Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή: τύποι, κανόνες σχεδίασης, στυλ και δείγματα επαγγελματικών επιστολών. Ένα οπτικό παράδειγμα επιστολής που ζητά χορηγία

Το να ζητάτε βοήθεια δεν συμβαίνει όταν μπορείτε να αφήσετε ελεύθερα τη φαντασία και τη δημιουργικότητά σας χρησιμοποιώντας μια ελεύθερη μορφή έκκλησης.

• Είναι βέλτιστο να διατηρήσετε έναν επίσημο επιχειρηματικό τόνο. Τα ευγενικά λόγια είναι κατάλληλα ( «ευχαριστώ», «παρακαλώ», «επιτρέψτε μου»).
• Το κείμενο πρέπει να είναι λογικό και δομημένο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε ηλεκτρονική είτε έντυπη φόρμα.

• Είναι καλύτερα να το γράψετε σε επιστολόχαρτο της εταιρείας, υποδεικνύοντας τις λεπτομέρειες και το λογότυπο της εταιρείας - φαίνεται ευπαρουσίαστο.
• Θα πρέπει να ξεκινήσετε απευθυνόμενοι στον παραλήπτη. Βέλτιστα, εάν είναι προσωπικό, υποδεικνύεται ένα συγκεκριμένο άτομο. Στην επαγγελματική αλληλογραφία, προτιμάται το όνομα και το πατρώνυμο ή η μορφή "Mr. Petrov". Ούτε η λέξη «αγαπητέ» στην αρχή δεν βλάπτει. Εάν δεν απευθύνεται σε ένα άτομο, αλλά σε μια ομάδα, το μήνυμα πρέπει να εξατομικευτεί όσο το δυνατόν περισσότερο - για παράδειγμα, «αγαπητοί συνεργάτες».
• Εάν μπορείτε να επιλέξετε ένα διακριτικό κομπλιμέντο που ταιριάζει στην περίσταση, είναι σκόπιμο να το χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, σημειώστε ότι εκτιμάτε τη γνώμη του παραλήπτη ως εμπειρογνώμονα στον κλάδο σας και τη βοήθειά του ή είστε ευγνώμονες για την υποστήριξη που παρείχατε στο παρελθόν. Είναι πολύ σημαντικό να μην πέσετε σε άσχημη κολακεία - αυτό είναι απίθανο να αυξήσει τις πιθανότητες θετικής απάντησης.
• Στη συνέχεια ακολουθεί η ουσία του αιτήματος - θα περιγράψουμε λεπτομερώς παρακάτω με ποιους κανόνες πρέπει να συμμορφώνεται το κύριο μέρος.
• Πρέπει να συμπληρωθεί αναφέροντας την ημερομηνία και την υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου.

Μέγιστη ειδικότητα

Τα χρήματα αγαπούν την ακρίβεια. Και οι άνθρωποι που τα κερδίζουν και στο μέλλον μπορούν να βοηθήσουν και οικονομικά το έργο σας. Ένα ιδανικό παράδειγμα περιέχει τη μέγιστη ποσότητα επαληθευμένων δεδομένων και ακριβείς δείκτες.

Λειτουργήστε με αριθμούς, ποσοστά, ποσότητες, προθεσμίες.

Αυτό υποδηλώνει μια σοβαρή προσέγγιση στο θέμα, εμπνέει εμπιστοσύνη και κάνει την εργασία πιο απτή, μετρήσιμη, σας επιτρέπει να κατανοήσετε τι ακριβώς απαιτείται και πόσο δυνατό είναι να εκπληρώσετε το αίτημα.

Ποιος θα μοιραστεί χρήματα ή άλλους πόρους αφού διαβάσει ένα αίτημα για οικονομική βοήθεια μεγάλης κλίμακας, ένα μακροπρόθεσμο δάνειο ή την προοπτική να μοιραστεί υψηλά επιτόκια στα κέρδη σε μερικά χρόνια; Ίσως κωμικός ή φιλάνθρωπος. Δεν υπάρχουν πάρα πολλοί από αυτούς στην επιχείρηση. Αλλά εάν αναφέρονται ακριβή ποσά και προθεσμίες, οι προσδοκίες είναι σαφείς, μια θετική απάντηση είναι πιο πιθανή.

Ισχυρά επιχειρήματα

Για να κερδίσετε την εμπιστοσύνη και να λάβετε βοήθεια, πρέπει να δικαιολογήσετε την ανάγκη για αυτήν.

Αυτό θα απαιτήσει πειστικά επιχειρήματα. Είναι απαραίτητο να αναζητηθούν και να συνταχθούν με βάση τυπικούς κανόνες επιχειρηματολογίας, συμπεριλαμβανομένων:

• Αδιαμφισβήτητα - η διατριβή πρέπει να είναι τέτοια ώστε το νόημά της να είναι σαφές, να αποκλείεται η ασάφεια.
• σαφήνεια και σαφήνεια?
• αλήθεια.

Τίποτα επιπλέον

Θα πρέπει να περιλαμβάνονται μόνο τα γεγονότα και οι περιστάσεις που σχετίζονται με την υπόθεση. Δεν χρειάζονται περιττές λεπτομέρειες, λυρικές παρεκβάσεις, συναισθηματικές, ακόμα και πολύ συγκινητικές εμπειρίες. Αυτό αναγκάζει ένα άτομο να χάσει χρόνο και μειώνει τις πιθανότητες, για παράδειγμα, να μεταφερθεί το επιθυμητό ποσό στον λογαριασμό.

Συνομιλία σε μία γλώσσα

Κατά τη σύνταξη μιας έκκλησης, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε λεξιλόγιο που είναι κατανοητό και οικείο όχι στον συγγραφέα, αλλά στο άτομο που το διαβάζει.

Για παράδειγμα, εάν μια διαφημιστική εταιρεία απευθύνεται σε μια τράπεζα για βοήθεια, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε αργκό και επαγγελματικούς όρους που δεν είναι ξεκάθαροι στους εκπροσώπους του τραπεζικού κλάδου. Είναι καλύτερα να επιλέξετε λέξεις που είναι γνωστές στον χρηματοπιστωτικό τομέα - αυτό αυξάνει σημαντικά την πιθανότητα αμοιβαίας κατανόησης και επομένως επιτυχία.

Η ειλικρίνεια είναι το καλύτερο κόλπο

Κατά την περιγραφή της τρέχουσας κατάστασης για την οποία απαιτείται βοήθεια, είναι προτιμότερο να βασίζεστε σε ειλικρίνεια και πραγματικά γεγονότα, να μην υποτιμάτε, αλλά και να μην υπερβάλλετε τη σοβαρότητα της κατάστασης. Αν όχι για ηθικούς και ηθικούς λόγους, τότε τουλάχιστον επειδή όλα όσα αναφέρονται στην επιστολή είναι συνήθως εύκολο να επαληθευτούν. Ο επιχειρηματικός κόσμος είναι επίσης ένα πολύ μικρό μέρος.

Αμοιβαίο όφελος

Στον επιχειρηματικό τομέα, σπάνια δίνονται χρήματα για «ακριβώς επειδή» ή για «όμορφα μάτια».

Συνήθως, όταν βοηθά κάποιος οικονομικά, αλλά και άυλα, ένας επενδυτής περιμένει να λάβει κάτι σε αντάλλαγμα.

Εάν δεν πρόκειται για χρηματικό χρέος που θα επιστραφεί μετά από κάποιο χρονικό διάστημα με τόκο ή για μερίδιο σε μια επιχείρηση, πρέπει να υποδείξετε άλλα οφέλη. Θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε - για παράδειγμα:

• Εκπτώσεις σε προϊόντα.
• συμβουλευτική υποστήριξη·
• δωρεάν υπηρεσίες?
• κατάσταση χορηγού·
• συμβολή στην εικόνα μιας κοινωνικά υπεύθυνης εταιρείας κ.λπ.

Γνώση γραφής

Σε κάθε σημαντικό έγγραφο, το περιεχόμενό του είναι βασικό. Αλλά δεν πρέπει να ξεχνάμε τη φόρμα. Πολλά γραμματικά λάθη καταστρέφουν το αποτέλεσμα. Υπάρχουν πολλές διαδικτυακές υπηρεσίες για τον ορθογραφικό έλεγχο και τα σημεία στίξης.

