Compilazione di moduli di rapporto anticipato nuovi. Come compilare un rapporto anticipato di una persona responsabile

Con l'aiuto di una relazione anticipata, le persone responsabili confermano gli importi spesi che erano stati loro precedentemente emessi in anticipo.

L'emissione di importi anticipati può essere effettuata solo sulla base dell'ordine del capo, indicando l'elenco dei responsabili, i termini e le finalità per cui vengono emessi i fondi, nonché la loro entità. Per i lavoratori distaccati, l'emissione di denaro ai sensi del verbale può essere effettuata sulla base o approvata dal capo.

Il modulo di relazione anticipata è un modulo unificato fronte/retro n. AO-1 e deve essere compilato in una copia sia dalla persona responsabile che dal contabile.

Completamento della relazione anticipata

I documenti che confermano le spese sostenute dal dipendente devono essere elencati sul retro del modulo nelle colonne 1-6, indicando l'importo delle spese per loro. Questi documenti devono essere numerati secondo l'ordine in cui sono elencati nel rapporto.

Nella colonna 1, la persona responsabile indica il numero di serie assegnato al documento di origine.

Le colonne 2 e 3 indicano, rispettivamente, la data di preparazione del documento ricevuto e il suo numero.

La colonna 4 indica il tipo di spesa sostenuta (ad esempio spese d'ufficio).

L'importo della spesa sostenuta è indicato nella colonna 5 se la spesa è stata effettuata in rubli o nella colonna 6 se la spesa è stata effettuata in valuta estera.

L'importo totale delle spese della persona responsabile è indicato nella riga "Totale" nella colonna 5 o 6.

2) Ragioniere.

La relazione anticipata compilata dal dipendente, insieme ai documenti giustificativi, viene trasmessa all'ufficio contabilità. Quando accetta il modulo n. AO-1 da una persona responsabile, il contabile firma l'accettazione del documento per la verifica, indicandone il numero e la data, l'importo totale delle spese e il numero di documenti allegati che confermano le spese sostenute. Alla fine della ricevuta viene indicata la data di presentazione della relazione, dopodiché la ricevuta del contabile viene trasferita alla persona responsabile.

Il contabile, dopo aver verificato la correttezza delle pratiche burocratiche e dei fondi di spesa, compila le colonne 7-8 sul retro del modulo, indicando l'importo delle spese accettate per la contabilità, e la colonna 9, indicando il numero di conti contabili addebitati per il importo delle spese.

Successivamente, il contabile compila la parte anteriore del modulo AO-1, ​​indicando: il saldo (spesa eccessiva) dell'anticipo precedente, l'importo dell'anticipo ricevuto dalla cassa dell'organizzazione, l'importo dei fondi spesi, il saldo o spese eccessive degli importi anticipati, registrazioni contabili di operazioni che contabilizzano le spese sostenute.

Le informazioni per la compilazione della tabella delle scritture contabili sono formate dai dati nella colonna 9 del retro della relazione anticipata.

Dopo aver verificato la correttezza dei calcoli aritmetici, delle pratiche burocratiche e dei fondi di spesa per lo scopo previsto, il documento viene inviato per l'approvazione al capo dell'organizzazione.

Dopo l'approvazione del documento, l'ufficio contabilità cancella i fondi contabili ed effettua la transazione finale con la persona responsabile.

Se l'anticipo non viene utilizzato per intero, il saldo viene consegnato dalla persona responsabile alla cassa dell'organizzazione per

Un documento contabile che conferma la spesa di fondi emessi in anticipo a un dipendente è elencato come rapporto anticipato, un modulo composto da due lati: fronte e retro.

Il modulo del modulo viene compilato dalla persona responsabile, allegando al verbale i documenti che confermano le spese.

Il contabile, dopo aver ricevuto una serie di documenti, li controlla e li fissa nel modulo di relazione anticipata nei luoghi designati per la compilazione da parte dei contabili.

Il rapporto dovrebbe essere firmato dal capo, cancellare gli importi contabili

Successivamente, il verbale viene inserito in un album di moduli unificati, tenendo conto come transazioni in contanti ridotte ad un unico modulo n. AO-1.

I fondi anticipati vengono emessi ai dipendenti dell'impresa se sono pianificate spese di ospitalità o aziendali.

Per emettere una certa quantità di denaro, è necessario un ordine della testa sulle persone responsabili, che indica un elenco di persone e motivi per l'emissione.

La persona responsabile sono i dipendenti che hanno diritto all'importo per le spese future ai sensi della relazione.

Ci sono alcuni termini in cui una persona è obbligata a redigere una relazione anticipata sui fondi spesi.

Compilazione di una relazione anticipata, esempi

Scriviamo un rapporto anticipato utilizzando l'esempio dell'invio di un dipendente in viaggio d'affari.

L'ufficio contabilità e l'ufficio del personale raccolgono e redigono i documenti necessari per un viaggio di lavoro:

1. conferma dell'invio di un dipendente in trasferta,
2. incarico di servizio.
3. Si raccomanda di redigere un accordo sulla responsabilità con una persona responsabile, se approvato nella politica contabile dell'organizzazione.

Alla presentazione dell'ordine e in presenza di un mandato in contanti del conto, la persona responsabile riceve i fondi dalla cassa. Per determinate spese, il dipendente deve conservare i documenti giustificativi.

Dopo che il dipendente torna da un viaggio di lavoro, deve redigere un rapporto anticipato lo stesso giorno e presentarlo all'ufficio contabilità.

Il contabile, dopo aver controllato il rapporto, lo traduce in un programma speciale e lo cancella, conferma la validità dello spreco.

Se c'è un importo non speso, il dipendente paga il saldo al cassiere o, in caso contrario, i fondi potrebbero essere spesi in eccesso, quindi viene effettuato un rimborso alla persona responsabile.

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Se ci sono carenze dall'ultimo rapporto anticipato del dipendente, l'emissione del pagamento anticipato successivo è vietata.

Il lavoratore non ha il diritto di trasferire l'anticipo ad altra persona

Tutti i documenti devono essere eseguiti secondo i requisiti previsti dalla legge (Legge Federale “On Accounting”) al fine di evitare pretese da parte del fisco e conseguenti sanzioni.

I moduli di rapporto anticipato vengono compilati solo secondo il modulo unificato n. AO-1, ​​possono essere scaricati da fonti ufficiali su Internet.

Istruzioni per completare la relazione anticipata, esempi

Esistono diversi modi per compilare: utilizzando appositi programmi di contabilità o un file elettronico in formato (Excel), che può essere scaricato da Internet. Una parte è redatta da una persona responsabile e l'altra da un contabile.

Nella prima pagina del modulo di segnalazione, il dipendente deve indicare i dettagli richiesti:

• Nome della ditta,
• la data della relazione,
• posizione e iniziali.

Le finalità per le quali i fondi sono stati emessi sono indicate nella colonna relativa all'anticipo.

Il retro indica l'intero elenco dei documenti giustificativi. Le colonne obbligatorie da compilare vanno da 1 a 6.

La sequenza di specificazione dell'elenco viene eseguita in ordine, anche nella relazione stessa, indicando i documenti.

Registrazioni nella relazione anticipata: l'importo della spesa per ciascuna operazione, l'addebito del conto, i sottoconti sono indicati in sequenza.

