Sulla firma è apposto il sigillo ufficiale. Sigilli e francobolli, loro tipologia e scopo

All'inizio di aprile 2015 è stata emanata la legge federale n. 82-FZ, in base alla quale la stampa non è più un attributo obbligatorio delle organizzazioni.

Cosa dovrebbe essere

Indipendentemente dalla forma organizzativa, il cliché dell'organizzazione dovrebbe contenere nome completo e indirizzo. È consentita l'indicazione in lingua straniera. Gli atti normativi non regolano né la dimensione del cliché né il suo colore.

Inoltre, non è noto se sia possibile indicare la denominazione abbreviata della società, nonché integrare il sigillo con dettagli come le scritte “per documenti” o “per fatture”. Si può concludere che la legislazione ha lasciato il nome abbreviato e le iscrizioni a discrezione degli imprenditori.

La dimensione comune è 38-42 mm. Di solito il timbro dell'azienda è blu o viola. In caso di smarrimento o usura, l'azienda deve crearne una nuova copia. Lo stesso vale per le situazioni in cui l'organizzazione ha modificato i dettagli indicati sull'impronta (ad esempio, indirizzo o nome).

La legge federale n. 82-FZ consente la possibilità che un'organizzazione possa non avere un sigillo, tuttavia, la legislazione obbliga a utilizzare un sigillo su moduli di segnalazione rigorosi, nei libri di lavoro e anche negli ordini di cassa. Ne consegue che fintanto che la menzione dell'apposizione obbligatoria su alcuni documenti è conservata nei regolamenti, l'azienda è obbligata ad averla.

Naturalmente, ci sono alcune eccezioni alle regole di cui sopra. Quindi, puoi certificare una voce nel libro di lavoro di un dipendente non solo con un'impronta blu dell'azienda, ma anche con un timbro del servizio del personale.

L'uso dei sigilli è obbligatorio se l'azienda non ha scritto una clausola nel contratto con una specifica controparte circa il suo eventuale mancato utilizzo. In assenza di tale clausola, la transazione potrebbe essere considerata non valida.

Un timbro viene apposto sui documenti per conferire loro valore legale. Tuttavia, non tutta la documentazione ne ha bisogno. Su alcuni documenti del personale puoi saltare la rimozione di questo attributo.

Alcuni sono timbrati documenti contabili(ad esempio preventivi e istruzioni). Tutta la documentazione costitutiva, i contratti, gli accordi aggiuntivi sono obbligatori e da certificare.

L'impronta è posta in fondo al testo accanto alla firma del funzionario. In nessun caso il timbro deve cadere sulla decodifica della firma. A volte un segno “M. P." o "Luogo di stampa" e la stampa deve essere posizionata su di esso.

Primario

La documentazione primaria in azienda si riferisce alla cosiddetta contabilità primaria, il che significa la prima fase di sintesi delle operazioni in un'organizzazione. I documenti che possono confermare l'esistenza di qualsiasi transazione commerciale sono considerati primari. Tutte le informazioni contenute nella "primaria" devono riflettersi nella contabilità.

Il francobollo è apposto su quelle carte primarie che sono fatte in una forma unificata. Un esempio di documento primario unificato è una lettera di vettura redatta secondo . Se la società stessa approva il modulo di qualsiasi documento principale, la timbratura non è obbligatoria.

Ordini

L'ordine è un documento interno all'organizzazione, ad es. non va oltre. Pertanto, la timbratura dell'ordine non è obbligatoria e nella maggior parte dei casi viene omessa. Se il dipendente richiede una copia dell'ordine, la copia viene certificata secondo tutti gli standard, con un sigillo e altri dettagli appropriati.

Il timbro non è apposto su alcuna documentazione interna all'azienda. L'unico requisito obbligatorio che deve essere presente sull'ordinanza è la firma del capo.

Carta intestata dell'organizzazione

Il timbro viene apposto sulla carta intestata dell'organizzazione, a seconda di come viene realizzata la carta intestata. Pertanto, se la carta intestata dell'azienda appartiene ai moduli di rendicontazione rigorosa, è necessaria un'impronta su tale carta. Se la carta intestata dell'organizzazione viene emessa su carta multicolore con il logo dell'azienda, l'impronta non viene inserita.

Per certificare una regolare lettera informativa su carta intestata dell'organizzazione è sufficiente apporre la firma di un funzionario. In alcuni casi è necessario apporre un'impronta sulla carta intestata dell'azienda. Il sigillo è apposto su lettere di garanzia, nonché su procure (ad esempio, per rappresentare gli interessi della società in giudizio o per ricevere valori materiali).

Altro

L'apposizione di un timbro su un documento su cui non è apposto non darà luogo ad alcun procedimento. Tuttavia, se non si inserisce questo requisito sui documenti che devono essere certificati in questo modo, le conseguenze potrebbero essere negative.

Un documento non debitamente certificato perde la sua forza giuridica e non può più essere considerato come prova in un processo.

Oltre ai documenti di cui sopra, devono essere certificati i seguenti tipi di carta:

Quando si compila un libro di lavoro, è necessario considerare i seguenti punti. Il timbro dell'organizzazione deve essere sul lato del titolo del libro. Se i dati personali del dipendente sono cambiati - all'interno della copertina. Al momento del licenziamento, il verbale di licenziamento deve essere sempre accompagnato da un sigillo blu dell'organizzazione.