ΤΥΠΙΚΑ ΛΑΘΗ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΟΛΩΝ

Δομικά λάθη

Συνήθως, μια επιχειρηματική επιστολή αποτελείται από τρία μέρη: μια συνοπτική εισαγωγή, το κύριο σώμα και ένα σύντομο συμπέρασμα. Το κύριο μέρος εκθέτει την ουσία του προβλήματος, υποστηρίζει την άποψη του συντάκτη της επιστολής, επομένως ο όγκος του είναι μεγαλύτερος από τον όγκο της εισαγωγής και του συμπεράσματος μαζί. Είναι σημαντικό το επιχείρημα να διεξάγεται με συνέπεια, πλήρως, χωρίς επανάληψη ή διακοπή των λογικών συνδέσεων.

Τα δομικά λάθη σχετίζονται με λανθασμένη κατασκευή μιας επαγγελματικής επιστολής, δυσαναλογία των μερών της, για παράδειγμα: έλλειψη εισαγωγής ή συμπερασμάτων, υπερβολικά λεκτική εισαγωγή, περίπλοκο σύστημα επιχειρημάτων χωρίς λογική σύνδεση.

Συντακτικά λάθη

Σφάλματα που σχετίζονται με εσφαλμένη σειρά λέξεων σε μια πρόταση

Η σειρά λέξεων στη ρωσική γλώσσα είναι δωρεάν, αλλά θα πρέπει να αποφύγετε τη σειρά λέξεων που γίνεται η αιτία για μεταβλητή κατανόηση του τι γράφεται.

Έτσι, για παράδειγμα, από την πρόταση: Για τη δημιουργία εκθέσεων στο τέλος του έτους, διευκρινίζονται οι δείκτες ανά περιοχήδεν είναι σαφές: οι δείκτες ενημερώνονται στο τέλος του έτους ή δημιουργούνται αναφορές στο τέλος του έτους .

Προφανώς αυτή η πρόταση πρέπει να μοιάζει με αυτό: Για τη δημιουργία αναφορών, οι δείκτες ανά περιοχή ενημερώνονται στο τέλος του έτους.

Παραβίαση κανόνων για τη χρήση συμμετοχικών φράσεων

Η μετοχή ονομάζει μια ενέργεια που συμβαίνει ταυτόχρονα με την ενέργεια που ονομάστηκε από το ρήμα κατηγόρημα ή προηγείται της.

Για παράδειγμα: Έχοντας εξετάσει προσεκτικά τα παρουσιαζόμεναέγκριση του έργου,Τμήμασκέφτεται... –το έργο έχει αναθεωρηθεί προηγουμένως·

Εξετάζοντας προσεκτικά τα παρουσιαζόμεναέγκριση του έργου,Τμήμασκέφτεται... –το έργο εξετάζεται τώρα .

Είναι προτιμότερο να ξεκινάς, παρά να τελειώνεις, μια φράση με μια επιρρηματική φράση. Για παράδειγμα: Uchity-vaya..., Λαμβάνοντας υπόψη..., Λαμβάνοντας υπόψη..., Με οδηγό...και τα λοιπά.

Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι σε μια σωστά κατασκευασμένη πρόταση, το γερούνδιο και το κατηγόρημα πρέπει να ονομάζουν ενέργειες που εκτελούνται από τον ίδιο ηθοποιό.

Τα λάθη στη χρήση συμμετοχικών φράσεων μπορούν εύκολα να διορθωθούν αντικαθιστώντας τις προτάσεις με συμμετοχικές φράσεις με προτάσεις με λεκτικά ουσιαστικά.

Λανθασμένος: Μελετώντας τα προβλήματα οργάνωσης υπηρεσιών,προέκυψαν ενδιαφέροντα αποτελέσματα.

Σωστά: Κατά τη μελέτη των προβλημάτων της οργάνωσης των υπηρεσιών υπήρχανπροέκυψαν ενδιαφέροντα αποτελέσματα.

Ή: Μελετώντας τα προβλήματαοργάνωση υπηρεσιών, επιθεωρητέςΜε-είχε ενδιαφέροντα αποτελέσματα.

Σφάλματα που προκύπτουν από άγνοια της δομής μιας σύνθετης πρότασης

Κατά την κατασκευή σύνθετων προτάσεων, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι οι παρακάτω σύνδεσμοι και συναφείς λέξεις χρησιμοποιούνται συχνότερα Τι; οι οποίες; Αν;προς την; Οπου; Πως.

Οι δευτερεύουσες προτάσεις μπορούν να αντικατασταθούν για συντομία από συνώνυμες συμμετοχικές και συμμετοχικές φράσεις.

Για παράδειγμα: ΔιευθύνουμεΠρος ενημέρωσή σας οι Βασικές Διατάξεις του Ενιαίου Κράτουςνέο σύστημα διαχείρισης γραφείου εγκεκριμένο από το κράτοςεπιτροπή...(αντί: που εγκρίνονται).

Λανθασμένη χρήση προθέσεων

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι η λανθασμένη χρήση προθέσεων. Στον επαγγελματικό γραπτό και προφορικό λόγο, οι φράσεις με την πρόθεση έχουν γίνει ευρέως διαδεδομένες ΟΚαι εξαρτημένα ουσιαστικά στην προθετική περίπτωση: ερώτηση γιαεμπιστοσύνη; απόφαση προσωπικού· συμφωνίαΟ συνεργασία...και τα λοιπά. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις χρήσης της πρόθεσης Ομε λέξεις που δεν ελέγχουν την προθετική περίπτωση ή απαιτούν άλλη πρόθεση όταν ελέγχονται.

Λανθασμένος: Επικεφαλής του τμήματοςΜαταίωσηtil σχετικά με τη σημασία του προβλήματος που τίθεται.

Σωστά: Αφεντικόσημείωσε τη σημασία του προβλήματος που τίθεται.

Λανθασμένος: Αυτό δείχνει ότι είμαστε ανεκτικοίελλείψεις.

Σωστά:Αυτό δείχνει ότι είμαστε ανεκτικοίας δούμε τις ελλείψεις.
Λανθασμένος: Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το έργο που πραγματοποιήθηκε από το τμήμαμεγάλο και σημαντικό.

Σωστά:Δεν υπάρχει αμφιβολία για αυτόΤο έργο που επιτελεί το τμήμα είναι μεγάλο και σημαντικό.

Λανθασμένη υπόθεση

Οι συντάκτες επαγγελματικών επιστολών μερικές φορές χρησιμοποιούν εσφαλμένα πεζά. Συχνά υπάρχει λανθασμένη χρήση ουσιαστικού στη γενική πτώση αντί για δοτική πτώση ή αντίστροφα.

Λανθασμένος: Σύμφωνα με το αίτημά σας..., Σύμφωνα μεκαζά..., Σύμφωνα με την απόφαση....

Σωστά:Σύμφωνα με το αίτημά σας..., Σύμφωνα με τη διαταγή...,Σύμφωνα με την απόφαση...

Λανθασμένος: Το Υπουργείο Εσωτερικών της Ρωσίας κάνει αίτηση για μόνιμη εγγραφή στη Μόσχα στον επιθεωρητή...

Σωστά: Το ρωσικό Υπουργείο Εσωτερικών υποβάλλει αίτηση για μόνιμη εγγραφή στον επιθεωρητή...ή Το Υπουργείο Εσωτερικών της Ρωσίας υποβάλλει αίτηση για μόνιμη εγγραφή επιθεωρητή στη Μόσχα...

Μορφολογικά λάθη

Εναρμόνιση των ορισμών

Εάν ο ορισμός αναφέρεται σε ένα ουσιαστικό που έχει ένα παράρτημα μαζί του, συμφωνεί με την κύρια λέξη του συνδυασμού: νέο αυτοκίνητο εργαστηρίου, πρόγραμμα γενικής επεξεργασίας. Η κύρια λέξη σε τέτοιους συνδυασμούς συνήθως έρχεται πρώτη.

Εάν ο ορισμός αναφέρεται σε συνδυασμό προσωπικού ονόματος και εφαρμογής όπως επικεφαλής του τμήματοςΤ. Ιβάνοφ,ο ορισμός συνήθως συμφωνεί με το πλησιέστερο ουσιαστικό: μας Προϊστάμενος Τμήματος Petrov; Ανώτερος επιθεωρητής σύντροφος Yakovleva. νέο αφεντικό Σερόφ.

Αποκλίσεις από αυτόν τον κανόνα παρατηρούνται σε περιπτώσεις όπου ο ορισμός εκφράζεται με μια μετοχή: Ομιλητήςσε επιχειρησιακή συνάντηση, αναπληρωτής επικεφαλής του τμήματος Si-dorova... Η ανώτερη επιθεωρήτρια Alekseeva, η οποία συμμετείχε στην προετοιμασία του σχεδίου διαταγής...

