El sello oficial se pone en la firma. Sellos y estampillas, sus tipos y finalidad

A principios de abril de 2015 se emitió la Ley Federal N° 82-FZ, según la cual la impresión ya no es un atributo obligatorio de las organizaciones.

Que deberia ser

Independientemente de la forma organizativa, el cliché de la organización debe contener nombre completo y dirección. Se permite una indicación en un idioma extranjero. Los actos normativos no regulan ni el tamaño del cliché ni su color.

Además, no se sabe si es posible indicar el nombre abreviado de la empresa, así como complementar el sello con detalles como las inscripciones "para documentos" o "para facturas". Se puede concluir que la legislación dejó el nombre abreviado y las inscripciones a discreción de los empresarios.

El tamaño común es 38-42 mm. Por lo general, el sello de la empresa es azul o morado. Si se pierde o se desgasta, entonces la empresa debe hacer una nueva copia. Lo mismo se aplica a situaciones en las que la organización ha cambiado los detalles indicados en la impresión (por ejemplo, dirección o nombre).

La Ley Federal No. 82-FZ permite la posibilidad de que una organización no tenga un sello, sin embargo, la legislación obliga a usar un sello en formularios de informes estrictos, en libros de trabajo y también en órdenes de efectivo. De ello se deduce que mientras se conserve reglamentariamente la mención de la fijación obligatoria en alguna documentación, la empresa está obligada a tenerla.

Por supuesto, hay algunas excepciones a las reglas anteriores. Por lo tanto, puede certificar una entrada en el libro de trabajo de un empleado no solo con una impresión azul de la empresa, sino también con un sello del servicio de personal.

El uso de sellos es obligatorio si la empresa no ha escrito una cláusula en el contrato con una contraparte específica sobre su posible no uso. Si no existe tal cláusula, entonces la transacción puede considerarse inválida.

Se coloca un sello en los documentos para darles fuerza legal. Sin embargo, no toda la documentación lo necesita. En algunos documentos de personal puede omitir poner este atributo.

Algunos están estampados papeles contables(por ejemplo, presupuestos e instrucciones). Toda la documentación constitutiva, contratos, acuerdos adicionales son obligatorios y deben ser certificados.

La impresión se coloca en la parte inferior del texto junto a la firma del funcionario. En ningún caso debe recaer el sello en la decodificación de la firma. A veces una marca “M. PAGS." o "Lugar de impresión" y la impresión debe colocarse en él.

Primario

La documentación primaria en la empresa se refiere a la llamada contabilidad primaria, que significa la primera etapa de resumir las operaciones en una organización. Los documentos que pueden confirmar la existencia de cualquier transacción comercial se consideran primarios. Toda la información contenida en el "primario" debe ser reflejada en la contabilidad.

El sello se coloca en aquellos papeles primarios que se realizan de forma unificada. Un ejemplo de un documento primario unificado es una carta de porte hecha de acuerdo con . Si la propia empresa aprueba la forma de cualquier documento primario, el sellado no es obligatorio.

Pedidos

El pedido es un documento interno en la organización, es decir. él no va más allá. Por lo tanto, el sellado de la orden no es obligatorio y, en la mayoría de los casos, se omite. Si el empleado solicita una copia de la orden, la copia se certifica de acuerdo con todos los estándares, con un sello y otros detalles apropiados.

El sello no se coloca en ninguna documentación interna de la empresa. El único requisito obligatorio que debe constar en el pedido es la firma del titular.

Membrete de la organización

El sello se coloca en el membrete de la organización, dependiendo de cómo esté hecho el membrete. Entonces, si el membrete de la empresa pertenece a las formas de informes estrictos, se requiere una impresión en dicho papel. Si el membrete de la organización se emite en papel de varios colores con el logotipo de la empresa, no se coloca la impresión.

Para certificar una carta de información regular en papel membretado de la organización, basta con poner la firma de un funcionario. En algunos casos, se requiere colocar una impresión en el membrete de la empresa. El sello se coloca en las cartas de garantía, así como en los poderes (por ejemplo, para representar los intereses de la empresa en los tribunales o para recibir valores materiales).

Otro

Poner un sello en un documento en el que no está puesto no dará lugar a ningún procedimiento. Sin embargo, si no pones este requisito en los papeles que se requieren para ser certificados de esta manera, entonces las consecuencias pueden ser adversas.

Un documento que no está debidamente certificado pierde su fuerza legal y ya no puede ser considerado como prueba en un juicio.

Además de los documentos anteriores, se requiere que estén certificados los siguientes tipos de papeles:

Al completar un libro de trabajo, se deben considerar los siguientes puntos. El sello de la organización debe estar en el lado del título del libro. Si los datos personales del empleado han cambiado, en el interior de la portada. En caso de despido, el acta de despido deberá ir siempre acompañada de un sello azul de la organización.

impresiones típicas

Según la forma organizativa de la empresa. las impresiones impresas pueden variar en apariencia. Entonces, la impresión de una IP es un poco más simple que la de una LLC o CJSC, y contiene menos elementos obligatorios. Considere las impresiones de sellos típicas según el tipo y la forma de la empresa.