Impressioni tipiche

A seconda della forma organizzativa dell'impresa le impressioni di stampa possono variare nell'aspetto. Quindi, l'impronta di un IP è un po' più semplice di quella di una LLC o CJSC e contiene meno elementi obbligatori. Considera le tipiche impronte di francobolli a seconda del tipo e della forma dell'azienda.

1. Semplice. Contiene il nome dell'organizzazione al centro e al confine c'è una forma di attività organizzativa, così come l'ORGN e il CPT. Inoltre, l'indirizzo dell'azienda può essere inserito nel bordo.
2. Con microtesto. In tali sigilli, a differenza dei precedenti, c'è un bordo più complesso, che corre lungo il bordo in 2 strati. Nello strato esterno c'è un testo più piccolo, che è scritto, ad esempio, il suo numero di registro. Nello strato interno del bordo, oltre a un semplice sigillo, c'è un indirizzo, PSRN e, oltre alla forma organizzativa dell'azienda.
3. Con bordo a forma di ornamento. Le grandi aziende preferiscono utilizzare nelle loro attività stampe fantasia, in cui è presente un motivo tra lo strato interno ed esterno del bordo.
4. Per IP. Contiene, di norma, il nome completo dell'imprenditore al centro, lungo il bordo vengono avviati dettagli come l'indirizzo e il TIN.

Su quali documenti sono stampati, puoi scoprirlo da questo video.

Caratteristiche dell'apposizione

Il sigillo deve essere apposto su tutti i contratti, sulla maggior parte dei documenti del personale e su. Le lettere di garanzia e gli atti non hanno valore legale se non sono impressi. Non accadrà nulla di terribile se lo metti su un documento su cui un'impronta è facoltativa. Tuttavia, dovresti sempre metterlo da parte dove potrebbe essere necessaria la sua presenza in futuro durante il processo.

Alcune aziende sviluppano una disposizione o istruzioni speciali per l'uso della stampa. Di norma, è approvato dal capo e contiene sezioni come un elenco di francobolli utilizzati nell'organizzazione, il loro luogo di conservazione e la procedura per utilizzarli.

Il timbro viene apposto solo accanto alla firma del funzionario che ha il diritto di firmare questo tipo di documentazione. Di norma, questo è il capo della società o un fiduciario.

Il significato giuridico di tale requisito è certificare la firma del funzionario che fa parte della cerchia dirigente delle persone che lavorano nell'azienda il cui nome è riportato sul sigillo.

L'impronta non può essere apposta accanto alla firma di un dipendente ordinario dell'azienda. È auspicabile che il sigillo non entri nella firma del funzionario, sia leggibile e consenta di distinguere tutte le informazioni su di esso.

Quindi, poiché tutte le organizzazioni devono avere un sigillo, sorge solo una domanda: su quali documenti deve essere presente? Lo scopo dell'apposizione di un sigillo è quello di certificare l'autenticità della firma del funzionario sui documenti. Non esiste una procedura generale che obbliga a apporre un sigillo su tutti i documenti in cui è presente la firma di un funzionario. Tuttavia, in alcuni casi, la normativa prevede ancora la necessità di apporre un sigillo. Consideriamone alcuni.

Trattato

Il diritto civile non richiede la presenza obbligatoria di un sigillo sui contratti. Tuttavia, la disposizione secondo cui l'accordo e le sue modifiche devono essere suggellati dalle parti dell'accordo è talvolta inclusa nel testo dell'accordo stesso. In questo caso, la mancata stampa può comportare:

Riconoscimento della forma scritta dell'operazione come non osservata. Ciò significa che le parti non potranno fare riferimento alle prove nelle controversie;

Riconoscimento del contratto come nullo, se tale conseguenza è espressamente prevista nel contratto.

Ecco un estratto del contratto, che stabilisce la condizione sulla necessità della stampa.

9. Il presente contratto, così come tutti gli allegati, integrazioni e modifiche allo stesso, sono validi solo se redatti per iscritto, sottoscritti da rappresentanti autorizzati e sigillati dalle Parti.

Compratore venditore:

CEO di Alfa LLC CEO di Gamma LLC

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov VP

Tipografia "Alfa" Tipografia "Gamma"

È meglio timbrare il sigillo in modo tale che non catturi l'intera firma, ma solo una parte di essa.

Procura

Un sigillo è un attributo obbligatorio di una procura rilasciata per conto di una persona giuridica. Senza di essa, la procura non è valida.

primario

Le spese accettate ai fini fiscali e la detrazione IVA devono essere confermate da documenti primari. Tutti i dettagli obbligatori dei documenti contabili primari sono elencati nella Legge Contabile. Non c'è alcuna impronta di stampa tra di loro. Tuttavia, se viene approvato un modulo unificato per il documento principale (ad esempio, per una lettera di vettura - un modulo unificato N TORG-12), è necessario applicarlo. E se in esso è previsto un requisito come l'impronta del sigillo, ma non ci sarà, le autorità fiscali possono considerare un tale documento redatto con violazioni, che, a sua volta, può portare al rifiuto di detrarre l'IVA o riconoscere le spese. Se l'impronta del suo sigillo non è sufficiente, l'organizzazione può correggerla in qualsiasi momento apponendola sul documento. Ma se non è presente la stampa del sigillo della controparte, potrebbero esserci problemi con l'apposizione dello stesso, soprattutto dopo l'esecuzione della transazione. E poi le pretese del fisco possono essere rimosse in tribunale. Del resto, le Istruzioni per l'applicazione e la compilazione dei moduli della documentazione contabile primaria sono solo statuti. E l'assenza di un sigillo sui documenti che confermano l'acquisto di beni (lavori, servizi) non indica la loro acquisizione gratuita. Tali controversie sono rare. E ci sono tribunali che si schierano dalla parte dei contribuenti.

