dokument je jedným z odôvodnení účelnosti vynakladania finančných prostriedkov spoločnosti, čo znamená potrebu priložiť dokumenty potvrdzujúce účelnosť použitia zúčtovateľných prostriedkov.

Nuansy a jemnosti

Na potvrdenie uskutočniteľnosti použitia účtovateľných súm musí zamestnanec vyplniť predbežné hlásenie. Takýto dokument je vyplnený na oboch stranách, potom je odoslaný účtovnému oddeleniu na overenie. Overená správa sa zasiela vedeniu organizácie na schválenie. Podľa súčasného návrhu zákona sa tento primárny účtovný doklad vypĺňa v jednom vyhotovení.

Je potrebné poznamenať, že v roku 2015 sa zmenilo číslo predbežnej správy v OKUD (Celoruská klasifikácia manažérskej dokumentácie). Predtým mal tento formulár číslo „0504049“. Ministerstvo financií Ruskej federácie vydalo 30. marca 2015 príkaz číslo päťdesiatdva, ktorým tomuto formuláru pridelilo nové číslo. K dnešnému dňu je číslo predbežnej správy OKUD "0504505". Nižšie vidíte, ako vyzerá formulár zálohovej správy podľa OKUD 0504505. Tento dokument má odtrhovú časť, ktorú je potrebné po účtovnom audite odovzdať zamestnancovi podniku.

Postup pri zostavovaní formulára AO-1

Podľa súčasnej legislatívy má každý podnik plné právo samostatne vyhotoviť predmetný dokument. Existuje však jasné nariadenie, ktoré stanovuje povinné podrobnosti, ktoré musia byť v takýchto dokumentoch uvedené. Tieto rekvizity zahŕňajú:

• registračné číslo a dátum zostavenia;
• meno spoločnosti;
• množstvo prijatých a vynaložených prostriedkov;
• zoznam príloh k hlavnému dokumentu.

Predbežné hlásenie sa vypĺňa rukou alebo strojom (na počítači). Jedným z dôležitých kritérií je osvedčenie dokumentu podpisom úradníka s potrebnou právomocou. V prípade elektronickej verzie dokumentu je potrebný digitálny podpis hlavy. Tento typ prípravy primárnej dokumentácie je povolený len vtedy, ak sa v podniku používa elektronický systém správy dokumentov.

Pri rozhodovaní o vydaní zúčtovateľnej sumy zamestnancovi podniku musí manažér vydať príslušný príkaz. Jednou z dôležitých fáz písania správy je kontrola riadku „Priradenie zálohovej platby“. Tento riadok sa musí presne zhodovať so znením v objednávke vedenia spoločnosti.

Nižšie je predbežná správa, vzorová náplň.

Účtovanie v účtovníctve

V účtovnej knihe výdavkov, ktoré vykonal zamestnanec podniku počas pracovnej cesty, sa používajú účty zúčtovania so zamestnancami, výdavkové účty a iné druhy dokladov. V prípade, že sa čiastka vydáva v hotovosti, je potrebné uviesť túto poznámku: „Dt sch.71 Kt sch.50“. Takéto značky sa fixujú na základe správne vystaveného pokladničného dokladu.

V prípade pripísania finančných prostriedkov na bankovú kartu zamestnanca podniku sa do účtovnej knihy zapíše „Dt sch.71 Kt sch.51“. Na vykonanie takýchto operácií musí účtovník vyplniť platobný príkaz pre finančnú inštitúciu. Po návrate zamestnanca z pracovnej cesty je jeho povinnosťou poskytnúť účtovnému oddeleniu správne vyhotovenú zálohovú správu.

Na základe tohto listu a príslušných príloh sa v účtovnej knihe účtujú tieto zápisy:

1. "Dt sch.10 Kt sch.71"- v situácii, keď účtovná suma bola vynaložená na obstaranie zásob.
2. "Dt sch.41 Kt sch.71"- v prípade obstarania inventárnych položiek.
3. "Dt sch.20, 23, 25,26 Kt sch.71"- v prípade výdavkov na potreby štrukturálnych divízií podniku.
4. "Dt sch.44 Kt sch.71"- v situácii, keď výdavky realizoval živnostenský podnik.

V situácii, keď má zamestnanec podniku nevyčerpané prostriedky, musí ich previesť na vedenie podniku. Pri návrate do pokladne je uvedený kód: „Dt sch.50 Kt sch.71“. V prípade spätného prevodu z bankovej karty na bankový účet podniku je kód pevný: „Dt sch.51 Kt sch.71“. V prípade, že účtovná suma nestačila na vykonanie určitých operácií, spoločnosť kompenzuje zamestnancovi finančné náklady. V prípade platby cez pokladňu sa uvádza kód „Dt sch.71 Kt sch.50“ a bankovým prevodom „Dt sch.71 Kt sch.51“.

V niektorých prípadoch zamestnanec nemôže poskytnúť potrebné doklady potvrdzujúce účelnosť výdavkov. Takáto situácia môže nastať, keď sa z dôvodu výdavkov na osobné potreby stratí dokumentácia alebo nie je možné poskytnúť účtenky. V tomto prípade sa používa číselný znak 94. V knihe účtovníctva sa označí „Dt sch. 71“, čo odráža nedostatok financií. Ďalej sa suma schodku odpočítava zo mzdy zamestnanca v súlade s poštovým kódom "Dt sch.70 Kt sch.94".

Použité výrazy:

1. Dt (debet)- úkon prevodu peňažných prostriedkov.
2. ct (pôžička)- akt úplného alebo čiastočného vrátenia zúčtovateľnej sumy.
3. stred- skontrolovať.

Podporná dokumentácia

Pri spracovaní výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou musí účtovník vychádzať z vyhlášky č.749 z 13.10.2008. Tento doklad hovorí, že zamestnanec, ktorý ide na pracovnú cestu, si musí vybaviť cestovný doklad. Je potrebné poznamenať, že existuje nariadenie týkajúce sa formy osvedčenia. Musí na ňom byť uvedené podmienky pracovnej cesty, ako aj podpísané a opečiatkované vedením spoločnosti.