1. Simple. Contiene el nombre de la organización en el medio, y en el borde hay una forma de actividad organizativa, así como la ORGN y la CPT. Además, la dirección de la empresa se puede poner en el borde.
2. con microtexto. En tales sellos, a diferencia de los anteriores, hay un borde más complejo que se extiende a lo largo del borde en 2 capas. En la capa exterior hay un texto más pequeño, en el que se escribe, por ejemplo, su número de registro. En la capa interior del ribete, así como en un sello simple, hay una dirección, PSRN y, además de la forma organizativa de la empresa.
3. Con ribete en forma de adorno. Las grandes empresas prefieren utilizar estampados de fantasía en sus actividades, en los que existe un patrón entre las capas interior y exterior del ribete.
4. para PI. Contiene, por regla general, el nombre completo del empresario en el medio, a lo largo del borde se inician detalles como la dirección y el TIN.

En qué documentos están impresos, puede averiguarlo en este video.

Características de la fijación

El sello debe colocarse en todos los contratos, la mayoría de los documentos de personal, así como en. Las cartas de garantía y los actos no tienen fuerza legal si no están impresos. No sucederá nada terrible si lo coloca en un documento en el que la impresión es opcional. Sin embargo, siempre debe dejarlo donde pueda ser necesaria su presencia en el futuro durante el juicio.

Algunas empresas desarrollan una disposición especial o instrucciones para el uso de la impresión. Como regla general, es aprobado por el jefe y contiene secciones tales como una lista de sellos utilizados en la organización, su ubicación de almacenamiento y el procedimiento para usarlos.

El sello se coloca únicamente junto a la firma del funcionario que tiene derecho a firmar este tipo de documentación. Como regla general, este es el jefe de la empresa o un fideicomisario.

El significado legal de este requisito es certificar la firma del funcionario que forma parte del círculo de dirección de las personas que laboran en la empresa cuyo nombre se indica en el sello.

La impresión no puede colocarse junto a la firma de un empleado ordinario de la empresa. Es deseable que el sello no entre en la firma del funcionario, sea legible y permita distinguir toda la información que contiene.

Entonces, dado que todas las organizaciones deben tener un sello, solo surge una pregunta: ¿en qué documentos debe estar presente? El propósito de estampar un sello es certificar la autenticidad de la firma del funcionario en los documentos. No existe un procedimiento general que obligue a poner un sello en todos los documentos donde hay una firma de un funcionario. Sin embargo, en algunos casos, la legislación aún establece la necesidad de colocar un sello. Consideremos algunos de ellos.

Tratado

El derecho civil no exige la presencia obligatoria de un sello en los contratos. Sin embargo, la disposición de que el acuerdo y las enmiendas al mismo deben ser sellados por las partes del acuerdo a veces se incluye en el texto del acuerdo mismo. En este caso, la falta de impresión puede resultar en:

Reconocimiento de la forma escrita de la transacción como no observada. Esto significa que las partes no podrán hacer referencia a pruebas en disputas;

Reconocimiento de la nulidad del contrato, si tal consecuencia se establece expresamente en el contrato.

Aquí hay un extracto del contrato, que estipula la condición sobre la necesidad de imprimir.

9. Este acuerdo, así como todos los anexos, adiciones y cambios al mismo, son válidos solo si se hacen por escrito, están firmados por representantes autorizados y sellados por las Partes.

Comprador vendedor:

CEO de Alfa LLC CEO de Gamma LLC

Ivanov Ivanov II Petrov Petrov Vicepresidente

Imprenta "Alfa" Imprenta "Gamma"

Es mejor estampar el sello de tal manera que no capture toda la firma, sino solo una parte.

Poder legal

Un sello es un atributo obligatorio de un poder otorgado a nombre de una persona jurídica. Sin ella, el poder notarial no es válido.

primario

Los gastos aceptados a efectos fiscales y la deducción del IVA deben acreditarse mediante documentos primarios. Todos los detalles obligatorios de los documentos contables primarios se enumeran en la Ley de Contabilidad. No hay huella impresa entre ellos. Sin embargo, si se aprueba un formulario unificado para el documento principal (por ejemplo, para una carta de porte, un formulario unificado N TORG-12), entonces es necesario aplicarlo. Y si en él se establece un requisito como la impresión de un sello, pero no estará allí, entonces las autoridades fiscales pueden considerar que dicho documento está redactado con violaciones, lo que, a su vez, puede dar lugar a una negativa a deducir el IVA o reconocer gastos. Si no hay suficiente impresión de su sello, la organización puede corregirlo en cualquier momento colocándolo en el documento. Pero si no hay impresión del sello de la contraparte, puede haber problemas para colocarlo, especialmente después de la ejecución de la transacción. Y luego los reclamos de las autoridades fiscales pueden ser eliminados en los tribunales. Después de todo, las Instrucciones para la solicitud y el llenado de formularios de documentación contable primaria son solo estatutos. Y la ausencia de un sello en los documentos que confirman la compra de bienes (obras, servicios) no indica su adquisición gratuita. Tales disputas son raras. Y hay tribunales que se ponen del lado de los contribuyentes.