Se non esiste un modulo unificato del documento e si utilizza un modulo sviluppato in modo indipendente del documento principale, non è nemmeno possibile stamparlo. Ma poi non includere in questa forma gli oggetti di scena "Luogo di stampa".

Per quanto riguarda le forme unificate di contabilità primaria del lavoro e del suo pagamento, è obbligatorio apporre il timbro solo sui seguenti documenti:

Certificato di viaggio (modulo N T-10). I timbri in esso contenuti attestano i segni dell'arrivo del lavoratore distaccato nel luogo del viaggio di lavoro e della sua partenza. I certificati di viaggio che non recano il sigillo dell'organizzazione presso la quale i dipendenti sono stati inviati in viaggio di lavoro sono stati una volta riconosciuti dal tribunale come eseguiti in modo improprio e, di conseguenza, non attestanti le spese di viaggio;

Legge sull'accettazione del lavoro svolto nell'ambito di un contratto di lavoro a tempo determinato concluso per la durata di un determinato lavoro (modulo N T-73). Il sigillo attesta la firma del capo dell'organizzazione che ha approvato l'atto, o di una persona da lui autorizzata.

In altre forme unificate di documenti del personale primari (ordini, fogli presenze, buste paga), non è necessario timbrare.

Fattura

Il codice fiscale della Federazione Russa non richiede un timbro sulla fattura.

Ma quando vengono apportate correzioni alla fattura, queste devono essere certificate dalla firma del gestore e dal sigillo del venditore che indica la data della loro introduzione.

FATTURA N -- da "-" ----------------------- (1)

Nikitin (Nikitin VA) Alekseeva (Alekseeva TP)

Capo dell'organizzazione (firma) (nome completo) Capo contabile (firma) (nome completo)

Corretto: nella colonna 4 - 40 per 45

nella colonna 5 - 2000 per 2250

nella colonna 8 - 360 per 405

nella colonna 9 - da 2360 a 2655

Capo dell'organizzazione Nikitin Nikitin V.A.

Sigillo di LLC "Vasilek"

Documenti presentati alle autorità fiscali

Su dichiarazioni, dichiarazioni, lettere di accompagnamento presentate all'IFTS, deve esserci un'impronta del sigillo, altrimenti le autorità fiscali semplicemente non accetteranno questi documenti.

Durante lo svolgimento delle verifiche, le autorità fiscali hanno il diritto di richiederti di fornire documenti che confermino il calcolo corretto e il pagamento tempestivo delle tasse. Poiché all'IFTS non vengono presentati gli originali, ma le copie dei documenti, anche questi devono essere autenticati con la firma della testata e il sigillo.

Storico lavorativo

L'impronta del sigillo è un requisito obbligatorio del libretto di lavoro. Deve essere pubblicato:

Quando si registra un libro di lavoro - sulla prima pagina (frontespizio) contenente informazioni sul dipendente;

Quando si cambia il cognome, il nome, il patronimico o la data di nascita di un dipendente - all'interno della copertina, che indica i documenti in base ai quali vengono apportate tali modifiche.

Inoltre, in questi casi, possono essere apposti sia il sigillo dell'organizzazione stessa che il timbro del personale di servizio.

Inoltre, al momento del licenziamento di un dipendente, tutte le registrazioni effettuate nel libro di lavoro durante il suo lavoro nell'organizzazione sono certificate dal sigillo del datore di lavoro.

In questo modo vengono certificati i record per il tempo di lavoro nell'organizzazione.

Dettagli di lavoro

Se il documento è preparato da un imprenditore

A differenza delle organizzazioni, gli imprenditori non sono tenuti ad avere il proprio sigillo. Dopotutto, né il codice civile della Federazione Russa, né la legge federale dell'08.08.2001 N 129-FZ "Sulla registrazione statale delle persone giuridiche e degli imprenditori individuali" impongono un tale requisito agli imprenditori. Ma la normativa non vieta agli imprenditori di avere il proprio sigillo se vogliono usarlo. I tribunali confermano anche che l'avere o meno il sigillo è una questione privata per ogni imprenditore. Ad esempio, capita spesso che un imprenditore debba avviare un sigillo perché le controparti vogliono vederlo sui documenti che redige. Ed è più facile e più redditizio per lui soddisfare una tale richiesta che perdere queste controparti e cercarne di nuove. Sì, e alcuni atti normativi prevedono la presenza obbligatoria di un sigillo su determinati documenti redatti da imprenditori. Tuttavia, il fatto che qualsiasi atto normativo che abbia approvato la forma di un documento preveda un requisito come un sigillo non significa che l'imprenditore sia obbligato ad averlo.

Se hai dei dubbi sul fatto che un documento abbia bisogno di un sigillo, allora è meglio metterlo. In effetti, anche se la legislazione non prevede l'apposizione di un sigillo su un documento, e lo fai, non violerai nulla.

Elena SHIRIMOVA,
avvocato, massimo esperto della rivista "Kadrovoe delo"

Abbiamo imparato dalla scuola: un documento senza sigillo non è valido. Quindi mettiamo un sigillo su quasi tutte le carte: non puoi rovinare il porridge con l'olio. Ma è davvero necessario? Quali documenti del personale hanno davvero bisogno di essere timbrati e quali possono farne a meno?