Dopo aver specificato tutti gli importi totali, il modulo viene firmato e decifrato. Sul fronte vengono inseriti nella colonna “spesi” gli importi che sono indicati sul lato precedente nella colonna “totale”.

Dopo aver ricevuto il documento per il controllo della relazione anticipata, il contabile deve redigere una ricevuta e consegnarla al responsabile.

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Il ragioniere controlla le registrazioni e gli importi accettati, i numeri dei conti per i quali è tenuto l'addebito delle spese, e li indica sul retro del modulo.

Se sono stati individuati sconfinamenti o saldi, da un anticipo già ricevuto o in corso e per le loro operazioni contabili, il contabile appone dei segni sulla prima pagina del modulo di relazione.

In caso di spesa di fondi per i bisogni delle famiglie, si consiglia di compilare una relazione anticipata separata

I documenti in lingua straniera devono essere tradotti in russo, in conformità con il regolamento in materia di contabilità e rendicontazione finanziaria nella Federazione Russa.

Dopo tutte le formalità e le verifiche necessarie del contabile, la relazione anticipata viene sottoposta all'approvazione del responsabile dell'organizzazione.

Il capo prescrive la posizione sul fronte del modulo, appone una firma con trascrizione e la data di approvazione. Solo successivamente il verbale sarà accettato per la contabilità.

Mancato rispetto dei termini per la presentazione della relazione anticipata

Se la relazione anticipata non viene presentata in tempo, si configura una violazione della disciplina del contante.

Per considerare possibili casi di mancato rispetto dei termini per la presentazione di una relazione anticipata, puoi chiedere aiuto all'articolo 15.1 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa.

Si precisa che la responsabilità della denuncia anticipata non è accertata, ma la violazione viene registrata. Pertanto, l'organizzazione potrebbe non aspettarsi sanzioni dalle autorità fiscali.

Controllare i fondi stanziati per le spese è un compito stabilito per l'organizzazione, poiché si tratta di un controllo puramente interno della gestione.

In caso di mancata restituzione dell'importo da parte della persona responsabile, l'organizzazione ha il diritto di cancellarli dallo stipendio del dipendente, solo ci sono restrizioni sull'importo della detrazione (articolo 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Se il dipendente non è d'accordo con le misure del datore di lavoro, la situazione viene risolta attraverso il tribunale.

Poiché il direttore è il responsabile di tutti i fondi della cassa, il debito per mancata restituzione dei fondi contabili non può essere imputato al dipendente, ma al direttore. E poi il ragioniere è in perdita: cosa fare dell'anticipo per il quale il direttore non ha denunciato?

Rapporti anticipati: appartengono alla categoria dei documenti contabili primari utilizzati nella contabilità per contabilizzare i costi finanziari sostenuti da un dipendente di un'impresa durante un viaggio d'affari. Inoltre, questo documento viene utilizzato in caso di spesa di risorse materiali dell'impresa da parte del personale assunto. In questo articolo, proponiamo di considerare le regole per la compilazione di una relazione anticipata.

Scopo del documento

Il modulo in questione ha un modulo unificato n. "АО-1". Va notato che le persone giuridiche hanno il diritto legale di utilizzare moduli sviluppati in modo indipendente. Tuttavia, è più preferibile l'uso di documenti, tenendo conto di un modulo unificato. Il compito della direzione dell'organizzazione è creare un ordine contenente informazioni sui funzionari autorizzati a ricevere risorse finanziarie responsabili. Fino al 2018, tali poteri potevano essere conferiti solo ai dipendenti dell'impresa con i quali erano stati stipulati accordi di lavoro.

Oggi è consentito emettere fondi responsabili a persone con cui è stato concluso un accordo di diritto civile.

Si precisa che il contenuto dell'ordinanza dovrebbe indicare lo scopo della spesa dei fondi ricevuti, il loro importo massimo e un determinato periodo di tempo. Nel caso in cui un dipendente dell'impresa venga inviato in viaggio d'affari, l'emissione di risorse materiali viene effettuata secondo l'ordine per un viaggio d'affari o sulla base di un foglio di viaggio d'affari.

Un dipendente che ha ricevuto fondi per coprire i costi dell'intero viaggio di lavoro è tenuto a presentarsi all'ufficio contabilità. Il termine per la presentazione della relazione anticipata è di tre giorni dopo la scadenza del termine fissato sulle pagine dell'ordine dalla direzione dell'impresa. Questo documento è una delle giustificazioni dell'opportunità di spendere le risorse finanziarie della società, il che significa la necessità di allegare documenti che confermano la natura mirata dell'utilizzo dei fondi contabili.

Sfumature e sottigliezze

Al fine di confermare la fattibilità dell'utilizzo di importi contabili, il dipendente deve compilare la rendicontazione anticipata. Tale documento viene compilato su entrambi i lati, dopodiché viene inviato all'ufficio contabilità per la verifica. Il rapporto verificato viene inviato alla direzione dell'organizzazione per l'approvazione. Secondo l'attuale disegno di legge, il presente documento contabile primario è compilato in un'unica copia.

Va notato che il numero del rapporto anticipato in OKUD (Classificazione tutta russa della documentazione di gestione) è stato modificato nel 2015. In precedenza, questo modulo portava il numero "0504049". Il 30 marzo 2015, il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ha emesso un ordine numero cinquantadue, assegnando un nuovo numero a questo modulo. Ad oggi, il numero del rapporto anticipato è OKUD "0504505". Di seguito, puoi vedere come appare il modulo di relazione anticipata secondo OKUD 0504505. Questo documento ha una parte a strappo che deve essere trasferita a un dipendente dell'impresa dopo una revisione contabile.

La procedura per la compilazione del modulo AO-1

Secondo la normativa vigente, ogni impresa ha il pieno diritto di redigere autonomamente il documento in questione. Tuttavia, esiste un regolamento chiaro che prevede dettagli obbligatori che devono essere presenti in tali documenti. Questi oggetti di scena includono:

• numero di registrazione e data di compilazione;
• Nome della ditta;
• l'importo dei fondi ricevuti e spesi;
• elenco degli allegati al documento principale.

La segnalazione anticipata viene compilata in forma scritta a mano o dattiloscritta (su un computer). Uno dei criteri importanti è la certificazione del documento mediante la firma di un funzionario con l'autorità necessaria. Nel caso di una versione elettronica del documento è necessaria la firma digitale del capo. Questo tipo di preparazione della documentazione primaria è consentito solo se all'interno dell'impresa viene utilizzato un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Quando si decide sull'emissione di un importo contabile a un dipendente dell'impresa, il manager deve emettere un ordine appropriato. Una delle fasi importanti della stesura di un report è controllare la riga "Assegnazione pagamento anticipato". Questa riga deve corrispondere esattamente alla dicitura nell'ordine di gestione dell'azienda.

Di seguito è riportato un rapporto anticipato, un riempimento di esempio.

Registrazione in contabilità

Nel libro contabile delle spese che sono state fatte da un dipendente dell'azienda durante il periodo di un viaggio d'affari, vengono utilizzati i conti degli insediamenti con i dipendenti, i conti spese e altri tipi di documenti. Nel caso in cui l'importo sia emesso sotto forma di contanti, è necessario annotare questa nota: “Dt sch.71 Kt sch.50”. Tali segni sono fissati sulla base di una ricevuta di cassa correttamente redatta.