Si no hay una forma unificada del documento y utiliza una forma desarrollada de forma independiente del documento principal, ni siquiera podrá imprimirlo. Pero luego no incluya en este formulario los accesorios "Lugar de impresión".

En cuanto a las formas unificadas de contabilidad primaria del trabajo y su pago, es obligatorio sellar solo en los siguientes documentos:

Certificado de viaje (formulario N T-10). Los sellos que contiene certifican las marcas de la llegada del trabajador en comisión de servicio al lugar del viaje de negocios y la salida del mismo. Los certificados de viaje que no llevan el sello de la organización a la que se envió a los empleados en un viaje de negocios fueron reconocidos una vez por el tribunal como incorrectamente ejecutados y, como resultado, no confirman los gastos de viaje;

Acta de aceptación del trabajo realizado en virtud de un contrato de trabajo de duración determinada celebrado por la duración de un determinado trabajo (modelo N T-73). El sello certifica la firma del titular de la organización que aprobó el acto, o de una persona autorizada por él.

En otras formas unificadas de documentos de personal primarios (órdenes, hojas de tiempo, nóminas), no es necesario sellar.

Factura

El Código Fiscal de la Federación Rusa no requiere un sello en la factura.

Pero cuando se hagan correcciones a la factura, deberán certificarse con la firma del administrador y el sello del vendedor indicando la fecha de su introducción.

FACTURA N -- de "-" ----------------------- (1)

Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)

Jefe de la organización (firma) (nombre completo) Jefe de Contabilidad (firma) (nombre completo)

Corregido: en la columna 4 - 40 por 45

en la columna 5 - 2000 por 2250

en la columna 8 - 360 por 405

en la columna 9 - 2360 a 2655

Jefe de la organización Nikitin Nikitin V.A.

Sello de LLC "Vasilek"

Documentos presentados a las autoridades fiscales

En declaraciones, declaraciones, cartas de presentación enviadas al IFTS, debe haber una impresión de sello, de lo contrario, las autoridades fiscales simplemente no aceptarán estos documentos.

Al realizar auditorías, las autoridades fiscales tienen derecho a exigirle que proporcione documentos que confirmen el cálculo correcto y el pago oportuno de los impuestos. Dado que no se presentan originales, sino copias de los documentos al IFTS, también deben estar certificados con la firma del titular y el sello.

Historial de empleo

La impresión del sello es requisito obligatorio del libro de trabajo. Tiene que ser publicado:

Al registrar un libro de trabajo: en la primera página (página de título) que contiene información sobre el empleado;

Al cambiar el apellido, el nombre, el patronímico o la fecha de nacimiento de un empleado, en el interior de la portada, que indica los documentos en base a los cuales se realizan dichos cambios.

Además, en estos casos, se puede colocar tanto el sello de la propia organización como el sello del servicio de personal.

Además, tras el despido de un empleado, todas las entradas realizadas en el libro de trabajo durante su trabajo en la organización están certificadas por el sello del empleador.

Así se certifican los registros del tiempo de trabajo en la organización.

Detalles del trabajo

Si el documento es elaborado por un empresario

A diferencia de las organizaciones, los empresarios no están obligados a tener un sello propio. Después de todo, ni el Código Civil de la Federación Rusa, ni la Ley Federal del 08.08.2001 N 129-FZ "Sobre el Registro Estatal de Personas Jurídicas y Empresarios Individuales" impone tal requisito a los empresarios. Pero la legislación no prohíbe que los empresarios tengan su propio sello si quieren usarlo. Los tribunales también confirman que tener o no un sello es un asunto privado de cada empresario. Por ejemplo, a menudo sucede que un empresario tiene que iniciar un sello porque las contrapartes quieren verlo en los documentos que redacta. Y es más fácil y rentable para él cumplir con esa solicitud que perder estas contrapartes y buscar otras nuevas. Sí, y algunos actos legales reglamentarios prevén la presencia obligatoria de un sello en ciertos documentos redactados por empresarios. Sin embargo, el hecho de que cualquier acto jurídico reglamentario que aprobó la forma de un documento prevea un requisito como el sello no significa que el empresario esté obligado a tenerlo.

Si tiene alguna duda sobre si un documento necesita un sello, entonces es mejor ponerlo. De hecho, incluso si la legislación no prevé la colocación de un sello en un documento, y usted lo hace, entonces no violará nada.

Elena SHIRIMOVA,
abogado, principal experto de la revista "Kadrovoe delo"

Aprendimos de la escuela: un documento sin sello no es válido. Así que ponemos un sello en casi todos los papeles: no puedes estropear las gachas con mantequilla. Pero ¿es realmente necesario? ¿Qué documentos de personal realmente necesitan ser sellados y cuáles pueden prescindir de ellos?