Alla nostra redazione giungono spesso lettere con domande che in qualche modo sono legate all'uso corretto dell'impronta del sigillo. "Ho bisogno di un sigillo su un contratto di lavoro?" chiede un imprenditore di Samara. "Dove posso trovare un elenco di documenti che devono essere timbrati?" - il responsabile del personale di Mosca è interessato. "Ho accidentalmente messo il sigillo di un'altra organizzazione nel libro di lavoro di un dipendente. Cosa devo fare adesso?" - Si lamenta l'ufficiale del personale di Stavropol. Oggi risolveremo questi e molti altri problemi.

Incontra Stampa

Per prima cosa, parliamo un po' di cosa sia la stampa. Questo è un cliché di gomma dura da stampare su carta per confermare l'autenticità di un documento. I requisiti tecnici per i sigilli ufficiali - la loro forma, dimensione, testo e simboli su di essi - sono stabiliti nella norma statale GOST R 51511-2001 *.

* Standard statale della Federazione Russa "Sigilli con la riproduzione dello stemma della Federazione Russa. Forma, dimensioni e requisiti tecnici" (approvato dal decreto dello standard statale della Russia del 25 dicembre 2001 n. 573-st ).

I requisiti tecnici per i sigilli senza stemma non sono stati ancora fissati nella norma statale. La legislazione non dice quasi nulla sulle regole per l'uso dei sigilli. Non è chiaro, ad esempio, quali sigilli dovrebbero essere nell'organizzazione, in quali casi dovrebbero essere inseriti, chi è responsabile della loro sicurezza, quanti sigilli dovrebbe avere l'azienda, ecc. Tutti questi problemi sono lasciati alla discrezione di la gestione dell'organizzazione.
Esistono tre tipi di sigilli: ufficiale, equiparato a ufficiale e semplice.
Sigilli ufficiali(con l'immagine dello stemma della Federazione Russa) sono utilizzati solo nelle autorità statali e nelle istituzioni statali. Inoltre, il sigillo ufficiale viene ricevuto da organizzazioni dotate di poteri statali. Ad esempio, studi notarili privati.

Una società per azioni deve avere un sigillo rotondo contenente il nome completo della società e l'indirizzo

Le aziende commerciali usano sigilli equivalenti a francobolli. Mostrano l'emblema dell'azienda, il logo o semplicemente il nome dell'azienda. Il TIN della persona giuridica e il numero del certificato di registrazione statale sono indicati sia sui timbri che sui sigilli equivalenti.
Anche gli imprenditori privati ​​hanno i loro sigilli. In base al loro status, sono considerati equiparati ai francobolli. Ma su un tale sigillo, al posto dello stemma e dell'emblema, c'è il cognome, il nome e il patronimico del singolo imprenditore, nonché la sua posizione, TIN e numero di registrazione.

Francobolli, datari, facsimili
Francobollo- Questo è un tipo di stampa di forma rettangolare con del testo. Molto spesso, i francobolli vengono utilizzati per inserire i dettagli dell'organizzazione sul documento. Ci sono francobolli che confermano una certa azione. Ad esempio, "Pagato", "Rilasciato un inserto".
Datario- Dispositivo timbro per la timbratura automatica della data. La procedura per l'utilizzo di timbri e datari non è disciplinata dalla normativa, quindi l'organizzazione deve determinarla autonomamente.
Facsimile- Si tratta di un sigillo o cliché con cui viene riprodotta la firma di una persona. Ai sensi dell'articolo 260 del codice civile, i facsimili possono essere utilizzati solo secondo la procedura prevista dalla legge. Tuttavia, non esiste ancora un tale ordine. È impossibile inserire un facsimile sul personale e sulla documentazione contabile: lì è necessaria solo la firma autografa di un funzionario. Ma su lettere, lettere, congratulazioni - è abbastanza accettabile.

Sui documenti che richiedono una speciale conferma di autenticità vengono apposti sigilli timbrati ed equiparati: contratti, lettere e certificati, libri di lavoro, certificati di servizio, ecc.
Semplice si considerano i sigilli delle divisioni strutturali dell'azienda, i sigilli per alcuni tipi di documenti, i timbri. Sono disponibili in diverse forme: rotonde, triangolari, rettangolari, quadrate. Sono apposti su quei documenti che non richiedono autenticazioni speciali (certificati, tessere, copie, ecc.).

I requisiti tecnici per i sigilli senza stemma nella norma statale non sono stati ancora fissati

Dove posizionare l'impronta?

L'impronta del sigillo deve trovarsi in fondo al documento, accanto alla firma del funzionario. Nota bene: il sigillo è posto in modo tale da coprire parzialmente la parola che denota la posizione, ma non arrivare alla firma e alla decifrazione della firma.

Su alcuni documenti è presente un contrassegno speciale "M.P." (luogo di stampa). Se lo è, una preoccupazione in meno: metti un'impronta direttamente su di esso. Le lettere "M.P." sono presenti sul frontespizio del libro di lavoro, sulle carte contabili, sui moduli di attestazione.

A cosa serve una stampa?

Il sigillo conferisce valore legale al documento: conferma l'autenticità della firma del funzionario. Ma non tutti i documenti del personale necessitano di questo requisito. Purtroppo l'attuale normativa non definisce chiaramente su quali carte è necessario apporre un sigillo e che tipo di sigillo. Sulla base della prassi consolidata, abbiamo compilato un elenco di documenti del personale certificati da un sigillo nelle organizzazioni commerciali. È presentato nella tabella a pagina 33.