Nel caso in cui i fondi vengano accreditati sulla carta di credito di un dipendente dell'impresa, nel libro contabile viene annotata la seguente: "Dt sch.71 Kt sch.51". Per eseguire tali operazioni, un contabile deve compilare un ordine di pagamento per un istituto finanziario. Dopo il ritorno del dipendente da un viaggio di lavoro, è sua responsabilità fornire all'ufficio contabilità un rapporto anticipato correttamente eseguito.

Sulla base della presente scheda e dei relativi allegati, sono iscritte a libro contabile le seguenti scritture:

1. "Dt sch.10 Kt sch.71"- nella situazione in cui l'importo contabile è stato speso per l'acquisizione di scorte.
2. "Dt sch.41 Kt sch.71"- in caso di acquisizione di articoli di magazzino.
3. "Dt sch.20, 23, 25.26 Kt sch.71"- nel caso di spesa per i fabbisogni di divisioni strutturali dell'impresa.
4. "Dt sch.44 Kt sch.71"- nella situazione in cui le spese sono state sostenute da un'impresa commerciale.

In una situazione in cui un dipendente di un'impresa ha fondi non spesi, deve trasferirli alla direzione dell'azienda. Al rientro in cassa viene indicato il codice: “Dt sch.50 Kt sch.71”. In caso di trasferimento inverso da una carta bancaria al conto bancario dell'impresa, il codice è fisso: “Dt sch.51 Kt sch.71”. Nel caso in cui l'importo contabile fosse insufficiente per eseguire determinate operazioni, la società risarcisce il dipendente per gli oneri finanziari. In caso di pagamento tramite cassa viene indicato il codice “Dt sch.71 Kt sch.50”, e con bonifico bancario “Dt sch.71 Kt sch.51”.

In alcuni casi, il dipendente non può fornire i documenti necessari a conferma dell'opportunità delle spese. Tale situazione può verificarsi quando la documentazione viene smarrita o non possono essere fornite le ricevute, a causa di spese per esigenze personali. In questo caso viene utilizzato il numero di codice 94. Nel libro contabile viene apposto un segno “Dt sch. 71”, che riflette la mancanza di fondi. Inoltre, l'importo mancante viene detratto dal salario del dipendente secondo il codice postale "Dt sch.70 Kt sch.94".

Termini utilizzati:

1. Dt (debito)- un atto di trasferimento di fondi.
2. ct (prestito)- un atto di restituzione totale o parziale dell'importo contabile.
3. metà- controllo.

Documentazione di supporto

Durante l'elaborazione delle spese relative a un viaggio di lavoro, il commercialista deve basarsi sul decreto n. 749 del 13 ottobre 2008. Questo documento dice che un dipendente in viaggio d'affari deve ottenere un certificato di viaggio. Va notato che esiste un regolamento per quanto riguarda la forma del certificato. Deve indicare i termini del viaggio di lavoro, nonché essere firmato e timbrato dalla direzione dell'azienda.

L'importo delle spese è considerato in base ad assegni, biglietti e ricevute forniti all'ufficio contabilità. I dati di conferma dei documenti sono parte integrante della relazione anticipata. Al rientro da un viaggio di lavoro, il dipendente deve consegnare il certificato rilasciato. Successivamente, i rapporti vengono preparati per la presentazione alla direzione per l'approvazione. Al fine di ridurre il rischio di pretese da parte del fisco, è necessario avvicinarsi alla compilazione delle pratiche burocratiche con maggiore responsabilità. In caso di relazione errata, il commercialista ha il diritto di rifiutare l'accettazione della documentazione.

Il compito del dipendente è raccogliere tutti i contanti e le ricevute di vendita, nonché altre forme di rendicontazione rigorosa. Tutti i documenti di cui sopra sono allegati a un foglio di carta A4. Tali azioni riducono il rischio di perdere importanti appendici alla relazione anticipata. Alcuni contabili consigliano ai dipendenti di fare una fotocopia di ogni documento per ridurre il rischio di perdere i record a causa dello sbiadimento dell'inchiostro. Tali appendici alla relazione consentono all'azienda di provare l'opportunità degli oneri finanziari durante un viaggio di lavoro, durante il periodo delle verifiche da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Sottigliezze della compilazione del rapporto

Considerando la domanda su come emettere correttamente un rapporto anticipato, va notato alcune sottigliezze associate al processo di invio di un dipendente in viaggio d'affari al di fuori della Federazione Russa. In questo caso, non è necessario rilasciare un certificato di viaggio, poiché tutte le date necessarie sono registrate sulle pagine di un passaporto straniero.

Dopo che un funzionario è stato selezionato per un viaggio di lavoro all'estero, il compito della direzione dell'azienda diventa la preparazione dell'ordine necessario, che registra lo scopo del viaggio di lavoro, la posizione, il cognome e le iniziali del dipendente, nonché la destinazione. È consentita l'autodeterminazione delle spese giornaliere. Secondo le statistiche, le spese giornaliere non superano l'importo soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche. La compagnia paga il volo per la destinazione. Il compito di un funzionario inviato in viaggio d'affari è quello di preparare i documenti che confermano le spese di alloggio, volo, pagamento delle tasse statali e servizi di traduzione.

Regole per la compilazione di una relazione anticipata

Quindi, diamo un'occhiata a un esempio di compilazione di un rapporto anticipato su un viaggio d'affari. Sul foglio principale del modulo, è necessario indicare il nome dell'impresa e del dipartimento in cui viene svolto il lavoro del dipendente tornato da un viaggio di lavoro. Inoltre sono indicati la posizione, lo scopo del viaggio, il numero di iscrizione del modulo e la data di compilazione delle carte.

La parte tabellare riflette le informazioni sulle risorse finanziarie che sono state rilasciate al funzionario. Registra anche l'importo dell'anticipo ricevuto e i costi finanziari sostenuti durante il viaggio di lavoro. Successivamente, viene effettuato un riepilogo, in cui viene rivelato se rimangono fondi non spesi. Sul retro del documento in esame viene fornita una sintesi delle informazioni sulla documentazione primaria, a conferma del fatto dell'obiettività delle spese in essere. Questo tipo di documenti include vendite e ricevute di cassa, ricevute, atti e fatture. È importante notare che i dati devono essere sistematizzati e registrati in ordine cronologico. Dopo aver organizzato le informazioni, vengono allegate al documento principale.

Dopo aver compilato tutti i documenti necessari, la rendicontazione finita viene trasferita all'ufficio contabilità per verificare l'adeguatezza della spesa dell'importo. Viene considerata anche la correttezza della compilazione della documentazione. Dopo la verifica, il contabile corregge le fatture allegate alla nota spese. Successivamente, i documenti vengono firmati dalla persona responsabile, che viene quindi sottoposta all'approvazione della direzione dell'azienda.