A menudo llegan cartas a nuestra oficina editorial con preguntas que de alguna manera están relacionadas con el uso correcto de la impresión del sello. "¿Necesito un sello en un contrato de trabajo?" pregunta un empresario de Samara. "¿Dónde puedo encontrar una lista de documentos que deben ser sellados?" - El gerente de personal de Moscú está interesado. "Accidentalmente puse el sello de otra organización en el libro de trabajo de un empleado. ¿Qué debo hacer ahora?" - Se queja oficial de personal de Stavropol. Hoy resolveremos estos y muchos otros problemas.

Conoce Imprimir

Primero, hablemos un poco sobre qué es la impresión. Este es un cliché de goma dura para imprimir en papel para confirmar la autenticidad de un documento. Los requisitos técnicos para los sellos oficiales (su forma, tamaño, texto y símbolos colocados en ellos) se establecen en la norma estatal GOST R 51511-2001 *.

* Norma Estatal de la Federación Rusa "Sellos con la reproducción del escudo de armas de la Federación Rusa. Forma, dimensiones y requisitos técnicos" (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de Rusia del 25 de diciembre de 2001 No. 573-st ).

Los requisitos técnicos para los sellos sin escudo de armas aún no se han fijado en la norma estatal. La legislación no dice casi nada sobre las reglas para el uso de sellos. No está claro, por ejemplo, qué sellos debe haber en la organización, en qué casos se deben poner, quién es el responsable de su seguridad, cuántos sellos debe tener la empresa, etc. Todos estos temas quedan a criterio de la gestión de la organización.
Hay tres tipos de sellos: oficial, equiparado a oficial y simple.
sellos oficiales(con la imagen del escudo de armas de la Federación Rusa) se usan solo en las autoridades estatales y las instituciones estatales. Además, el sello oficial lo reciben las organizaciones que están dotadas de poderes estatales. Por ejemplo, notarías privadas.

Una sociedad anónima debe tener un sello redondo que contenga el nombre y la dirección completos de la empresa.

Las empresas comerciales utilizan sellos equivalentes a estampillas. Muestran un emblema de la empresa, logotipo, o simplemente se escribe el nombre de la empresa. El TIN de la persona jurídica y el número del certificado de registro estatal se indican tanto en los sellos como en los sellos equivalentes.
Los empresarios privados también tienen sus propios sellos. De acuerdo con su estado, se consideran equiparados a sellos. Pero en dicho sello, en lugar del escudo de armas y el emblema, figura el apellido, el nombre y el patronímico del empresario individual, así como su ubicación, TIN y número de registro.

Sellos, fechadores, facsímiles
Estampilla- Este es un tipo de impresión de forma rectangular con algo de texto. La mayoría de las veces, los sellos se utilizan para poner los detalles de la organización en el documento. Hay sellos que confirman una determinada acción. Por ejemplo, "Pagado", "Emitido un inserto".
Fechador- Dispositivo de sello para el estampado automático de la fecha. El procedimiento para el uso de sellos y fechadores no está regulado en la legislación, por lo que la organización debe determinarlo por sí misma.
Facsímil- Es un sello o cliché con el que se reproduce la firma de una persona. De acuerdo con el artículo 260 del Código Civil, los facsímiles sólo pueden utilizarse de acuerdo con el procedimiento establecido por la ley. Sin embargo, tal orden no existe todavía. Es imposible poner un facsímil en la documentación personal y contable; allí solo se necesita la firma manuscrita de un funcionario. Pero en cartas, cartas, felicitaciones, es bastante aceptable.

Los sellos estampados y equiparados se colocan en documentos que requieren una confirmación especial de autenticidad: contratos, cartas y certificados, libros de trabajo, certificados de servicio, etc.
Simple se consideran los sellos de las divisiones estructurales de la empresa, sellos para cierto tipo de documentos, sellos. Vienen en diferentes formas: redondas, triangulares, rectangulares, cuadradas. Se colocan en aquellos documentos que no requieren autenticación especial (certificados, pases, copias, etc.).

Los requisitos técnicos para sellos sin escudo de armas en el estándar estatal aún no se han fijado.

¿Dónde colocar la huella?

La impresión del sello debe ubicarse en la parte inferior del documento, junto a la firma del funcionario. Tenga en cuenta: el sello se coloca de tal manera que cubra parcialmente la palabra que denota la posición, pero no sobre la firma y el descifrado de la firma.

En algunos documentos hay una marca especial "M. P." (lugar de impresión). Si lo es, una preocupación menos: poner una huella directamente sobre él. Las letras "M.P." están presentes en la portada del libro de trabajo, en los documentos contables, formularios de certificados.

¿Para qué sirve una impresión?

El sello le da fuerza legal al documento: confirma la autenticidad de la firma del funcionario. Pero no todos los documentos de personal necesitan este requisito. Desafortunadamente, la legislación actual no define claramente en qué papeles es necesario poner un sello y qué tipo de sello. Con base en la práctica establecida, hemos compilado una lista de documentos de personal certificados por un sello en organizaciones comerciales. Se presenta en la tabla de la página 33.

El sello certifica no solo los documentos de personal, sino también los documentos contables (órdenes, registros, estimaciones), así como los documentos constitutivos de la organización, el convenio colectivo y varios acuerdos. Los documentos no mencionados en esta lista no requieren sellado.