Il sigillo certifica non solo i documenti del personale, ma anche i documenti contabili (ordini, registri, preventivi), nonché i documenti costitutivi dell'organizzazione, il contratto collettivo e vari accordi. I documenti non menzionati in questo elenco non richiedono il sigillo.

Le lettere compilate su moduli (tranne quelle di garanzia) non devono essere timbrate

Su quali documenti che timbri apporre

Certifichiamo i documenti secondo le regole

Naturalmente, non accadrà nulla di terribile se timbrate per errore un ordine o una lettera del personale. Ma se non si sigilla un documento che ne ha davvero bisogno (ad esempio un contratto), le conseguenze possono essere molto gravi. Tale accordo non avrà valore legale e molto probabilmente il tribunale non lo considererà come prova.
Per evitare tali problemi, ti consigliamo di definire chiaramente la procedura per utilizzare la stampa a livello locale. Per prima cosa devi definire scorrere documenti aziendali, sui quali sarà richiesto di timbrare. Quindi devi fare istruzioni per l'uso sigilli, in cui scrivere quando viene apposto un sigillo, equiparato a un francobollo, e quando è semplice, come vengono utilizzati i francobolli se sono nell'organizzazione. Specificare separatamente dove verrà conservato il sigillo e chi è nominato responsabile della sua conservazione (di solito il capo dell'organizzazione decide questo problema).

Si consiglia di fare di questa istruzione, insieme all'elenco, un'appendice all'istruzione generale sul lavoro d'ufficio della vostra azienda e, in mancanza, un documento autonomo o un'integrazione allo statuto. In futuro, se è necessario certificare con un sigillo un documento non specificato nell'atto locale, il capo dell'organizzazione emette un ordine speciale al riguardo. L'elenco dei documenti certificati dal sigillo può essere integrato nel tempo.

Nelle istruzioni per l'uso dei sigilli, è necessario prescrivere la procedura per distruggere i sigilli obsoleti

Stampa nel libro di lavoro

Separatamente, bisogna dire dell'impronta del sigillo nel libro di lavoro del dipendente. La procedura per la compilazione dei libri di lavoro è chiaramente indicata in due regolamenti: le Regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro * e le Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro **, che devono essere rigorosamente osservate. Dopo aver studiato questi documenti, concludiamo: ci sono solo tre casi in cui un'organizzazione o un servizio del personale è timbrato nel libro di lavoro di un dipendente (puoi usarne uno qualsiasi):

• alla registrazione iniziale del libro - sul frontespizio;
• quando si modificano i dati personali di un dipendente - all'interno della copertina;
• al momento del licenziamento - dopo la registrazione del licenziamento nella sezione "Informazioni sul lavoro".

* Approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225.
** Approvato dal decreto del Ministero del lavoro e dello sviluppo sociale della Federazione Russa del 10 ottobre 2003 n. 69.

Inoltre, c'è un caso in cui è necessario inserire un francobollo nel libro di lavoro, se al dipendente è stato emesso un inserto. Questo francobollo è apposto all'interno della copertina del libro o sul frontespizio ed è una stampa rettangolare con la dicitura "Insert emesso".

Larisa SANKINA,
Professore Associato, Department of Records Management, Russian State University for the Humanities:

- Sfortunatamente, nessuno dei regolamenti che regolano il lavoro con un libro di lavoro dice come annullare un sigillo impostato in modo errato (ad esempio, il sigillo di un'altra organizzazione). Nel frattempo, un tale errore può sollevare domande da parte delle autorità della Cassa pensione quando si assegna una pensione a un dipendente. Riteniamo che possa essere corretto nello stesso ordine della voce errata nella sezione "Informazioni sul lavoro" del libro di lavoro. Dopo l'ultima voce, inserisci il numero di serie successivo e scrivi che il sigillo di tale organizzazione è stato erroneamente impostato. Ad esempio: "Il sigillo della società per azioni aperta "Gloria" è stato apposto erroneamente". Quindi metti quello corretto accanto a questo sigillo.
È possibile che un dipendente con un tale segno nel libro di lavoro debba comunque confermare il periodo di lavoro nella tua organizzazione con copie degli ordini. Pertanto, consegna al dipendente le copie necessarie quando se ne va.

Maggiori informazioni possono essere trovate nella rivista

La firma e il sigillo (nonché il timbro di approvazione del documento) sono i principali dettagli relativi alla composizione del documento certificato, ovverosia garantirne la forza giuridica. L'impronta del sigillo certifica realmente l'autenticità della firma del funzionario dell'ente (colui che ha il diritto di svolgere attività organizzative, amministrative, finanziarie ed economiche per conto della persona giuridica). L'impronta del sigillo è apposta su documenti che attestano i diritti delle persone, che fissano i fatti di ricezione o spesa di risorse finanziarie e materiali, nonché su altri documenti nei casi in cui atti legislativi o altri atti normativi stabiliscono l'obbligo di apporre un sigillo.