Σφάλματα κατά τη χρήση της πλήρους και σύντομης μορφής των επιθέτων

Οι συντάκτες επαγγελματικών επιστολών θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι οι σύντομες μορφές επιθέτων είναι πιο συνηθισμένες στην επίσημη επαγγελματική ομιλία. Οι πλήρεις μορφές επιθέτων σε τέτοια κείμενα αποδεικνύονται ακατάλληλες.

Σωστά:Τα συμπεράσματα της επιτροπής είναι δικαιολογημένα καιέκθεση.

Λανθασμένος: Η απόφαση απόλυσης του V.V. Ο Ιβάνοφ παράνομος.

Σωστά: Η απόφαση απόλυσης του V.V. Ιβάνοβαπαράνομος.

Όταν χρησιμοποιείτε μορφές σύντομων επιθέτων στο -ενενκαι βραχείς μετοχές στις -enΘα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι στην επίσημη επαγγελματική ομιλία είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούνται έντυπα σε -ενεν.

Σωστά: Το τελικό αποτέλεσμα είναι το ίδιοπροκαταρκτικούς υπολογισμούς.

Κάθε υπάλληλος του τμήματος είναι υπεύθυνος για την ποιότητα της εργασίας.

Λεξικά και υφολογικά λάθη

Λανθασμένη χρήση λέξεων και όρων

Ορισμένοι όροι και λέξεις επαγγελματικής ορολογίας είναι γνωστοί μόνο σε έναν στενό κύκλο ατόμων σε ένα συγκεκριμένο επάγγελμα, επομένως είναι απαραίτητο να αποκρυπτογραφηθούν στο κείμενο. Η χρήση καθομιλουμένων λέξεων και σχημάτων ομιλίας είναι γενικά ακατάλληλη σε επίσημα έγγραφα, για παράδειγμα:

Εξασφάλιση καθημερινής κατασκευής του τμήματος.

Μέρος του γραφικού ύφους είναι φράσεις, οι οποίες στη τεχνοτροπία ονομάζονται διάσπαση του κατηγορήματος. Αντί για αυτού του είδους τις φράσεις, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε ρήματα: όχι κάνουν μπόνους, ΕΝΑ δίνουν μπόνους?Δεν διενεργεί έλεγχο,ΕΝΑ έλεγχος.

Στα επαγγελματικά γράμματα υπάρχουν πολλά λεκτικά ουσιαστικά που τελειώνουν σε -anie, -enie.Δεν πρέπει να παρασυρθείτε με το σχηματισμό λέξεων χρησιμοποιώντας αυτό το μοντέλο, ειδικά αν μιλάμε για λέξεις με άρνηση, για παράδειγμα: μη απόσπαση,έλλειμμα,υποεκπλήρωση.

Ακατάλληλη ή αδικαιολόγητη χρήση ξένων λέξεωννυχ λόγια

Η επιθυμία να δοθεί μεγαλύτερη σημασία στο κείμενο εκφράζοντας το «ομορφότερα» εξηγεί την κατάχρηση ξένων λέξεων.

Για παράδειγμα: προθεσμία η εκτέλεση μπορεί να καθυστερήσειπεριφραγμένοαντί επεκτάθηκε; παρόναντί παρουσιάζω.

Όταν χρησιμοποιείτε μια ξένη λέξη, πρέπει να γνωρίζετε την ακριβή σημασία της. Για παράδειγμα, η ακόλουθη πρόταση είναι λανθασμένη: Αποτελεσματικόςη αποτελεσματικότητα του καθεστώτος εξοικονόμησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τρόποτα οικονομικά έξοδα είναι περιορισμένα.

Λέξη όριοσημαίνει "μέγιστος κανόνας", επομένως τα διατεθέντα κεφάλαια είναι περιορισμένα, όχι έξοδα.

Χρήση πολλών λέξεων με την ίδια σημασία (σύμβαση–κατάσταση, εξαιρετική–ειδικός)συχνά δυσκολεύει την εργασία με έγγραφα, ειδικά κατά την επεξεργασία τους από μηχανή.

ΕΠΙΣΗΜΕΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ

Αντωνυμίες ΕσείςΚαι Τα δικα σουγραμμένο με κεφαλαίο γράμμα:

ως μια μορφή ευγενικής απεύθυνσης σε ένα άτομο.

στα ερωτηματολόγια.

Όταν απευθύνονται σε περισσότερα από ένα άτομα, αυτές οι αντωνυμίες γράφονται με πεζό γράμμα.

1. Για επιστολές αιτήματος

Α. Βασικά σκευάσματα:

Απευθυνόμαστε σε εσάς (εσάς) με ένα αίτημα…

Σχετικά με την αποστολή στη διεύθυνσή μας...

Σχετικά με την κατεύθυνση προς τη διεύθυνσή μου...

Σχετικά με την απέλαση στη μονάδα μας...

Σχετικά με την ταχεία μεταφορά στον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπό μας...

Σχετικά με την παροχή...

Σας ζητάμε (ρωτάμε) εσείς (εσείς)...

Ενημερώστε (μας)...

Στείλε μου)...

Υποβάλετε επειγόντως (στον υπουργό) ...

Άμεση αναφορά (στο επιστημονικό και τεχνικό συμβούλιο) ...

Ειδοποίηση (Διοίκηση Τμήματος) για...

Ενημερώστε με για...

Ζητώ τη συγκατάθεσή σας για...

Αποστολή στη διεύθυνση (του οργανισμού που μου έχει εμπιστευτεί)...

Παρέχοντάς μας...

Εξοικείωση του (αρχηγού Ν) με...

Ζητάμε τη βοήθειά σας σε...

Λήψη...

Γρήγορη αποστολή...

Παροχή πρόσθετων πληροφοριών σχετικά με...

Διεξαγωγή...

Ζητώ τις οδηγίες σας...

... για τη σύναψη συμφωνίας για... με...

Για παράδοση από την αποθήκη της επιχείρησης... σε αντιπρόσωπο...

Για την προετοιμασία εγγράφων σχετικά με... (για τον υποψήφιο Β)...

Για αναθεώρηση (όρια)...

ΣΙ.

Σε σχέση με (την έκκληση προς εμάς)...

Σύμφωνα με την (προηγούμενη συμφωνία) ...

Με βάση (τα αποτελέσματα των διαπραγματεύσεων για το θέμα της)...

Λαμβάνοντας υπόψη (τη μακροχρόνια συνεργασία μας)...

Λαμβάνοντας υπόψη (τη μακροπρόθεσμη και γόνιμη φύση των επιχειρηματικών μας σχέσεων)...

Σύμφωνα με (ισχύουσα συμφωνία για...)...

Ενθερμα...

Πραγματικά...

Σας παρακαλούμε...

Κατ' εξαίρεση...

Θα σας ήμασταν πολύ ευγνώμονες για...

Λόγω έκτακτων συνθηκών...

Αναφερόμενος στην επιστολή σας από...

Επιτρέψτε μου να αναφερθώ σχετικά στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από...

Η βάση για αυτήν την ένσταση είναι το φαξ σας από...

Όπως πιθανότατα γνωρίζετε, κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής συνομιλίας μεταξύ... και... (... ημερομηνία)...

2. Για επιστολές μηνυμάτων

Α. Βασικά σκευάσματα:

σε ενημερώνω (ενημερώνω) σε (σας)…

Για το τι έγινε...

Σχετικά με τις αλλαγές στο...

Σχετικά με την ανάγκη...

Σχετικά με τα γεγονότα...

Για τα μέτρα που λάβαμε για...

Σχετικά με τα προκαταρκτικά αποτελέσματα...

Για την επίτευξη τελικής συμφωνίας με...

παρουσιάζω...

Πληροφορίες για...

Έργο (σχέδιο, πρόγραμμα)...

Προσφορές για...

Πάπυρος...

Υλικά...

Αναφορά περί...

ΠΟΥ...

Αναφορά περί...

σκηνοθετώ…

Οδηγίες για...

Σειρά...

Απόσπασμα από την παραγγελία...

Αντίγραφο της οδηγίας...

Αντίγραφο της συμφωνίας...

Λύση...

Πρωτόκολλο...

Ανάλυση...

στέλνω…

Εργαλειοθήκη...

Μορφή...

...αντίγραφο...

Περιγραφή...

Τεκμηρίωση...

ΣΙ. Βοηθητικές δηλώσεις:

Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι...

Το στέλνουμε για χρήση στην εργασία...

Σας στέλνω για καθοδήγηση στις καθημερινές δραστηριότητες...

Κατόπιν των οδηγιών σας, σας παρουσιάζω...

Για την προσοχή της διοίκησης σας, σας ενημερώνουμε για...

Θεωρούμε καθήκον μας να ενημερώσουμε...

Θεωρούμε απαραίτητο να στείλουμε στη διεύθυνσή σας...