Výška výdavkov sa posudzuje podľa šekov, lístkov a potvrdení poskytnutých účtovnému oddeleniu.Údaje potvrdzujúce doklady sú neoddeliteľnou súčasťou zálohovej správy. Po návrate z pracovnej cesty je zamestnanec povinný odovzdať vydané potvrdenie. Potom sa pripravia správy, ktoré sa predložia vedeniu na schválenie. Aby sa znížilo riziko reklamácií zo strany daňových úradov, je potrebné pristupovať k vypĺňaniu papierov so zvýšenou zodpovednosťou. V prípade nesprávne vyplneného výkazu má účtovník právo odmietnuť prevziať dokumentáciu.

Úlohou zamestnanca je zhromažďovať všetky pokladničné a predajné doklady, ako aj iné formy prísneho hlásenia. Všetky vyššie uvedené dokumenty sú pripojené k hárku papiera A4. Takéto akcie znižujú riziko straty dôležitých príloh k predbežnej správe. Niektorí účtovníci odporúčajú, aby si zamestnanci urobili fotokópiu každého dokumentu, aby sa znížilo riziko straty záznamov v dôsledku vyblednutia atramentu. Takéto prílohy k hláseniu umožňujú spoločnosti preukázať účelnosť finančných výdavkov počas pracovnej cesty v období kontrol zo strany daňových úradov.

Jemnosti vyplnenia správy

Vzhľadom na otázku, ako správne vydať predbežnú správu, je potrebné poznamenať niektoré jemnosti spojené s procesom vyslania zamestnanca na služobnú cestu mimo Ruskej federácie. V tomto prípade nie je potrebné vydávať cestovný certifikát, pretože všetky potrebné dátumy sú zaznamenané na stránkach zahraničného pasu.

Po výbere úradníka na zahraničnú pracovnú cestu sa úlohou vedenia spoločnosti stáva vypracovanie potrebného príkazu, v ktorom je zaznamenaný účel pracovnej cesty, funkcia, priezvisko a iniciály zamestnanca, ako aj miesto určenia. Samonastavenie denných výdavkov je povolené. Denné výdavky podľa štatistík nepresahujú sumu podliehajúcu dani z príjmov fyzických osôb. Spoločnosť hradí let do cieľovej destinácie. Úlohou úradníka vyslaného na služobnú cestu je pripraviť doklady potvrdzujúce výdavky na ubytovanie, let, úhradu štátnych poplatkov a prekladateľské služby.

Pravidlá pre vyplnenie predbežnej správy

Pozrime sa teda na príklad vyplnenia zálohovej správy na pracovnej ceste. Na hlavnom hárku formulára by ste mali uviesť názov podniku a oddelenia, kde sa vykonáva práca zamestnanca, ktorý sa vrátil z pracovnej cesty. Ďalej je uvedená poloha, účel cesty, evidenčné číslo formulára a dátum vyplnenia papierov.

V tabuľkovej časti sú uvedené informácie o finančných prostriedkoch, ktoré boli úradníkovi vydané. Eviduje aj výšku prijatého preddavku a vynaložené finančné náklady počas pracovnej cesty. Ďalej sa vykoná sčítanie, kde sa zistí, či zostávajú nevyčerpané prostriedky. Na zadnej strane predmetného dokumentu je uvedený súhrn informácií o primárnej dokumentácii potvrdzujúci skutočnosť účelovosti existujúcich výdavkov. Tento typ dokladov zahŕňa tržby a pokladničné doklady, paragóny, úkony a faktúry. Je dôležité poznamenať, že údaje musia byť systematizované a zaznamenané v chronologickom poradí. Po usporiadaní informácií sú pripojené k hlavnému dokumentu.

Po vyplnení všetkých potrebných dokladov sa hotový výkaz prenesie do účtovného oddelenia, aby sa skontrolovala vhodnosť vynaloženia sumy. Do úvahy sa berie aj správnosť vyplnenia dokumentácie. Po audite účtovník opraví faktúry, ktoré sú priložené k výkazu výdavkov. Následne sú dokumenty podpísané zodpovednou osobou, ktoré sú následne predložené na schválenie vedeniu spoločnosti.

V prípade, že osoba, ktorá sa vrátila z pracovnej cesty, má nevyčerpané finančné prostriedky, je potrebné zvyšnú sumu vrátiť do pokladne alebo účtovníctva. V prípade prekročenia nákladov musí spoločnosť nahradiť stratu zamestnanca. V situácii, keď je zamestnanec v omeškaní na vopred vydanom preddavku, osobné výdavky sa nekompenzujú. Proces vypĺňania takýchto formulárov je pomerne jednoduchý, je však potrebné vziať do úvahy rôzne nuansy.

Aby ste sa vyhli chybám pri príprave dokumentu, mali by ste sa poradiť s účtovníkom.

Predbežné hlásenie vypĺňa osoba, ktorá pricestovala z pracovnej cesty a zástupca účtovného oddelenia.Úlohou inšpektora je analyzovať správnosť poskytnutých informácií. Okrem toho musí byť zamestnancovi vystavený účtovný doklad potvrdzujúci skutočnosť, že hlásenie bolo zaevidované. Potvrdenka je odtrhávacia časť formulára, na ktorej je uvedený registračný kód, dátum napísania správy, priezvisko a iniciály úradníka, ktorý prijal zúčtovateľné prostriedky. Ďalej je uvedená výška účtovaných finančných nákladov a počet dodatočných investícií do správy.

V prípade nesprávneho vykazovania si účtovné oddelenie vyhradzuje právo odmietnuť prevzatie dokladov. V tejto situácii sa úradník stáva dlžníkom podniku. V prípade odmietnutia splatenia dlhu má vedenie organizácie plné právo zadržať potrebné prostriedky z platu zamestnanca v súlade s článkom 137 Zákonníka práce Ruskej federácie. Treba poznamenať, že zrážka finančných prostriedkov sa vykonáva so súhlasom zamestnanca. Túto skutočnosť je potrebné zdokumentovať. V prípade, že zamestnanec odmietne uhradiť výšku výdavkov, vzniknutý konflikt sa rieši súdnou cestou.