Tecnicamente l'impronta del sigillo viene apposta in un luogo libero da testo a livello del titolo della posizione di chi ha firmato il documento, catturandolo parzialmente. Al momento, non è consigliabile catturare una parte della firma personale (tratto personale) di un funzionario con l'impronta del sigillo. Ma il significato giuridico dell'apposizione del sigillo rimane lo stesso: il funzionario, il cui tratto personale (firma) è redatto su questo documento, occupa realmente questa posizione nell'organizzazione, il cui nome è ritagliato sul sigillo, e ha il diritto per firmare questo documento. In alcuni casi, su un foglio di carta viene assegnata un'area speciale per la realizzazione di un'impronta di stampa, denominata "MP" ("luogo di stampa").

Le "migliori pratiche" delle organizzazioni raccomandano di sviluppare un regolamento separato su sigilli e timbri, che dovrebbe stabilire i tipi di sigilli utilizzati, la procedura per la loro contabilità, emissione, ecc. L'organizzazione ha un sigillo "maestro". e potrebbe avere stampe per scopi speciali:

• sigilli di divisioni strutturali con la designazione dei loro nomi, comprese le filiali e le unità strutturali remote;
• timbri indicanti lo scopo specifico del loro utilizzo per certificare le firme ("Per i contratti"; "Per i contratti di prestazione di servizi"; "Per le fatture", ecc.). A volte il suo numero è indicato sul sigillo, ad esempio "Per i contratti n. 3", se vengono apposti tre sigilli per certificare contratti che vengono utilizzati in tre divisioni strutturali, i cui funzionari, sulla base di procure, hanno il diritto concludere contratti di un tipo specifico per conto dell'intera persona giuridica.

In appendice alla posizione su sigilli e francobolli, e meglio - come classificatore indipendente previa approvazione per ordine del primo capo dell'organizzazione, si consiglia di sviluppare un elenco di documenti soggetti a certificazione dal sigillo dell'organizzazione ("sigillo principale" o principale). Questo elenco (classificatore) di solito include:

• agisce sull'esecuzione dei contratti (consegna e accettazione dei lavori; fornitura di servizi);
• procure (generali, speciali e una tantum, c.d. “contabilità” per l'incasso delle giacenze);
• contratti (quasi tutti i tipi principali: lavoro, responsabilità, locazione, lavoro, ecc. Un'eccezione possono essere i contratti con i clienti per la fornitura di servizi a un'ampia gamma di consumatori, che sono conclusi nel quadro dei regolamenti per la fornitura di determinati consumatori servizi e sono di natura massiccia);
• compiti (tecnici);
• domande di partecipazione a concorsi e gare;
• certificati di viaggio;
• tassi di consumo di carburante, carburanti e lubrificanti, che sono approvati dagli ordini del capo dell'organizzazione;
• carta di campioni di firma e impronta del sigillo;
• istanze e petizioni a organizzazioni superiori, enti statali autorizzati e governi locali;
• lettere di garanzia;
• ordini (principalmente ordini di pagamento);
• normativa su succursali e uffici di rappresentanza;
• regolamenti sulle divisioni strutturali;
• protocolli di disaccordo (durante l'esecuzione dei contratti);
• stima dei costi;
• certificati sul personale (sul posto di lavoro, stipendio, reddito modulo 2-NDFL);
• specifiche del prodotto;
• tariffe per servizi resi;
• atti costitutivi, statuti e relative modifiche;
• orari del personale.

Lo sviluppo di un elenco specifico (classificatore) è importante in relazione alla regolamentazione dell'uso dei tipi di firme elettroniche in un'organizzazione, poiché una firma qualificata rafforzata sostituisce, tra l'altro, l'impressione del sigillo "principale" (principale).

Si prega di notare che si tratta di certificazione tramite sigillo di tipi di documenti, ad es. il sigillo è apposto su un documento creato da una persona giuridica. Ma la questione di quale dei funzionari abbia il diritto di firmare questi tipi di documenti è decisa da delega di autorità. È fissato in:

• la carta dell'organizzazione: fissa il fatto che l'organizzazione ha un sigillo con l'immagine del suo nome e (o) altri dettagli specificatamente elencati;
• un'ordinanza sulla ripartizione dei poteri (responsabilità) tra i dirigenti (capi) dell'organizzazione, in cui, al primo livello, l'autorità di firmare determinati documenti è stabilita e delegata dal primo capo dell'organizzazione e dai suoi sostituti;
• regolamento sul sistema delle deleghe, che elabora ed elenca in dettaglio le questioni che riguardano le aree di competenza del capo, dei suoi sostituti, del capo contabile e di altri specialisti "capo" (ad esempio, il capo del dipartimento di controllo, chi è il "capo controllore" incaricato di lavorare con i cittadini in appello, per il lavoro di reclamo con i clienti, ecc.) indicando le tipologie di documenti su ciascuna questione, il diritto di firma che è delegato al corrispondente deputato o dipendente;
• regolamenti sulle divisioni strutturali, previa delega del potere di firmare atti ai capi di tali divisioni;
• regolamenti sulle posizioni, regolamenti ufficiali del lavoro o job description, che stabiliscono anche i diritti delegati alla firma dei documenti;
• regolamenti specifici, istruzioni e altri documenti tecnologici e di altro tipo. Stabiliscono processi, tipi e varietà di documenti che forniscono processi specifici, i diritti di firmare questi documenti e certificarli con sigilli di un certo tipo; è a questo livello che si attua la regolamentazione specifica dell'uso di sigilli speciali;
• procure, che confermano (trasferiscono all'avvocato) il diritto di firmare documenti (ad esempio, ai sensi della nuova legge federale "Sulla contabilità" n. 402-FZ, il capo può delegare il diritto di firmare dichiarazioni contabili (finanziarie) a capo contabile dell'organizzazione).