3. Για διερευνητικές επιστολές

Α. Βασικά σκευάσματα:

... Υποβάλλω αίτημα...

Στέλνω αίτημα...

Ζητήστε τις παρακάτω πληροφορίες από εσάς...

Επικοινωνήστε μαζί σας με αίτημα για...

4. Για επιστολές αίτησης

Α. Βασικά σκευάσματα:

…εξουσιοδοτούνται να δηλώσουν...

Για τις προθέσεις της διοίκησης...

Για το σχέδιο του Τμήματος...

Σχετικά με την επιθυμία της διοίκησης μας...

…Έχω την τιμή να κάνω την παρακάτω δήλωση...

Σχετικά...

Εξαιτίας...

Σχετικά με...

Σχετικά με...

ΣΙ. Συμπληρωματική διατύπωση:

Λόγω της εμφάνισης στα μέσα ενημέρωσης πληροφοριών για υποτιθέμενες καταχρήσεις...

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση των υφιστάμενων σχέσεων μεταξύ των τμημάτων μας...

5. Για email επιβεβαίωσης

Α. Βασικά σκευάσματα:

Επιβεβαίωση (επιβεβαίωση)…

Το γεγονός της παραλαβής...

Λήψη...

Συμμετοχή...

Αφιξη...

Αποστολή...

Η επείγουσα ανάγκη για...

έλαβα (εμείς)....

Επιβεβαιώνουμε με ευγνωμοσύνη...

Είμαι στην ευχάριστη θέση να επιβεβαιώσω...

Αυτή η επιστολή επιβεβαιώνει...

Σας στέλνουμε επιβεβαίωση...

Για επιβεβαίωση... θα στείλουμε στη διεύθυνσή σας...

Μόλις λάβαμε...

Ακόμα δεν έχω λάβει...

Το παραλάβαμε ολόκληρο...

Αυτά τα δείγματα μας ικανοποιούν απόλυτα...

Οι πληροφορίες που στείλατε έχουν χάσει τη συνάφεια και την καταλληλότητά τους για...

Τα συγκροτήματα που μας μεταβιβάστηκαν για μόνιμη χρήση πληρούν πλήρως τις απαιτήσεις...

Δυστυχώς, ο εξοπλισμός που τέθηκε σε λειτουργία δεν πληροί πλέον τις προδιαγραφές...

6. Για επακόλουθες επιστολές

ΕΝΑ. Βασική διατύπωση:

ΕπιπλέονΠρος την η αναφορά μας. από… № ...

ενημερώνω...

Στέλνω...

Παρουσιάζω...

σκηνοθετώ...

Παρακαλώ προσθέστε...

Το κείμενο του σχεδίου συμφωνίας που σας υποβλήθηκε για υπογραφή...

Το τμήμα... της συμφωνίας για...

Η συμφωνία στη διάθεσή σας...

ΣΙ. Βοηθητικές δηλώσεις:

Θεωρώ απαραίτητο να προσθέσω...

Προτείνω να συμπληρωθεί το έργο...

Οι ακόλουθες προσθήκες στο κείμενο της τρέχουσας...

Πιστεύουμε ότι θα ήταν σκόπιμο να γίνουν οι ακόλουθες προσθήκες στο περιεχόμενο...

7. Για ενημερωτικά δελτία

Α. Βασικά σκευάσματα:

Σας ενημερώνουμε...

Να σε ενημερώσω...

Σκοπεύουμε να σας ενημερώσουμε...

Μας φαίνεται σκόπιμο να ενημερώσουμε τον οργανισμό σας...

Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας για την προσφορά μας...

Με χαρά λάβαμε την απάντησή σας στο προηγούμενο μήνυμά μας από...

Είμαστε ευγνώμονες για την προσοχή που δείξατε στην επιστολή μας από...

Σας ευχαριστούμε που σκεφτήκατε ότι μπορείτε να απαντήσετε στο μήνυμά μας από...

Αυτή η ενημερωτική επιστολή στοχεύει...

1.1. Αυτή η έκδοση του Καταστατικού της Ανοιχτής Μετοχικής Εταιρείας «Central Research Institute for Staple Fiber Processing», εφεξής καλούμενη «Εταιρεία», αναπτύχθηκε σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία

16Απρ

Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για επαγγελματικές επιστολές.

Σήμερα θα μάθετε:

1. Γιατί η επαγγελματική αλληλογραφία δεν έχει χάσει τη συνάφειά της.
2. Τι είδους επαγγελματικές επιστολές υπάρχουν και πώς μορφοποιούνται.
3. Πώς να γράψετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή.

Τώρα έξω από τα παράθυρά μας είναι η εποχή της υψηλής τεχνολογίας και του Διαδικτύου. Αλλά η επιχειρηματική αλληλογραφία δεν έχει χάσει τη σημασία και τη συνάφειά της, απλώς έχει μεταφερθεί σε άλλα μέσα. Ας μιλήσουμε σήμερα για το γιατί είναι σημαντικό να μπορούμε να συνθέτουμε και να μορφοποιούμε επαγγελματικές επιστολές.

Γιατί χρειάζεστε επαγγελματική αλληλογραφία;

Πρώτα απ 'όλα, αυτή είναι μια ευκαιρία να ανταλλάξουμε απόψεις, προτάσεις και σκέψεις με υπαλλήλους ή επιχειρηματικούς εταίρους. Με τη βοήθεια αλληλογραφίας δηλώνουν παράπονα, αιτήματα, και διευκρινίζουν παρεξηγήσεις μεταξύ εταιρειών.

Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι ένας από τους τύπους επίσημης αλληλογραφίας.

Διαφορές μεταξύ επαγγελματικών επιστολών και άλλων

Οι κύριες διαφορές είναι οι εξής:

• Στυλιστική παρουσίασης;
• Λεξιλόγιο που δεν επιτρέπει σαφή έκφραση των συναισθημάτων.
• Έγινε στο επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας.
• Η γραμματοσειρά δεν είναι πολύ μικρή, αλλά ούτε μεγάλη, και είναι ίδια σε όλο το κείμενο.
• Σπάνια καταλαμβάνουν περισσότερες από 1 σελίδα.
• Παρουσία αυστηρής επίσημης αλυσίδας διοίκησης.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Όλες οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν σε διάφορες ομάδες. Θα σταθούμε σε καθένα με περισσότερες λεπτομέρειες και θα δώσουμε μια σύντομη περιγραφή.

Γράμματα που δεν χρειάζεται να απαντηθούν.

• Εγγυητική επιστολή;
• Συνοδευτικά;
• Ενημερωτική;
• Προειδοποιητικό γράμμα;
• Επιστολή υπενθύμισης.

Επιστολές που απαιτούν απάντηση.

• Εφεση;
• Προσφορά;
• Αίτηση;
• Απαίτηση;
• Αναφορά.

Μη εμπορικές επιστολές.

• Πρόσκληση;
• Επιστολές που εκφράζουν συλλυπητήρια.
• Επιστολές που εκφράζουν ευγνωμοσύνη.
• Επιστολές που ενημερώνουν για κάτι.
• Επιστολές που περιέχουν συστάσεις.
• Εγγυητικές επιστολές?
• Επιστολές που επιβεβαιώνουν ότι τα αγαθά έχουν παραληφθεί, η υπηρεσία έχει παρασχεθεί κ.λπ.
• Συγχαρητήρια γράμματα σε διάφορες περιστάσεις.
• Επιστολή αιτήματος·
• Επιστολές οδηγιών.
• Συνοδευτικές επιστολές.

Εμπορικές επιστολές.

Συνήθως χρησιμοποιούνται πριν από τη σύναψη συμφωνίας, καθώς και κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης.

Αυτά περιλαμβάνουν:

• Επιστολές που απαντούν σε ερωτήματα.
• Άμεσο αίτημα.
• – επιστολή με την οποία προτείνεται η πραγματοποίηση συναλλαγής ή η σύναψη συμφωνίας·
• Απαίτηση;
• Υπενθύμιση;
• Επιστολή που περιέχει προειδοποίηση σχετικά με τον τερματισμό συμφωνιών ή την ανάγκη εκπλήρωσης υποχρεώσεων κ.λπ.

Αν μιλάμε για ταξινόμηση κατά δομή, υπάρχουν 2 τύποι επιχειρηματικών επιστολών:

• Περιέχει το κείμενο του συγγραφέα και γραμμένο σε ελεύθερη μορφή.
• Συντάσσεται σύμφωνα με ένα αυστηρό μοτίβο.

Από τον παραλήπτη.