V kontakte s

Spoločnosť musí často vynakladať výdavky z hotovosti, ktorá sa vydáva prísne určitým úradníkom. Včas musia predložiť formulár, ako je predbežná správa, ku ktorej sú priložené podporné dokumenty týkajúce sa výdavkov, ktoré im vznikli. Ten musí byť uvedený v žiadosti pri vydávaní peňazí. Zvážte, ako vyplniť predbežnú správu vo forme AO-1.

Na začiatku každého roka je žiaduce, aby podnik vydal príkaz pre zodpovedné osoby, to znamená pre osoby, ktoré môžu prijímať prostriedky na výdavky na výrobné účely. Definuje tiež ciele a trvanie času, počas ktorého sa výdavky realizujú.

Peniaze môžu byť vydávané na základe zamestnancov podniku a ľudí priťahovaných zvonku na základe občianskych zmlúv. Je možné ich previesť na kartu účtovníka.

Dávaj pozor! Povinnosť vyhotoviť zálohovú správu ustanovuje Postup pri vykonávaní pokladničných operácií. Nemožno ho zostaviť len pre podnikateľov, ktorí vedú účtovníctvo v zjednodušenej forme.

Tento normatívny akt prísne definuje zoznam pokynov na vydávanie finančných prostriedkov na účet. Patria sem nákup pohonných hmôt, kancelárskych potrieb, výdavky na domácnosť a zábavu atď. Pri niektorých transakciách sa poskytuje iba bezhotovostný príkaz. Existuje aj limit pre hotovostné vyrovnanie medzi spoločnosťami v rámci jednej zmluvy, čo je 100 tisíc rubľov.

Formu predbežnej správy stanovuje Štátny výbor pre štatistiku. Podniky majú právo rozvíjať svoju vlastnú formu na jej základe v súlade s charakteristikami hospodárskej činnosti.

Zamestnanec, ktorý dostal peniaze v čiastkovej správe, ju môže vyplniť sám alebo previesť zodpovednému účtovníkovi, ktorý automaticky vypracuje zálohovú správu formulár AO-1 s použitím podporných primárnych dokumentov.

Na základe schváleného formulára bude musieť zamestnanec podniku vrátiť nevyčerpané peniaze. Ak to chcete urobiť, podajte žiadosť.

Dôležité! Po návrate z vyslaného musí vyslaná osoba nahlásiť vynaloženú sumu do 3 pracovných dní po návrate z nej.

Vyplnenie vzorovej správy vopred

Predbežná správa vo forme AO-1 - predná strana

Pozrime sa bližšie na to, ako vyplniť predbežnú správu.

V hornej časti formulára je uvedený názov spoločnosti a jej kód podľa adresára OKPO.

Dole vľavo za názvom dokumentu je potrebné napísať jeho sériové číslo a dátum zostavenia. Pravú časť, ktorá sa začína za slovami „schvaľujem“, vypĺňa vedúci spoločnosti. Tam slovami uvedie celkovú sumu správy, uvedie funkciu, podpis, dátum schválenia.

Dôležité! Je potrebné mať na pamäti, že podľa regulačných dokumentov nemožno osobe poskytnúť účet, ak úplne nenahlásil predchádzajúcu zálohovú platbu. Niektoré daňové inšpekcie pri kontrole za to ukladajú pokutu.

Potom sa formulár rozdelí na dve tabuľky, ktoré vyplní účtovník. Vľavo sa zaznamenáva pohyb finančných prostriedkov - zostatok alebo prečerpanie, prijatá suma, vynaložená suma, konečný zostatok.

V pravej tabuľke účtovník zapíše súlad účtov a im zodpovedajúce sumy.

Nižšie zamestnanec uvádza, koľko dokumentov poskytuje a koľko listov zaberajú.

Po overení účtovník slovami a číslami uvedie jeho výšku a podpíše sa. Dokument potvrdzuje aj hlavný účtovník.

Ak má zamestnanec zostatok alebo prekročenie, je potrebné uviesť číslo a dátum pokladničného dokladu a sumu transakcie.

Taktiež je potrebné vyplniť odtrhovú časť zálohového výkazu pre jeho zaevidovanie do denníka.

Predbežná správa v tvare AO-1 - rubová strana

Na tejto strane je tabuľka, do ktorej zodpovedná osoba zadáva informácie o poskytnutých dokladoch. Každý z nich by mal zodpovedať jednému riadku.

Stĺpec 1 obsahuje číslo riadku. V stĺpcoch 2 a 3 sa zaznamenáva dátum a číslo sprievodného dokumentu, v stĺpci 4 jeho názov.

V stĺpci 5 zamestnanec uvedie sumu dokumentu v rubľoch alebo v stĺpci 6 - v cudzej mene.

Všetky prázdne stĺpce musia byť prečiarknuté. Na konci tabuľky v riadku „Celkom“ je zaznamenaná celková suma. Po vyplnení zodpovedná osoba svojim podpisom potvrdí správnosť uvedených údajov.

Po skontrolovaní správnosti údajov a opodstatnenosti výdavkov účtovník vyplní stĺpce 7 a 8, kde uvedie skutočne zohľadnenú sumu a v stĺpci 9 uvedie príslušný účet. V budúcnosti sa zovšeobecnené údaje z týchto stĺpcov prenesú na prednú stranu dokumentu.

Nuansy

V rámci správy môžete vydávať sumy viac ako 100 tisíc rubľov - tento limit sa nevzťahuje na zúčtovanie so zamestnancami. Suma za žiadny z predložených dokladov by však nemala prekročiť túto hranicu.

Ak ide zamestnanec na zahraničnú pracovnú cestu, potom mu môžete dať zúčtovateľné sumy v cudzej mene. Jej spoločnosť nezávisle vymieňa v banke. V tomto prípade je táto suma uvedená vo výmennom kurze, ktorý bol stanovený v deň vystavenia.