Ad esempio, nel regolamento sul sistema delle deleghe e nella descrizione del lavoro del vice capo contabile per la dichiarazione dei redditi, è registrato il suo diritto di firmare i certificati di reddito dei dipendenti dell'organizzazione (modulo 2-NDFL). Pertanto, questo documento sarà timbrato con il sigillo "principale" dell'organizzazione, a conferma della firma (diritto di firma delegato) del vice capo contabile.

Quindi, quando si analizza la forza giuridica di un documento, in caso di dubbio sulla sua autenticità, così come nei casi di controlli e revisioni, in primo luogo, viene verificato il diritto di firmare un documento sulla base di documenti organizzativi e amministrativi che fornire un sistema di deleghe di autorità, e non solo un sigillo.

Puntelli 25 "Impressione del sigillo". Attualmente, nel lavoro d'ufficio russo, vengono utilizzati due tipi di sigilli per certificare l'autenticità dei documenti e certificare le copie dei documenti in un'organizzazione:

· casa (francobollo o marchiato ) foca,

· semplice sigilli di divisioni strutturali (10).

Il sigillo principale dell'organizzazione certifica le firme del capo, dei suoi vice, dei capi del servizio finanziario, del capo contabile, del suo vice, nonché di altri funzionari a cui sono conferiti i poteri appropriati da una procura o un ordine del capo .

Il diritto di raffigurare l'emblema di stato della Federazione Russa sul sigillo dell'organizzazione è determinato dall'art. 4 della legge costituzionale federale del 25 dicembre 2000 n. 2-FZ "Sull'emblema di stato della Federazione Russa". Le regole per la progettazione del sigillo ufficiale sono stabilite in GOST R 51511-2001. Sigilli con riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa. Forma, dimensioni e requisiti tecnici (come modificato dal n. 1 del 26/12/2002).

elemento principale francobollo la stampa è l'immagine di un'aquila a due teste. Il sigillo ufficiale certifica le firme del capo, dei suoi delegati, dei capi del servizio finanziario, del capo contabile, del suo vice, nonché di altri funzionari a cui è stata concessa l'autorità appropriata.

Sui documenti che richiedono apposita certificazione sono apposti sigilli ufficiali: relativi alla ricezione di denaro o valori materiali, sui documenti di identità, sulle garanzie e sulle lettere contrattuali.

Il timbro viene utilizzato anche per certificare copie di una serie di documenti, ad esempio: copie di regolamenti, carte inviate a organizzazioni governative, copie di decisioni giudiziarie e alcuni altri documenti. C'è un elenco di documenti su cui è apposto il timbro.

Utilizzato da organizzazioni non governative marchiato sigillo, che è equiparato a un francobollo. L'emblema dell'organizzazione o l'abbreviazione del suo nome è posto al centro del sigillo e lungo la circonferenza sono indicati il ​​nome completo dell'organizzazione e il suo numero di registrazione statale (OGRN).

L'ubicazione della stampa del sigillo principale in relazione al titolo della carica e alla firma personale del funzionario è definita nelle Istruzioni standard per le pratiche burocratiche negli organi esecutivi federali (approvato con decreto del Ministero della cultura e delle comunicazioni di massa di la Federazione Russa dell'8 novembre 2005 n. 536 e registrata dal Ministero della Giustizia della Federazione Russa il 27 gennaio 2006 n. 418). L'impronta del sigillo deve essere ben leggibile e riportare solo la fine del nome del funzionario che ha firmato l'atto. L'apposizione di una firma personale è inaccettabile (11).

Sigilli semplici sono utilizzati per la documentazione interna dell'istituto, su copie duplicate di documenti amministrativi, su certificati, lasciapassare, quando si sigillano pacchi, pacchi. Ci possono essere diversi sigilli semplici in un'istituzione, organizzazione, impresa. In questo caso, sul sigillo sono riprodotti due nomi: organizzazioni e unità strutturali: "segretariato", "ufficio", "gestione del caso", "dipartimento del personale", "settore protocollo", "dipartimento amministrativo", ecc. A differenza dei sigilli ufficiali, che hanno una forma rotonda e dimensioni standard, i sigilli semplici possono essere di varie dimensioni e di forma: non solo rotondi, ma anche quadrati, triangolari, ovali, ecc.

Per la natura dei materiali con cui sono realizzate le guarnizioni, sono divise in gomma e metallo.

Per apporre segni sulla ricevuta, registrazione, passaggio ed esecuzione di documenti, nonché altri segni di riferimento, i relativi francobolli di mastice .

18.5. Segni sui documenti come riflesso di fasi

il loro passaggio ed esecuzione

Props 26 "Nota di copia certificata" utilizzato per certificare che una copia di un documento corrisponde all'originale. Il segno viene posizionato sotto la "Firma" richiesta dal margine sinistro del documento. Gli oggetti di scena sono costituiti da un'iscrizione di conferma Giusto(con la lettera maiuscola, senza virgolette), il titolo della carica di chi ne ha certificato la copia; firma personale, decodifica della firma (sigla, cognome), data di certificazione.

Le copie dei documenti sono certificate dal capo dell'organizzazione o da funzionari da lui autorizzati (vice, capo del servizio del personale, lavoro d'ufficio, ecc.).

Capo del settore Protocollo Firma personale L. I. Ivanov

Sulla copia della lettera in uscita rimasta negli affari dell'impresa, non può essere indicata la data della sua certificazione, il nome della posizione della persona che ha certificato la copia.