Las cartas ejecutadas en formularios (excepto los de garantía) no necesitan ser selladas

En qué documentos qué sellos poner

Certificamos documentos según las normas.

Por supuesto, no sucederá nada terrible si sella por error una orden o carta de personal. Pero si no sella un documento que realmente lo necesita (por ejemplo, un contrato), las consecuencias pueden ser muy graves. Tal acuerdo no tendrá fuerza legal, y lo más probable es que el tribunal no lo considere como prueba.
Para evitar tales problemas, le recomendamos que defina claramente el procedimiento para utilizar la impresión a nivel local. Primero necesitas definir Desplazarse documentos de la empresa, en los que se le pedirá que selle. Entonces necesitas hacer instrucciones de uso sellos, en el que escribir cuando se coloca un sello, equiparado a una estampilla, y cuando es simple, cómo se usan las estampillas si están en la organización. Especifique por separado dónde se almacenará el sello y quién es el responsable de su almacenamiento (generalmente el jefe de la organización decide este tema).

Es recomendable hacer de esta instrucción, junto con la lista, un anexo a la instrucción general sobre el trabajo de oficina de su empresa, y si no la hay, un documento independiente o un complemento a la escritura social. En el futuro, si es necesario certificar con un sello un documento no especificado en el acto local, el jefe de la organización emite una orden especial al respecto. La lista de documentos certificados por el sello se puede complementar con el tiempo.

En las instrucciones para el uso de sellos, es necesario prescribir el procedimiento para destruir sellos obsoletos.

Impresión en el libro de trabajo

Por separado, debe decirse sobre la impresión del sello en el libro de trabajo del empleado. El procedimiento para completar los libros de trabajo se establece claramente en dos reglamentos: las Reglas para mantener y almacenar los libros de trabajo * y las Instrucciones para completar los libros de trabajo **, que deben observarse estrictamente. Habiendo estudiado estos documentos, concluimos: solo hay tres casos en los que una organización o un servicio de personal está sellado en el libro de trabajo de un empleado (puede usar cualquiera de ellos):

• en el registro inicial del libro - en la portada;
• al cambiar los datos personales de un empleado, en el interior de la portada;
• al despido: después del registro de despido en la sección "Información sobre el trabajo".

* Aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 225.
** Aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Social de la Federación Rusa del 10 de octubre de 2003 No. 69.

Además, hay un caso en el que se debe poner un sello en el libro de trabajo, si al empleado se le ha emitido un inserto. Este sello se coloca en el interior de la cubierta del libro o en la portada y es una impresión rectangular con las palabras "Insertar emitido".

Larisa SANKINA,
Profesor Asociado, Departamento de Gestión de Registros, Universidad Estatal de Humanidades de Rusia:

- Desafortunadamente, ninguna de las normas que rigen el trabajo con un libro de trabajo dice cómo cancelar un sello mal colocado (por ejemplo, el sello de otra organización). Mientras tanto, tal error puede generar cuestionamientos por parte de las autoridades del Fondo de Pensiones al momento de asignar una pensión a un empleado. Creemos que se puede corregir en el mismo orden que la entrada incorrecta en la sección "Información sobre el trabajo" del libro de trabajo. Después de la última entrada, coloque el siguiente número de serie y escriba que el sello de tal o cual organización se colocó erróneamente. Por ejemplo: “Error en la colocación del sello de la sociedad anónima abierta “Gloria”. Luego coloque el correcto al lado de este sello.
Es posible que un empleado con tal marca en el libro de trabajo aún tenga que confirmar el período de trabajo en su organización con copias de órdenes. Por lo tanto, entregue al empleado las copias necesarias cuando se vaya.

Se puede encontrar más información en la revista.

La firma y el sello (así como el sello de aprobación del documento) son los principales detalles relacionados con la composición del certificado del documento, es decir. garantizar su fuerza legal. La impresión del sello realmente certifica la autenticidad de la firma del funcionario de la organización (el que tiene derecho a realizar actividades organizativas, administrativas y financieras y económicas en nombre de la persona jurídica). La impresión del sello se coloca en los documentos que certifican los derechos de las personas, fijando los hechos de recibir o gastar recursos financieros y materiales, así como en otros documentos en los casos en que los actos legislativos u otros actos legales reglamentarios establezcan la obligación de estampar un sello.

Técnicamente, la huella del sello se coloca en un lugar libre de texto al nivel del título del cargo de la persona que firma el documento, capturándolo parcialmente. En la actualidad, no se recomienda capturar una parte de la firma personal (trazo personal) de un funcionario con una impresión del sello. Pero el significado legal de colocar el sello sigue siendo el mismo: el funcionario, cuyo trazo personal (firma) está redactado en este documento, realmente ocupa este cargo en la organización, cuyo nombre está recortado en el sello, y tiene el derecho para firmar este documento. En algunos casos, se asigna un área especial en una hoja de papel para hacer una impresión, que se designa como "MP" ("lugar de impresión").