Nel caso in cui una persona tornata da un viaggio di lavoro abbia dei fondi non spesi, è necessario restituire l'importo residuo alla cassa o all'ufficio contabilità. In caso di superamento dei costi, l'azienda deve risarcire la perdita del dipendente. In una situazione in cui un dipendente è in arretrato su un anticipo precedentemente emesso, le spese personali non vengono compensate. Il processo di compilazione di tali moduli è abbastanza semplice, ma è necessario tenere conto di varie sfumature.

Per evitare errori nella preparazione del documento, è necessario consultare un contabile.

La segnalazione anticipata viene compilata da una persona arrivata da un viaggio di lavoro e da un rappresentante del reparto contabilità. Il compito dell'ispettore è quello di analizzare la correttezza delle informazioni fornite. Inoltre, al dipendente deve essere rilasciata una ricevuta contabile attestante la registrazione del verbale. Una ricevuta è una parte a strappo del modulo, che indica il codice di registrazione, la data di redazione del verbale, il cognome e le iniziali del funzionario che ha ricevuto i fondi contabili. Inoltre, vengono indicati l'importo degli oneri finanziari contabilizzati e il numero di investimenti aggiuntivi alla relazione.

Nel caso in cui la segnalazione non sia corretta, l'ufficio contabilità si riserva il diritto di rifiutare l'accettazione di documenti. In questa situazione, il funzionario diventa il debitore dell'impresa. In caso di rifiuto di rimborsare il debito, la direzione dell'organizzazione ha il pieno diritto di trattenere i fondi necessari dallo stipendio del dipendente, in conformità con l'articolo centotrentasette del Codice del lavoro della Federazione Russa. Va notato che la detrazione dei fondi viene effettuata con il consenso del dipendente. Questo fatto deve essere documentato. Nel caso in cui il dipendente si rifiuti di coprire l'importo delle spese, il conflitto che è sorto si risolve in tribunale.

In contatto con

Spesso un'azienda deve fare le spese in contanti, che viene emesso a determinati funzionari. A tempo debito, devono presentare un modulo come una relazione anticipata, a cui sono allegati i documenti giustificativi delle spese sostenute. Quest'ultimo deve essere indicato nella domanda al momento dell'emissione di denaro. Considera come compilare un rapporto anticipato sotto forma di AO-1.

All'inizio di ogni anno, è auspicabile che l'impresa emetta un ordine per le persone responsabili, ovvero le persone a cui è consentito ricevere fondi per le spese a fini di produzione. Definisce inoltre gli obiettivi e la durata del tempo durante il quale viene effettuata la spesa.

Il denaro può essere emesso sulla base sia dei dipendenti dell'impresa che di persone attratte dall'esterno in base a contratti civili. È possibile trasferirli sulla carta del commercialista.

Fai attenzione! L'obbligo di redigere una relazione anticipata è stabilito dalla Procedura per lo svolgimento delle operazioni di cassa. Non può essere compilato solo per gli imprenditori che tengono la contabilità in forma semplificata.

Questo atto normativo definisce rigorosamente l'elenco delle indicazioni per l'emissione di fondi sul conto. Questi includono l'acquisto di carburante, cancelleria, spese domestiche e di intrattenimento, ecc. Per alcune transazioni viene fornito solo un ordine non in contanti. C'è anche un limite per gli insediamenti in contanti tra società nell'ambito di un contratto, che è di 100 mila rubli.

La forma del rapporto anticipato è stabilita dal Comitato statale di statistica. Le imprese hanno il diritto di sviluppare la propria forma sulla base, in conformità con le caratteristiche dell'attività economica.

Un dipendente che ha ricevuto denaro in un sub-report può compilarlo da solo o trasferirlo a un contabile responsabile che redigerà automaticamente un modulo di relazione anticipata AO-1 utilizzando documenti primari di supporto.

Sulla base del modulo approvato, il dipendente dell'impresa dovrà restituire il denaro non speso. Per fare ciò, applica.

Importante! Al rientro dal distaccato deve riferire l'importo speso entro 3 giorni lavorativi dal rientro dallo stesso.

Riempimento del campione del rapporto anticipato

Rapporto anticipato sotto forma di AO-1 - lato anteriore

Diamo un'occhiata più da vicino a come compilare un rapporto anticipato.

Nella parte superiore del modulo sono indicati il ​​nome dell'azienda e il suo codice secondo la directory OKPO.

In basso a sinistra, dopo il nome del documento, è necessario scriverne il numero di serie e la data di compilazione. La parte di destra, che inizia dopo le parole "approvo", è compilata dal capo dell'azienda. Lì indica a parole l'importo totale della relazione, mette posizione, firma, data di approvazione.

Importante! Va ricordato che secondo gli atti normativi, non si può rendere conto a una persona se non ha riportato integralmente il precedente pagamento anticipato. Alcuni ispettorati fiscali durante l'audit infliggono una multa per questo.

Successivamente, il modulo è diviso in due tabelle, che vengono compilate dal contabile. A sinistra viene registrato il movimento dei fondi: il saldo o la spesa eccessiva, l'importo ricevuto, l'importo speso, il saldo finale.

Nella tabella di destra, il commercialista annota la corrispondenza dei conti e gli importi ad essi corrispondenti.

Di seguito, il dipendente indica quanti documenti fornisce e quanti fogli occupa.

Dopo la verifica, il contabile indica a parole e numeri il suo importo e lo firma. Il documento è certificato anche dal capo contabile.

Se il dipendente ha un saldo o una spesa eccessiva, è necessario annotare il numero e la data del documento di cassa e l'importo della transazione.

È inoltre necessario compilare la parte a strappo della relazione anticipata per la sua registrazione nel giornale di registrazione.

Rapporto anticipato sotto forma di AO-1 - il retro

Questo lato è una tabella in cui la persona responsabile inserisce le informazioni sui documenti forniti. Ciascuno di essi dovrebbe corrispondere a una riga.

La colonna 1 contiene il numero di riga. Nelle colonne 2 e 3 sono registrati la data e il numero del documento giustificativo, nella colonna 4 - il suo nome.

Nella colonna 5, il dipendente inserisce l'importo del documento in rubli o nella colonna 6 - in valuta estera.

Tutte le colonne vuote devono essere barrate. Alla fine della tabella nella riga "Totale" viene registrato l'importo totale. Dopo la compilazione, la persona responsabile certifica la correttezza dei dati specificati con la sua firma.

Dopo aver verificato la correttezza dei dati e la validità delle spese, il contabile compila le colonne 7 e 8, dove inserisce l'importo effettivamente preso in considerazione, e nella colonna 9 indica il conto corrispondente. In futuro, i dati generalizzati di queste colonne verranno trasferiti nella parte anteriore del documento.

Sfumature

In base al rapporto, puoi emettere importi superiori a 100 mila rubli: questo limite non si applica agli accordi con i dipendenti. Ma l'importo per nessuno dei documenti presentati non deve superare questo limite.

Se un dipendente va in viaggio d'affari all'estero, puoi dargli importi contabili in valuta estera. La sua azienda effettua scambi indipendenti presso la banca. In tal caso, tale importo è indicato al tasso di cambio stabilito alla data di emissione.

Dal 2015 è consentito riferire agli appaltatori. È inoltre obbligato a fornire una relazione anticipata dopo aver speso i fondi. Tuttavia, in questo caso, la colonna "Numero di personale" non è compilata e nella colonna "Posizione" è indicato l'"appaltatore".