• Εγκύκλιος – επιστολή που αποστέλλεται σε πολλούς αποδέκτες.
• Κανονικό – αποστέλλεται σε έναν παραλήπτη για λογαριασμό ενός ατόμου.
• Συλλογικό – αποστέλλεται σε έναν παραλήπτη, αλλά από πολλά άτομα.

Οι επιστολές χωρίζονται επίσης ανάλογα με τη μορφή με την οποία στάλθηκαν:

• Στάλθηκε ως μήνυμα φαξ.
• Αποστολή με email?
• Αυτά που αποστέλλονται σε κανονικούς φακέλους.

Υπάρχουν είδη επιστολών που, για ηθικούς λόγους, θα πρέπει να είναι χειρόγραφα παρά δακτυλογραφημένα. Αυτό ισχύει για τα συλλυπητήρια και τα συγχαρητήρια.

Τα μυστικά του σωστού σχεδιασμού

Το κείμενο της επιστολής χωρίζεται σε εισαγωγικό, κύριο και τελικό μέρος. Είναι λογικά συνδεδεμένα μεταξύ τους. Το εισαγωγικό μέρος περιλαμβάνει τις συνθήκες που οδήγησαν στη δημιουργία της επιστολής και το κύριο μέρος αντιπροσωπεύει το ίδιο το περιεχόμενο. Το τελευταίο μέρος συνοψίζει τα αποτελέσματα, τα οποία εκφράζουν το αίτημα, την άρνηση κ.λπ.

Γενικά, η επαγγελματική αλληλογραφία με κάθε ευθύνη μπορεί να ονομαστεί τέχνη, επειδή είναι απαραίτητο να μάθουμε πώς να τη διενεργούμε σωστά, σύμφωνα με όλες τις απαιτήσεις. Εξάλλου, τις περισσότερες φορές σκεφτόμαστε μόνο τις πληροφορίες που παρουσιάζονται καθαρά και ξεχνάμε το γεγονός ότι η επιστολή μπορεί να θεωρηθεί το πρόσωπο της εταιρείας.

Στυλιστική.

Κάθε γράμμα φυλάσσεται σε αυστηρό επιχειρηματικό στυλ, χρησιμοποιώντας μέσα ομιλίας που χαρακτηρίζουν τα επίσημα έγγραφα.

Απαιτήσεις για την παρουσίαση πληροφοριών.

Όλες οι πληροφορίες που περιέχονται στην επιστολή παρουσιάζονται ως εξής:

• Απευθύνεται, προορίζεται για ένα συγκεκριμένο άτομο.
• Όλες οι πληροφορίες πρέπει να είναι ενημερωμένες από την ημερομηνία σύνταξης.
• Αξιόπιστος;
• Αμερόληπτα?
• Αιτιολογημένη?
• Όσο το δυνατόν πληρέστερα, ώστε να ληφθεί απόφαση με βάση αυτό.

Μορφή.

Πρώτα απ 'όλα, η επιστολή συντάσσεται σε επιστολόχαρτο που είναι ιδιοκτησία της εταιρείας.

• Για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής, χρησιμοποιούνται φύλλα μεγέθους Α4.
• Το αριστερό περιθώριο της φόρμας πρέπει να είναι τουλάχιστον 3 cm, αφού μετά από κάποιο χρονικό διάστημα θα σταλούν στο αρχείο.
• Αναφέρεται το όνομα της εταιρείας, η νομική και πραγματική της διεύθυνση και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε την τυπική γραμματοσειρά Times New Roman, μεγέθους 12. Είναι η πιο βέλτιστη και είναι ευανάγνωστη.
• Επιτρέπεται η σύνταξη επαγγελματικών επιστολών χωρίς τη χρήση επιστολόχαρτου, αλλά στη συνέχεια πρέπει να παρέχετε τις πληροφορίες από τη φόρμα.

Εάν η επιστολή αφορά μεγάλες συναλλαγές που σχετίζονται με χρηματοοικονομικές ή εμπιστευτικές πληροφορίες άλλης φύσης, δεν συνιστάται η αποστολή τέτοιων επιστολών με φαξ ή ηλεκτρονικά. Είναι καλύτερα με τον παλιομοδίτικο τρόπο, σε κανονικό χάρτινο φάκελο.

Αρίθμηση.

Εάν το γράμμα αποτελείται από πολλές σελίδες, τότε αριθμούνται ξεκινώντας από τη δεύτερη. Οι αριθμοί σημειώνονται στο επάνω μέρος στη μέση με αραβικούς αριθμούς. Δεν υπάρχουν τελείες δίπλα στον αριθμό.

Διαίρεση σε μέρη.

Αυτό σημαίνει διαίρεση του γράμματος σε παραγράφους. Το κείμενο δεν πρέπει να ρέει σε συνεχή ροή, διαφορετικά απλά δεν θα γίνει αντιληπτό. Χάρη στη διαίρεση σε παραγράφους, μπορείτε να δείτε πού τελειώνει μια σκέψη και πού ξεκινά μια άλλη.

Διαθεσιμότητα επιδιορθώσεων.

Δεν συνιστάται να επιτρέπονται διορθώσεις, τυπογραφικά λάθη ή διαγραφές. Το γράμμα πρέπει να είναι γραμμένο σωστά και το κείμενο πρέπει να εκτυπώνεται σε διαστήματα 1,5 - 2.

Λεπτομέρειες που χρησιμοποιούνται.

Θα αναφέρουμε μόνο τα κύρια, αφού ήδη μιλήσαμε εν συντομία για αυτά λίγο νωρίτερα:

• Εάν η επιχείρηση είναι κρατική, χρησιμοποιείται το Εθνόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Βρίσκεται στη μέση της επίσημης φόρμας.
• Πλήρες όνομα εταιρείας.
• Αριθμοί φαξ και τηλεφώνου.
• Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού;
• Αποδέκτης - και το όνομα της εταιρείας παραλήπτη χρησιμοποιείται στην ονομαστική περίπτωση για να υποδείξει τη θέση και το επώνυμο του παραλήπτη, χρησιμοποιήστε τη δοτική περίπτωση.
• Εάν ο παραλήπτης έχει ακαδημαϊκό πτυχίο ή τίτλο, υποδείξτε το πριν από το επώνυμο του ατόμου·
• Οποιεσδήποτε λεπτομέρειες αναγράφονται σε νέα γραμμή και με κεφαλαίο γράμμα.

Επαγγελματική επιστολή μετά από μια συνάντηση

Πραγματοποιήσατε μια επαγγελματική συνάντηση, υπήρχε κάποια προοπτική. Θα συζητήσουμε περαιτέρω πώς να αντικατοπτρίζεται αυτό σε μια επιστολή.

1. Πρώτα απ 'όλα, στην αρχή της επιστολής, ανατρέξτε στην ημερομηνία και την ώρα της επικοινωνίας σας με τον πιθανό σύντροφό σας, ακόμα κι αν έχουν περάσει μερικές μέρες από τη συνάντηση.
2. Αποφύγετε λάθη ή υπερβολικά σύνθετες φράσεις: κρατήστε το γράμμα σύντομο και σαφές, αλλά με τέτοιο τρόπο ώστε ο παραλήπτης να θέλει να το διαβάσει.
3. Αναφέρετε τι ήταν η συζήτηση. Π.χ: " Συζητήσαμε πόσο θα κόστιζε ένα βενετσιάνικο βάζο».
4. Βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης της επιστολής εκφράζει τη γνώμη του για το θέμα της συνάντησης.
5. Υποδείξτε μια στιγμή που μπορείτε να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά ή να συναντηθείτε αυτοπροσώπως.
6. Ενημερώστε τον παραλήπτη ότι ανυπομονείτε να συνεργαστείτε μαζί του: Ανυπομονώ για μελλοντικές επιχειρηματικές σχέσεις μαζί σας«.
7. Τελειώστε την επιστολή σας με την ακόλουθη ή παρόμοια φράση: Σου εύχομαι τα καλύτερα...».

Ηλεκτρονικές επαγγελματικές επιστολές

Είναι αδύνατο να αγνοηθούν οι απαιτήσεις για το σχεδιασμό τους, καθώς τώρα όλο και περισσότερες επιστολές εκδίδονται σε ηλεκτρονική μορφή και όχι σε έντυπη μορφή. Άλλωστε, είναι ο 21ος αιώνας.

Η προετοιμασία μιας ηλεκτρονικής επαγγελματικής επιστολής δεν είναι δύσκολη. Το μόνο πράγμα είναι ότι μια τέτοια επιστολή πρέπει πάντα να έχει τίτλο (ή γραμμή θέματος) έτσι ώστε απλά να μην χαθεί στη ροή της τεκμηρίωσης.