Las “mejores prácticas” de las organizaciones recomiendan desarrollar una regulación separada sobre sellos y estampillas, que debería establecer los tipos de sellos utilizados, el procedimiento para su contabilización, emisión, etc. la organizacion tiene un sello "maestro" y puede tener impresiones de propósito especial:

• sellos de divisiones estructurales con la designación de sus nombres, incluyendo sucursales y unidades estructurales remotas;
• sellos que indiquen el propósito específico de su uso para certificar firmas (“Para contratos”; “Para contratos de prestación de servicios a cambio de compensación”; “Para facturas”, etc.). A veces, su número se indica en el sello, por ejemplo, "Para los contratos No. 3", si se hacen tres sellos para certificar contratos que se utilizan en tres divisiones estructurales, cuyos funcionarios, en base a poderes, tienen el derecho. celebrar contratos de un tipo específico en nombre de toda la entidad jurídica.

Como anexo a la posición sobre sellos y estampillas, y mejor - como clasificador independiente sujeto a la aprobación por orden del primer jefe de la organización, se recomienda desarrollar una lista de documentos que están sujetos a certificación mediante una impresión del sello de la organización ("principal" o sello principal). Esta lista (clasificador) suele incluir:

• actos sobre la ejecución de contratos (entrega y aceptación de obra; prestación de servicios);
• poderes (generales, especiales y de una sola vez, la llamada "contabilidad" para recibir artículos de inventario);
• contratos (casi todos los tipos principales: trabajo, responsabilidad, arrendamiento, trabajo, etc. Una excepción pueden ser los contratos de clientes para la prestación de servicios a una amplia gama de consumidores, que se celebran en el marco de las regulaciones para la prestación de ciertos servicios de consumo). servicios y son de carácter masivo);
• tareas (técnicas);
• solicitudes de participación en concursos y licitaciones;
• certificados de viaje;
• tasas de consumo de combustible y combustibles y lubricantes, que son aprobadas por órdenes del jefe de la organización;
• tarjeta de muestras de firma e impresión de sello;
• presentaciones y peticiones a organismos superiores, organismos estatales autorizados y gobiernos locales;
• cartas de garantía;
• órdenes (principalmente órdenes de pago);
• reglamentos sobre sucursales y oficinas de representación;
• normas sobre divisiones estructurales;
• protocolos de desacuerdos (durante la ejecución de contratos);
• coste estimado;
• certificados sobre el personal (sobre el lugar de trabajo, salario, formulario de ingresos 2-NDFL);
• Especificaciones del producto;
• tarifas por servicios prestados;
• documentos constitutivos, estatutos y enmiendas a los mismos;
• horarios del personal.

El desarrollo de una lista específica (clasificador) es importante en relación con la regulación del uso de tipos de firmas electrónicas en una organización, ya que una firma calificada mejorada reemplaza, entre otras cosas, la impresión del sello "principal" (principal).

Tenga en cuenta que estamos hablando de la certificación por sello de tipos de documentos, es decir. el sello se coloca en un documento creado por una entidad legal. Pero la cuestión de cuál de los funcionarios tiene derecho a firmar este tipo de documentos se decide por delegación de autoridad. Se fija en:

• el estatuto de la organización: fija el hecho de que la organización tenga un sello con la imagen de su nombre y (u) otros detalles que se enumeran específicamente;
• una orden sobre la distribución de poderes (responsabilidad) entre la administración (jefes) de la organización, en la que, en el primer nivel, la autoridad para firmar ciertos documentos está establecida y delegada por el primer jefe de la organización y sus adjuntos;
• regulación sobre el sistema de delegación de autoridad, que elabora y enumera en detalle los asuntos que están en las áreas de responsabilidad del jefe, sus adjuntos, el contador jefe y otros especialistas "jefes" (por ejemplo, el jefe del departamento de control, quién es el "contralor principal" encargado de trabajar con los ciudadanos de apelaciones, para el trabajo de reclamo con los clientes, etc.) indicando los tipos de documentos en cada tema, el derecho a firmar que se delega en el diputado o empleado correspondiente;
• reglamentos sobre divisiones estructurales, sujeto a la delegación de facultades para firmar documentos a los jefes de estas divisiones;
• reglamentos de puestos, reglamentos oficiales de trabajo o descripciones de puestos, que también establecen derechos delegados para firmar documentos;
• reglamentos específicos, instrucciones y otros documentos tecnológicos y de otro tipo. Establecen procesos, tipos y variedades de documentos que brindan procesos específicos, los derechos para firmar estos documentos y certificarlos con sellos de un determinado tipo; es a este nivel que se lleva a cabo la regulación específica del uso de sellos especiales;
• poderes notariales, que confirman (transferir al abogado) el derecho a firmar documentos (por ejemplo, en virtud de la nueva Ley Federal "Sobre Contabilidad" No. 402-FZ, el jefe puede delegar el derecho a firmar estados contables (financieros) a el contador jefe de la organización).

Por ejemplo, en la regulación sobre el sistema de delegación de autoridad y en la descripción del trabajo del contador jefe adjunto para la declaración de impuestos, se fija su derecho a firmar certificados de ingresos de los empleados de la organización (formulario 2-NDFL). Por lo tanto, este documento se sellará con el sello "principal" de la organización, lo que confirma la firma (derecho de firma delegado) del contador jefe adjunto.