Od roku 2015 je povolené nahlasovať zhotoviteľom. Po vynaložení finančných prostriedkov je povinný poskytnúť aj zálohovú správu. V tomto prípade však nie je vyplnený stĺpec „Osobné číslo“ a v stĺpci „Pozícia“ je uvedený „zhotoviteľ“.

Zúčtovateľnú sumu možno zamestnancovi previesť na kartu. Na tento účel musí podať žiadosť a podrobnosti o operácii (dátum a číslo platobného príkazu) sú uvedené v stĺpci „Prijatý preddavok“.

Prečo potrebujete predbežnú správu?

Predbežná správa je nevyhnutnou podmienkou postupu pri vydávaní peňazí. Takto vynaložené výdavky musí zamestnanec vykázať.

Tento dokument odkazuje na povinné vykazovanie inštitúcie, a preto sa vyžaduje, aby bol vyplnený. Jeho hlavným cieľom je úplná kontrola nad finančnými výdavkami v rozpočtovej organizácii. Pomocou takéhoto dokumentu môžete nielen skontrolovať pohyb spotrebných prostriedkov vydaných na plnenie potrieb inštitúcie, ale aj odpísať vynaložené výdavky.

Konečný termín

V aktuálnom hospodárskom roku zostala lehota na podanie zálohového hlásenia zodpovednou osobou, ako aj postup pri jeho vypĺňaní zachovaný.

Ustanovenia bodu 6.3.

Pokyny na vyplnenie predbežnej správy

Pokyny Centrálnej banky Ruskej federácie z 11. marca 2014 č. 3210-U zákonne stanovujú termíny na predloženie predbežnej správy zodpovednou osobou. Je potrebné ho vyhotoviť a odovzdať učtárni do 3 dní od návratu zamestnanca do práce.

Všeobecné pravidlá

Neexistuje jediná, právne upravená formálna forma. Účtovník môže viesť predbežné výkazy v jednotnom formulári č. AO-1 alebo samostatne vytvoriť formát vydaním príslušnej objednávky.

Dokumentáciu je možné uchovávať v papierovej aj elektronickej forme. Ak je vyplnenie inštitúcie poskytnuté v elektronickej forme, potom JSC podpisuje elektronickým podpisom každý z účastníkov zodpovedného procesu.

Existuje niekoľko všeobecne uznávaných pravidiel plnenia (uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku č. 55 z 8.1.2001):

1. Hlásenie sa generuje v trojdňovej lehote od uplynutia doby, na ktorú boli zúčtovateľné peňažné prostriedky vydané (musí byť určené príkazom alebo pokynom), návratu zamestnanca z pracovnej cesty alebo odchodu zamestnanca po pracovnej neschopnosti, ak určený deň vrátenia posudku pripadol na čas práceneschopnosti.
2. V prípade porušenia lehoty na vrátenie zálohy môže zamestnávateľ uplatniť voči zamestnancovi sankcie, a to aj materiálne.
3. Účtovník poskytuje zodpovednej osobe plnú asistenciu pri vypĺňaní.
4. Dokument vyplnený a vykonaný v súlade so všetkými pravidlami podpisuje vedúci organizácie.
5. Primárna dokumentácia potvrdzujúca vynaložené výdavky (šeky, lístky, výpisy, faktúry) je priložená k výkazu.

Tlačivo hlásenia podľa jednotného tlačiva č. AO-1

Postup zostavovania

Musíte poskytnúť informácie:

• informácie o inštitúcii, číslo a dátum vyhotovenia dokumentu;
• o zamestnancovi, ktorý dostal preddavok;
• množstvo vydaných prostriedkov a ich zamýšľaný účel;
• skutočné výdavky (všetky podporné primárne dokumenty sú priložené).

Predná časť obsahuje aj údaje o pohybe a odpise zálohy a o analytických účtoch, ktoré odrážajú účtovanie prostriedkov v organizácii. Všetky vyplnené údaje sú potvrdené podpismi zodpovedného účtovníka, ktorý vystavil peniaze a akceptoval vrátenie zúčtovateľných súm podľa zálohovej správy, ako aj hlavného účtovníka a osoby, ktorá dostala požadovanú sumu na správu.

Účtovníčka vyplní odtrhový doklad potvrdzujúci overenie prvotných dokladov. Po registrácii a oddelení zostáva na zodpovednej osobe.

Na rubovú stranu zadá zamestnanec podrobný rozpis nákladov výkazu a zodpovedný účtovník uvedie sumu, ktorú treba zaúčtovať a účet, cez ktorý budú náklady zaúčtované.

Predbežné hlásenie sa tvorí v jednom origináli. Keďže je súčasťou nomenklatúrneho toku interných dokumentov inštitúcie, nie je potrebné dávať pečať.

Opravy vylúčené! Ak urobíte škvrny a ešte viac chýb, budete musieť vypracovať nový formulár.

Cestovná správa

V prípade, že zamestnanec vypĺňa v súvislosti s pracovnou cestou, postup pri prihlasovaní zostáva rovnaký. Hlásenie je potrebné podať aj do troch dní od návratu zamestnanca na pracovisko a ako podklad k primárnym dokladom pracovnej cesty budú slúžiť cestovné (letecké a železničné) lístky, účty za hotelové služby, šeky. Bez potvrdenia zostávajú iba denné dávky.

Je vyhotovený v jednom vyhotovení a podpísaný všetkými zodpovednými osobami.

Vzor vyplnenia zálohovej správy 2018 zodpovednou osobou

Predbežná správa: pokyny na vyplnenie

S najväčšou pravdepodobnosťou každý zamestnanec rozpočtovej inštitúcie aspoň raz dostal peniaze v rámci správy. Inštitúcia vydáva hotovosť z pokladne pre potreby domácnosti a výdavky spojené s pracovnými cestami svojich zamestnancov. Na vystavenie z pokladne sa vyplní pokladničný príkaz na účet (formulár N KO-2, schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 18.08.1998 N 88). Po registrácii dokument podpisuje vedúci, hlavný účtovník alebo oprávnené osoby.