Επιπλέον, όταν απαντηθεί μια τέτοια επιστολή, είναι προτιμότερο να μην αλλάζετε το θέμα της επιστολής, ώστε να καταλάβετε γρήγορα τι λέγεται εάν λάβετε πολλά email.

Επίσης, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε λογισμικό τελευταίας τεχνολογίας όταν δημιουργείτε συνημμένα σε τέτοια γράμματα, είναι πολύ μακριά από το γεγονός ότι ο παραλήπτης σας έχει το ίδιο. Εάν δεν υπάρχει, το γράμμα απλά δεν θα ανοίξει.

Μην χρησιμοποιείτε emoticon όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή ηλεκτρονικά. Η τεχνολογία είναι εξαιρετική, αλλά κρατήστε την σαν να είναι σαν να γράφετε.

Ποια είναι η προθεσμία για να απαντήσετε σε μια επιστολή;

Εάν η επιστολή ταξινομείται ότι απαιτεί απάντηση, τότε το πότε θα απαντηθεί εξαρτάται από τις πληροφορίες που περιέχονται στην επιστολή:

• Εάν λάβετε ένα αίτημα, επιβεβαιώστε ότι έχει ληφθεί εντός των επόμενων τριών ημερών από την παραλαβή. Και η τελική απάντηση μπορεί να δοθεί μέσα σε ένα μήνα?
• Αν μιλάμε για συλλυπητήρια, μπορεί να σταλεί εντός δέκα ημερών από τη στιγμή που συνέβη το θλιβερό γεγονός.
• Επιτρέπεται η αποστολή συγχαρητηρίων εντός 8 ημερών από τη στιγμή που μάθατε για την ειδική ημερομηνία.
• Εάν μιλάμε για τους γενικούς κανόνες καλών τρόπων, τότε είναι καλύτερο να απαντήσετε σε επιστολές εντός επτά ημερών.

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή: σε απλή γλώσσα για πολύπλοκα πράγματα

Διάκριση μεταξύ επαγγελματικής επιστολής και προσωπικής αλληλογραφίας. Έχουμε ήδη μιλήσει περισσότερες από μία φορές σήμερα για το ποιες είναι αυτές οι διαφορές, δεν πρέπει να τις ξεχνάμε. Τώρα ας δούμε τη σύνταξη μιας επιστολής βήμα προς βήμα.

Στάδιο 1. Υποδεικνύουμε τον παραλήπτη.

Στην επάνω δεξιά γωνία του εντύπου γράφουμε το επώνυμο, τα αρχικά και τη θέση του ατόμου στο οποίο απευθύνουμε το γράμμα. Εάν ο παραλήπτης είναι οργανισμός, υποδείξτε τη νόμιμη διεύθυνσή του.

Στάδιο 2. Εφεση.

Το τοποθετούμε στη μέση της φόρμας. Πραγματοποιείται με σεβασμό, χωρίς συντομογραφίες ή σβησίματα.

Παράδειγμα: Αγαπητέ (όνομα, πατρώνυμο)!Επίσης, ο παραλήπτης μπορεί να απευθύνεται δηλώνοντας τη θέση του. Αλλά όταν απευθύνεστε σε ένα άτομο ονομαστικά, μειώνει το ψυχολογικό άγχος και υποδηλώνει ότι η επιχειρηματική σχέση είναι σταθερή και εδραιωμένη.

Στάδιο 3. Δήλωση του σκοπού.

Εξηγήστε τον σκοπό της επιστολής, την ουσία και τις κύριες ιδέες της. Αυτό το μέρος είναι το κύριο. Γράψτε τι θέλετε να πείτε, ποιος είναι ο λόγος της έκκλησής σας. Αλλά μην ξεχνάτε το επίσημο και ουδέτερο στυλ.

Στάδιο 4. Υποβολή προτάσεων και συστάσεων.

Σχεδόν κάθε επαγγελματική επιστολή υποδηλώνει ότι ο παραλήπτης θα απαντήσει σε αυτήν. Αυτό γενικά δεν απαιτείται μόνο από επιστολές πληροφοριακού χαρακτήρα. Επομένως, μην περιγράψετε απλώς το πρόβλημα, αλλά προτείνετε επίσης πώς μπορεί να λυθεί.

Εάν υποβάλετε μια καταγγελία, ζητήστε να ληφθούν ορισμένα μέτρα εάν προσφέρετε να συνεργαστείτε, πείτε μας ποιες επιλογές είναι διαθέσιμες.

Με απλά λόγια, αυτός που λαμβάνει το γράμμα πρέπει να δει ότι όχι μόνο θέλει κάτι από αυτόν, αλλά και να καταλάβει πώς μπορεί να επιτευχθεί αυτό.

Πώς να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη τέλεια. Εάν δεν τηρούνται οι κανόνες γραφής, μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη φήμη της εταιρείας στο σύνολό της. Επομένως, τώρα προτείνουμε να σταθούμε λεπτομερέστερα στον σχεδιασμό του τελικού μέρους μιας επαγγελματικής επιστολής.

Στο τέλος της επιστολής, συνοψίστε όλα όσα συζητήθηκαν νωρίτερα. Αλλά δεν πρέπει να επεκτείνετε τα συμπεράσματά σας σε 10 προτάσεις, η συντομία και η συντομία εκτιμώνται στα επαγγελματικά γράμματα. Είναι καλύτερα να περιοριστείτε σε απλές φράσεις.

Θα βασίσουμε το τέλος σε 2 δείκτες: θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ευγενικό και σωστό. Υπάρχουν διάφορες επιλογές για τον τρόπο κατασκευής του.

Να μερικά παραδείγματα:

• Σας ευχαριστούμε για την προσοχή ή τη βοήθειά σας: Ευχαριστώ! (Επιτρέψτε μου να σας ευχαριστήσω...)
• Εκφράστε τις ελπίδες σας για το μέλλον: Ελπίζουμε σε αμοιβαία επωφελή συνεργασία (Ελπίζουμε να λάβουμε απάντηση στο εγγύς μέλλον...)
• Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φράση για να βεβαιώσετε τον παραλήπτη για κάτι: Θα χαρούμε να συνεργαστούμε μαζί σας.
• Κάνε ένα αίτημα: Σας ζητάμε να αναφέρετε τα αποτελέσματα.
• Ζητήστε συγγνώμη για την όποια ταλαιπωρία προκλήθηκε: Ζητώ συγγνώμη για την απροσδόκητη καθυστέρηση στην πληρωμή του υλικού.

Πώς να αποχαιρετήσετε τον παραλήπτη.

Παρά το γεγονός ότι η αλληλογραφία είναι επίσημη, μπορείτε να πείτε αντίο με διαφορετικούς τρόπους.

Εδώ είναι μερικές επιλογές:

• Με σεβασμό σε εσάς...?
• Με ευχές για επιτυχία...?
• Τις καλύτερες ευχές μου…

Υπογράφουμε σωστά.

Κατά την υπογραφή της επιστολής, αναφέρετε τη θέση, το όνομα και το επίθετό σας. Εάν αμφιβάλλετε για την καταλληλότητα μιας φράσης όπως: Με εκτίμηση" -απλά μην το χρησιμοποιείς.

Μπορείτε να υποδείξετε τις επαφές σας, τον πρόσθετο αριθμό τηλεφώνου ή τη διεύθυνση email στην υπογραφή, ώστε να αποδείξετε στον παραλήπτη ότι είστε έτοιμοι να επικοινωνήσετε και να συνεργαστείτε μαζί του.

Στο επόμενο μέρος του άρθρου μας θα ήθελα να μιλήσω για επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά.

Επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά

Δεν υπάρχει ρυθμιζόμενη μορφή για τη σύνταξη τέτοιων γραμμάτων. Όλα θα εξαρτηθούν από τον σκοπό της επιστολής και από το ποιος είναι ο αποδέκτης της. Ακολουθούν ορισμένες σύντομες συστάσεις για τη σύνταξη.

Ημερομηνία γραφής.

Αν γράφουμε στις ΗΠΑ, τότε όταν υποδεικνύουμε την ημερομηνία βάζουμε πρώτα τον μήνα, μετά την ημέρα και μόνο μετά το έτος. Εάν στο Ηνωμένο Βασίλειο, η ημερομηνία εισάγεται όπως στη Ρωσική Ομοσπονδία. Σε αυτή την περίπτωση, γράψτε τον μήνα με γράμματα για να αποφύγετε τη σύγχυση.

Στοιχεία παραλήπτη.