Quando si invia una copia ad altre organizzazioni, una copia autenticata è certificata dal sigillo dell'organizzazione. Quando si inviano documenti a organizzazioni subordinate, le loro copie sono certificate dal sigillo del dipartimento (settore) in cui è archiviato il documento originale. Su tali copie, nel luogo in cui è prevista la firma del capo, è apposto il sigillo del settore amministrazione, ufficio, protocollo, ecc.

Puntelli 27 « Nota dell'artista » indica la persona che ha creato il documento. GOST R 6.30-2003 consiglia un solo modo per progettare oggetti di scena: le iniziali e il cognome dell'esecutore, il suo numero di telefono:

VA Petrov

Il requisito è destinato alla comunicazione telefonica operativa con l'appaltatore al fine di ottenere chiarimenti e chiarimenti sulle questioni sollevate nel documento. Il galateo degli affari prescrive di rivolgersi a un funzionario sconosciuto per nome e patronimico, o per cognome in combinazione con la parola "mister" o "signora". La modalità di registrazione del requisito proposta da GOST esclude la possibilità della prima variante di trattamento (la sigla non riporta le informazioni necessarie). La seconda opzione di indirizzamento (solo per cognome) non è sempre conveniente, soprattutto se il cognome dell'esecutore non viene rifiutato (Chernykh, Lominago, Shevchenko, ecc.). Pertanto, negli oggetti di scena, è lecito indicare il nome completo e il patronimico dell'esecutore al posto delle iniziali (12).

Il segno sull'esecutore è posizionato sul lato anteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra. Il telefono è indicato da tre gruppi di numeri senza trattini tra di loro.

Nelle lettere di risposta è possibile indicare non solo il numero di telefono, ma anche il numero dell'ufficio, se il destinatario della lettera esprime il desiderio di incontrare personalmente la persona che ha preparato il documento. Nelle lettere interurbane, il prefisso della città è indicato tra parentesi prima del numero di telefono dell'ufficio.

Props 28 "Nota sull'esecuzione del documento e la sua direzione nel caso"è apposto sui documenti eseguiti per essere cancellato nel file per la successiva conservazione e utilizzo a fini di riferimento.

Il punteggio di esecuzione è apposto sul primo foglio del documento sotto il marchio dell'artista. Il requisito comprende i seguenti dati: un riferimento alla data e al numero dell'atto comprovante la sua esecuzione e, in mancanza di tale documento, una breve informazione sull'esecuzione, nonché le parole Nel caso n. indicando il numero della pratica in cui verrà archiviato il documento; la firma dell'esecutore e la data di apposizione del marchio.

I risultati dell'esecuzione possono essere così formulati: “È stata inviata una risposta, data, No.”; "Data una risposta verbale"; “Preso in considerazione nella redazione della domanda”; "Problema risolto al telefono", ecc.

Requisito 29 "Nota di ricezione del documento da parte dell'organizzazione" apposto a mano o mediante apposito numeratore nella parte inferiore destra del frontespizio del primo foglio dei documenti in arrivo. È possibile apporre un segno sul retro del foglio.

Il requisito è costituito dal nome dell'ente (o unità strutturale) presso il quale è stato ricevuto il documento; la data di ricezione e il numero di registrazione in entrata. Il timestamp di arrivo, se necessario, può contenere l'indicazione di ore e minuti. Il nome dell'organizzazione è indicato, di regola, in forma abbreviata.

03.01.2008 № 001

Requisito 30 "ID della copia elettronica del documento"è un segno (intestazione) che viene posizionato in fondo a ciascuna pagina del documento e contiene il nome del file sul supporto macchina, il codice operatore, la data e altri dati di ricerca impostati nell'organizzazione.

Di solito, il nome del file riflette il suo contenuto e contiene anche informazioni su nomi e date. La lunghezza del nome del file (numero di caratteri) è determinata dalle caratteristiche del sistema operativo del computer.

Domande di controllo per l'autoesame:

1) Quali documenti sono firmati dal responsabile dell'organizzazione e/o dai suoi delegati? In quale caso tutte le copie dei documenti inviati sono firmate?

2) In che caso viene firmata solo la prima copia del documento inviato? Quale segno è apposto in altre copie del documento?

3) Parlaci delle regole per la progettazione degli oggetti di scena "Firma".

4) Qual è la procedura per firmare un atto se non c'è un funzionario la cui firma è predisposta sulla bozza del documento?

5) Quando sono necessarie due o più firme su un documento? Fornisci esempi di documenti certificati da due firme.

6) È consentito utilizzare una firma in facsimile nel documento originale? Quali documenti normativi regolano l'uso del facsimile e delle firme elettroniche nei documenti?

7) Cosa significa approvazione del documento? Denominare i metodi di accordo.

8) Come viene coordinato il documento se sono presenti più istanze esterne?

9) È accettabile rifiutare l'approvazione? Come viene rilasciato il necessario "Visto di approvazione del documento" in caso di disaccordo di un funzionario con il contenuto del documento?

10) Quali sigilli vengono utilizzati nel lavoro d'ufficio russo per certificare l'autenticità dei documenti?

11) Parlaci delle regole per la progettazione degli oggetti di scena “Imprint of the seal”.

12) Come può essere rilasciato il “marchio dell'esecutore” richiesto? Motiva la tua risposta.

Letteratura

· Legge federale del 10.01.2002 n. 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica".

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