L'importo contabile può essere trasferito al dipendente sulla carta. Per fare ciò, deve presentare domanda e i dettagli dell'operazione (data e numero dell'ordine di pagamento) sono indicati nella colonna "Anticipo ricevuto".

Perché hai bisogno di un rapporto anticipato?

La relazione anticipata è un prerequisito per la procedura di emissione di denaro. Il dipendente deve segnalare le spese sostenute in questo modo.

Questo documento si riferisce alla segnalazione obbligatoria dell'ente e, pertanto, deve essere compilato. Il suo obiettivo principale è il controllo completo sulla spesa finanziaria in un'organizzazione di bilancio. Con l'aiuto di tale documento, non solo puoi controllare il movimento dei fondi spendibili emessi per soddisfare le esigenze dell'istituzione, ma anche cancellare le spese sostenute.

Scadenza

Nell'esercizio in corso, il termine per la presentazione di una relazione anticipata da parte di un responsabile, nonché la procedura per la sua compilazione, sono rimasti invariati.

Le disposizioni della clausola 6.3.

Istruzioni per la compilazione della relazione anticipata

Le istruzioni della Banca centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210-U stabiliscono legalmente i termini per la presentazione di una relazione anticipata da parte di una persona responsabile. Deve essere redatto e presentato all'ufficio contabilità entro 3 giorni dal ritorno al lavoro del dipendente.

Regole generali

Non esiste una forma formale unica e regolamentata dalla legge. Un contabile può mantenere la rendicontazione anticipata in una forma unificata n. AO-1 o sviluppare autonomamente un formato emettendo un ordine appropriato.

La documentazione può essere conservata sia in formato cartaceo che elettronico. Se la compilazione dell'istituto è fornita in formato elettronico, il JSC viene firmato con una firma elettronica da ciascuno dei partecipanti al processo responsabile.

Esistono alcune regole di compilazione generalmente accettate (Delibera del Comitato Statale di Statistica n. 55 del 08/01/2001):

1. La segnalazione è generata entro un periodo di tre giorni dalla scadenza del periodo per il quale sono stati emessi i fondi contabili (deve essere determinato da ordine o istruzione), dal ritorno del dipendente da un viaggio di lavoro o dall'uscita del dipendente dopo un congedo per malattia, a condizione che il giorno specificato per la restituzione del rapporto cadeva al momento dell'inabilità al lavoro.
2. In caso di violazione del termine per la restituzione dell'anticipo, il datore di lavoro può applicare sanzioni al dipendente, anche materiale.
3. Il commercialista fornisce piena assistenza alla persona responsabile nella compilazione.
4. Un documento compilato ed eseguito secondo tutte le regole è firmato dal capo dell'organizzazione.
5. Alla rendicontazione è allegata la documentazione primaria attestante le spese sostenute (assegni, biglietti, estratti conto, fatture).

Modulo di segnalazione secondo il modulo unificato n. AO-1

Procedura di compilazione

È necessario fornire informazioni:

• informazioni sull'istituto, numero e data del documento in corso di redazione;
• del dipendente che ha ricevuto l'anticipo;
• l'importo dei fondi emessi e la loro destinazione;
• spese effettive (tutti i documenti primari di supporto sono allegati).

La parte anteriore contiene anche i dati sul movimento e la cancellazione dell'anticipo e sui conti analitici che riflettono la contabilizzazione dei fondi nell'organizzazione. Tutte le informazioni completate sono certificate dalle firme del contabile responsabile che ha emesso il denaro e ha accettato la restituzione degli importi contabili nell'ambito della relazione anticipata, nonché del capo contabile e della persona che ha ricevuto l'importo richiesto per la relazione.

Il contabile compila una ricevuta a strappo confermando la verifica dei documenti primari. Dopo la registrazione e la separazione, rimane alla persona responsabile.

Sul retro, il dipendente inserisce una ripartizione dettagliata dei costi del rapporto e il contabile responsabile indica l'importo da contabilizzare e il conto attraverso il quale verranno registrati i costi.

La rendicontazione anticipata è formata in un'unica copia originale. Poiché è incluso nel flusso documentale interno della nomenclatura dell'ente, non è necessario apporre un sigillo.

Correzioni escluse! Se fai macchie e ancor più errori, dovrai redigere un nuovo modulo.

Rapporto di viaggio

Nel caso in cui un dipendente compili in occasione di un viaggio di lavoro, la procedura di registrazione rimane la stessa. La denuncia deve essere presentata anche entro tre giorni dal rientro del dipendente sul posto di lavoro e i biglietti di viaggio (aereo e ferroviario), le bollette per i servizi alberghieri, gli assegni saranno a supporto dei principali documenti di viaggio di lavoro. Senza conferma, rimangono solo le indennità giornaliere.

È redatto in una copia e firmato da tutti i responsabili.

Un esempio di compilazione del rapporto anticipato 2018 da parte di una persona responsabile

Relazione anticipata: istruzioni per la compilazione

Molto probabilmente, ogni dipendente di un'istituzione di bilancio ha ricevuto almeno una volta denaro nell'ambito del rapporto. L'istituto emette contanti dalla cassa per le necessità domestiche e le spese associate ai viaggi di lavoro dei suoi dipendenti. Per l'emissione dalla cassa, viene compilato un mandato in contanti del conto (modulo N KO-2, approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18.08.1998 N 88). Dopo la registrazione, il documento viene firmato dal capo, dal capo contabile o dalle persone autorizzate.

Un istituto può anche trasferire fondi non in contanti, ad esempio, su un conto aperto per un dipendente in una banca nell'ambito di un "progetto salariale". Tuttavia, al fine di evitare conflitti con le organizzazioni di ispezione, è meglio emettere conti di carte speciali in una banca per persone responsabili.

La persona responsabile, in tutte le opzioni per emettergli fondi (per esigenze familiari, per l'acquisizione di beni materiali, quando inviati in viaggio d'affari, ecc.), È obbligata a compilare una relazione anticipata sui fondi spesi. Secondo il paragrafo 11 della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti nella Federazione Russa, approvata con Decisione del Consiglio di amministrazione della Banca centrale della Federazione Russa il 22 settembre 1993 N 40, le persone che hanno ricevuto contanti in conto sono obbligate entro e non oltre entro tre giorni lavorativi dalla scadenza del periodo per il quale sono stati rilasciati, o dal giorno del ritorno di queste persone da un viaggio di lavoro, presentare all'ufficio contabilità dell'organizzazione una relazione sugli importi spesi ed effettuare una liquidazione finale su loro. Allo stesso tempo, il periodo per il quale vengono emessi i fondi per il rapporto è determinato dal capo dell'organizzazione. Per le istituzioni di bilancio, questo periodo, di regola, è determinato dalle regole per la tenuta dei registri di bilancio approvate dal dirigente superiore, l'istituzione di bilancio stessa.

L'emissione di contanti nell'ambito della relazione viene effettuata solo a una persona che ha un rapporto di lavoro con l'organizzazione, previa denuncia completa di una specifica persona responsabile sul pagamento anticipato a lui precedentemente rilasciato. È vietato il trasferimento di denaro emesso in base alla denuncia da una persona a un'altra.