• Εάν γράψετε σε έναν άντρα, επικοινωνήστε μαζί του ως εξής: Mr (συμπληρώστε το επώνυμο)
• Εάν μια γυναίκα που είναι παντρεμένη: Κυρία (συμπληρώστε το επώνυμο)
• Σε μια ανύπαντρη κυρία: Δεσποινίς (αναφέρετε το επώνυμο).
• Εάν δεν γνωρίζετε την κατάσταση της κυρίας: κα (συμπληρώστε το επώνυμο).

Καθορίζοντας τη διεύθυνση.

Η σειρά είναι αντίθετη από αυτή που γίνεται αποδεκτή στη Ρωσική Ομοσπονδία: γραφείο, αριθμός σπιτιού, όνομα οδού, ταχυδρομικός κώδικας, όνομα πολιτείας (αν γράφεται στις ΗΠΑ), όνομα κομητείας και όνομα χώρας (αν γράφετε στο Ηνωμένο Βασίλειο).

Πώς να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη.

Τυπικές κλήσεις:

• Αγαπητή κυρία;
• Αγαπητέ κύριε;
• Αγαπητέ κύριε ή κυρία;
• Αγαπητή κυρία;
• Αγαπητός.

Μετά τη διεύθυνση βάζουμε κόμμα (αν γράφουμε στο ΗΒ) ή άνω και κάτω τελεία (αν γράφουμε στις ΗΠΑ). Δεν συνηθίζεται να βάζουμε θαυμαστικό.

Θέμα.

Φροντίστε να αναφέρετε το θέμα της επιστολής, όπως και στη Ρωσική Ομοσπονδία.

Κύριο κείμενο.

Χωρίστε το σε παραγράφους. Ή γράψτε κάθε πρόταση σε μια νέα γραμμή.

Πώς να πει αντίο.

Για παράδειγμα, ως εξής: " Σας ευχαριστούμε για τη βοήθεια, παραμένουμε πραγματικά δικοί σας»– Ευχαριστώ, αφοσιωμένη μου..., αν και ίσως λιγότερο τυπικά.

Εγγραφή υπογραφής.

Βάζουμε την υπογραφή μας κάτω από την αποχαιρετιστήρια παράγραφο, υποδεικνύουμε το όνομα και το επώνυμό μας, το όνομα της εταιρείας και τη θέση μας.

Σχεδιασμός εφαρμογών.

Εάν επισυνάπτετε έγγραφα, αναφέρετε το στο τέλος της επιστολής: Enc."και λίστα εφαρμογών.

Τι να γράψετε με κεφαλαίο.

• Επώνυμα και αρχικά·
• Επωνυμίες εταιρειών.
• Ονόματα πόλεων, πολιτειών κ.λπ.
• Οποιεσδήποτε λέξεις που υποδηλώνουν τη θέση που κατείχε.
• Τα πρώτα λόγια του αποχαιρετισμού.
• Διευθύνσεις ανοίγματος.

Πριν τελειώσουμε τη συνομιλία, ακολουθούν μερικά παραδείγματα επαγγελματικών επιστολών στα ρωσικά και τα αγγλικά.

Δείγματα επαγγελματικών επιστολών στα ρωσικά και τα αγγλικά

συμπέρασμα

Συνοψίζοντας, θα ήθελα να πω ότι μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας σε οποιοδήποτε τομέα δραστηριότητας. Εάν είναι γραμμένο σωστά, σίγουρα θα παρουσιάσει θετικά την εταιρεία σας.

Από την άλλη, μια επιστολή γραμμένη ατημέλητα και με λάθη μπορεί να καταστρέψει εντελώς την πιο πολλά υποσχόμενη επιχείρηση. Γράψτε σωστά γράμματα και προσπαθήσαμε να σας πούμε πώς να το κάνετε.

Πολλοί άνθρωποι ανησυχούν για το πώς να γράψουν μια επιστολή έκκλησης. Το μοτίβο είναι, στην πραγματικότητα, σχεδόν το ίδιο σε όλες τις περιπτώσεις. Πολλοί άνθρωποι στέλνουν αυτό το έγγραφο σε οργανισμούς, εταιρείες, αρχές και άλλα μέρη για να επιλύσουν ορισμένα ζητήματα. Πρέπει να καταρτιστεί τόσο από απλούς πολίτες όσο και από διάφορους ιδιώτες επιχειρηματίες. Λοιπόν, ας τα βάλουμε όλα σε μια σειρά.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να ξέρετε

Επομένως, πριν από αυτό, πρέπει να καταλάβετε με ποια αρχή συντάσσεται αυτό το έγγραφο. Λοιπόν, όταν γράφετε μια τέτοια εργασία, πρέπει να ακολουθείτε απολύτως όλους τους κανόνες Το πρώτο πράγμα που πρέπει να μάθετε είναι η χρήση ενός επίσημου στυλ παρουσίασης. Είναι σημαντικό να σκεφτείτε εκ των προτέρων το περιεχόμενο, να το συνθέσετε πειστικά, ξεκάθαρα, λογικά και κατανοητά. είναι ένα κείμενο του οποίου η ουσία παρουσιάζεται συνοπτικά και βέλτιστα. Το μέγιστο μήκος εγγράφου είναι μία σελίδα. Το κύριο καθήκον ενός ατόμου είναι να προσελκύσει την προσοχή του παραλήπτη και να τον ενδιαφέρει για το πρόβλημά του. Είναι απαραίτητο ο παραλήπτης να λάβει αμέσως μια απόφαση μετά την ανάγνωση του μηνύματος. Η επιστολή προσφυγής πρέπει να είναι πολύ σημαντική. Το δείγμα είναι ένα κείμενο στο οποίο η θέση του συγγραφέα δηλώνεται ξεκάθαρα και υποστηρίζεται από περισσότερα από ένα γεγονότα και στοιχεία. Είναι απαραίτητο να παρουσιάζετε με συνέπεια τις ερωτήσεις και τα αιτήματά σας. Δεν έχει νόημα να τα ανακατεύουμε όλα μαζί. Και, φυσικά, στο τέλος θα πρέπει να τονιστεί πόσο σημαντικό είναι αυτό το μήνυμα.

Δομή

Αυτή η πτυχή έχει επίσης μεγάλη σημασία. Η σύνθεση είναι σημαντική κατά τη σύνταξη μιας επιστολής προσφυγής. Το δείγμα είναι στάνταρ. Στην επάνω αριστερή γωνία, βάλτε την ημερομηνία πρόσβασης. Στα δεξιά - υποδείξτε πού και σε ποιον πρέπει να απευθυνθεί η επιστολή. Αυτό μπορεί να είναι το όνομα μιας εταιρείας, ιδρύματος, κρατικής υπηρεσίας, πλήρες όνομα ενός ατόμου κ.λπ. Ακριβώς από κάτω, γράψτε τα στοιχεία σας: πλήρες όνομα, διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου, e-mail - όσο περισσότερες πληροφορίες, τόσο το καλύτερο. Συνιστάται να πληκτρολογήσετε το κείμενο σε υπολογιστή και εάν αποφασίσετε να γράψετε με το χέρι, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε ευανάγνωστο χειρόγραφο.

Επιστολή προσφυγής: δείγμα περιεχομένου

Στη μέση του φύλλου πρέπει να γράψετε απευθείας το κείμενο. Ποια ένσταση να επιλέξω; Σίγουρα επίσημο, επιλέξτε ένα από τα παρακάτω: σεβαστός, σύντροφος κ.λπ. Η λέξη πρέπει να συνοδεύεται από επώνυμο με συγκεκριμένο όνομα και πατρώνυμο. Εάν ένα άτομο κατέχει θέση ή έχει τίτλο, τότε πρέπει επίσης να αναφέρεται. Για να τονίσετε τη σημασία του αιτήματος, αξίζει να βάλετε στο τέλος Και στη συνέχεια να γράψετε την ίδια την επιστολή προσφυγής. Το μοτίβο, ως τέτοιο, υπάρχει, αλλά είναι διαφορετικό για κάθε περίπτωση. Λοιπόν, γενικά υπάρχει μια καθολική επιλογή. Πρώτα απ 'όλα, αναφέρονται οι λόγοι που παρακινούν την έφεση, στη συνέχεια επισημαίνεται η ουσία του προβλήματος και στη συνέχεια αναφέρεται ο σκοπός της επιστολής. Θα πρέπει να υπάρχουν όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Θα βοηθήσουν να πειστεί ο παραλήπτης ότι το αίτημα θα εκπληρωθεί. Επιπλέον, είναι σημαντικό να αναφέρετε τη βάση για την προσφυγή. Αυτό μπορεί να είναι κανόνας, νόμος, σύνολο κανόνων, κανονισμός ή νομοθετική πράξη.