Inštitúcia môže previesť prostriedky aj bezhotovostne, napríklad na účet zriadený pre zamestnanca v banke v rámci „mzdového projektu“. Aby sa však predišlo konfliktom s inšpekčnými organizáciami, je lepšie vydať v banke osobitné kartové účty pre zodpovedné osoby.

Zodpovedná osoba pri všetkých možnostiach vydávania peňažných prostriedkov jej (pre potreby domácnosti, na obstaranie hmotného majetku, pri vyslaní na pracovnú cestu a pod.) je povinná vyplniť zálohovú správu o vynaložených peňažných prostriedkoch. Podľa odseku 11 Postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií v Ruskej federácii, schváleného rozhodnutím Predstavenstva Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 22. septembra 1993 N 40, osoby, ktoré prijali hotovosť na účet, sú povinné najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú boli vydané, alebo odo dňa návratu týchto osôb z pracovnej cesty, predložiť účtovnému oddeleniu organizácie správu o vynaložených sumách a vykonať konečné zúčtovanie o ich. Zároveň obdobie, na ktoré sa vydávajú finančné prostriedky na správu, určuje vedúci organizácie. Pre rozpočtové inštitúcie je toto obdobie spravidla určené pravidlami vedenia rozpočtovej evidencie schválenými vyšším hospodárom, ktorým je samotná rozpočtová inštitúcia.

Výdaj hotovosti na základe hlásenia sa vykonáva iba osobe, ktorá je v pracovnom pomere k organizácii, a to na základe úplného hlásenia konkrétnej zodpovednej osoby o preddavku, ktorý jej bol predtým vystavený. Prevod peňazí vydaných na základe správy jednou osobou na druhú je zakázaný.

Zamestnanci, ktorí na základe výkazu prijali hotovosť, sú povinní najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú boli vydané, alebo odo dňa návratu z pracovnej cesty, predložiť výkaz o vynaložených sumách účtovné oddelenie podniku a vykonať na nich konečné zúčtovanie.

Na vyúčtovanie finančných prostriedkov vydaných zodpovedným osobám sa používa predbežná správa. Vyhláška Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 01.08.2001 N 55 schválila formu zálohovej správy (formulár N AO-1) na účtovanie prostriedkov vydaných v rámci správy o administratívnych a obchodných výdavkoch. Formulár N AO-1 uplatňujú od 1. januára 2002 právnické osoby všetkých foriem vlastníctva okrem rozpočtových inštitúcií.

Formulár predbežnej správy pre rozpočtové inštitúcie bol schválený nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 23. septembra 2005 N 123n. Pre rozpočtové inštitúcie sa teda používa predbežná správa – formulár 0504049. Tento článok sa zameria na vyplnenie predbežnej správy rozpočtovými inštitúciami.

Všeobecné pravidlá pre vyplnenie predbežnej správy

Predbežný výkaz slúži na zaúčtovanie zúčtovania so zodpovednými osobami. Formulár predbežnej správy je obojstranný dokument. Zodpovedné osoby uvádzajú o sebe údaje na prednej strane hlásenia o výdavkoch a na rube vypĺňajú stĺpce 1-6 skutočne vynaložené sumy, pričom prikladajú doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky. V účtovnom oddelení sa kontroluje správnosť vyhotovenia zálohových výkazov a dostupnosť dokladov potvrdzujúcich vynaložené výdavky, účelové vynakladanie finančných prostriedkov a na zadnej strane zálohového výkazu sa vypĺňajú stĺpce 7-10 s údajmi o akceptovaných výdavkoch. účtovné oddelenie pre účtovníctvo. Overené predbežné správy schvaľuje vedúci inštitúcie.

Sumy zaplatené v cudzej mene sa účtujú v cudzej mene aj v rubľoch podľa výmenného kurzu Centrálnej banky Ruskej federácie. Splatenie sumy dlhu v cudzej mene zodpovednými osobami a zohľadnenie tejto sumy v predbežnej správe v rubľoch sa vykonáva podľa výmenného kurzu Centrálnej banky Ruskej federácie v deň schválenia predbežnej správy. vedúcim inštitúcie.

Sumy prijatej zálohovej platby sú uvedené s uvedením dátumu prijatia a kódov príslušných analytických účtov rozpočtového účtovníctva.

Postup pri prijímaní zálohovej správy do účtovníctva

1. Vydávanie peňazí podľa správy.

Podkladom na vydanie peňazí podľa správy je v každom prípade žiadosť o vydanie peňazí, v ktorej je zodpovedná osoba povinná uviesť konkrétny účel prijatia zálohy, lehotu na prijatie peňazí. Žiadosť sa zasiela vedúcemu inštitúcie. Po príslušnom schválení vedúcim vstupuje do účtovného oddelenia na vydanie peňazí. Zároveň je účtovník povinný skontrolovať absenciu zostatku na predchádzajúcej zálohovej platbe (ktorá je na prihláške označená príslušnou značkou) a zapísať príslušný analytický účet účtu 0 20800 000 „Zúčtovanie so zúčtovateľmi“. ".

Poznámka. V Postupe vykonávania hotovostných operácií, ktorým sa ustanovujú pravidlá vydávania hotovosti na účet, nie sú žiadne obmedzenia týkajúce sa výšky vydávaných súm. Organizácia teda môže v rámci správy vydať akúkoľvek sumu. Treba však mať na pamäti, že berúc do úvahy obmedzenia maximálnej výšky hotovostného vyrovnania medzi právnickými osobami (100 000 rubľov), v prípadoch, keď zodpovedná osoba uskutoční napríklad nákup tovaru od tretej osoby. straníckej organizácie, pričom pri vystupovaní v mene svojho podniku by výška jednej platby nemala presiahnuť stanovený limit.

Pri vyslaní na pracovnú cestu je základom pre vydanie peňazí príslušný príkaz vedúceho, po prečítaní ktorého zamestnanec vypracuje žiadosť s predbežným vyčíslením finančných prostriedkov, ktoré bude na pracovnej ceste potrebovať.

Existujú aj funkcie zostavovania vyhlásení v rôznych situáciách.

