При переходе на ЭДО использование электронных подписей нужно не только для руководителя и главбуха, но и для сотрудников, подписывающих налоговые и кадровые документы.
При переходе на электронный документооборот (ЭДО) использование электронных подписей становится необходимым не только для руководителя и главного бухгалтера, но и для сотрудников, подписывающих налоговые и кадровые документы. Работодатель несет расходы на получение электронных подписей (ЭП) для работников.
Виды электронных подписей
- Простая электронная подпись
- Усиленная неквалифицированная подпись
- Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП)
Для подписания первичных и кадровых документов работникам, отвечающим за оформление, требуется УКЭП. Согласно статье 22.2 Трудового кодекса, расходы на получение и использование УКЭП для работников оплачивает работодатель.
Налогообложение
НДФЛ
- Оплата УКЭП не признается доходом работника и не облагается НДФЛ, поскольку работник не является инициатором покупки и не получает никаких выгод от этого. УКЭП приобретается компанией из производственной необходимости.
Страховые взносы
- Приобретение УКЭП также не облагается страховыми взносами, так как эти расходы обусловлены производственной необходимостью и не связаны с выплатами по трудовому договору.
Учет расходов в налоговой базе
Расходы на УКЭП для работников можно учесть в налоговой базе по прибыли как прочие расходы на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Эти расходы направлены на получение дохода и напрямую связаны с производственной необходимостью.
Дополнительная информация
Существует необходимость использовать квалифицированную ЭЦП для подписания отчетности, такой как расчет 6-НДФЛ, и с 1 сентября 2024 года будут разъяснены дополнительные правила применения квалифицированной ЭЦП.
Таким образом, расходы на электронные подписи для работников не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, что позволяет компании эффективно управлять затратами в рамках трудовых отношений.
Источник: taxpravo.ru