Pertanto, i dipendenti che hanno ricevuto contanti in base alla denuncia sono tenuti, entro e non oltre tre giorni lavorativi dalla scadenza del periodo per il quale sono stati rilasciati, ovvero dal giorno del rientro da un viaggio di lavoro, a presentare una relazione sugli importi spesi per l'ufficio contabilità dell'impresa e fare un accordo finale su di loro.

Per contabilizzare i fondi emessi a persone responsabili, viene utilizzata una relazione anticipata. Il decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 01.08.2001 N 55 ha approvato la forma di una relazione anticipata (modulo N AO-1) per la contabilizzazione dei fondi emessi nell'ambito della relazione per le spese amministrative e aziendali. Il modulo N AO-1 è stato applicato dal 1 gennaio 2002 dalle persone giuridiche di tutte le forme di proprietà, ad eccezione delle istituzioni di bilancio.

Il modulo di relazione anticipata per le istituzioni di bilancio è stato approvato dall'ordinanza del Ministero delle finanze russo del 23 settembre 2005 N 123n. Pertanto, per le istituzioni di bilancio, viene utilizzata la relazione anticipata - modulo 0504049. Questo articolo si concentrerà sulla compilazione della relazione anticipata da parte delle istituzioni di bilancio.

Regole generali per la compilazione di una relazione anticipata

Il rapporto anticipato viene utilizzato per contabilizzare gli accordi con le persone responsabili. Il modulo di relazione anticipata è un documento a due facciate. Le persone responsabili forniscono informazioni su se stesse sul lato anteriore della nota spese e compilano le colonne 1-6 sul retro degli importi effettivamente spesi, allegando documenti che confermano le spese sostenute. Nel reparto contabilità vengono verificati i rapporti anticipati per la corretta esecuzione e disponibilità dei documenti che confermano le spese sostenute, la spesa mirata di fondi e vengono compilate le colonne 7-10 del retro del rapporto anticipato, contenenti informazioni sulle spese accettate da l'ufficio contabilità per la contabilità. I rapporti anticipati verificati sono approvati dal capo dell'istituzione.

Gli importi pagati in valuta estera sono contabilizzati sia in valuta estera che in rubli al tasso di cambio della Banca centrale della Federazione Russa. Il rimborso dell'importo del debito in valuta estera da parte di soggetti responsabili e il riflesso di tale importo nella relazione anticipata in termini di rubli vengono effettuati al tasso di cambio della Banca centrale della Federazione Russa alla data di approvazione della relazione anticipata da parte di il capo dell'istituto.

Gli importi dell'anticipo ricevuto sono riportati con l'indicazione della data di ricevimento e dei codici dei corrispondenti conti analitici di contabilità di bilancio.

La procedura per accettare una relazione anticipata per la contabilità

1. Emissione di denaro ai sensi del rapporto.

La base per l'emissione di denaro ai sensi della relazione è in ogni caso una domanda per l'emissione di denaro, in cui il responsabile è obbligato a indicare lo scopo specifico di ricevere l'anticipo, il periodo per ricevere il denaro. La domanda viene inviata al capo dell'istituto. Dopo l'opportuna approvazione da parte del capo, entra nell'ufficio contabilità per l'emissione di denaro. Allo stesso tempo, il contabile è obbligato a verificare l'assenza di un saldo sul precedente pagamento anticipato (che è indicato sulla domanda con un segno corrispondente) e ad annotare il corrispondente conto analitico del conto 0 20800 000 "Transazioni con soggetti responsabili ".

Nota. Nella Procedura per l'effettuazione delle operazioni in contanti, che stabilisce le regole per l'emissione di contanti in acconto, non esistono vincoli all'ammontare degli importi emessi. Pertanto, l'organizzazione può emettere qualsiasi importo ai sensi del rapporto. Tuttavia, va tenuto presente che, tenendo conto delle restrizioni sull'importo massimo degli insediamenti in contanti tra persone giuridiche (100 mila rubli), nei casi in cui la persona responsabile effettua, ad esempio, l'acquisto di beni da un terzo- organizzazione del partito, pur agendo per conto della sua impresa, l'importo di un pagamento non deve superare il limite stabilito.

Quando si invia in viaggio d'affari, la base per l'emissione di denaro è l'ordine corrispondente della testa, dopo aver letto il quale il dipendente redige una domanda con un calcolo preliminare dei fondi di cui avrà bisogno per un viaggio d'affari.

Ci sono anche caratteristiche per redigere dichiarazioni in varie situazioni.

1. Quando vengono sostenute le spese.

Al ritorno di un dipendente da un viaggio di lavoro (o dopo l'acquisizione di inventario, ricezione di servizi, ecc.), redige un rapporto anticipato in forma unificata, che deve essere presentato all'ufficio contabilità. Ti ricordiamo che questo deve essere fatto entro e non oltre tre giorni dal rientro da un viaggio di lavoro.

Se è stato speso meno di quello ricevuto, il saldo degli importi non spesi viene restituito al cassiere in base all'ordine di cassa in entrata.

Se è stato speso più di quello ricevuto, la spesa eccessiva sulla relazione anticipata viene emessa al dipendente sul mandato in contanti delle spese.

1. Il contabile controlla la spesa mirata dei fondi emessi al dipendente.
2. La nota spese verificata è approvata dal gestore o da una persona autorizzata.

A proposito di documenti primari

Ai sensi dell'art. 9 della legge federale del 21 novembre 1996 N 129-FZ "On Accounting" (di seguito - Legge N 129-FZ), tutte le transazioni commerciali effettuate dall'organizzazione devono essere documentate da documenti giustificativi. Questi documenti servono come documenti contabili primari sulla base dei quali viene mantenuta la contabilità. I documenti contabili primari sono accettati per la contabilità se sono redatti nella forma contenuta negli album dei moduli unificati della documentazione primaria. I documenti, la cui forma non è prevista in tali albi, devono contenere gli estremi obbligatori di cui al comma 2 dell'art. 9 della Legge N 129-FZ.

Rapporto anticipato

Dopo la scadenza del periodo stabilito, il dipendente dell'organizzazione che ha ricevuto i fondi nell'ambito della relazione è obbligato a presentare una relazione anticipata all'ufficio contabilità con tutti i documenti giustificativi che confermano le spese sostenute.

I documenti giustificativi allegati alla relazione anticipata devono soddisfare i seguenti requisiti di base:

• i documenti giustificativi sono presentati in originale;
• nella forma, devono soddisfare i requisiti accettati per l'elaborazione e la compilazione dei documenti primari;
• a seconda della natura delle operazioni, dovrebbe essere stabilito il collegamento dei documenti giustificativi con la finalità prevista dell'anticipo in contanti rilasciato al responsabile.

Se non vogliono restituire il denaro rimanente

Come abbiamo scritto sopra, se un dipendente ha speso meno di quanto ricevuto, deve restituire il resto degli importi non spesi alla cassa dell'istituto secondo un ordine di ricevuta di cassa.