1. Keď vzniknú výdavky.

Po návrate zamestnanca z pracovnej cesty (alebo po obstaraní zásob, prijatí služieb a pod.) vyhotoví zálohový výkaz v jednotnej forme, ktorý je potrebné predložiť na učtárne. Pripomíname, že tak treba urobiť najneskôr do troch dní po návrate z pracovnej cesty.

Ak sa minulo menej ako prijalo, zostatok nevyčerpaných súm sa vráti do pokladne podľa došlého peňažného príkazu.

Ak sa minulo viac, ako prijalo, potom sa prekročenie v predbežnej správe vydá zamestnancovi na pokladničný doklad na výdavky.

1. Účtovník kontroluje účelové vynakladanie finančných prostriedkov vydaných zamestnancovi.
2. Overený výkaz výdavkov schvaľuje konateľ alebo oprávnená osoba.

O primárnych dokumentoch

V súlade s čl. 9 federálneho zákona z 21. novembra 1996 N 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len „zákon N 129-FZ“) musia byť všetky obchodné transakcie uskutočnené organizáciou zdokumentované podpornými dokumentmi. Tieto doklady slúžia ako prvotné účtovné doklady, na základe ktorých sa vedie účtovníctvo. Prvotné účtovné doklady sa prijímajú do účtovníctva, ak sú vyhotovené vo forme obsiahnutej v albumoch jednotných foriem prvotnej dokumentácie. Dokumenty, ktorých forma nie je v týchto albumoch stanovená, musia obsahovať povinné náležitosti uvedené v odseku 2 čl. 9 zákona N 129-FZ.

Predbežná správa

Po uplynutí ustanovenej lehoty je zamestnanec organizácie, ktorý prijal peňažné prostriedky na základe správy, povinný predložiť účtovnému oddeleniu zálohovú správu so všetkými dokladmi potvrdzujúcimi vynaložené výdavky.

Podporné dokumenty pripojené k predbežnej správe musia spĺňať tieto základné požiadavky:

• podporné dokumenty sa predkladajú v origináli;
• vo forme musia spĺňať prijaté požiadavky na spracovanie a vyplnenie primárnych dokumentov;
• podľa povahy transakcií by sa malo stanoviť prepojenie podporných dokladov so zamýšľaným účelom hotovostnej zálohy vydanej zodpovednej osobe.

Ak nechcú vrátiť zvyšné peniaze

Ako sme písali vyššie, ak zamestnanec minul menej ako prijal, potom musí zvyšok nevyčerpaných súm vrátiť do pokladne inštitúcie podľa došlého peňažného príkazu.

Z toho či onoho dôvodu môže zamestnanec s vrátením zvyšných súm oddialiť alebo dokonca ich nevrátiť vôbec. Ak zamestnanec nevrátil zostatok nespotrebovaných prostriedkov včas do pokladne, čl. 137 Zákonníka práce Ruskej federácie, ktorý stanovuje prípady zrážok zo mzdy zamestnanca na splatenie jeho dlhu voči zamestnávateľovi. Zrážky sa môžu vykonávať najmä na úhradu nevyčerpaného a včas nevráteného preddavku vystaveného v súvislosti s pracovnou cestou. V tomto prípade musí zamestnávateľ rozhodnúť o zrážke najneskôr do jedného mesiaca odo dňa uplynutia lehoty ustanovenej na vrátenie preddavku, ak zamestnanec dôvod a výšku zrážky nespochybňuje.

Zamestnávateľ vyhotovuje prijaté rozhodnutie spravidla vo forme príkazu alebo pokynu, hoci neexistuje jednotná forma takéhoto príkazu ustanovená regulačnými právnymi aktmi. V tomto prípade musí inštitúcia najskôr získať písomný súhlas zamestnanca na zrážky zo mzdy. Celková suma zrážkovej dane nesmie presiahnuť 20 % zo sumy mzdy, ktorá patrí zamestnancovi (po zrazení dane z príjmov fyzických osôb).

Dokončenie predbežnej správy

Zálohovú správu vyhotovuje v jednom vyhotovení zodpovedná osoba.

V titulnej časti formulára predbežnej správy zodpovedná osoba uvedie:

• názov organizácie, ktorá ho vyslala na pracovnú cestu;
• štrukturálna jednotka (oddelenie, sektor), v ktorej zamestnanec pracuje;
• jeho priezvisko, meno a priezvisko (stĺpec „Zodpovedná osoba“);
• názov práce;
• určenie zálohy (nadobudnutie cenín, úhrada za služby, cestovné a pod.).

Účtovníčka na výkon kontroly uvedie v titulnej časti tlačiva zálohovej správy informáciu o vydaní peňazí (uvedie číslo a dátum dokladu, na ktorý boli peniaze vydané, a príslušné číslo účtu) a údaje o prítomnosti. zostatku alebo prekročenia predchádzajúceho preddavku.

Na titulnej časti tlačiva zálohového výkazu je aj tabuľka "Účtovný zápis", do ktorej účtovník preúčtuje sumy na zaúčtovanie z rubovej strany zálohového výkazu podľa zodpovedajúcej zhody účtov.

V spodnej časti zálohového výkazu je sekcia - potvrdenie účtovníka, že výkaz bol prijatý na overenie so všetkými priloženými dokladmi. Na účtenke sa uvádza priezvisko, meno, priezvisko zodpovednej osoby, číslo a dátum zálohovej správy, slovami výška dokladovaných výdavkov, počet priložených dokladov, ako aj počet listov v týchto dokladoch. Po vyplnení celej správy účtovníčka odtrhne účtenku pozdĺž čiary rezu a odovzdá ju zodpovednej osobe.

Pred vyplnením zadnej strany zálohovej správy musí zodpovedná osoba systematizovať prvotné doklady (lístky, prepravné faktúry, potvrdenia o batožine, faktúry od hotelov alebo iných osôb poskytujúcich ubytovanie a ubytovacie služby pre fyzickú osobu, nákupné doklady, faktúry, nákladné listy , atď.) d.). Dokumenty musia byť zostavené v chronologickom poradí, očíslované. Malé dokumenty (napríklad lístok na vlak) sa spravidla musia nalepiť na hárok A4.