Así, al analizar la fuerza legal de un documento, en caso de duda sobre su autenticidad, así como en los casos de controles y revisiones, en primer lugar, el derecho a firmar un documento se comprueba sobre la base de documentos organizativos y administrativos que proporcionar un sistema de delegación de autoridad, y no sólo un sello.

Objetos 25 "Impresión de sello". Actualmente, en el trabajo de oficina ruso, se utilizan dos tipos de sellos para certificar la autenticidad de los documentos y certificar copias de documentos en una organización:

· hogar (estampilla o marcado ) sello,

· simple sellos de divisiones estructurales (10).

El sello principal de la organización certifica las firmas del jefe, sus adjuntos, los jefes del servicio financiero, el contador jefe, su adjunto, así como otros funcionarios a los que se les otorgan los poderes apropiados mediante un poder u orden del jefe. .

El derecho a representar el emblema estatal de la Federación Rusa en el sello de la organización está determinado por el art. 4 de la Ley Constitucional Federal del 25 de diciembre de 2000 No. 2-FZ "Sobre el emblema estatal de la Federación Rusa". Las reglas para el diseño del sello oficial se establecen en GOST R 51511-2001. Sellos con reproducción del Emblema Estatal de la Federación Rusa. Forma, dimensiones y requisitos técnicos (modificado por el N° 1 del 26/12/2002).

elemento principal estampilla la impresión es una imagen de un águila bicéfala. El sello oficial certifica las firmas del jefe, sus suplentes, los jefes del servicio financiero, el contador jefe, su suplente, así como otros funcionarios a quienes se les ha otorgado la autoridad correspondiente.

Los sellos oficiales se colocan en los documentos que requieren una certificación especial: relacionados con la recepción de dinero o valores materiales, en los documentos de identidad, en las cartas de garantía y contractuales.

El sello de sello también se utiliza para certificar copias de una serie de documentos, por ejemplo: copias de reglamentos, estatutos enviados a organizaciones gubernamentales, copias de decisiones judiciales y algunos otros documentos. Hay una lista de documentos en los que se coloca el sello.

Utilizado por organizaciones no gubernamentales marcado sello, que se equipara a una estampilla. El emblema de la organización o la abreviatura de su nombre se coloca en el centro del sello, y el nombre completo de la organización y su número de registro estatal (OGRN) se indican a lo largo de la circunferencia.

La ubicación de la impresión del sello principal en relación con el título del cargo y la firma personal del funcionario está definida en el Instructivo Estándar para Trámites en los Órganos Ejecutivos Federales (aprobado por Orden del Ministerio de Cultura y Comunicación Social de Federación Rusa del 8 de noviembre de 2005 No. 536 y registrada por el Ministerio de Justicia de la Federación Rusa el 27 de enero de 2006 No. 418). La impresión del sello debe ser bien legible y capturar solo la terminación del nombre del funcionario que firmó el documento. Estampar una firma personal es inaceptable (11).

Sellos simples se utilizan para la documentación interna de la institución, en copias duplicadas de documentos administrativos, en certificados, pases, al sellar paquetes, paquetes. Puede haber varios sellos simples en una institución, organización, empresa. En este caso, se reproducen dos nombres en el sello: organizaciones y unidades estructurales: "secretaría", "oficina", "gestión de casos", "departamento de personal", "sector de protocolo", "departamento administrativo", etc. A diferencia de los sellos oficiales, que tienen forma redonda y tamaños estándar, los sellos simples pueden tener varios tamaños y formas, no solo redondos, sino también cuadrados, triangulares, ovalados, etc.

Por la naturaleza de los materiales de los que están hechos los sellos, se dividen en caucho y metal.

Para colocar marcas en la recepción, registro, paso y ejecución de documentos, así como otras marcas de referencia, las correspondientes sellos de masilla .

18.5. Marcas en documentos como reflejo de etapas

su paso y ejecución

Props 26 "Nota de copia certificada" se utiliza para certificar que una copia de un documento coincide con el original. La marca se coloca debajo del requisito "Firma" del margen izquierdo del documento. Los accesorios consisten en una inscripción de confirmación. Derecha(con mayúscula, sin comillas), el título del cargo de la persona que certificó la copia; firma personal, decodificación de la firma (iniciales, apellido), fecha de certificación.

Las copias de los documentos están certificadas por el jefe de la organización o los funcionarios autorizados por él (diputado, jefe del servicio de personal, trabajo de oficina, etc.).

Jefe del Sector de Protocolo Firma personal L. I. Ivanov

En la copia de la carta de salida que permanece en los asuntos de la empresa, no se puede indicar la fecha de su certificación, el nombre del cargo de la persona que certificó la copia.

Al enviar una copia a otras organizaciones, una copia certificada está certificada por el sello de la organización. Al enviar documentos a organizaciones subordinadas, sus copias están certificadas por el sello del departamento (sector) donde se almacena el documento original. En dichas copias, en el lugar donde se aporte la firma del titular, se colocará el sello de la administración, oficina, sector de protocolo, etc.