Per un motivo o per l'altro, un dipendente può ritardare la restituzione degli importi rimanenti o addirittura non restituirli affatto. Se il dipendente non ha tempestivamente restituito alla cassa il saldo dei fondi non utilizzati, l'art. 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa, che prevede casi di detrazioni dallo stipendio del dipendente per saldare il suo debito con il datore di lavoro. In particolare, le detrazioni possono essere effettuate per ripagare un anticipo non speso e non restituito in modo tempestivo emesso in occasione di un viaggio di lavoro. In tal caso, il datore di lavoro deve deliberare sulla detrazione entro e non oltre un mese dalla data di scadenza del termine stabilito per la restituzione dell'anticipo, e sempre che il lavoratore non contesti i motivi e gli importi della detrazione.

Il datore di lavoro redige la decisione presa, di norma, sotto forma di un ordine o di un'istruzione, sebbene non esista una forma unificata di un tale ordine stabilito da atti normativi. In questo caso, l'ente deve prima ottenere il consenso scritto del dipendente per detrarre gli importi dalla retribuzione. L'importo totale della ritenuta non deve superare il 20% dell'importo della retribuzione dovuta al dipendente (al netto della ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito delle persone fisiche).

Completamento della relazione anticipata

Il rapporto anticipato è redatto in una copia dalla persona responsabile.

Nella parte del titolo del modulo di relazione anticipata, il responsabile indica:

• il nome dell'organizzazione che lo ha mandato in viaggio d'affari;
• unità strutturale (dipartimento, settore) in cui opera il dipendente;
• il suo cognome, nome e patronimico (colonna "Responsabile");
• posizione;
• nomina di un anticipo (acquisto di valori, pagamento di servizi, spese di viaggio, ecc.).

Il commercialista, per esercitare il controllo, indica nella parte del titolo del modulo di relazione anticipata le informazioni sull'emissione di denaro (indica il numero e la data del documento su cui è stato emesso il denaro, e il numero di conto corrispondente) e i dati sulla presenza di un saldo o una spesa eccessiva sull'anticipo precedente.

Nella parte del titolo del modulo di rendicontazione anticipata è inoltre presente una tabella "Voce contabile", nella quale il commercialista trasferisce gli importi da rilevare dal retro della rendicontazione anticipata in base alla corrispondente corrispondenza dei conti.

In fondo alla relazione anticipata c'è una sezione: la ricevuta del contabile che la relazione è stata accettata per la verifica con tutti i documenti allegati. La ricevuta indica il cognome, il nome, il patronimico del responsabile, il numero e la data del verbale di anticipo, ovvero l'importo delle spese documentate, il numero dei documenti allegati, nonché il numero dei fogli di tali documenti. Dopo aver compilato l'intero rapporto, il contabile strappa la ricevuta lungo la linea di taglio e la consegna alla persona responsabile.

Prima di compilare il retro della relazione anticipata, la persona responsabile deve sistematizzare i documenti primari (biglietti, fatture di trasporto, ricevute dei bagagli, fatture degli hotel o di altre persone che forniscono servizi di alloggio e alloggio per una persona, certificati di acquisto, fatture, lettere di vettura , ecc.). d.). I documenti devono essere formati in ordine cronologico, numerati. Di norma, i piccoli documenti (ad esempio un biglietto del treno) devono essere incollati su un foglio A4.

Il retro del rapporto anticipato viene compilato nel seguente ordine nelle colonne:

Se il numero di documenti giustificativi supera il numero di righe nel modulo di relazione anticipata, la persona responsabile riceve il secondo foglio posteriore del modulo, se necessario, il terzo, ecc., Moduli di relazione e redige una relazione anticipata su più moduli. Al termine del primo modulo di rendicontazione è indicato: “Per la fine del calcolo si veda il seguito (proseguimento N) del rendiconto anticipato”. Nella parte superiore della seconda e delle successive forme di verbalizzazione, è indicato: "Continuare la relazione anticipata... Nome completo N...".

Il modulo di relazione anticipata compilato deve essere firmato dalla persona responsabile.

Una relazione anticipata di una persona responsabile che non soddisfa i requisiti di cui sopra non è accettata dall'ufficio contabilità per la verifica e la contabilità. La persona responsabile in questo caso rimane il debitore dell'impresa per l'importo dei fondi ricevuti nell'ambito della relazione fino al rimborso dell'importo di questi fondi.

Controllo della relazione anticipata da un contabile

Dopo aver ricevuto dalla persona responsabile la relazione anticipata da lui compilata e i documenti ad essa allegati, il contabile verifica tali documenti e la correttezza della compilazione della relazione anticipata. La verifica viene effettuata:

• secondo il modulo - la presenza di tutti i documenti giustificativi e dei loro allegati, la compilazione dei dettagli e la correttezza della relazione anticipata, la correttezza del trasferimento dei dati dai documenti alla relazione anticipata, la presenza della firma del responsabile persona;
• in termini di contenuto - la rispondenza dei documenti presentati alla finalità dell'incarico ricevuto, la loro affidabilità, la presenza dei dati inseriti in essi, i contrassegni corrispondenti nel certificato di viaggio, le date dei costi al tempo reale del l'assegnazione è determinata;
• controllo aritmetico: verifica la correttezza del calcolo dell'importo totale dei fondi da rimborsare in base a questo rapporto, ecc.

Viene anche verificata la completezza della relazione della persona responsabile sui fondi ricevuti, ovvero la restituzione da parte di questa persona del saldo dei fondi non spesi.

Le violazioni della compilazione della relazione anticipata rilevate dal contabile sono da lui indicate sul modulo di questo documento compilato dal responsabile. Il commercialista ha il diritto, in caso di mancato rispetto dei requisiti stabiliti per la redazione di una relazione anticipata e dei documenti, di restituirli a un responsabile per il corretto trattamento.

Riflessione nella contabilità di bilancio

In questa sezione vengono fornite le scritture contabili relative all'emissione di fondi per il report.

1. Un anticipo per un viaggio di lavoro è stato rilasciato al dipendente dalla cassa:

Addebito 0 20805 560 Credito 0 20104 610;

Addebito 0 20802 560 Credito 0 20104 610;

• per la sistemazione in albergo

Addebito 0 20809 560 Credito 0 20104 610.

1. Il dipendente ha restituito i fondi rimanenti (non spesi) emessi per la sistemazione in hotel:

Addebito 0 20104 510 Credito 0 20809 660.

1. Il dipendente ha ricevuto fondi dalla cassa in eccesso rispetto agli importi spesi (spesa in eccesso) per il viaggio:

Addebito 0 20805 560 Credito 0 20104 510.

O.V. Shedina

contabile,

Consulente, Casa editrice "Consulente Ragioniere"

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Anticipo: modulo, compilazione, emissione di denaro

Modulo di relazione anticipata

Per preparare un rapporto anticipato, puoi utilizzare:

• modulo unificato (n. AO-1), approvato dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 1 agosto 2001 n. 55;
• modulo di relazione anticipata auto-sviluppato, approvato per ordine del capo della compagnia di viaggi o in appendice alla politica contabile. Questa norma è in vigore dal 1° gennaio 2013 (clausola 4, articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità"). Allo stesso tempo, nel documento sviluppato autonomamente devono essere presenti tutti i dettagli previsti dalla legge;
• modulo elettronico. Il Ministero delle Finanze della Russia ha consentito alle aziende di archiviare i rapporti anticipati in formato elettronico. In tal caso, il verbale di anticipo deve essere firmato con firma elettronica qualificata (firma elettronica digitale) (lettera del 12 aprile 2013 n. 03-03-07/12250).