Zadná strana zálohovej správy sa vypĺňa v nasledujúcom poradí v stĺpcoch:

Ak počet podporných dokladov presiahne počet riadkov vo formulári zálohovej správy, zodpovedná osoba dostane druhý zadný list formulára, v prípade potreby tretí atď. formuláre správy a vypracuje zálohovú správu na viacerých formulároch. Na konci prvého formulára výkazu sa uvádza: „Ukončenie výpočtu pozri v pokračovaní (pokračovania N) zálohového výkazu.“ V hornej časti druhého a ďalších formulárov správ je uvedené: „Pokračovanie správy vopred ... Celé meno N ...“.

Vyplnený formulár predbežnej správy musí podpísať zodpovedná osoba.

Predbežnú správu zodpovednej osoby, ktorá nespĺňa vyššie uvedené požiadavky, účtovné oddelenie neakceptuje na overenie a zaúčtovanie. Zodpovednou osobou v tomto prípade zostáva dlžník podniku vo výške peňažných prostriedkov prijatých na základe správy až do splatenia sumy týchto prostriedkov.

Kontrola zálohovej správy účtovníkom

Po prijatí ním vyplneného zálohového výkazu a dokladov k nemu priložených od účtovníka, účtovník tieto doklady a správnosť vyplnenia zálohového výkazu skontroluje. Overenie sa vykonáva:

• podľa formulára - prítomnosť všetkých podkladov a ich príloh, vyplnenie údajov a správnosť zálohovej správy, správnosť prenosu údajov z dokladov do zálohovej správy, prítomnosť podpisu zodpovedného osoba;
• z hľadiska obsahu - súlad predložených dokumentov s účelom prijatej úlohy, ich spoľahlivosť, prítomnosť v nich vyplnených údajov, zodpovedajúce značky v cestovnom certifikáte, dátumy nákladov k skutočnému času sú určené úlohy;
• aritmetická kontrola - overuje správnosť výpočtu celkovej sumy finančných prostriedkov na preplatenie podľa tejto správy a pod.

Kontroluje sa aj úplnosť správy zodpovednej osoby o prijatých peňažných prostriedkoch, teda vrátenie zostatku nevyčerpaných prostriedkov touto osobou.

Porušenia vyplnenia zálohovej správy, ktoré odhalil účtovník, vyznačí na formulári tohto dokumentu, ktorý vyplní zodpovedná osoba. Účtovník má právo v prípade nedodržania ustanovených požiadaviek na vypracovanie zálohovej správy a dokladov ich vrátiť zodpovednej osobe na riadne spracovanie.

Odraz v rozpočtovom účtovníctve

V tejto časti uvádzame účtovné zápisy súvisiace s vydaním peňažných prostriedkov do správy.

1. Zamestnancovi bol z pokladne vystavený preddavok na pracovnú cestu:

Debet 0 20805 560 Kredit 0 20104 610;

Debet 0 20802 560 Kredit 0 20104 610;

• na ubytovanie v hoteli

Debet 0 20809 560 Kredit 0 20104 610.

1. Zamestnanec vrátil zvyšné finančné prostriedky (nevyčerpané) vydané za ubytovanie v hoteli:

Debet 0 20104 510 Kredit 0 20809 660.

1. Zamestnancovi boli z pokladne poskytnuté finančné prostriedky prevyšujúce sumy vynaložené (prečerpané) na cestovné:

Debet 0 20805 560 Kredit 0 20104 510.

O.V. Shedina

účtovník,

Konzultant, Vydavateľstvo "Poradca účtovníka"

Domov — Dokumenty

Predbežná správa: formulár, vyplnenie, vydanie peňazí

Formulár predbežnej správy

Na prípravu predbežnej správy môžete použiť:

• jednotný formulár (č. AO-1), schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 1. augusta 2001 č. 55;
• vlastnoručne vyvinutý formulár predbežnej správy, schválený na príkaz vedúceho cestovnej kancelárie alebo prílohou účtovného poriadku. Toto pravidlo je účinné od 1. januára 2013 (článok 4, článok 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“). Zároveň musia byť v samostatne vypracovanom dokumente uvedené všetky podrobnosti stanovené zákonom;
• elektronickej forme. Ministerstvo financií Ruska umožnilo spoločnostiam uchovávať predbežné správy v elektronickej forme. V tomto prípade musí byť zálohová správa podpísaná kvalifikovaným elektronickým podpisom (elektronický digitálny podpis) (list zo dňa 12. apríla 2013 č. 03-03-07/12250).

Postup pri vydávaní finančných prostriedkov podľa správy

Postup pri vyplácaní finančných prostriedkov na základe správy je určený článkom 4.4 Nariadenia o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území Ruskej federácie (schválené Bankou Ruska 12. októbra, 2011 č. 373-P).

Výdaj hotovosti zamestnancovi na výdavky spojené s činnosťou právnickej osoby, fyzického podnikateľa, sa v súlade s uvedenými predpismi vykonáva podľa výdavkového pokladničného dokladu na základe písomnej žiadosti zodpovednej osoby. Žiadosť sa vyhotovuje v akejkoľvek forme a obsahuje vlastnoručný nápis prednostu o výške hotovosti a období, na ktoré sa hotovosť vydáva, podpis prednostu a dátum.

Zodpovedná osoba je povinná v lehote nepresahujúcej tri pracovné dni po uplynutí lehoty, na ktorú bola vydaná peňažná hotovosť na hlásenie, alebo odo dňa nástupu do práce, predložiť hlavnému účtovníkovi alebo účtovníkovi (a v ich neprítomnosti manažér) predbežnú správu s pripojenými podpornými dokumentmi. Kontrola zálohovej správy hlavným účtovníkom alebo účtovníkom (vedúcim), jej schválenie vedúcim a konečné zúčtovanie zálohovej správy sa vykonáva v lehote stanovenej vedúcim.