Accesorios 27 « Nota del artista » indica la persona que creó el documento. GOST R 6.30-2003 recomienda solo una forma de diseñar accesorios: las iniciales y el apellido del artista, su número de teléfono:

VIRGINIA. Petrov

El requisito está destinado a la comunicación telefónica operativa con el contratista a fin de obtener aclaraciones y aclaraciones sobre los temas planteados en el documento. La etiqueta comercial prescribe dirigirse a un funcionario desconocido ya sea por nombre y patronímico, o por apellido en combinación con la palabra "señor" o "señora". El método de registro del requisito propuesto por GOST excluye la posibilidad de la primera variante de tratamiento (las iniciales no llevan la información necesaria). La segunda opción de dirigirse (solo por apellido) no siempre es conveniente, especialmente si no se rechaza el apellido del artista (Chernykh, Lominago, Shevchenko, etc.). Por lo tanto, en los accesorios, está permitido indicar el nombre completo y el patronímico del ejecutante en lugar de las iniciales (12).

La marca sobre el ejecutante se coloca en el anverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda. El teléfono se indica mediante tres grupos de números sin guiones entre ellos.

En las cartas de respuesta, puede indicar no solo el número de teléfono, sino también el número de la oficina, si el destinatario de la carta expresa el deseo de reunirse personalmente con la persona que preparó el documento. En cartas de larga distancia, el código de la ciudad se indica entre paréntesis antes del número de teléfono de la oficina.

Props 28 "Nota sobre la ejecución del documento y su dirección en el caso" se adjunta a los documentos ejecutados para ser dados de baja en el archivo para su posterior almacenamiento y uso con fines de referencia.

La marca de ejecución se coloca en la primera hoja del documento debajo de la marca del artista. El requisito incluye los siguientes datos: una referencia a la fecha y número del documento que acredite su otorgamiento y, en su defecto, una breve información sobre el otorgamiento, así como las palabras En el Caso No. indicando el número de caso en el que se almacenará el documento; la firma del ejecutante y la fecha de colocación de la marca.

Los resultados de ejecución pueden formularse de la siguiente manera: “Se ha enviado respuesta, fecha, No.”; "Dada una respuesta verbal"; “Tenido en cuenta en la elaboración de la solicitud”; “Asunto resuelto por teléfono”, etc.

Requisito 29 “Acta de recepción del documento por parte de la organización” adherido a mano o utilizando un numerador especial en la parte inferior derecha del anverso de la primera hoja de los documentos entrantes. Es posible poner una marca en el reverso de la hoja.

El requisito consiste en el nombre de la organización (o unidad estructural) donde se recibió el documento; la fecha de su recepción y el número de registro entrante. El sello de tiempo de llegada, si es necesario, puede contener una indicación de horas y minutos. El nombre de la organización se indica, por regla general, en forma abreviada.

03.01.2008 № 001

Requisito 30 “Identificación de la copia electrónica del documento” es una marca (encabezado) que se coloca en la parte inferior de cada página del documento y contiene el nombre del archivo en el soporte de la máquina, código de operador, fecha y otros datos de búsqueda establecidos en la organización.

Por lo general, el nombre del archivo refleja su contenido y también contiene información sobre nombres y fechas. La longitud del nombre del archivo (número de caracteres) está determinada por las características del sistema operativo de la computadora.

Preguntas de control para el autoexamen:

1) ¿Qué documentos firma el jefe de la organización y/o sus adjuntos? ¿En qué caso se firman todas las copias de los documentos enviados?

2) ¿En qué caso solo se firma la primera copia del documento enviado? ¿Qué marca se pone en otras copias del documento?

3) Cuéntenos sobre las reglas para diseñar los accesorios de "Firma".

4) ¿Cuál es el procedimiento para firmar un documento si no hay un funcionario cuya firma se prepara en el borrador del documento?

5) ¿Cuándo se requieren dos o más firmas en un documento? Dé ejemplos de documentos que están certificados por dos firmas.

6) ¿Está permitido usar una firma facsímil en el documento original? ¿Qué documentos reglamentarios regulan el uso de facsímil y firmas electrónicas en los documentos?

7) ¿Qué significa aprobación de documentos? Nombre los métodos de acuerdo.

8) ¿Cómo se coordina el documento si hay varias instancias externas?

9) ¿Es aceptable rechazar la aprobación? ¿Cómo se emite el requisito de “Visa de aprobación de documentos” en casos de desacuerdo de un funcionario con el contenido del documento?

10) ¿Qué sellos se utilizan en el trabajo de oficina ruso para certificar la autenticidad de los documentos?

11) Cuéntenos sobre las reglas para diseñar los accesorios "Impresión del sello".

12) ¿Cómo se puede emitir el requisito de "marca sobre el artista intérprete o ejecutante"? Motiva tu respuesta.

Literatura

· Ley Federal del 10.01.2002 N° 1-FZ "Sobre Firma Digital Electrónica".

· Ley Federal del 27 de julio de 2006 N° 149-FZ “Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información”.

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