Διατύπωση

Πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να διατυπώσουν τις επιθυμίες ή τα αιτήματά τους. Λοιπόν, υπάρχουν μερικοί κανόνες εδώ. Πρώτον, οι απαιτήσεις πρέπει να αποφεύγονται. Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε περισσότερη πειθώ. Ο παραλήπτης πρέπει να κατανοήσει ότι είναι επωφελές για αυτόν να εκπληρώσει το αίτημα. Μπορείτε να του υποδείξετε το ενδιαφέρον του για αυτό το θέμα. Η έκκληση πρέπει να τελειώνει με μια αισιόδοξη νότα, ενθαρρυντική δράση, αλλά όσο το δυνατόν πιο σωστά. Είναι καλύτερα να δείξετε ότι η απάντηση σημαίνει πολλά και ανυπομονείτε να τη λάβετε το συντομότερο δυνατό. Και, φυσικά, όλα πρέπει να υπογραφούν. Μετά από αυτό μπορείτε να στείλετε. Το μόνο που μένει είναι να περιμένουμε μια απάντηση.

Η επιστολή αίτησης είναι ίσως η πιο κοινή μορφή επαγγελματικής αλληλογραφίας. Ο αριθμός των καταστάσεων που απαιτούν την υποβολή αιτήματος για λογαριασμό νομικού ή φυσικού προσώπου δεν μπορεί να μετρηθεί. Αυτό είναι η απόκτηση πληροφοριών, δειγμάτων προϊόντων, συντονισμός ενεργειών, πρόκληση κάποιας ενέργειας κ.λπ.

Η σύνθεση και η δομή μιας επιστολής αίτησης δεν διαφέρει πολύ από τις τυπικές. Κατά κανόνα, το κείμενο μιας επιστολής αίτησης αποτελείται από δύο μέρη:

1. Εισαγωγικό μέρος, όπου η ουσία του θέματος εκτίθεται σε αφηγηματική μορφή, επεξηγούνται τα κίνητρα και οι λόγοι υποβολής του αιτήματος. Οι ακόλουθες τυπικές εκφράσεις χρησιμοποιούνται συχνά εδώ:

ο λόγος της αναφοράς

Λόγω μη παραλαβής... ;

Λαμβάνοντας υπόψη την κοινωνική σημασία... ;

Λαμβάνοντας υπόψη (τη μακροχρόνια συνεργασία μας)... ;

Λαμβάνοντας υπόψη (τη μακροπρόθεσμη και γόνιμη φύση των επιχειρηματικών μας δεσμών)... ;

Λόγω της ασυμφωνίας μεταξύ των ενεργειών σας και των συμφωνιών που είχατε αποδεχθεί στο παρελθόν... ;

Λόγω της καθυστέρησης παραλαβής του φορτίου... ;

Με βάση τα αποτελέσματα των διαπραγματεύσεων για το θέμα των... κ.λπ.

Στόχος του αιτήματος

Για να εκτελεστεί η εντολή... ;

Για να λυθεί το πρόβλημα όσο το δυνατόν γρηγορότερα...?

Για συντονισμό ζητημάτων... ;

Προκειμένου να διασφαλιστεί η ασφάλεια της διέλευσης του φορτίου... ;

Για να αποφύγετε καταστάσεις σύγκρουσης... κ.λπ.

Σύμφωνα με την προηγούμενη συμφωνία...

Σε σχέση με την έκκληση προς εμάς...?

Βάσει προφορικής συμφωνίας... ;

Με βάση την τηλεφωνική μας συνομιλία... ;

Σύμφωνα με κυβερνητικό διάταγμα... ;

Σύμφωνα με το πρωτόκολλο για τις αμοιβαίες προμήθειες... κ.λπ.

Όλες οι παραπάνω εκφράσεις πρέπει να χρησιμοποιούνται λαμβάνοντας υπόψη το πλαίσιο και την κατάσταση της ομιλίας.

Σχεδόν όλες οι τυπικές εκφράσεις ξεκινούν με παράγωγη πρόθεση ή προθετική φράση. Θα πρέπει να προσέξετε τη σωστή χρήση αυτών των προθέσεων με ουσιαστικά, που είναι κυρίως σε πτώσεις γενετικής και δοτικής.

2. Στην πραγματικότητα ένα αίτημα. Εδώ η φράση κλειδί του γράμματος περιλαμβάνει λέξεις που σχηματίζονται από το ρήμα ζητώ. Η χρήση του εξηγείται από τις απαιτήσεις εθιμοτυπίας για τα επιχειρηματικά κείμενα και τους ψυχολογικούς νόμους της επιχειρηματικής επικοινωνίας - ένα άτομο συμφωνεί πιο πρόθυμα να εκτελέσει μια ενέργεια που εκφράζεται με τη μορφή αιτήματος παρά με τη μορφή απαίτησης.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το ίδιο το αίτημα, που εκφράζεται περιγραφικά, μπορεί να μην περιέχει αυτό το ρήμα, για παράδειγμα: Ελπίζουμε ότι θα μπορέσετε να εξετάσετε την πρότασή μας εντός της καθορισμένης περιόδου.

Η αίτηση μπορεί να γίνει σε πρώτο ενικό πρόσωπο («ρωτάω...»), σε α' πληθυντικό πρόσωπο («Ζητάμε...»), σε γ' ενικό πρόσωπο (στην περίπτωση αυτή ουσιαστικά με συλλογική σημασία χρησιμοποιούνται: «Η διοίκηση ζητά ..», «Η διοίκηση ζητά...», «Το Εργατικό Συλλογικό Συμβούλιο ζητά...», κ.λπ.), από το γ' πληθυντικό πρόσωπο, αν πολλά ουσιαστικά με συλλογική σημασία. χρησιμοποιούνται (Η Διοίκηση και το Εργατικό Συλλογικό Συμβούλιο ζητούν.. .).

Εάν η επιστολή αίτησης είναι πολυδιάστατη, τότε η σύνθεση του δεύτερου μέρους μιας τέτοιας επιστολής μπορεί να μοιάζει με αυτό (τμήματα της σύνθεσης πρέπει να αντιστοιχούν στη διαίρεση παραγράφου του κειμένου):

Παρακαλώ παρακαλώ...)

Ταυτόχρονα ρωτάω... (Επίσης ρωτάμε...)

ρωτάω κι εγώ... (Και ρωτάμε επίσης...)

Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής αίτησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες συστάσεις:

1. Όταν υποβάλλετε ένα αίτημα, τονίστε το ενδιαφέρον σας ή του οργανισμού σας να το εκπληρώσει.

2. Σε καμία περίπτωση μην ξεκινάτε μια επιστολή με τη λέξη "Παρακαλώ..." - είναι πιο διακριτικό να εξηγήσετε πρώτα τους λόγους για το αίτημά σας (ακόμα και αν όλες οι λεπτομέρειες έχουν ήδη συμφωνηθεί με τον παραλήπτη).

3. Μην βιαστείτε να ευχαριστήσετε εκ των προτέρων τον παραλήπτη. Κάνοντας αυτό βάζετε τόσο τον εαυτό σας όσο και τον παραλήπτη σε δύσκολη θέση. Προσπαθήστε να πείτε ευχαριστώ όταν μάθετε ότι το αίτημά σας έγινε δεκτό.

Κατά τη διατύπωση ενός αιτήματος, χρησιμοποιούνται συχνά οι ακόλουθες τυπικές εκφράσεις:

Απευθυνόμαστε σε εσάς με ένα αίτημα...

Σχετικά με την αποστολή στη διεύθυνσή μας...

Σχετικά με την κατεύθυνση προς τη διεύθυνσή μου...

Σχετικά με την αποστολή στον οργανισμό μας...

Σχετικά με την παροχή μου...?

Σας ρωτάμε (σας)...

Ενημερώστε (μας)...

Στείλε μου)...

Επείγουσα παρουσία...

Αναφορά άμεσα...

Ειδοποίηση (διεύθυνση εταιρείας) για...

Ενημερώστε με για...?

Ζητώ τη συγκατάθεσή σας για...

Αποστολή σε...

Παρέχοντάς μας...

Εξοικείωση με...

Μεταφορά... του παρακάτω εξοπλισμού... ;

Ζητάμε τη βοήθειά σας για...

Λήψη...

Γρήγορη αποστολή...

Παροχή πρόσθετων πληροφοριών σχετικά με...

Διεξαγωγή... ;

Ζητώ τις οδηγίες (σας) σας...

Για τη σύναψη συμφωνίας για...

Για παράδοση από την αποθήκη της επιχείρησης... σε αντιπρόσωπο...

Για την προετοιμασία εγγράφων για...

Για αναθεώρηση... ;

Σας ζητάμε να μην αρνηθείτε την ευγένεια και... .