Vydanie hotovosti na základe správy sa vykoná za predpokladu, že zodpovedná osoba úplne splatí dlh za sumu hotovosti, ktorá bola predtým prijatá na základe správy.

Ak zamestnanec minul menej peňazí, ako dostal, to znamená, že podľa zálohovej správy existuje zostatok, musí nevyčerpané prostriedky vrátiť do pokladne nasledujúci pracovný deň po lehote (uvedenej v žiadosti), resp. v deň, keď sa po pracovnej ceste vráti do práce.

Ak zamestnanec vynaložil viac peňazí, ako mu bolo uvedené v prehľade, to znamená, že vo výkaze výdavkov sa premietne prekročenie, potom po schválení výkazu výdavkov vedúcim pracovníkom sa prečerpanie vráti zamestnancovi podľa peňažného príkazu, podrobnosti sa uvádzajú vo výkaze výdavkov.

Na základe údajov schválenej zálohovej správy účtovné oddelenie odpíše zúčtovateľné sumy peňazí.

Vyplnenie predbežnej správy

Zálohovú správu vyhotovuje v jednom vyhotovení zodpovedná osoba a účtovník.

Na prednej strane zálohovej správy je potrebné uviesť: názov spoločnosti (podnikateľa), divíziu, meno zamestnanca, jeho funkciu a účel zálohy.

Na rubovú stranu tlačiva zapíše zodpovedná osoba číslo, dátum, názov a zoznam dokladov potvrdzujúcich vynaložené výdavky (účtenky, prepravné doklady, šeky KKM, predajné doklady, cestovné potvrdenia a iné doklady). Sumy vynaložených výdavkov sú uvedené v stĺpci 5. Ak boli peniaze vydané v cudzej mene (pri zahraničných pracovných cestách), tak v stĺpci 6 zamestnanec uvádza aj sumu meny. Doklady priložené k zálohovému výkazu očísluje zodpovedná osoba v poradí, v akom sú zaznamenané vo výkaze.

Ak sú dokumenty v cudzom jazyku, potom je potrebný riadkový preklad do ruštiny (článok 9 nariadenia o účtovníctve a účtovníctve v Ruskej federácii, schválený nariadením Ministerstva financií Ruska z 29. júla, 1998 č. 34n).

Takýto preklad môže vyhotoviť profesionálny prekladateľ aj špecialisti samotnej cestovnej kancelárie (list Ministerstva financií Ruska z 20. marca 2006 č. 03-02-07 / 1-66).

Účtovné oddelenie cestovnej kancelárie kontroluje zamýšľané použitie finančných prostriedkov, dostupnosť podporných dokumentov potvrdzujúcich vynaložené výdavky, správnosť ich evidencie a výpočtu súm.

V stĺpcoch 7-8 (zadná strana formulára) uveďte výšku nákladov prijatých do účtovníctva.

Účty (podúčty), z ktorých sú tieto sumy zaťažené, sú uvedené v stĺpci 9.

Chyby pri príprave predbežných správ

V prípade nesprávneho vyhotovenia zálohového výkazu môže nastať situácia, že správca dane neuzná výdavky v ňom uvedené.

Poďme sa pozrieť na najčastejšie chyby.

1. Zálohovú správu neschvaľuje vedúci spoločnosti.

V súlade s odsekom 7 pododsekom 5 článku 272 daňového poriadku Ruskej federácie sa dátum neprevádzkových a iných výdavkov považuje za dátum schválenia správy vopred. Ak teda predbežnú správu neschváli vedúci, uznanie výdavkov na nej je kontroverzné.

2. Absencia povinných náležitostí pre vlastné vypracovanie formulára zálohovej správy.

Ako už bolo spomenuté, od 1. januára 2013 sa môže dokumentácia zúčtovania so zodpovednými osobami vykonávať na základe samostatne vypracovaných formulárov, ak obsahujú povinné náležitosti ustanovené v § 9 ods. 2 zákona č. 402-FZ.

Ako vyplniť predbežnú správu

Prítomnosť povinných údajov sa teda vzťahuje na listinné dôkazy o výdavkoch. V súlade s článkom 252 daňového poriadku Ruskej federácie sa primerané a zdokumentované náklady vynaložené (vzniknuté) daňovníkom uznávajú ako výdavky. Rovnaká požiadavka (prítomnosť povinných údajov) sa vzťahuje na prvotné dokumenty pripojené k predbežnej správe, ktoré potvrdzujú vynaložené výdavky.

3. Absencia názvov tovaru v hotovosti a predajných dokladov.

Často sa stáva, keď si zodpovedná osoba uplatní len pokladničný doklad (predajný doklad, chýba faktúra) s celkovou sumou výdavkov. Pri absencii hotovosti a pokladničných dokladov s názvom tovaru nemožno podľa daňových úradov považovať takéto sumy za primeraný výdavok.

4. Absencia potvrdenia pri uplatňovaní „zjednodušenia“ s cieľom zdanenia „príjmov“.

V liste Ministerstva financií Ruska z 30. októbra 2013 č. 03-11-11 / 46198 regulačné orgány uvádzajú nasledovné.

Napriek tomu, že výdavky sa nezohľadňujú pri určovaní základu dane pre organizácie a individuálnych podnikateľov používajúcich zjednodušený daňový systém s predmetom „príjmy“, súčasný postup vykonávania hotovostných transakcií zostáva (odsek 4 článku 346.11 daňového poriadku). Ruskej federácie).

Zodpovedná osoba je povinná v lehote nepresahujúcej tri pracovné dni odo dňa uplynutia lehoty, na ktorú bola vydaná hotovosť na hlásenie, alebo odo dňa nástupu do práce, predložiť hlavnému účtovníkovi alebo účtovníkovi (a v ich neprítomnosti manažérovi) predbežnú správu s priloženými podpornými dokumentmi. Na základe toho musia organizácie alebo jednotliví podnikatelia, ktorí používajú zjednodušený systém zdaňovania s predmetom vo forme príjmu, vypracovať predbežné správy a doklady potvrdzujúce výdavky všeobecne stanoveným spôsobom.