La procedura per l'emissione dei fondi nell'ambito del rapporto

La procedura per l'erogazione di fondi a fronte di una segnalazione è determinata dalla clausola 4.4 del Regolamento sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia nel territorio della Federazione Russa (approvato dalla Banca di Russia il 12 ottobre, 2011 n. 373-P).

In conformità con il suddetto Regolamento, l'emissione di denaro contante a un dipendente per le spese relative all'attività di una persona giuridica, un imprenditore individuale, viene effettuata secondo un mandato in contanti di spesa sulla base di una domanda scritta di una persona responsabile. La domanda è redatta in qualsiasi forma e contiene l'iscrizione manoscritta del capo sull'importo del contante e il periodo di emissione del contante, la firma del capo e la data.

Il responsabile è tenuto, entro un termine non superiore a tre giorni lavorativi dalla data di scadenza per la quale è stato emesso denaro contante per il verbale, ovvero dal giorno dell'inizio dei lavori, a presentarsi al capo contabile o contabile (e in loro assenza, a il dirigente) una relazione anticipata con allegati documenti giustificativi. La verifica della relazione anticipata da parte del capo contabile o contabile (dirigente), la sua approvazione da parte del responsabile e la liquidazione definitiva della relazione anticipata vengono effettuate entro il termine stabilito dal responsabile.

L'emissione di contanti nell'ambito della relazione viene effettuata subordinatamente al rimborso completo da parte della persona responsabile del debito per l'importo in contanti precedentemente ricevuto nell'ambito della relazione.

Se il dipendente ha speso meno denaro di quello che gli è stato dato, ovvero c'è un saldo secondo il rapporto anticipato, deve restituire i fondi non spesi alla cassa il giorno lavorativo successivo alla scadenza (indicata nella domanda) o il giorno in cui torna al lavoro dopo un viaggio di lavoro.

Se il dipendente ha speso più denaro di quello che gli è stato fornito nella relazione, ovvero la nota spese riflette la spesa eccessiva, dopo l'approvazione della nota spese da parte del manager, la spesa in eccesso viene restituita al dipendente secondo l'ordine di cassa, il i cui dettagli sono inseriti nella nota spese.

Sulla base dei dati della relazione anticipata approvata, l'ufficio contabilità cancella gli importi contabili.

Completamento della relazione anticipata

La relazione anticipata è redatta in una copia dal responsabile e dal contabile.

Sul fronte del verbale di anticipo devono essere indicati: il nome dell'azienda (imprenditore), la suddivisione, il nome del dipendente, la sua posizione e la finalità dell'anticipo.

Sul retro del modulo, la persona responsabile annota il numero, la data, il nome e l'elenco dei documenti che confermano le spese sostenute (scontrini, documenti di trasporto, assegni KKM, ricevute di vendita, certificati di viaggio e altri documenti giustificativi). Gli importi delle spese sostenute si riflettono nella colonna 5. Se il denaro è stato emesso in valuta estera (per viaggi di lavoro all'estero), nella colonna 6 il dipendente riflette anche l'importo in valuta. I documenti allegati alla relazione anticipata sono numerati dal responsabile nell'ordine in cui sono registrati nella relazione.

Se i documenti sono in lingua straniera, è richiesta la loro traduzione riga per riga in russo (clausola 9 del regolamento sulla contabilità e la contabilità nella Federazione Russa, approvato con decreto del Ministero delle finanze russo del 29 luglio, 1998 n. 34n).

Tale traduzione può essere effettuata sia da un traduttore professionista che da specialisti dell'agenzia di viaggi stessa (lettera del Ministero delle finanze russo del 20 marzo 2006 n. 03-02-07 / 1-66).

L'ufficio contabilità dell'agenzia di viaggio verifica la destinazione d'uso dei fondi, la disponibilità di documenti giustificativi che confermano le spese sostenute, la correttezza della loro registrazione e il calcolo degli importi.

Nelle colonne 7-8 (retro del modulo) indicare l'importo delle spese accettate per la contabilità.

I conti (sottoconti) addebitati per questi importi sono indicati nella colonna 9.

Errori nella preparazione dei rapporti anticipati

Se la relazione anticipata è redatta in modo errato, può verificarsi una situazione in cui le autorità fiscali non accetteranno le spese in essa indicate.

Diamo un'occhiata agli errori più comuni.

1. La relazione anticipata non è approvata dal responsabile della società.

In conformità con il comma 5 del paragrafo 7 dell'articolo 272 del codice fiscale della Federazione Russa, la data delle spese non operative e di altro tipo è riconosciuta come data di approvazione della relazione anticipata. Pertanto, se la relazione anticipata non è approvata dal capo, il riconoscimento della spesa su di essa è controverso.

2. Assenza dei requisiti obbligatori per l'autosviluppo del modulo di relazione anticipata.

Come accennato in precedenza, dal 1° gennaio 2013 la documentazione delle transazioni con soggetti responsabili può essere effettuata sulla base di modulistica autonomamente sviluppata se contengono gli estremi obbligatori stabiliti dal comma 2 dell'articolo 9 della legge n. 402-FZ.

Come compilare un rapporto anticipato

Pertanto, la presenza di dettagli obbligatori fa riferimento a prove documentali delle spese. In conformità con l'articolo 252 del codice fiscale della Federazione Russa, i costi ragionevoli e documentati sostenuti (sostenuto) dal contribuente sono rilevati come spese. Lo stesso requisito (presenza di estremi obbligatori) vale per i documenti primari allegati alla relazione anticipata, che confermano le spese sostenute.

3. L'assenza dei nomi delle merci in contanti e ricevute di vendita.

Succede spesso quando il responsabile applicherà solo una ricevuta di cassa (scontrino di vendita, fattura mancante) con l'importo totale delle spese. Secondo l'Agenzia delle Entrate, in assenza di ricevute di cassa e di vendita che indichino il nome della merce, tali importi non possono essere considerati una spesa ragionevole.

4. Assenza di documenti giustificativi nell'applicazione della “semplificazione” con oggetto di tassazione “reddito”.

Nella lettera del Ministero delle finanze russo del 30 ottobre 2013 n. 03-11-11 / 46198, le autorità di regolamentazione segnalano quanto segue.

Nonostante il fatto che le spese non siano prese in considerazione nella determinazione della base imponibile per le organizzazioni e i singoli imprenditori che utilizzano il sistema di tassazione semplificata con oggetto "reddito", rimane l'attuale procedura per lo svolgimento delle transazioni in contanti (clausola 4 dell'articolo 346.11 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Il responsabile è tenuto, entro un termine non superiore a tre giorni lavorativi dalla data di scadenza del periodo per il quale è stata emessa la cassa per la relazione, ovvero dalla data di recarsi al lavoro, a presentarsi al capo contabile o contabile ( ed in loro assenza, al dirigente) una relazione anticipata con allegati documenti giustificativi. Sulla base di ciò, le organizzazioni o i singoli imprenditori che utilizzano il sistema di tassazione semplificata con un oggetto sotto forma di reddito devono redigere relazioni e documenti anticipati che confermano le spese nel modo generalmente stabilito.